档案库房的科学管理措施

2022-09-11

档案库房管理作为档案管理部门管理工作的重要组成部分, 所以档案管理部门应该引起高度的重视。在我国基本国情的背景下, 网络迅速发展, 对于库房的安全性和完整性的管理, 对整个档案管理部门的管理起着至关重要的作用, 特别是对国家机密的档案的管理以及档案的保存寿命。在经济不断增长的今天, 档案库房的信息量越来越大, 每年都在增长。为了能够更好的做好档案的管理工作, 每个地区都在建设现代化的、安全性高的、功能健全的档案管理部门, 随着档案数量的增加, 对档案管理的要求就更加严格, 管理工作应该具备更高的标准。

一、档案库房管理基本内容

我国现代化档案管理部门的主体以基础建设为主, 且组织协调的模式主要是通过档案行政管理来完成。另外, 我国在逐步构建与社会相适应的档案管理体系, 涉及的内容有科学管理、合理的档案结构和有效服务等, 以及为此构建相关建档科研和教育, 服务档案管理工作。

(一) 业务管理

所谓业务管理就是对档案的业务管理。业务的范围是档案编号、宗卷排列、库房编号、档案排列、索引编制和代卷卡的使用等。为了能够科学的管理库房, 尽快找到档案, 库房要进行编号, 架子也不要编号和标记, 并且标号要根据规则而做。档案架子要排列有序、疏密程度适合, 宗卷的编排要按照一定的时间顺序排列, 并且根据相应的管理规定制度, 对档案要做分类, 一种类别的要放在一起, 不同类型的要分开管理。

(二) 技术管理

档案库房的管理依靠先进的科技设备, 才能有效对库房进行管理, 保证库房的安全。一般的技术有防止火灾、防止偷窃、防止高温、防止光线干扰、防止有害物质以及微生物的破坏。

二、档案库房实施科学管理的有效措施

(一) 加强技术管理创新

随着档案数量的不断增加, 各地区的档案管理部门也在增加, 通过传统方式管理的档案管理部门漏洞百出, 所以应该加强对档案库房的管理就必须在技术上进行改革, 自动化控制是档案管理最基础的方式, 这种管理方式能够有效节约时间和人力, 提高速率和准确性, 还能推进业务进入更高的阶段, 使得档案管理现代化、自动化、电子化。对档案的管理不只是要采取先进的设备, 还应该具有科学的管理水平。对档案库房的管理就是提高管理效率, 确保零失误, 使用现代化方法促进档案管理的正确性, 尽可能满足社会的需要和大众的需要, 所以只要具备先进的科技水平和现代化的管理方式, 就能够将档案库房管理到位。

(二) 实现网络档案库房管理网络化

对档案库房实施信息网络化建设, 能够使得档案库房的管理更具有现代化, 该网络包括档案的各种信息, 可以实现档案的形成、收集、整体、存储、保管、使用、撤销等所有一体化过程。并且随着数字网络信息的不断发展, 网络也是存在风险的, 对档案的信息网络化会产生不良的影响, 传统的手动管理模式下的业务经过一定的协调会被信息化管理所取代, 但是有些业务是不适合使用信息化管理方式, 所以熟练的掌握档案库房的管理过程, 从而找到适合档案库房管理的新环境。

(三) 档案库房管理模式的有效创新

对管理方法的不断改进和创新, 能够使得现代化档案管理工作有效的进行, 这是关键所在, 档案库房管理模式的创新使得档案管理部门进入现代化、网络化和电子化的阶段, 档案库房的管理着重是对档案安全性的管理, 所以需要做好保密工作、进行技术创新和网络化建设, 使用科学的方法和手段使得对档案库房的管理满足要求, 并且要抓住重点, 突破重点让整个管理系统合理化, 改变传统单一的管理模式, 通过不断地创新找到全面的、有效的管理方式, 确保档案库房能够高效运行。还有档案管理部门的领导以及管理人员都要有强烈的责任感和与时俱进的精神, 树立正确的科学发展观和信念, 加强自身修养和道德建设, 增加对管理人员的控制约束力, 从而不断地进行创新满足对档案库房的管理工作。

三、结语

档案库房管理是一项错综复杂的过程, 也是一项艰巨的任务, 关系着整个社会的资料, 所以需要科学的方法对其管理。各地区的档案管理部门都在找寻适合档案管理的有效途径, 首要必须要加强管理人员的素质要求和道德修养, 并且使用现代化的方法管理档案库房, 管理人员要具备一定专业知识和操作规程, 再通过先进的技术和科学的方法, 就能够有效的管理好档案库房。

摘要：档案库房是档案管理部门非常重要的一个分支, 对档案库房的管理是档案管理部门日常工作的关键部分。对档案库房进行科学的管理, 能够有效的推进档案管理部门整体管理的水平。基于此, 本文对档案库房的科学管理措施进行探讨。

关键词：档案库房,科学管理,有效措施