浅析民办高校档案管理存在的问题与对策

2023-01-14

民办高校档案是高校教育、教研、教学、管理等活动的记录和反应, 属于不可再生信息资源, 可对高校以往的发展历程进行实时反应, 对高校的未来发展提供参考依据。但是, 现今档案管理工作还存在很多问题, 只有针对这些问题采取相应的对策, 才能保证档案管理工作的有序进行, 促进民办高校和谐可持续发展。

一、民办高校档案管理中存在的问题分析

(一) 对档案管理的认识不足, 重视程度不够

民办高校的管理人员对档案管理工作的认识一直存在一个误区, 认为档案工作只要能收集、保管好档案就可以了, 只要做好不丢失、不泄密、工作无过即可, 没有认识到档案工作在学校整体工作中的重要性, 没有把档案管理作为规范学校的管理及提升办学水平的高度来认识。

民办学校在办学初期忽视了对档案的管理, 造成档案历史遗留问题多, 整理工作任务艰巨。主要问题表现在收集不及时, 没有立卷, 有些甚至有丢失现象, 给学校造成了损失。

(二) 管理力量薄弱, 管理水平不高

民办高校一般有档案室及专职档案管理员, 但是出于经济利益的考虑, 各职能部门只配备兼职档案员。兼职档案员大部分没有形成专业的档案知识体系, 对档案的重要性认识不足, 对档案资料的收集、整理、归档等业务不了解。档案收集意识淡薄、移交档案不及时, 移交的材料质量不够高, 材料内容描述不全或表达不准确等问题。

(三) 档案室硬件设施有待改善

民办高校对档案管理必备的设备设施普遍存在配置不够的问题。主要表现在档案室面积较小, 整理室与档案室合在一起, 相关的设备也较为简陋, 档案室硬件环境和设施远不能满足档案规范化管理的需要等。

二、提升民办高校档案管理工作的对策

(一) 提高对档案管理的认识, 努力实现全员参与

提高学校各层级管理干部对档案管理的重要性认识。通过部门会议等方式向全体教职工宣传档案管理工作的重要性, 每学期检查本部门在工作过程中形成的档案资料, 对不符合归档要求和出现错漏的要及时纠正, 逐步形成全校范围内形成人人关心档案工作、人人参与档案工作的良好氛围。

转变传统民办高校档案管理工作中的旧观念和旧机制, 开拓创新, 以档案管理的新思路来努力推进学校档案管理工作规范化、制度化进程, 使档案管理更好的服务于学校的改革发展、人才培育及一系列的教学活动。另外, 积极建立健全档案管理制度和领导监督体制, 引入科学管理系统, 使学校档案管理工作有法可依。

(二) 加强档案队伍建设, 完善档案管理工作体系

首先, 民办高校需认识到档案工作人员在档案管理工作中的重要性。档案工作人员须有较高的政治思想素质和职业道德修养, 并精通业务。民办高校各二级部门要认真推荐和重点培养档案管理人员, 同时, 校办档案室要适当增加专职档案员编制, 学校行政部门设兼职档案员, 各系室设兼职文管员或教学秘书, 配合学校做好档案管理工作。

其次, 学校领导应高度重视档案管理工作, 成立以校长为组长、各部门负责人参与的档案工作领导小组, 建立完善的档案管理立卷制度、查阅制度、鉴定销毁制度等档案管理制度, 实行档案工作责任制, 将档案工作纳入各部门的年度工作目标, 并成为负责人的绩效考核标准, 促进学校档案管理工作的执行力度, 使档案管理形成体系机制, 积极推进学校档案管理工作发展。

再次, 可以结合自身的实际与ISO质量管理体系有机结合起来, 汲取ISO质量管理PDCA循环精髓, 使档案管理工作更加科学完善。结合民办高校档案的特点, 以档案管理的基本准则为标准, 将在上级和本校的教育教学活动中形成的有价值的文件资料分门别类, 制定详细的分类方案、归档范围和保管期限。

(三) 加强管理硬件建设, 保证档案管理工作质量

扩大档案室面积、至少预留十年库容的空间, 档案存放室与整理室分离, 实物陈列室与整理室和存放室毗邻, 添购必备的档案管理设施设备, 档案工作场地一定做好防火、防盗、防潮等安全措施, 确保档案安全、利用方便、管理规范。

(四) 实现管理现代化, 拓宽服务领域

现代信息技术条件下, 档案的管理工作逐渐向现代化、信息化方向发展。现代化信息技术的运用可使档案管理工作由手工向现代化转变, 提升工作效率。档案管理中的现代化信息技术的利用, 使档案的利用率提升, 无论是学校领导、学校教研组还是社会有关部门, 查阅档案都更加便利, 使档案真正的为学校各部门服务。学校各部门人员体会到了档案信息的价值, 认识到档案的有用性, 才能积极主动地配合档案部门做好档案工作。

总之, 档案管理工作在民办高校的发展中具有重要的作用, 积极解决当今档案管理工作中存在的问题, 在做好档案的收集、管理、归档、查询工作的基础上, 主动完善档案利用服务, 以科学的管理理念、先进的管理手段, 标准化的管理机制进行档案管理工作, 充分发挥档案的作用, 促进民办高校教育事业的健康持续发展。

摘要：本文分析了民办高校档案管理工作存在的问题, 探讨了加强学校档案管理的对策, 以期提高档案管理水平, 更好地促进学校发展。

关键词：民办高校,档案管理,问题与对策