高校学籍档案特点与管理

2022-09-11

高校学籍档案是反映的是学生在校学习期间德、智、体、能等诸多方面的原始真实记录, 是具有大量参考利用价值的原始材料, 既是进行继续教育和终身教育的凭证, 也是用人单位选拔人才的重要依据。

一、高校学籍档案的特点及重要性

(一) 高校学籍档案的特点

1.复杂多样性。学籍档案内容与其它档案有很大的差异, 它反映了学生的个人情况, 也反映了院、系常规教学和管理情况等。现今随着成人教育事业的发展, 多种多样的办学模式已经形成, 学员除电大、夜大、函授等学历教育外, 还有各种职业资格培训班、辅导班、研究生课程班等非学历教育的办学形式, 这体现了学籍档案材料管理的复杂多样性。2.共存性。高校教学档案不仅内容复杂多样, 来源广泛, 载体形式也呈多样化。即采取纸质与电子档案共同管理的形式, 即采用双轨制, 好处在于能够从大量的原始文件中快速地调阅所需的内容, 提高管理效率, 检索速度和查准率。

(二) 高校学籍档案的重要性

1.提高工作效率, 加强学生素质培养对学籍档案材料进行定期的积累和归档, 可以提高工作效率。调出系统、完整的档案资料, 可随时了解学员的活动动向和发展情况, 为各种教学评估方便的提供汇报材料。2.增加就业率学籍档案管理建立的目的是管理和贮备人才信息, 充分利用成人高校学生档案的信息资源, 为各级有关组织和人事部门提供详实的第一手资料, 使用人单位能根据这些资料选拔人才, 或安排合适的岗位等。

二、高校学籍档案管理的现状

(一) 档案意识淡薄

近年来, 成人教育的发展加快了步伐。但是, 成人教育在大多数人的心中仍是作为一种正规全日制教育的附属品, 在通常情况下人们很难认识到成人教育的重要性, 所以在成人教育学籍管理方面, 也并没有引起相关工作者的足够重视, 这种不够重视具体表现为学籍管理的“四重四轻”:即重视普通教育学籍管理, 轻视成人教育学籍管理;重视学历教育学籍管理, 轻视非学历教育学籍管理;重视校本部学籍管理, 轻视函授站学籍管理;重视学生在校学习时学籍管理, 轻视学生毕业后学籍管理。

(二) 管理制度不完善

在我国的成人高校教育学籍管理工作之中, 不仅要掌握并执行学籍管理的相关法律法规, 还应当及时地对自身办学情况进行总结, 从而才能制定出符合现实情况并且具备一定可行性的规章制度。但是目前有些高校由于没有建设并完善的相应的学籍管理制度, 使得目前的成人教育学籍档案管理中常常出现工作上的一些疏漏。如:由于没有健全的管理制度, 以及归档材料的范围不够明晰, 导致高校中部分档案材料只在文书档案中进行了存档的现象, 这就使得用人单位在考察人才方面有诸多的不便;此外还存在着档案管理不够规范, 如果在学籍档案的转递过程中, 不严格按照制度流程操作, 则很可能发生了泄密现象等情况。这些现象的存在, 很大程度上失去了学籍档案管理的可利用性和可靠性。

(三) 管理系统滞后

目前大部分成人高校的学籍档案管理工作自动化程度不高, 在工作中依旧是采用传统手动操作, 工作效率较为低下。有些高校虽然对于成人学籍管理利用了计算机管理, 在注册等方面提高了工作效率, 但还没有做到实现真正意义上的学籍网络管理和网络共享, 有的学校函授站较多, 对于学生的学籍管理在很大程度上是依靠函授站的管理人员, 这就在一定程度上影响了成人高校学籍管理工作。

(四) 缺乏监督机制

想要做好学籍档案管理工作, 就必须要落实部署、检查、落实、审查、监督这几个工作步骤。例如学生在在填写毕业生登记表时, 常常会出现毕业生成绩、鉴定、组织评语等过于流于形式, 并且在表格收回归档前也没有进行严格的审核。因此就造成了学籍档案质量低下, 可信度不足, 很容易对社会在人才的考察和使用方面造成影响。

三、加强学籍档案管理的措施

在高校教育体制改革的深入、成人高校教育大众化和社会利用需求的不断增加的新时期, 如何正确地掌握并了解成人高校学籍档案的特点和重要性, 从而规范和加强成人学籍档案的管理工作, 改善成人高校学籍管理的现状, 对学校、社会和学生个人, 都具有十分重要的价值。

(一) 增强档案管理意识

由于国家和社会选拔人才时通常都会将高校学籍档案作为重要资源和凭证依据, 所以高校档案管理工作者应当对其质量以及可靠性作出保障。各校要提高档案管理者的档案意识, 克服人们对档案工作的偏见和错误认识, (下转第65页) (上接第61页) 对档案管理工作充满信心与热情, 从而更进一步地提高对学籍档案管理工作的认识, 同时示还应当加强档案法规的宣传教育力度及认真学习《档案法》相关政策法规, 提高自身素质和专业知识, 做到在思想上对学籍档案管理工作的重要性有一个全面充分的认识。

(二) 完善管理制度

由于目前成人教育学习形式多样化, 档案收集和分类整理工作艰巨, 档案管理部门应尽快制定出一套能够指导、规范学籍档案的管理的法规制度。档案管理部门在制定法规制度的时候一定要考虑到标准的统一, 以求克服各行其职的局面;在此要建立一套较为健全的收集整理、鉴别归档和管理职责等各项规章制度, 杜绝不规范归档材料的产生。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的规定, 从2001年9月开始对普通高校、成人高校及自考的毕业生文凭实行学历证书电子注册, 建立全国统一的高校学历档案库, 供社会网上查询。此政策出台, 使学员的相关信息透明化, 其身份能得到即时验证, 保护了学校和学生的权益, 为学籍档案科学管理提供了保证。

(三) 利用现代技术, 实现科学化管理

将计算机技术运用到学籍档案管理之中是实现科学化管理的必要条件之一。各高校档案管理人员必须不断的更新知识, 掌握现代化设施的技能, 加强对计算机技术的学习, 推进学籍管理信息化的进程, 从而实现档案管理的科学化;同时, 各高校档案管理部门还应运用现代化的管理手段进行学籍档案管理, 与全国高校学历电子注册系统联网, 实现其信息一体化。

(四) 加大审查力度

档案的质量如何, 档案作用发挥得怎样?这些必须依靠成人高校领导对档案管理工作的重视。学校主管领导应将档案建设工作纳入到教学工作计划中, 亲自宣传动员, 加强业务指导, 把档案管理纳入个人的目标管理进行考核、检查督导, 明确各主管部门和学校职员对档案质量、规模的要求, 及时纠正实施过程中出现的问题;对档案管理人员进行培训, 并给予其在经费、设备、库房等方面的支持, 强化工作人员的积极性、主动性和创造性。通过这种形式, 才能对学生档案材料的真实性和完整性做出保障。

四、总结

总之, 教育发展的趋势, 使得成人高校学籍档案管理工作必须要上升到一个新的高度。在进行高效学籍档案管理工作的过程中只有在思想上切实了解成人高校学籍档案的特点和重要性, 把握学籍档案的特点和现状, 采取积极有效的措施, 确保成人高校学籍档案工作的质量, 才能使其为学校、社会和学生个人实现它的自身价值。

摘要：作为高校档案的重要组成部分, 高校学籍档案一直以来都是记录大学生学习活动的一项重要内容, 同时高校学籍档案管理水平也是被作为衡量一所学校教育管理工作质量的重要指标。本文主要从成人教育方面, 对学籍档案的特点和重要性进行了阐述, 在通过对目前的成人高校学籍档案管理现状进行分析的基础上, 提出了相应的改善措施。

关键词：学籍档案,特点,管理