提高文书档案管理工作水平的有效措施

2022-10-22

在企业档案管理工作中, 文书档案管理最能体现档案管理水平, 它也是保护档案和明确档案来源的重要保障, 因此, 文书档案管理质量对企业档案保管的质量和完整性有着直接影响。相关企业要想提高档案管理质量, 必须构建规范化和标准化的文书档案管理体系, 从而进一步提高文书档案的利用率。

一、文书档案管理的特征分析

(一) 将收集和保存资料作为档案管理的重点。

文书档案的管理工作内容主要是将人事、事件、过程记录、文档、书报、物品存储等对象采用纸质或者实质载体进行记载, 然后将记载的对象存储在档案室里。在整个文书档案管理工作中, 相对重要的工作是收集、管理和保存, 并在文书档案管理任何一阶段都应保证文件材料的完整性和安全性。文书档案管理之所以能够起到巨大作用, 主要是因为档案管理能够提供历史记载, 使后人可以更加方便的参考和借鉴历史资料。

(二) 文书档案涉及方面较多, 载体丰富多样。

文书档案的主要内容是企业各种工作的真实记载, 包括党群工作内容、行政管理内容、科技档案、会计文件、其他载体档案等多方面, 由此形成了丰富的档案内容。企业档案管理可以多种形式对档案进行保存和管理, 例如, 单位和上级部门颁发的“红头文件”是由印发方式加以保存的, 民主选举过程中通过登记和选票形式保管相关档案, 单位签署的相关合同则是通过电子书、纸质等方式加以保管。由此可以看出文书档案载体也是多种多样的。

二、提高文书档案管理工作水平的措施

(一) 规范文书工作与档案工作的衔接。

文件作为档案的重要组成部分, 文件质量高低对档案质量有着直接影响, 只有完善文书工作的管理才能进一步提高档案管理工作的质量, 这就需要相关部门做好文书和档案的衔接工作。

在规范文书工作中, 首先, 文秘人员应该做好文件材料的整理工作, 将完备的文件材料进行归档;其次, 在处理文件过程中, 文秘人员应该拥有较强的档案意识, 保证文书和档案工作的统一性和协调性;最后, 文秘人员应该在处理文件时把握好文书的质量, 严格规范纸张的大小、问题和格式等, 禁止文件材料中出现使用圆珠笔、铅笔等修改迹象。除此之外, 文秘人员在文书工作中, 还应注意以下几点:1.对于重要文件应及时处理;2.在文件收发过程中应进行记录, 避免文件资料的缺失;3.对于账外材料应注意及时收集和保管, 保证文件材料的完整。

在规范档案工作中, 工作人员应该提高文件立卷归档意识, 将立卷归档工作作为文书工作的最后环节和档案工作的开始环节加强管理, 在这一衔接点上需要注意的是对文件材料的完整性加以重视, 保证文件材料的完整归档。

(二) 提高部门间的协作意识, 做好档案收集工作。

一般来说, 每个部门都有利用价值高的文书档案, 为了强化高利用价值文书档案的管理工作, 必须处理好部门与部门之间的关系, 由此进一步完善档案的结构和质量。文书档案管理人员应该从嘴、脚和脑三方面加强各部门之间的协调和交流, 即文书档案管理人员应该积极了解相关部门开展的新工作和任务、经常到各个部门走动以获取更多有用信息、根据单位工作的实际情况对档案工作的管理多加思考, 这样, 便可在一定程度上促进文书档案信息收集渠道的通畅。此外, 文书档案管理人员还应该重视并做好文书档案的收集工作, 尽可能收集那些能够充分体现和揭露单位历史和现状的资料, 为相关科研工作提供更有利的情报和信息资料, 从而充分发挥档案管理在文明建设中的重要作用。

(三) 构建高效的文档管理制度和工作程序, 严格按照规范程序办理公文。

文书档案管理程序应该遵循详细化、简单化、操作性强原则, 并通过构建高效的文档管理制度, 严格规范公文行文的执行, 严格规范文档审核和签发工作, 避免滥发文件和办法无效文件现象发生。为了进一步规范文档审核签发工作, 应制定审核签发制度, 确保公文在审核签发前是完善的、其附件是齐全的、其格式是规范的, 审核签发之后还应对公文进行二次审核, 如果中途需要对公文进行实质性修改, 则需要严格按照相关程序进行。此外, 公文的纸张型号、字体字号、版面规则、装订要求等指标都应严格按照相关标准进行设置;在文件中防治的随文卡片也应按照相关规定对卡片填写内容进行规范, 尽量使填写内容简单明了;对文件的发文范围加以明确;控制好文件数量, 禁止滥抄滥送现象发生。