医院文书档案的规范化管理措施新论

2022-09-11

一、前言

医院文书档案涵盖了医院基建项目资料、会议记录、合同协议、工作计划、年度总结、委任书、统计资料、发展规划等重要内容, 是医院开展党务管理、行政管理、医疗护理管理等活动的重要历史凭证。医院档案管理水平高低的主要衡量指标之一为文书档案管理, 其管理水平的高低会对档案资料的完整性与质量造成直接的影响。只有加强文书档案标准化、规范化管理, 才能够确实提高医院文书档案的利用率。本文就医院文书档案的规范化管理措施进行探讨。

二、文书档案是医院实现可持续性发展的重要基础

(一) 文书档案是医院临床科研的必要基础条件。医院文书档案管理是一项基础性、琐碎性、经常性的工作, 涉及到文书档案的销毁、利用、立卷、收集、归档、整理等一系列过程或行为。规范化的文书档案管理对于推动医疗卫生事业发展、医院管理体制改革都有着极为重要的作用和意义。尤其是近年来随着我国医疗卫生事业的快速发展, 医院的各项工作都在迈向标准化、规范化、科学化, 在这种情况下, 加强医院文书档案管理势在必行。必须要对文书档案建设的独特性和必要性予以充分认识, 正视其存在的问题, 以便更好地规范化管理。

(二) 文书档案管理是衡量医院档案管理水平的重要标准之一。医院档案管理已经成为了现代医院管理中不可或缺的组成部分, 属于医院软件建设中的重要组成部分, 医院文书档案涵盖了医院基建项目资料、会议记录、合同协议、工作计划、年度总结、委任书、统计资料、发展规划等重要内容, 它既是医院管理建设状况的记录, 又是医院发展历程的缩影, 是现代医院管理走向科学化、规范化、制度化的重要标志。

三、加强医院文书档案规范化管理的方法

(一) “三个保障”提升文书档案基础管理水平。为保证医院文书档案工作的规范化管理, 医院应该把文书档案管理工作摆上重要议事日程, 从人、财、物三个方面给予保障。一是组织保障。把文书档案管理列入当前医院的一项重点工作来抓, 医院应该成立由单位一把手任组长, 分管领导任副组长的“文书档案工作领导小组”, 与各科室层层签订文书档案管理责任书。二是人员保障。选配专业对口、思想品质好、工作认真负责的员工担任文书档案管理工作人员, 并保持相对稳定。在文书档案审核要求上牢牢把握“严”“细”“全”“准”“精”“实”六字关口, 对手续不全和不完整、不真实并有疑问的材料, 坚决不准归入文书档案。三是经费和物质保障。医院应该加大资金投入, 对档案室进行装修改造, 安装了铁门、铁窗等, 配备铁质档案密集柜, 更新冷暖空调机、计算机、打印机、照相机、扫描仪、视频监控器、灭火器、温湿度计以及除尘器等, 不断完善防火、防盗、防光、防尘、防潮、防蛀等设施。

(二) “四化管理”加强文书档案建设。一是规范化管理。根据《档案法》《归档文件整理操作必读》及医院对文书资料管理的相关规定, 抓好文书档案管理制度建设。二是环节化管理。对文书档案的收集、整理、保管、利用和更新环节分派专人管理, 定岗、定责, 定期安排工作人员交叉审核, 确保文书档案收集的及时性、整理的明晰性、保管的严密性、利用的有效性和更新的现势性。档案管理人员务必确保归档文书档案的真实性、准确性、完整性, 这样就能够为文书档案的查阅起到很好的向导作用。三是培训化管理, 加强专业知识学习培训, 有效提高文书档案管理人员的管理技能、业务素质和理论水平。档案方面的培训内容通常包括档案工作交流、档案立卷操作、部门立卷、档卷展评、档案信息化、归档文件整理等。四是实效化管理。对医院文书档案分类、编号、存放, 立卷清晰, 确保随时可以为业务办理提供第一手准确、详实的文书档案材料。

(三) 优质服务提高文书档案工作效能。一是方便快捷。结合文书档案的查阅特点, 医院要指派专业人员预先对所管理的文书档案进行科学合理的分类编排和存放, 对查、取档做到“随调随查, 随查随用”。二是主动服务。在接待查借阅文书档案中, 要注重创造良好的查阅环境和提高服务质量, 及时、准确、主动地提供服务。三是文书档案资料及时归档。要定期对文书资料归档, 严防丢失。及时整理填充文书档案, 做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。四是文书档案管理员在文书档案收集工作中要增强责任感和使命感, 耐心细致, 不厌其烦地开展文书档案工作。五是严格防范。医院应该结合本单位的实际情况, 制定完善的文书档案管理制度, 如《文书档案保密制度》《文书档案整理制度》《文书档案查询借阅制度》等, 并根据制度规定, 实行定期或不定期的检查, 切实把各项防范措施落到实处, 并认真做好文书档案查、取工作台账, 坚持工作标准, 严格工作纪律, 对进出的文书档案严格把关, 履行好一系列手续, 来龙去脉一落分明, 确保文书档案管理工作万无一失。

四、医院文书档案管理的创新——信息技术的应用

随着近年来信息技术的快速发展, 为文书档案管理提供了可靠的保证, 也为文书档案的规范化管理提供了许多的便利条件。信息技术在医院文书档案管理中应用, 能够将医院文书档案信息检索方式发展为网络检索、智能检索, 提高了医院文书档案管理的利用率。同时, 还能够更好地加工、分析、提取、分类文书档案信息资源, 能够提高文书档案管理工作的效益。与此同时, 数字档案更易于修改、查询、保存, 更易于快速传递, 大幅度降低了医院文书档案管理的成本, 节约档案管理人员的重复劳动。

(一) 医院文书档案管理信息化的基本内容。计算机技术应用是医院文书档案管理信息化的核心内容, 信息化的表现主要是对文书档案信息资源利用计算机来进行管理, 所以, 医院文书档案管理信息化的基本内容具体如下:1.实现医院文书档案利用的网络化。信息化技术的到来, 医院文书档案管理的理念、方式、规模都随之而出现了新的变化, 由过去缺乏整体性、独立性的文书档案模式发展成为文书档案信息管理模式, 通过信息化技术来及时存档、更新文本资料信息。在信息化时代, 文书档案服务已经转变为以网络服务为主, 可以利用互联网来向医院文书档案管理部门提出文书档案利用申请, 大大提高了文书档案的利用率。2.实现医院文书档案信息的数字化。医院文书档案管理信息化的基础就是文书档案信息数字化, 医院务必要利用信息化技术来规范化、科学化、程序化管理医院文书档案文件的数字化进程, 通过照片、扫描等途径将传统档案转化为数字文件, 这样一来, 能够有效、快速地调用处理大量的文书档案资料, 还可以全面保存、查核、录入文书档案数据, 有利于文书档案数据的保护及利用。3.实现信息检索的自动化。计算机检索能够实现多角度检索, 具有效率高、速度快、响应快等的特点, 这都是医院传统文书档案管理所不具备的, 特别在文书档案数量较大时体现得更加明显。

(二) 医院文书档案的信息化建设措施。1.加强文书档案信息化建设培训。文书档案工作是医院最基础的工作, 务必要加强文书档案信息化建设培训。通过开展集中学习与自学、定期与不定期相结合的方式, 促进了档案管理员对文书档案信息化管理的认识。而集中学习培训的方式通常有2种方式, 第一种方式是选派医院档案管理业务骨干去参加外省市县的各类培训;另外一种方式是定期对医院各专兼职档案员进行集中培训。值得注意的是, 培训时务必要结合医院的实际工作, 务必要细致解读《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》《纸质档案数字化技术规范》及《归档电子文件移交与接收暂行办法》等一系列标准规范及政策文件。2.遵循安全性原则, 加强文书档案信息化建设。在信息化时代, 信息传播时更要注意其安全性。文书档案信息的安全主要是指文书档案信息利用安全及文书档案信息存储安全。第一, 要对文书档案信息的安全保密工作予以高度重视, 务必要基于国家的相应法律法规来要求医院档案管理人员树立安全保密意识。第二, 通过相应的技术手段及措施来建立起医院文书档案数据恢复、备份机制。第三, 为了确保文书档案信息的安全, 尽量不要让医院的文书档案内部局域网与外网连接。同时, 要制定一系列的管理制度及管理办法 (涵盖网络维护、设备管理、信息维护、信息录入等) 来确保文书档案管理系统的可控性、可靠性和安全性, 用严密、规范、科学的制度来确保文书档案系统的可靠运行。此外, 还应该加大文书档案管理系统的维护及管理, 以便更好地提升系统的使用价值。在文书档案管理系统的日常管理维护中, 务必要基于实用、有效、快捷、方便的原则来发挥系统功能, 及时进行文书信息数据更新, 从而确保提高文书档案管理工作的效率和质量。

五、结语

总之, 医院务必要转变传统的文书档案管理模式, 适应新变化, 再造新流程。这不仅是手段的更新, 也是实现文书档案管理现代化的客观要求, 更是提高文书档案管理水平的必经之路, 对于医院实现现代化管理提供强有力的支撑和帮助。

摘要：医院档案管理水平高低的主要衡量指标之一为文书档案管理, 其管理水平的高低会对档案资料的完整性与质量造成直接的影响。只有加强文书档案标准化、规范化管理, 才能够确实提高医院文书档案的利用率。本文阐述了文书档案是医院实现可持续性发展的重要基础, 分析了加强医院文书档案的规范化管理措施, 同时, 还深入探讨了医院文书档案管理的创新——信息技术的应用, 具有一定的参考价值。

关键词：医院,文书档案,信息技术,规范化管理