新时期机关档案管理存在的问题与改进措施

2022-12-04

一、机关档案的特性

所谓机关档案是指由各种执行代议?机关制定的法律和决定, 管理国家内政、外交、军事等方面形成的文字、图表、声像等形式的行政事务文件等。与其它领域的档案管理相比, 机关档案工作有着自己的特性。

首先, 机关档案管理具有政治性。机关档案是机关单位在履行社会管理职能中形成的文字资料、声像制品等, 机关档案工作责任重大, 具有高度的保密性, 政治化色彩浓厚。因此, 从事机关档案管理人员必须具备高度的政治敏锐和扎实的业务素质, 同时还要有极强的职业道德和保密意识。其次, 机关档案工作人员具有稳定性。与企业档案管理工作不同, 机关档案管理人员是政府编制人员, 职业稳定。一方面为档案管理工作的持续性和稳定性提供了保障。但另一方面, 长期单调工作容易产生职业倦怠感, 影响工作的积极性和主动性。最后, 档案管理对象的严密性。机关档案的内容涉及国家政治、军事、经济等领域的安全与发展, 一旦泄露将对国家安全带来一定的威胁。因此机关档案管理工作的重要任务就是档案信息的保密和安全。这一方面增加了机关档案管理的压力和挑战。另一方面, 由于保密性的要求, 档案管理的职能受到一定的限制, 机关档案作用的发挥更加隐蔽。

二、新时期机关档案管理存在的问题

(一) 档案管理意识淡薄

目前, 很多机关单位的档案管理观念陈旧, 对档案管理工作的重要性认识不清。一些领导片面的认为档案管理工作是可有可无的事情, 与机关的职能发挥没有多大关系, 即便档案管理做得再好, 也不会产生业绩, 对单位领导的绩效考核和职位升迁没有关联。而且档案管理人员也会挤占单位的编制, 增加机关部门的成本。因此很多机关都将主要的资金和精力用于其它方面的发展, 档案管理工作处于无序状态。另外, 机关档案管理工作人员对自己从事的档案管理工作也缺乏准确的定位, 有人认为档案管理就是保管材料而已, 工作轻松简单, 不需要较高的工作经验和职业素质。因此, 在工作中缺乏积极性, 敷衍了事, 形式主义严重, 档案的作用无法得到充分发挥。

(二) 档案管理信息化程度不足

在信息化时代, 电子信息技术的不断发展和网络的日益普及, 为档案管理工作的完善和发展提供了契机。信息化时代, 机关档案中的电子文件越来越多, 传统的信息保管载体无法满足海量信息资源的需要, 于是一些先进的网络技术, 例如扫描技术、光盘技术、缩微技术等不断出现, 为机关档案管理工作提供了巨大的便利。利用这些技术, 可以将领导的讲话、单位的活动、政策文件以及一些重要视频资料都储存在合适的载体中, 大大提高了信息储存的容量。但是在一些机关单位中, 由于缺乏改革的动力, 档案管理信息化程度比较低, 档案管理信息化、数字化成为一句口号, 纸质的档案资料依然占有很大比例。随着时间的推移, 很多纸质资料不可避免的出现磨损或损毁, 一旦损毁很难进行修复, 资料渐渐失去应有的价值。给档案管理工作带来巨大的安全隐患。

(三) 档案管理人员素质有待提高

近年来, 机关在档案管理的硬件设施上投入了不少精力, 档案工作环境得到改善, 但在档案管理人员配备上十分随意, 档案管理人员的素质和能力不能满足新时期档案管理工作的需要。一是我国高等院校档案管理专业开始时间较晚, 专业的档案管理人才较少, 不能满足市场的需要。二是很多机关不重视档案管理人员的选拔, 没有把好入门关, 很多单位都是从其它部门临时抽调一些人员来负责档案管理, 有的单位甚至让离退休员工或者职工家属来担任, 这些人员没有档案管理的专业背景, 也没有档案管理的工作经验, 对档案资料的搜集、整理、保管以及档案服务等所知甚少, 致使档案管理效果大打折扣。三是档案管理人员缺乏培训, 机关档案管理人员工作相对稳定和安逸。久而久之, 档案管理人员产生一定的职业倦怠感, 工作上不思进取, 没有主动提高其档案管理知识和能力的希冀。

三、新时期机关档案管理工作的改进措施

(一) 加强宣传、增强档案意识

随着社会经济活动和管理实务的日益复杂化, 对机关职能的要求越来越高, 档案在机关工作中的重要性将日益凸显。档案管理是机关工作的重要组成部分, 如果没有档案管理部门, 机关的所有档案将散落于各个部门, 不能被很好的利用, 服务能力大打折扣, 也不利于档案保密工作的顺利开展, 机关自身也失去了参考凭证的可鉴之本。而机关领导对档案管理工作的重视程度关乎到整个档案管理工作的有效性。因此应该着重提高领导的档案意识, 机关可以组织关于档案工作的讲座, 邀请各部门领导参与, 让领导能够端正态度, 正确认识档案工作的意义, 同时, 领导也应该定期进行档案管理工作检查, 把档案工作作为一项重要的日常管理工作狠抓不放, 在检查中及时发现档案工作中存在的问题, 并加以改正。还要加强宣传力度, 强化档案工作的制度化、标准化、规范化, 提高全体工作人员对档案的重视程度, 来保障档案工作的顺利进行。

(二) 打造机关档案管理专业队伍

一支高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作有效性的保障。档案管理是一个操作性和专业性很强的职业, 需要从业人员具备扎实的专业知识基础才能胜任。目前的档案从业人员大多没有档案专业的学习经历, 不懂得如何规范和科学地进行档案管理。因此, 机关在选拔档案管理人员时要通过公开渠道的招聘, 实行档案管理岗位的职业化管理, 杜绝内部人员兼职的现象, 也不能安置职工家属或者离退休员工来担任。而且随着网络信息技术的不断发展, 新的档案管理方式、方法不断涌现, 档案管理工作者不仅要懂得档案管理的知识, 还要具有一定的计算机网络技术知识, 档案管理人员要不断的学习和深造, 才能提高自身的能力和素质。因此, 机关要加强对档案从业人员的培训力度, 不断更新档案从业人员的学习理念和学习方法, 重点加强互联网相关的知识的培训以及爱岗敬业的道德品质, 提高档案管理人员的知识结构和整体水平, 不断提升档案管理水平。有条件的单位要积极招聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才等, 通过实施现代化的档案管理方法和手段, 使机关档案工作走上标准化、科学化的道路。

(三) 提高档案管理的信息化水平

在信息化时代, 传统的档案管理已经不能满足机关工作的需要。如何实现档案工作的数字化管理是机关档案工作今后发展的重点。机关单位应该充分的意识到档案数字化的重要性, 利用数字信息技术, 实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化, 进一步提升档案管理水平, 推动档案管理向现代化、信息化转型。首先, 将档案信息数字化, 科学、合理、高效地辅助档案管理工作。也就是把档案信息转化为能够为计算机识别的二进制代码, 并将这些数字代码统一存储, 以文本文件格式、图像文件格式, 音频文件格式或视频文件格式转换成数字信息;其次, 将已转换的数字信息录入数据库管理平台, 进一步转化为机读数据, 确保数据库存储的数据准确无误, 通过系统软件支持, 更加便于档案的检索和应用;再次, 数据库档案的安全防护, 档案管理人员要做好电子档案的保密工作, 对每一类档案设置不同的安全等级, 通过密钥、杀毒软件等措施防止外部的入侵, 保护电子信息的安全性。最后, 改善单位现有档案管理设施, 加大档案管理设备投入, 例如购买信息化需要的软件管理系统, 配备数码相机、扫描仪等硬件, 满足档案数字化管理的环境建设。

(四) 不断提高档案的服务能力

机关单位档案管理工作不仅仅是对材料的保管, 更加重要的是提高档案服务能力。尽管机关档案的服务能力是隐蔽的, 看似无足轻重。实际上, 档案为机关各项工作提供利用所发挥的作用不可估量。例如, 项目档案记录着项目整个生命周期, 财政资金指标单保存着资金下拨的每笔记录, 审计档案则对被审计单位的资金利用情况描述详尽, 它们既记载了机关生产活动的脚印, 又都有不可替代的原始凭证作用。而且政务公开的逐步推进, 机关档案迫切需要打破“存在档案室、用在档案室”的旧模式, 机关档案管理部门要改变传统工作模式, 提高服务能力。机关可以建立档案馆网页, 以网站为基础, 开展网上利用服务, 要进一步加快档案信息资源数据库建设, 积极上传各种有效信息和数据。实现有关民生等档案信息的对外开放。档案信息使用人可以通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。当然对于一些限制性信息和保密电子文件要做好保密工作。通过这些措施实现档案信息和数据的高效使用。

总之, 信息化时代, 档案作为一种重要的战略资源, 受到社会各界越来越广泛的关注。机关档案从业人员要充分认识到档案管理工作的重要性, 在工作实践中不断摸索档案管理的新方法和新手段, 促进机关档案管理工作的顺利开展。

摘要：档案管理是机关日常工作中的重要组成部分, 科学、规范的档案管理可以帮助机关提高工作效率和服务能力。随着信息技术的发展和网络的日益普及, 传统机关档案管理工作已经逐渐暴露出诸多的问题, 不适应新形势发展的需要。鉴于此, 本文对机关档案管理工作中存在的问题以及改进措施进行了探讨, 以期对相关从业人员有所借鉴意义。

关键词：机关档案,信息技术,应用