企业档案管理存在的问题及措施

2023-02-26

企业档案管理是在市场经济快速发展及信息资源多元化环境下产生的, 对企业的经营管理起着非常重要的作用。企业的档案同市场信息及资源情报形成了信息资源, 在企业经营管理中, 对经营方式选择、项目立项定位、市场策略制定等方面, 有着决策和参考的作用。

一、企业档案管理现状及存在的问题

(一) 重视程度不够。

部分企业对档案管理工作的重视程度较轻, 主要表现在基本的档案管理使用配套措施不足, 同时对档案管理工作的重要性也较为淡化, 是较普遍存在的问题。现阶段大部分企业管理者都认为档案管理工作无关紧要, 另外, 一部分档案管理人员对档案管理工作重视程度也不够高, 导致在日常档案管理工作中存在责任感不强、工作积极性不高等情况。还有一些企业在档案管理工作上投入的人力、物力及资金比较少, 造成了档案管理配套设施缺乏, 从而使档案管理的质量、完整性及使用性收到了影响。

(二) 企业档案管理工作不规范。

一些企业在档案管理工作中, 将档案资料只做了一些简单的分类, 有的企业并未设置专门的档案管理部门, 只是各个职能部门负责管理本部门相关的资料, 这种情况容易使档案管理不透明, 同时也影响了档案的共享性。档案在进行归档保存时未形成规范的移交流程, 非常容易造车档案资料的丢失。

(三) 档案的保护工作做的不到位。

企业的原始档案容易流失、损坏, 因此, 档案对其存储环境要求比较严格, 在保存档案时要有专门的库房进行存放, 然而由于条件限制一些企业并没有设置专用的档案库房, 有的企业虽然有, 但也不能满足档案管理的存储要求。部分企业的档案存放库房为按照要求进行配置, 缺少基本的防范设备。如:标准档案柜, 除湿机, 空调设备, 常常因为湿度过大造成档案资料。

(四) 档案管理设备缺乏。

在企业档案管理中, 使用的设备陈旧、不足, 严重影响了档案管理工作的正常进行。目前, 虽然计算机信息技术已经广泛运用到企业经营生产中有效提高了企业的生产经营效率, 但是, 目前在企业档案管理工作中未广泛应用。档案管理设备较为落后, 导致档案管理工作开展较为缓慢。尤其是在声像档案管理中, 部分企业管理技术较为落后, 设备配置比较陈旧, 使企业的声像档案保存安全性较低, 经常会有档案资料丢失现象发生, 重要的档案资料丢失将会对企业的经营管理带来一定影响, 严重者会给企业整个发展带来安全隐患。

二、提高企业档案管理水平的对策

(一) 增强企业档案管理重视程度。

要提高对档案管理工作的重视程度, 要加大资金的投入力度, 可有效的保证企业档案管理工作正常开展。同时, 要提高员工档案管理工作认知程度, 增强对档案管理工作重要性的认识, 熟知档案管理工作在企业经营管理工作中的实际作用。企业管理者应该重视档案管理部门的建设, 要定期对档案管理人员开展知识培训, 强化人员素质管理, 逐步完善档案管理体系, 规范管理流程, 促进企业档案管理工作的顺利开展。

(二) 加强企业档案管理制度。

不断完善企业档案管理制度, 是开展企业管理工作的重要前提, 能有效的提高企业档案管理效率, 对保证企业档案管理工作正常开展有着重要的作用。企业应该以《档案管理整理规则》为依据, 结合企业本身的实际情况, 建立适合自身发展的档案管理制度, 在实际工作中逐步对已经建立的档案管理制度进行完善和强化, 保证档案管理制度能够符合国家相关要求, 确保档案管理制度能够达到国家标准。

(三) 强化企业档案管理保护。

各企业应该依据档案管理保护相关要求及规定, 企业要按照国家有关要求及档案保管保护的相关规定, 做好档案设备配置的资金投入, 设置专门的存放库房, 配备好防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施, 尤其对特殊载体档案采取有效的安全防护措施重点保护。

(四) 加强档案管理信息化建设。

随着信息技术的不断发展与应用, 计算机逐步被应用到档案管理工作中, 也成为了促进企业档案管理工规范化、现代化的重要途径, 为档案管理正常开展提供了保障。企业必须要加大资金投入力度, 加强对先进档案管理技术和档案管理设备的引进, 加大档案管理系统开发力度, 能够增强企业档案管理的准确性和规范性。同时, 企业必须要要保证良好的档案管理环境, 为档案管理工作提供较大的工作空间, 避免档案管理空间较小而影响到实际管理水平, 影响到企业相关工作的正常开展。

三、结语

企业的档案管理工作, 在企业生产经营中起着较为重要的作用, 各企业应高度重视, 不要单单将企业的经济效益作为企业发展的主要工作, 应不断强化企业的档案管理, 从档案的设备配置, 员工的工作能力等方面增强管理能力, 保证档案资料的准确性和全面性, 为企业经营发展做好重要保障, 有效规避企业经营风险, 促进企业效益的快速增长。

摘要：企业在市场经济条件下作为生产主体, 其档案管理工作作为企业经营中重要管理之一, 重要程度逐步被经营管理者重视。由于企业档案管理工作正处于发展阶段, 一些管理机制尚不成熟, 与企业的经营发展存在不适应性。本文论述了企业档案管理工作, 结合现有企业档案管理工作的实际情况, 对如何使企业档案更加科学化, 程序化进行探讨。同时, 指出了企业档案管理中存在的问题和不足, 并提出了合理的应对策略, 希望对于我国企业档案管理工作的有序开展起到一定的推动作用。

关键词：企业档案管理,问题,措施