档案库房安全防火管理制度

2024-05-05

档案库房安全防火管理制度（精选6篇）

篇1：档案库房安全防火管理制度

档案库房安全防火管理制度

一、保管档案必须有专用库房，并要设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

二、档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10cm以上距离，每行柜架间距不小于60cm(密集架除外)。

三、库房应有防潮或增湿措施，注意调节温湿度，建立湿温度记录。库房的温度应控制在14℃～24℃之间，相对湿度应控制在45％～60％之间。

四、库房内应放置防虫、防鼠药剂，并按要求定期更换。若发现鼠、虫害，及时采取措施消除。

五、库房内应保持清洁，经常清扫，不得堆放与档案无关的物品。

六、库房必须配备灭火器材，确定专人管理。档案人员应会使用灭火器。要安全使用灭火器设备，不得有明火装置，不得在库房吸烟和存放易然易爆物品。

七、库房内要有防盗措施。库房门应包铁皮，窗应安装铁栅栏；下班前要关好门窗，关闭电源；节假日封闭库房，非档案人员未经许可不得擅自进入库房。

保密室安全防火制度

一、保密室要有专门的防火负责人，采取有效的措施，保证文件资料的安全。

二、要配备充足的消防器材，经常检查，妥善保管。

三、保密室用电设备的使用，要严格遵守操作规程。

四、禁止存放与文件资料无关的物品。

五、禁止吸烟及销毁物品。

六、禁止与本室无关的人员进入。

七、保密室管理人员应学会使用消防器材。

篇2：档案库房安全防火管理制度

一、牢固树立“安全高于一切，责任重于泰山”的安全防范意识，落实专人负责制。

二、严格遵守库房管理制度，非库房管理人员未经允许不得进入库房。

三、严格遵守“六不准”。

1、严禁使用明火；

2、严禁吸烟；

3、严禁在无专人值班的情况下使用电焊、氧焊；

4、严禁存放液化气罐及其他易燃易爆、强腐蚀物品；

5、严禁私接电源和用电器取暖；

6、严禁在走廊堆放物品，保证走廊畅通无阻。

四、库房管理人员每天下班前要仔细检查库房及走廊的电器设备，关闭电器及总电源开关，关门闭窗落锁。

篇3：略论档案的库房管理

一、档案管理过程中档案的库房编号情况

档案管理的库房编号对于档案管理和使用具有特别重要的意义, 结合本人在档案管理多年的实际经验, 本人认为档案库房编号在实践中主要体现在以下两种方法:一是对于现有的档案管理的库房管理情况进行统一的日常工作和对生活的管理顺序进行常规的编号。这种情况比较适用在档案管理中库房比较少的档案馆 (或者是档案室) 。二是在档案管理过程中根据档案管理房库存在的具体方位情况以及档案管理库房现有的建筑情况或者特征来对档案进行根据实际的编号, 比如在档案的库房管理中我们可以常常这样说“东三楼”“西二楼”“北一楼”等。通过类似这样的方式对档案管理库房中房间情况进行系统的分层并逐一对档案进行编号, 在实际过程中可以考虑到每层从左边开始, 再逐步到右一点一点地形成, 按照这样的档案管理顺序进行适当的编号, 如果档案存放的房间是平房, 则考虑到应当分成院落或者排成相应的顺序, 然后再按照从左到右的顺序进行相对应的编号。

二、档案装具的排列和编号

库房中的档案装具应排列有序。一般情况下, 档案装具之间的通道宽度应当便于档案管理人员与小型档案搬运工具的通行。为了充分利用库房的空间, 可以使用活动式集架。库房内装具的排列应当避免阳光直射, 并注意通风。档案装具的编号方法是, 自库房门口起, 从左到右、自上而下依次编号。

三、档案管理过程中对于档案存放的位置进行索引

在日常工作中对于档案管理, 其实际表现存放的位置索引, 要根据具体情况而定。档案的存放是通过表册的形式或者卡片的具体形式进行日常管理。这样一来就可以具体地记录和指引档案管理过程中, 以及档案在库房使用过程中的装具存放情况, 同时也能够引导档案管理人员进行准确无误的档案取放。由于在平常的档案管理中, 对于档案存放位置进行适当的索引不但能够清晰地反映出档案的各个全宗管理和使用情况, 同时也能够表现出档案的案卷和存址, 所以说, 档案管理在档案日常工作和管理中的馆或者室的迁移使用过程中具有引导和控制的作用。档案存放的位置索引有以下两种:一是指明档案存放处所。以全宗及各类档案为单位进行编制, 指明他们的存放地点。这方面可以使用表格的形式进行索引, 表格上边标明全宗名称和全宗号, 以下依次是案卷目录号、案卷目录名称、目录中案卷起止号以及存放位置等, 存放位置中要标明楼层, 房间号, 档架柜以及栏格等。二是指明各档案库房保管档案情况。以档案库房和架、柜、箱为单位编制, 指明它们存放了什么档案。具体地, 首先要写明楼、层和房间等, 下边要写明柜架以及列、栏和格等, 在存放档案一栏目中则要写明全宗号、全宗名称、案卷目录号、案卷目录名称以及起止卷号等。这两种索引的详细程度和表格中的项目, 可以根据档案馆或者档案室的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来确定。

四、档案管理过程中的档案全宗卷情况分析

档案管理的全宗卷是档案馆在管理和使用过程中某一个全宗过程中所形成和使用的。档案管理过程中全宗卷档案的形成过程和成分可以这样进行描述:档案收集体现在档案移交目录和移交书, 档案整理主要体现在档案整理工作方案、档案分类方案、立档单位和全宗历史考证, 档案鉴定在档案平时工作的管理和使用过程中主要体现在对于档案鉴定以后材料的分析报告以及对于过期或者作废档案销毁情况进行清册, 这样做的目的是能够使档案在尊重历史的前提下为本单位提供详细的资料, 为领导决策提供依据。档案保管与统计主要体现在档案受损与修复记录、档案安全检查记录、档案数量与状况进行统计, 档案利用主要体现在全宗指南、档案利用登记, 机关工作大事记、机关组织沿革等。

摘要：档案在保管过程中, 必须根据其类型、成分以及状况等进行分门别类的管理。库房管理是档案管理的重要组成部分。对此, 本文认为档案的库房管理主要是档案的库房编号情况, 档案管理过程中档案装具的排列和编号以及使用情况, 档案管理过程中档案的存放位置情况, 最后是档案管理中全宗卷。通过对档案的库房管理进行分析研究, 以便能够为档案的库房管理提供相关依据, 从而能够更好地保存好档案, 为机关和企事业单位提供档案方面的便利。

关键词：档案全宗卷,档案管理,库房管理

参考文献

[1]肖秋惠编著.档案管理概论.武昌:武汉大学出版社, 2009年.

篇4：十五年档案库房管理实践与思考

1 从十五年档案资料调卷记录看档案的利用情况

河南省档案馆从1999年至2013年15年间，档案利用总量约为22万卷（件）。其中社会利用档案92657卷（件），社会利用资料10810册，内部工作调卷约为12万卷。从保管期限看，永久档案利用率占借阅总量的99.9%左右，长期档案利用率占借阅总量的0.1%左右，短期档案利用率占借阅总量的1‰左右，由此看出档案利用主要集中在永久档案范围内。档案利用有一定的规律性，每年4月至6月是用卷高峰期，不少单位编史修志大批调卷也都在春秋两季进行。例如2012年，全年档案利用5600卷册，4月至6月就调出档案1758卷册，占全年利用总量的35%，季节性用卷比较明显。档案馆近300个全宗里，利用较多的有省委、省政府、省发改委、省教育厅等机构档案。社会个人利用者，来馆查阅个人待遇凭证的居多。比如近几年，教育部门开展学历认证工作，来馆查阅省教育厅招生档案的就比较多。以2013年为例，省教育厅机关档案全年借阅556卷，其中招生档案412卷，占总调卷量的80%左右。

河南省档案馆1999年至2013年各年度利用总量统计表

从以上统计表看出，档案利用量呈逐年递增趋势，档案利用与国家政策导向和社会变革有密不可分的联系。

2 从十五年档案库房管理看“十防”工作

河南省档案馆按照国家有关规定，制定了“十防”工作制度。馆库各楼层都悬挂有“禁烟禁火”的标识牌，每层库房都配备有手动和自动灭火设施，库房内外安装有烟感温感防火监测报警系统。档案库房门均采用耐高温阻燃材料做成，有效防范了火灾安全隐患。档案库区除了管理人员外，外来人员出入要办理登记手续。库房门锁实行指纹辨认开启功能，制定实体钥匙存放制度。库房门口安装有视频安全监控设施，保证库区的防盗安全性。库房内安装温湿度自动检测系统，保证库房温湿度的恒定范围。因为温湿度超标会导致档案纸张老化、字迹褪色和发生虫害霉变，也是加速照片胶卷脆化降解、影像档案失真模糊的直接原因，因此，我们把库房温湿度控制始终作为“十防”工作的重中之重。为了使库房温湿度数值更加准确，2005年，我们淘汰了精准度不高的毛发式针式温湿记录仪，更换为好读式温湿度计表。库房管理人员每天结合当日天气情况记录库房温湿度，作为今后库房管理的参考佐证。郑州地处东经113.65、北纬34.76，一年之中四季分明，库房温湿度不同月份有着不同数值。以2012年为例：

2012年河南省档案馆库房温湿度各月统计表

从列表情况看，高温高湿主要集中在夏秋交替季节，干燥少雨湿度低是郑州天气的特征。虽然我们采取了恒温恒湿措施，外部天气对库房的影响还是客观存在的。在初春深秋无尘天气，我们对库房进行通风换气和清洁除尘，定期清查档案，放置杀虫药片，确保“十防”工作落到实处。

3 从十五年库房温湿度变化看科学建设档案库房的重要性

河南省档案馆库房楼于1999年建成使用，上下共有13层，4层至11层为档案库房，每层库房使用面积为400㎡，档案馆可用库房面积为3200㎡。库房的东面、西面和南面都建有环廊，环廊外墙体平均厚度为35cm，东环廊宽距为90cm，南环廊宽距为110cm，西环廊宽距为150cm厘米。环廊由东向西距离逐渐加大，符合隔离阳光照射的规律，环廊建筑有效防御了冷热空气对档案库房的影响，对防尘、防光、防潮也起到了作用。我们通过检测，冬夏室外温度与环廊内的温差约10℃，夏季室外温度是38℃左右，环廊内的温度是30℃左右，库房内的自然温度是28℃左右，通过调控降至20℃左右。冬季室外温度为0℃左右，档案库房环廊内的温度是10℃左右，库房内的自然温度是15℃左右。室外常年平均相对湿度为85%左右，档案库房环廊的相对湿度为70%左右，库房内的自然相对湿度为60%左右。以上数值表明，环廊建筑是库房恒温恒湿的重要防御屏障。库房北面没有环廊建筑，其墙体平均厚度为50cm，每层库房安装有8个180cm×55cm双层窗户，窗框四周用胶泥和胶带密闭，阻隔了户外的风沙雨水的侵入。在上世纪90年代，这样的档案库房建设还是比较科学的，给档案保管工作创造了很好的条件。

4 从十五年档案库房管理看档案管理人员的素质问题

有人认为，库房管理是技术性不强的工作，这是片面认识。随着社会的快速发展，现代化的馆库建设和自动化管理设备不断更新换代，新的档案库房管理手段逐渐取代了旧的管理模式。档案库房管理人员除了具有较高的政治素质和很强的责任心之外，还具备有过硬的档案专业知识和新形势下的档案管理能力。档案库房管理是档案工作的“多面手”，“实践是检验真理的唯一标准”，库房管理人员天天与档案实体打交道，积累了丰富的档案管理经验和档案工作专业技能，档案八大工作环节的成果是在保管工作里得到体现，档案的社会利用价值和长久的历史价值也在保管工作中验证。档案保管工作既是档案工作的大后方，也是档案工作的前沿阵地，档案保管人员的综合素质，决定了馆藏档案标准化管理的水平。

5 对十五年档案库房管理工作实践的几点思考

5.1 档案数量不代表档案质量，优化馆藏结构任重道远。在档案界，馆藏数字是一级档案馆综合实力的体现。丰富馆藏是档案工作的方向和目的，把好档案质量关始终是我们必须坚持的档案工作原则。1999年，河南省档案馆馆藏总量为20多万卷（册），2013年底，馆藏总量已接近90万卷（册、件），其中“建国”前档案占馆藏总量8%，“建国”后档案占馆藏总量92%；馆藏档案占总量99.3%，馆藏资料占总量0.7%。在馆藏资料里，好的文学作品和政治、经济、文化与科技领域高端研究的成果不多，利用量很小。十五年中，几年不调卷的短期档案占用了大量空间，已使当前接收档案存放位置紧张，鉴定销毁工作已经迫在眉睫。从馆藏档案结构上看，除省直各厅局常规文书档案外，我馆虽设立有档案珍藏室，但真正的镇馆珍品档案却屈指可数，能反映河南地方特色的档案更少，馆藏档案的门类单一，且结构也不合理。这就需要我们改变工作思路，大胆创新，打开优化馆藏的新局面。

5.2 当前档案保管工作岗位的窘境。近年来，省档案馆档案保管工作多次得到各级领导的肯定和好评。由于档案保管工作具有自身的特殊性，档案管理工作者常年待在库房里默默整理档案，与别的处室交流机会不多，工作守时守点有“深闺”难出的窘境。这就很容易造成档案保管人员在工作上墨守成规难有创新。十五年来，档案数量逐年在增加，档案保管人员却逐年在减少，这就显得档案保管部门工作压力大，加上库房管理人员年龄结构不合理，人心浮动难以安守现状，思想上背有包袱，年轻人易产生跳槽思想，形成档案库房管理工作的被动局面。各级领导应该加大对库房保管岗位的关注度，解决好有关问题，使档案保管岗位上的年轻人能够稳定思想安心工作，做好档案保管工作的接班人，这些问题值得我们思考。

5.3 加强维护年代久远档案，多部门联动保护原件。档案如同古董，年代越久越珍贵。我馆“建国”前档案数量没有太多优势，明清时期档案不多，清代档案也仅有300多卷，民国档案共有5万多卷，革命历史档案也只有7000多卷，且有的破损严重，亟须保护性抢救维护。像有些革命历史档案，由于是非常时期形成的，大多是薄纸油印品，很多字迹都模糊不清难以辨认，还出现纸张发黄变脆烂页现象。我馆清代档案共存329卷，2007年就调归800卷次，相当于全部翻腾两遍。特别是“民国”档案，破损得最为严重，有的纸张已经粉碎脆化在档案盒里。虽然裱糊抢救了一部分，但是，笔者认为裱糊档案不是抢救档案的最佳办法，因为裱糊后的档案就意味着失去了它的原貌性，有效控制原件的利用才是保护档案的根本途径。这就需要我们保管、利用等几个部门认真研究，定制度想办法，努力延长档案的寿命。

5.4 档案库房设备老化陈旧，应加大库房维护资金投入。省档案馆的空调设备还是1999年搬迁新馆时配置的，空调的一般工作寿命是10年左右，而库房空调设备已超过15年，每台空调都属于“超龄”服役状态，经常出现“罢工”不制冷现象。由于缺少资金投入，设备更新换代难以实施，很多库房维修项目都无法进行。多年来，档案馆库房里一直没有空气净化机，只能用大型笨拙的排风机替代，这种机器受季节和天气条件的制约，不能达到库内空气净化的目的，对档案也是一种隐性的伤害。档案库房是我们档案实体的“根据地”，没有良好的档案保管条件，就没有科学的档案管理，档案工作就会失去保障和意义。

（作者单位：河南省档案局保管利用处来稿日期：2014-04-17）