计算机档案管理的影响因素及控制措施

2022-09-11

目前在档案管理工作中全面信息化是其发展中的必然趋势, 计算机档案管理可以对以往的档案管理工作形式进行有效的转化及改变。同时在信息环境下计算机档案管理工作会受到多种因素的影响而出现工作无法按照预期要求开展的情况, 在此情况下则需要深入研究其影响因素的形成原因, 并从多角度结合实际情况来采取适当的措施对其进行控制。

一、计算机档案管理的基本功能分析

(一) 建立档案数字化管理模式

在信息时代的背景下使得信息资源数量不断增加, 其也增大了档案管理工作开展的难度, 若是在档案管理工作中以以往的纸质化管理方式开展各项工作将会无法适应现代化档案管理工作的要求, 因此也需要以现代化的管理手段及技术来推动档案管理工作的进一步发展。目前计算机档案管理的开展使档案信息资源的整理、收集、存储、查询、应用等工作效率都得到了有效的提高, 通过计算机档案管理实现了档案管理工作的数字化、信息化发展, 使其可以满足档案工作的不同需求, 使档案管理工作的价值进一步得到提升。

(二) 推动档案智能化管理发展

目前在档案管理工作中为了不断的开发出档案信息资源所具备的价值, 其在实际中必须要面对更多的管理要求, 而这也使得档案管理工作所涉及的范围及内容呈现出多样化发展的趋势。因此只有通过应用计算机档案管理模式来推动其向着智能化的方向发展, 通过计算机信息管理软件来实现自动化、智能化、现代化的档案管理办公模式, 进而促使档案信息资源可以得到更加高效的开发及利用。

二、计算机档案管理所受到的影响因素分析

(一) 计算机系统所带来的影响

对于档案管理工作来说保证其信息资源的真实性、准确性是其基础性的内容之一, 而目前在计算机档案管理工作中其不同于纸质档案的存储形式使得档案信息资源更容易受到更改, 虽然在计算机档案管理工作中电子文档其修改更加方便快捷, 但是也可能出现受到外界因素或是人为影响而使其内容被不正当修改的情况出现, 这也增加了档案信息资源的失准风险。同时在计算机档案管理工作中其依托于计算机网络来开展各项管理工作, 而这也使其所采用的计算机档案管理系统容易受到网络攻击及计算机病毒的影响, 此种问题会增加档案信息资源的遗失、损坏等风险, 不利于档案管理工作的正常开展。

(二) 管理人员个人业务能力所带来的影响

计算机档案管理因其与以往档案管理模式之间的区别使得管理工作对工作人员的个人业务能力及技术水平有着较高的要求, 若是在实际中档案管理工作人员对计算机技术及现代化管理理念掌握水平较差可能导致其在实际的计算机档案管理活动中起无法完全掌握计算机档案管理工作的执行方式, 而这也可能致使在实际的档案管理工作中出现管理混乱的问题, 进而影响计算机档案管理工作开展的效率及质量, 不利于档案工作的进一步发展。

(三) 计算机档案管理制度所带来的影响

在企业档案管理工作中受其发展特点及发展方向使得相关计算机档案管理规定标准的实行存有一定的差异性, 而这也增加了计算机档案管理制度的制定难度, 并且在一些企业中其在计算机档案管理活动中仍然采取固有的管理模式及管理制度来开展相关的工作, 这也造成相关制度无法适应现今档案管理工作的信息化发展要求, 使计算机档案管理工作在开展的过程中许多制度内容不适用的情况出现, 可以说计算机档案管理制度的不足会导致档案管理流程无法顺利的实行及展开。

三、对计算机档案管理影响因素的控制措施分析

(1) 加强对计算机档案管理基础设施的建设。保证基础设施的完善性是为计算机档案管理工作顺利实行所提供的基础保障, 因此在实际中则需考虑如何采取适当的措施来加强相关的基础设施建设工作, 这样也可以更好的推动计算机档案管理的信息化、智能化、数字化的发展进程。首先在计算机档案管理工作中需要完善电子化办公设备, 之后根据企业档案管理工作的开展要求来选用相应的档案管理系统, 并且对所采用的计算机系统进行定期的维护, 保证在档案管理工作中所采用的软件及应用的安全性及可靠性, 以此来防止在计算机档案管理活动中出现档案信息泄露及丢失等情况, 最后还需注意在计算机档案管理工作中需要根据规定要求来对纸质档案进行电子化处理, 以从而实现纸质档案与电子档案管理工作并行的要求。 (2) 推进计算机档案数据库规范化建设与管理。要确保计算机档案管理的规范化, 就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源, 促进档案信息资源总量增加, 质量提高, 并且实现结构优化。另外, 还需要加强对于电子档案共享平台的建立, 建立多种的平台供管理者参考, 推进服务机制创新, 建立长效的管理机制, 使档案管理能够提上日程, 在这一管理方案下, 我国电子档案的管理水平才会稳步上升。 (3) 提高工作人员的业务能力。虽然在现今计算机档案管理工作中多数工作人员对信息技术及管理技术都有较好的掌握水平, 但是为了更好的适应现今企业的现代化发展要求, 还需不断的对工作人员计算机技术进行提高, 保证其可以掌握最新的管理技能, 使其可以在实际的计算机档案管理工作中及时的更新自身的知识结构, 保证其工作的专业性, 应从信息技术发展角度要求管理人员, 使其信息技术的掌握能力得到增强, 使工作人员可以更好的适应现今复杂化的计算机档案管理要求。

四、结论

在现今档案管理工作中应用计算机进行档案管理已经逐渐取代了以往的档案管理形式, 因此在实际中更要对计算机档案管理中所受到的影响因素进行准确的了解及掌握, 并对影响计算机档案管理开展的根本因素进行深入、全面的分析, 不断的完善计算机档案管理工作管理中的制度、流程、内容, 使其各项环节更加完善, 达到提升计算机档案管理效果的目的。

摘要：在信息时代下使得档案管理工作在实际中所需面对的信息资源呈现出爆发式的增长, 而为了应对此种情况, 在现今企业档案管理工作中多数开始采取计算机技术来进行档案管理工作, 以此来推动计算机档案管理工作的发展。同时为了保证在计算机档案管理中可以有效的提高相关工作开展的质量及效率, 则需考虑其在实际中所受到的影响因素, 并以此作为依据来采取相应的控制措施进行有效防范, 使计算机档案管理工作可以更加高效的开展及进行。

关键词：计算机,档案管理,影响因素,控制措施