浅谈有效促进人事档案管理工作的策略措施

2022-12-28

人事档案真实地记录了一个人曾经走过的历史, 是一个人身份, 学历和曾经所获得的成绩的有力证据, 它给人深深地铭刻了时代的烙印。所以能否做好人事档案的妥善有效的管理工作至关重要。针对那些亟待解决的管理不妥之处, 我们应该给予有效地解决对策。

一、当前人事档案在管理中出现的问题

(一) 管理法规的滞后性

现在所参考的人事档案管理法律法规依然是90年代出台的两部政策, 一个是《干部档案工作条例》, 另一个是《流动人员人事档案暂行规定》。随着新时代步伐的加快迈进, 和先进思想的逐渐深入, 这依然没有摆脱计划经济体制的思想禁锢, 早已不能满足当今市场经济体制下的人事档案管理工作的需求。这也从另一侧面反映了, 人事档案管理制度的改革滞后于市场经济条件下前进的步伐。虽然大体上我国人事档案管理的框架基本确定, 但依然还有诸多不足和不完善的地方需要进行不断地改革和调整, 而在某种程度上也就给人事档案管理带来了极大的不确定性, 也是造成我国关于人事档案管理的法律法规滞后的很大的一个原因。

(二) 单一化的管理方式

在管理人事档案的方式上, 没有进行具体细致地分门别类, 所有的人采用的都是统一的格式、分类和统一的管理模式来进行保管, 不管是工人还是干部, 或教师、军人, 采用的都是一样的管理方式。这种没有层次偏单一化的管理方式, 使档案在整理过程中要遇到更多的麻烦, 极大地降低了工作的效率。

(三) 封闭的管理模式

人事档案部门或单位的组织在对档案的管理过程中, 实施的全封闭管理模式, 禁止除了单位组织和领导以外的任何人使用, 包括保管档案的档案员自身。这就不得不给档案蒙上了一层神秘的外衣。当然, 也就给了人一种不见天日暗箱操作的嫌疑。如今随着我们民主化程度的越来越高, 这种神神秘秘的管理模式显然已无法试用于当今的民主化步伐。所以, 为了促进民主化的更加深入, 档案管理工作是该揭去神秘面纱的时候了, 并且从社会进步化的脚步来说, 它也应该采用适度公开的科学管理化模式。

(四) 档案内容的陈旧

当前的人事档案内容陈旧单调, 虽然就十大类, 可是用这十大类去去全面地衡量一个人是远远不够的。并且, 当事人的成就、业绩、道德素质、社会保障以及个人的性格特征及专长等都几乎没有涉及, 不能全面真实地去反映一个人的能力高低水平以及这个人的精神风貌。目前档案的局限性, 让它的作用没有得到最充分地发挥, 不能满足社会各个方面的需求以及公司或其他人事工作方面的需要。

(五) 落后的管理手段

世界飞速发展, 虽然电子信息化的时代已经悄悄进入我们每个人的生活。可是由于经济发展的不平衡, 以及人员或其他方面的原因, 人事档案的现代化管理要远远落后于经济或其他方面快速发展的步伐。实行计算机进行人事档案管理的还在少数, 大多还是采用过去传统的管理化模式和方法, 这就使得信息资源的封闭化。并且在一些发达地区已经采用电子化存储模式的, 各种版本, 所含内容庞杂, 标准不一, 使得信息混乱, 在整理汇总的时候遇到极大困难, 软件与软件之间不能兼容, 使得信息依然具有狭窄化和封闭化, 不能使信息资源共享。

二、人事档案的优化及有效保管措施

(一) 优化档案本体, 提升材料质量

档案本体是说之前传统的以纸质材料为主的档案实体以及其所承载的个人或其他的历史信息。档案本体既作为档案管理工作中的对象, 又是档案事业能够正常进行的可靠基石。而档案的质量和数量又决定着档案本身能否得到充分有效地利用。作为被动实体的档案, 该怎样使它得以优化呢?这就需要发挥人的主观能动性。从两方面来进行优化档案本体, 一个是优化馆藏的版本和数量, 二是要从思想以及行动上严格把守质量关, 从内心里加以重视。

工作人员要端正态度, 真正把档案的管理工作作为人事工作的一项重要的基础性工作, 把它做到切实到位。同时, 还应积极促进档案管理部门体系的完善以及部门管理质量体系的考核机制, “以质求量, 多多益善“。需要逐步向档案管理的科学化和标准化方向迈进。为了更好地进行有效地工作, 端正工作人员的得态度, 增强他们的责任心和危机感, 还可以在部门内部建立高效的竞争淘汰机制。档案管理人员要不断地充实和完善档案管理工作, 个性的人事材料要及时予以补充, 确保人事档案的内容与人事档案主体的多元化和社会职能的多元化相协调。

(二) 加强档案材料的真实性、完整性和可靠性, 加大档案收集材料力度

为确保档案信息的真实性、完整性和可靠性, 档案管理工作者要具备强烈的事业心和责任感, 以及较强的专业能力, 不正不会疏漏重要的有价值的信息。还要加强和相关部门的交流和沟通, 健全人事档案资料内容收集的工作机制。采用“重点收集与普通收集相结合“、”“上门收集”以及“集中收集和经常性收集相结合“等的有效方式, 对新的资料要及时予以补充和完善。并且要争取让人事档案的材料内容能够真实而可靠地反映出最全最新的个人档案信息。档案管理工作者在收集人物的信息资料时, 应该做到严格把关。针对不真实的材料内容要坚决予以排除在外, 不能因为麻烦或个人的疏忽把不真实的材料内容归于档案。这是一种极大的不负责任的表现。必须保证归于人事档案的内容的真实性、完整性和可靠性。

(三) 安全保存, 优化档案载体, 加强档案管理的现代化建设

人事档案作为我国在人事管理方面的一大特色, 它是记录一个人身份、学历和个人成绩等的载体, 承载了一个人的人生轨迹, 使其清晰地铭刻着时代的烙印, 是一个人曾经走过的路的凭证。它的重要性要求我们必须对人事档案进行妥善有效的保管工作, 做好应对各种灾难的准备, 以防天灾人祸的突然袭来, 保证档案管理的绝对安全。人事档案能否得到有效妥善地管理, 直接关乎到个人的切身利益, 以及社会稳定有序的发展。所以一定要采用经验与现代化技术相结合, 对人事档案做好有效及妥善的管理工作。

为了保证档案的有效管理工作, 还应加强档案管理的建设, 优化档案的载体。所谓档案的载体, 是说档案信息承载的工具, 即档案内容信息的物质承载体和依托。这个承载体可以是照片, 可以是胶片, 也可以是纸张和光盘等等。随着社会不断的发展和科技的日新月异, 使得人事档案承载和依托的凭借也发生了很大的变化, 从原来的纸质材料转向了现代的以电子化、网络化和数字化为主的载体方式, 为档案管理工作的正常进行带来了极大的便利, 并且在档案的安全管理方面也逐步升级, 大大提高了工作的效率。档案载体具的物质性, 多样性和科技性。

要优化档案的物质载体, 就必须要依托现代科技的进步, 对之前传统的以纸质材料为主的载体进行现代化处理, 形成以电子数字信息为主的形式, 记录在光盘, 磁带等载体上, 并依托电脑系统存储设备可在网络上传输的电子档案。档案部门应该对不同载体的档案进行规范分类整理, 在最大限度上确保档案的载体的安全性和对材料资源的高效利用性。档案管理的安全性和对物质载体优化以及现代化的建设, 主要依托于档案管理工作者的努力和科技的进步。所以, 在这两个方面做到切实到位, 培养档案工作者的专业素质和强烈的责任心, 推广落实高科技的使用。

(四) 改革完善人事档案的法律法规体系, 提高资源的利用率

保密性工作在传统的人事档案管理中得到有力加强。在当今越来越注重民主化和公开化, 不断强调诚信的法治社会里, 为了强化其对人才工作开放性的适应程度, 应该揭去人事档案神秘外衣的时候了。除了少数几个设计国家和社会公共利益的人事档案除外, 大多数的人事档案还是应该在一些措施的管理规定的条件下予以适度开放的。因此, 考虑到人才流动性和开放性的要求出发, 同时也要考虑人事档案的保密性工作, 应加强对传统人事档案的管理制度的改革力度, 对现行的人事档案的法律法规条例进行不断的完善和修订。

在人事档案逐步开放的基础上, 结合现代社会人才的需要加大对人事档案的利用效率。对人事档案进行妥善的开放管理, 有助于人各就其位, 某种程度上加大了对人才的利用效率。有助于社会的发展和进步, 为社会培养大批新型的高素质人才。

(五) 优化人事档案管理主体, 提高档案管理工作人员的素质水平

这里所说的人事档案管理的主体就是人事档案管理的工作人员。档案主体是档案管理的三大要素中唯一具有能动性和创造性的独立个体。档案管理的主体决定档案内容承载的实体, 主体能否得到充分有效的开发和利用, 关键取决于档案管理的主体, 即从事档案管理的工作人员。从三点来培养和提高人事档案管理工作人员的专业素质水平。

第一, 努力培养档案工作人员的创造性思维模式, 使他们改变原来陈旧滞后的档案管理理念。由原来侧重基础管理改为侧重开发利用;由原来的经验之谈改为现在的专业科学管理;还要由原来的被动服务改为现在的主动服务, 提高对社会在档案需求方面的真诚服务意识。使其更好地满足和适应社会各个方面的要求, 有力地推动社会的进步。

第二, 加强培养档案管理工作人员的专业化素质水平, 和对现代科技管理模式的高度适应能力。在科技飞速发展, 世界日新月异的今天, 档案的管理工作也发生了翻天覆地的变化。伴随着影响和电子信息技术存储的发展, 在档案的管理管理工作上, 经历了由传统的纸质到胶片缩微, 由胶片缩微到激光光盘, 以及数码电子信息技术的变化, 还有局部运用的高技术到完整的数字档案资料存储库。这每一次的超越性进步, 都要求每一位从事档案管理的工作者不断地掌握和学习新的科学技术手段, 以科技的不断创新推动管理手段的创新。这不管是在现在还是未来, 都是需面临的一项永恒的主题。从某种程度上来说, 档案信息能容能否得到有效的开发利用, 实现其在社会各个方面发展需要的价值, 完全取决于档案管理的工作人员的专业素质水准以及他们的能力水平。

第三, 档案管理的工作人员还必须使自己的视野开阔化, 提高研究, 开发和加工档案信息的能力。除此之外, 工作者还要在了解社会各方面的需求下开拓创新, 有意识地培养自己的创新思维, 在宣传展示和信息资源的展示方面做到位, 最大限度利用开发档案信息的能力, 提高社会效益, 逐步将档案信息开发成能够促进社会经济发展的社会能源, 灵活地开发和使用档案信息, 为档案的使用者提供有效方便的服务。个人档案资源开发, 还有很广阔的发展空间。

目前, 从档案管理手段方式的发展趋势来看, 我国的档案管理正在随着科技的进步逐渐从管理实体到管理信息内容和知识过渡, 由于经验不足和许多管理软件内容的不统一等问题, 所以, 我国仍然处在不停地探索实践阶段。在不停的探索发展过程中, 档案管理的三大要素, 即本体, 主体和载体相互作用, 相辅相成, 不同的发展阶段侧重点不同。其中, 最主要的是档案的主体, 就是档案管理的工作人员。他们创新的思维模式, 专业素质水准和强烈的责任心以及对新科技管理手段的适应能力, 直接决定档案管理事业的未来发展。在档案资源开发的未来, 努力做到三点:高度科技管理化, 高效开发利用化, 法制高度管理规范化。

摘要：人事档案作为我国在人事管理方面的一大特色, 它是记录一个人身份、学历和个人成绩等的载体, 承载了一个人的人生轨迹, 使其清晰地铭刻着时代的烙印, 是一个人曾经走过的路的证据。人事档案能否得到有效妥善地管理, 直接关乎到个人的切身利益, 以及社会稳定有序的发展。所以我们一定要采用经验与现代化技术相结合, 对人事档案做好有效妥善的管理工作。

关键词：人事档案,有效管理,现代化技术,有效利用