探究计划生育档案管理的困境与措施

2023-01-28

当前我国计划生育的实施工作已经逐步趋于稳定, 人口数量也得到了有效控制, 计划生育工作进入了稳定发展的新阶段。计划生育档案是计划生育事业进行的原始凭证, 是计划生育工作的完整档案。随着计划生育工作的全面开展和不断深入, 计划生育档案中的数据信息也在不断增加, 这为计划生育档案的管理工作提出了新的挑战, 也对计划生育档案的管理者提出了新的要求。为合理解决计划生育档案中存在的困难, 提出新的办法和解决对策。

一、计划生育档案管理的困难

计划生育的实施, 对加强现代化建设, 提高人们的生活质量有着十分积极的作用。加强计划生育档案的管理, 是计划生育实施的基础, 也是计划生育工作能够圆满开展的保障, 对于推进社会主义的建设起到了重要作用。然而, 随着计划生育工作不断深入开展, 档案管理中的问题也逐渐显现出来, 急需要得到解决。

(一) 管理意识淡薄。

在工作中, 管理人员受习惯及自主意识的影响, 对档案管理工作没有达到合理的认识, 对档案管理工作的重要性理解不够深入。加之一些领导没有真正意识到档案管理工作的真正意义, 使得档案管理工作者在进行管理工作是思想懈怠, 工作不够负责等现象。这种现象也导致了档案中的资料收集不够完整、整理不及时、归档不准确等问题, 直接影响数据的准确性, 使计划生育在实施中无法正确开展, 影响工作质量。由于对档案管理工作的认识不够, 很多机构没有设专门的档案管理员, 甚至找临时工来完成档案的整理工作, 这类人员由于管理意识淡薄, 对所从事的工作不够了解, 往往敷衍了事, 导致档案中出现严重的错误。更有单位由于受到利益的驱使, 在档案中弄虚作假, 制造不合理的数据, 使档案中的数据可信度降低, 影响了档案的质量, 使得数据缺乏基本的客观公正。

(二) 管理手段落后。

在计划生育档案管理工作中, 管理手段相对落后, 这也与相关领导对其重视程度有直接关系。在档案管理中, 制度是影响管理的重要因素, 从当前的管理制度来看, 计划生育档案管理受重视程度严重不足, 对档案的管理放任不管, 任其发展, 没有严格按照档案管理的相关制度来制定管理措施。从目前的档案管理方式来看, 许多基层的管理工作依然通过手工完成, 在档案的编排修改中, 也很少使用高科技手段, 使得档案管理效率较低。对档案的监管工作不到位, 使档案存在极大的漏洞风险。虽然国家已经针对档案的管理制定了相关法律, 但许多乡镇部门没有及时更新管理手段, 增大了档案遭受破坏的风险。

(三) 管理人才缺乏。人才素质也是影响计划生育有效进行的重要因素。在目前从事计划生育档案管理的人员中, 普遍缺乏高等教育, 知识的掌握程度不够。专业技能跟不上, 也没有接受过正规的培训, 在工作做中存在的很大的障碍。另外, 档案管理的工作者多为弱势群体, 在工作能力和体力上存在着明显的不足, 无法完成工作的延伸, 也没有更多的经历去进行相对专业的培训。有些单位使用临时工或临时借调人员进行档案的管理, 这些人缺少对工作本质的基本认识, 在工作中容易出现重大的错误, 影响工作的正常进行。从事档案管理工作部门的干部也多为兼职, 没有相应的编制, 对档案管理工作的了解较少, 对相关制度的制定缺乏合理性, 影响了档案管理的水平。

二、计划生育档案管理的改进措施

(一) 强化管理意识。

随着计划生育工作的深入开展, 计划生育档案管理的重要性也逐渐显现出来, 受到人们所关注。为了使计划生育档案管理工作得到全面的提升, 从事档案管理工作的员工和领导都必须更新观念, 对档案管理工作有足够正确的认识。认识到计划生育管理工作的重要性, 定期学习, 充实自己。由于长期对管理工作认识不足所导致的管理漏洞十分明显, 工作人员要了解自己存在不足, 对管理工作的认知形成全面的认识。领导要进行合理的宣传工作, 将管理工作的意义和重要性通过多种方式传达给工作人员, 结合实际, 向工作人员说明档案管理工作的重点。对档案管理的工作人员进行合理的编排和分工, 使其明确自身的位置, 制定相关对策, 提高员工的工作效率, 提高员工的工作热情, 对档案管理工作进行全面深入的了解, 强化管理工作。

(二) 改进管理手段。

随着科技的不断发展, 新的科技技术逐渐走进了人们的生活, 参与到办公与学习中去。做为档案的管理者, 也要加强自己对新技术的学习和了解, 将计算机等先进技术运用到工作中去。在工作中, 不要受到传统观念的影响, 沿用落后的手段, 不要受到习惯的影响, 要积极开拓自己的视野。要多进行有关资料的学习和研究, 并运用到自己的工作中去。计算机是现代办公必不可少的使用工具之一, 在工作中, 要有效利用到新的科技, 将新型科技与自身的工作相结合, 完成数据的整合与创新, 完成对新知识的探索, 并及时对现有的资源进行更新。对自己不能理解的内容要及时进行内部讨论, 找出最合理的管理方式。单位要积极开展对员工的培训, 使员工提高工作能力。

(三) 加强人才培养。

提高工作人员的综合素质对档案管理有着十分积极的作用。档案管理工作是计划生育中十分重要的环节, 整理工作需要一定的专业性, 因此要注重人才的引进, 让档案管理工作人员队伍的整体素质得到提升。现在我国十分重视档案管理工作的开展, 在各大高校也都设立了相关专业, 因此在应用人才上, 不要片面的进行选择, 要全面开展对人才的选拔, 注重专业素养和专业知识的掌握, 使档案管理工作的进行更加专业化。另外, 在有关部门领导的配备上, 要注重其个人能力, 配备专业知识较强, 管理能力优秀的领导。这样有助于管理方法的制定, 能够及时发现工作中存在的问题, 并对管理工作有充分的认识, 能够有效的进行工作指导。

在工作中, 要不断提升工作者的专业能力, 组织相关的专业培训, 不断加强先进知识的学习和掌握。给工作人员提供合作交流的平台, 使档案管理者能够学习到其他相关部门的先进知识, 从而更好的进行知识的整合。还要为工作人员提供相应的资料或书籍, 使其完成自我学习, 使自身的能力不断得到提升, 促进工作更好的开展。工作人员只有不断提升其自身素质, 才能在越来越激烈的工作竞争中脱颖而出。

三、结语

随着计划生育工作的不断深入进行, 计划生育的管理工作也在更加全面的开展, 随之而来的问题也逐渐显现出来。在计划生育档案的管理中, 必须对工作有更深刻、更全面的认识, 并不断的充实和提升自己。注重专业知识的学习, 有效利用先进科技, 将先进的技术融入到日常的管理工作中来, 与时俱进的改善档案管理的办法, 不断完善管理方式, 使档案管理工作中的问题得到解决, 从而促进计划生育工作的进行。

摘要：随着新时期改革的不断推进, 我国档案管理事业也发展的更加完整。在计划生育工作的实施中, 计划生育档案的管理是其中的重要组成部分。现今我国的计划生育工作逐渐走向规范化, 对计划生育档案的管理工作也提出了新的要求。如何做到档案管理的正规性和法制性, 提高档案管理的质量, 成为人们不断思考的问题。

关键词：计划生育,档案管理,困难,措施