高校学籍档案管理的现状与措施

2023-01-12

学籍档案是全面反映学生在校期间学习与生活等各项活动的原始记录, 是教学管理和学校管理的重要组成部分。学籍档案作为高校档案的重要组成部分, 其管理的范围主要包括:入学注册;录取审批;成绩考核;休学、复学、转学、退学;大学英语四、六级成绩;计算机等级考试成绩;学生奖励材料 (奖学金、优秀学生、先进班级等) ;毕业证书和学位证书等材料。本文针对学籍档案存在的问题, 如何进行科学、规范的管理, 发表一些粗浅的观点。

1 高校学籍档案管理的现状

1.1 学籍档案管理制度不完善, 缺乏真实性与规范性

目前, 在高校学籍档案管理方面, 没有统一的、详细的、符合实情的、可以遵循的管理规章制度。高校一般都是沿用以往的老传统与老办法, 在学籍档案管理方面, 学籍材料归档范围不够明确, 也没有一个统一的标准, 这样收集的档案材料也就不可能齐全;在整理学籍档案的环节上也没有科学的管理规章制度, 造成鉴别核对、归档整理、保管保密和信息使用等方面的管理不规范。

1.2 缺乏科学的管理方法

由于管理制度不完善, 在管理方法上随意性较大, 致使学籍档案材料杂乱。主要存在以下几种情况:一是时间编排混乱, 同一学院的档案材料年度互相穿插, 有的按学生入学年度编排, 有的按学习专业编排, 有的按学生毕业年度编排, 总之没有规范的作法;二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定, 没有按一个学院 (或分校) 、一个系、一个专业的层级关系组卷。另外没有总的案卷目录, 每个案卷没有分目录, 也没有统一进行页码编排, 有时缺少了页码也不知道。

1.3 缺乏精通业务知识与熟悉现代信息知识技术的管理人员

现代的学籍管理者缺乏善于分析问题的能力, 因为管理学籍档案不是简单的材料堆积与罗列, 不是机械性地保管, 要能够开发利用档案信息, 为学校的教学服务;再者是较少有人能够自我学习、自我反思、自我提高, 以培养科学的管理能力。有的学籍档案管理人员很少受过档案专业培训, 更没有学过先进的计算机网络管理知识, 这在一定程度上影响了学籍档案管理水平的提高。

2 解决措施

针对高校学籍档案目前存在的问题, 现提出以下几项措施。 (1) 提高重视程度, 健全规章制度。高校学籍档案涉及的学院、系特别多, 再加上现在许多高校在不同的地方开办分校, 学生成分复杂, 时间跨度大, 因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作, 在人、财、物配备上给予支持, 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作, 为高校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有利的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。严格制定每项任务的工作程序, 必要时要做出工作流程图, 努力做到档案材料归案率、准确率符合标准, 档案的存放分类清晰, 案卷摆放系统有序。学籍管理制度要统一标准, 克服各行其是的局面。要建立、健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中, 用制度去规范我们的管理工作, 做到有章可循, 有据可依, 照章办事。 (2) 实施科学管理方法, 讲究分类方法, 便于检索利用。档案分类是学籍档案整理工作的一个重要环节, 科学的选择分类方法, 准确的归类, 无论对学籍档案的有序整理还是对日后的检索利用都有意义。学籍档案的分类顺序主要是:年度——问题——单位——专业。年度:高校一个学年是横跨两个自然年, 即每年的9月1日至下一年的7月31日, 但是考虑到高校学籍档案的繁多复杂以及档案材料之间的周期性, 学籍档案所编的年度不能以学年计算, 而是取学员录取或毕业的年度, 如此编年度既简单又符合人的思维习惯。问题:学籍是一个综合概念, 如上所述它还包括录取名册、成绩册、毕业名册等一系列材料。按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求, 高校将录取材料归入JX13类, 而学生学籍卡、花名册、学籍变更等归入JX14类, 学位管理归入JX16类, 毕业生材料归入JX17类, 然后再进一步分三级类目, 又根据学籍档案以往利用情况分析, 将统计表、证明等材料与文件材料等分开装箱入库, 方便调用。单位:学校档案库房内保存了所有院系、分校历年的学籍资料, 一般按总校院、系、专业再到分校的院、系、专业的顺序, 每个院系为一个单位立档, 依次排序, 编流水号。这样排列便于对各院、各系的录取、考试、毕业情况做统计, 也提高了利用的查全率。专业:同一院系的不同专业的学生按录取审批表或毕业生审批表的审批时间顺序编排。分类的目的是为了保持学籍资料之间的有机联系以及便于档案的检索利用, 达到这一目的, 才可称为科学的分类。 (3) 重视档案管理队伍建设, 提高业务能力与业务素质。要提高档案管理质量, 就必须强化队伍建设, 在实践中培养和造就高层次的档案管理人才。档案人员既要掌握档案工作的方针、政策、标准、方法、现代的管理技能, 又要熟练驾驭档案基础业务工作, 扎扎实实地做好档案收集、整理、保管、编目、鉴定、统计、检索、利用等各项工作, 努力实现档案基础业务工作的制度化、规范化、标准化, 为档案的信息化、网络化奠定基础。网络时代的到来, 对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求, 与传统的档案工作相比, 电子时代的档案工作者, 不再面对档案本身实施一系列的管理活动, 而是很大一部分时间直接运用电脑网络来进行电子档案的收集、整理和传输。自动化管理模式取代了传统的手工管理模式, 更需加强对档案管理人员的业务素质培训。

总之, 高校要想在激烈的社会竞争中能够站稳脚跟, 立于不败之地, 必须重视高校的学籍档案管理工作;我们必须努力学习, 善于思考, 积极探索, 培养较高的学籍档案管理能力与素质, 把我们的学籍档案管理工作做得更好, 以满足高校的教学改革与社会发展的需要。

摘要：学籍档案是高校教学档案的重要组成部分, 它能为毕业资格审查、学位评审等提供翔实的档案材料。因此, 正确认识高校学籍档案管理方面的问题, 探讨如何搞好学籍档案管理, 并有效发挥学籍档案在教学管理中的作用有着重要意义。

关键词：学籍档案,存在问题,解决措施