浅析高校人事档案的开发与利用

高校人事档案管理是高校人事管理制度的重要模块, 随着人力资源管理的快速发展, 网络信息背景下, 做好高等学校的人事档案管理工作有利于高校日常教学秩序的维护与稳定。然而当前高校人事档案管理还存在着诸多的缺陷, 使高校人事档案的管理工作没有充分发挥其在高校人事管理中的作用, 新时期下做好高校人事档案的开发与利用工作, 有利于高校人力资源的健康发展。

一、高校人事档案的开发利用含义和开发利用价值

高校人事档案开发利用就是通过建立电子信息数据库系统把高校人事档案的信息归集到这一系统中, 利用高校人事档案的有关信息给予信息化、数据化的过程。利用信息化和数据化的手段改善高校人事档案管理, 提高对高校人事档案的管理及开发利用水平。做好高校的人事档案开发与利用管理兼具社会价值和经济价值的统一。

(一) 有利于提升高等学校人事管理的社会价值。对高校人事档案的开发利用, 使之实现信息化和数据化, 有利于实现高校人力资源的信息共享, 避免资源的封闭性, 提高人事管理的效率。同时, 通过建立信息数据库, 能进一步提高高校教职工资源的合理优化配置, 做到岗位与人才相匹配的原则, 实现人力资源的有效开发。开发利用高校人事档案, 最大限度实现高校间人力资源的优化配置, 充分发挥高校高层次人才的优势, 减少社会人事人才需求成本, 促进高校的科研素材转化为实际可操作型的可运用型的素材, 为社会提供更多的价值。

(二) 有利于实现高等学校人事管理的经济价值。人才资源是国家的无形资产, 高校高层次人力资源是高校的一笔无形资产, 也是高校综合实力的体现。做好高校人事档案的开发利用, 有利于这笔无形资产转化为有形资产, 节约高校的人事成本开支。对高校人事档案的开发与利用, 形成一个数据库, 不仅能为管理者快速有效地了解高校的人才储备现状以及人才构成比例等信息, 提升管理者获取高层次人才的便捷性, 并且大大减少了管理者获取人才的交易成本, 更好的为管理者创造经济价值。

二、高校人事档案开发利用存在的瓶颈

通过对高校人事档案的开发利用, 综合了社会价值与经济价值的统一, 并进一步提升人事档案管理的内在价值。然而在目前的高校人事档案管理中, 高校人事档案管理还存在着诸如缺乏建立统一的人事信息数据库、人事信息使用的实效性短、缺乏固定的人员管理数据, 管理人员整体素质不高、管理手段单一落后等问题。

(一) 缺乏建立统一的人事信息数据库。目前很少高校对人事档案建立电子化信息化的数据库, 人事处关于学校的人事信息没有做到有序的归类管理, 每位教职工个人档案的基本信息, 如出生时间, 参加工作时间, 来校工作时间, 最高学历学位获得时间, 评上或聘为某一职称时间等等, 每次需要这些信息时都要到人事档案室查阅。高校人事信息闭塞, 没有充分显示出人才优势的作用, 严重影响了高等学校人力人才资源的开发与合理配置利用。

(二) 人事信息使用的实效性短。人事档案信息使用效率时间短, 高校人事档案管理没有规范化。人事信息哪个部门要哪个部门来查, 这些数据与信息似乎只是一次性使用, 过了一段时间如果还需要, 可能还要再查一次, 没有充分发挥人事信息所起的作用。再者, 也增加了物力财力和人力资源成本, 降低人事信息使用效率。

(三) 缺乏固定的管理人员来管理人事数据。高校的人事数据管理没有专门的管理人员, 处于模糊的界限管理, 即基本上都是人事处的人员都在管, 同时也基本上是人事处的人员都没在管的状态。没有专一的归口管理, 导致人事信息资料的紊乱和无序, 并且没有做到岗位职责与人员相匹配。管理者需要查询某一教职工的数据时, 人事处随意安排人员协助查找, 出了问题大家都相互推脱, 不能界定是哪一个人的职责。人事档案管理人员整体综合素质不高, 缺乏最新理论的学习与培养, 认为人事档案管理就是简单地管理好这些人事档案就可以, 没有认识到做好档案管理工作的长远意义。

(四) 人事档案管理手段单一落后。目前高校的人事档案一直沿用以往的管理方式, 比如采用纸质管理和手写资料等方式, 纸质管理和手写资料的方式管理有其一定的弊病, 例如保存时间短、字迹容易模糊以及容易丢失等。单一落后的管理方式容易导致档案归档的不及时和更新不及时的问题。再者, 手写档案容易出现一些信息不翔实或者是信息虚假等问题。若缺乏健全的监督管理体制, 则对于人事档案所固有的政策性和严肃性提出了严峻的挑战。

综合以上的分析, 我们发现当前高校人事档案的管理还存在着诸多的问题与缺陷, 这些问题与缺陷会给高校人力资源的管理带来一些障碍与挑战。为了使高校人事档案的管理能跟上现代人力资源管理的改革步伐, 新形势下, 新的人事制度改革要求高校做好人事档案开发与利用。

三、高校人事档案的开发利用思考

高等学校人事档案开发与利用即采集人事档案中的信息, 以最快速度提供利用, 通过建立数据库, 实现信息化的管理方式。省去查找资料时间的浪费, 也不利于人事档案的保护, 本人认为可以从以下几个方面做好人事档案的开发与利用。

(一) 建立高等学校人事档案数据库。建立高等学校人事档案数据库, 事先采集人事人才档案信息, 实现人事档案管理的数据化和电子化, 并对此进行机密等级处理, 只有一定权限的人才能看到最高机密等级信息。这些信息可以在人事处部分人员中共享, 并能实现数据及信息的同步更新。上级部门、校领导、各单位需要人事人力档案中的有关数据或信息时, 可以根据机密等级最快速度地提供利用。在这过程中, 出于高等学校人事档案的保密性, 若需要领导审批等手续还是要按照正常的流程进行审批办理, 避免一些走关系的现象。并且, 对数据库的信息化和电子化的管理避免了每次都要来人事档案室来查档的现象, 大大提升了人事档案资源的利用效率。当前某些高校人事处为建立人事档案的信息数据库花费几十万, 人事处、人事科在接收新报到的员工人事信息资料时, 先采集档案中的信息及数据, 待采集工作全部完成后才将此员工的人事资料档案交到归口管理的专门的人事档案室归档管理。

(二) 提高人事信息的使用实效性。人事人才信息的使用不是一次性的, 而是长久性的, 才能真正体现出人力资源的特性。高校人事档案的真正价值在于实现社会价值与经济价值的统一, 为社会创造财富, 而不是束之高阁。高校的人事档案记录着高校人事人才的履历、职称、工作经验、自身能力素质等综合方面的情况, 通过长期有效地使用这些人事人才的信息开发, 能够充分挖掘人才的潜力, 为人才的开发利用提供科学合理的参照, 为社会选拔德才兼备高层次的能胜任岗位的人才。只有充分发挥高校人事档案的信息使用实效长的特征, 才能更有效的提升高校人事档案管理的效率, 从而适应现代的人力资源管理改革的发展大趋势。同时, 高校人事档案完整有序地记录, 也是高校发展壮大的一个成长记录历程, 承载着高校的精神文化和发展历史。并且成为高校联系沟通学校与社会的人才桥梁, 也是高校师生了解学校人事信息的一个重要的窗口平台。

(三) 设置固定人员管理数据库, 提升数据库管理人员与档案管理人员的素质。通过建立人事档案数据库, 设置专门的管理人员对这一档案数据库进行专门的管理工作, 避免管理过程中出现的混杂现象, 提升人事档案管理的有序性, 变人事档案数据库由原来的分散管理为集中管理。加大人员管理的投入, 专人专岗, 岗位与人员相互匹配。由于人事档案的管理工作具有政策性和保密性, 因而需要增强对数据库管理人员及档案管理人员的业务培训, 提升他们的综合素质。尤其档案管理人员在管理档案的认识上要提升高度, 坚持管理理念和原则, 保持档案的完整、准确、安全, 让他们意识到做好高校人事档案管理的长远意义, 而不是仅仅局限于落后的人事档案管理理念。

(四) 改变人事档案管理方式。摈弃落后的档案管理方式, 使用新技术来管理人事档案。创新灵活人事档案管理手段, 改变以往管理中的单一和低效率的管理方式内容。通过对人事档案的数据库管理, 学习使用先进的科学管理理论和技术, 积极探索创新, 不断创新人事档案的信息资源的开发和利用, 最大限度地发挥人事档案在高校人力人事管理中的积极作用。坚决杜绝人事档案的造假行为, 加强监督, 通过与高校各个部门的协调配合工作, 充分发挥高校人事信息资源的效用, 为高校服务, 为社会服务。

总之, 高校人事档案管理是一项意义重大而深远的工作, 高校人事档案管理工作同时也是高校管理工作的一个宣传名片, 因为里面承载着高校的发展历程和文化内涵。新时期下, 通过建立高校人事档案数据库, 开发利用人事信息人力资源, 实现人事信息资源的数据化和电子信息化的管理, 提升了人事档案管理操作的实效性, 利用网络信息技术提升高校人事档案管理工作, 以期为学校为社会提供更加专业性的软实力人才资源, 提升整个学校和整个社会的综合竞争实力。