项目管理方法在科研项目管理中的应用

2022-09-10

近年来各科研机构都十分重视项目的申报, 管理部门和科研工作者往往把主要精力放在争取科研项目的规模、数量和科研经费多少上, 而对获准项目的实施过程、进度情况及完成质量则重视不够[1]。致使有些项目进展拖后, 项目成果不过关或达不到预期目标。影响科研项目出现上述问题的因素很多, 既有人为的因素、技术的因素, 也有自然因素和突发事件的影响。但是, 缺乏科学的科研项目管理工具、方法也是其中重要的原因之一。

项目管理是20世纪50年代后期发展起来的一种计划管理方法, 它一出现就引起举世瞩目, 现已形成完整的学科体系。项目时间管理作为项目管理九大知识板块之一, 它是保证项目按期完成、合理安排项目所需资源、节约项目成本的重要措施。我们应该将成熟的、科学的项目管理工具和方法引入到科研项目管理中, 加强科研项目的过程管理, 促使科研项目按期完成, 这不仅可以使人力、财力、物力和时间得到很好的分配和使用, 避免资源的浪费, 而且可以使更多研究成果尽早应用于国家需求, 造福于人类。

项目时间管理的核心问题就是项目进度问题, 项目进度管理的工具和方法有多种, 例如:甘特图、里程碑图、挣值分析法等, 并且这些方法已广泛应用于建筑、国防、航天、金融、信息等行业, 实践证明, 这些工具和方法是行之有效的。科研项目是指为探索自然界事物变化的规律, 组织一定的人力、物力、财力进行一次性的探索活动, 与一般的项目相比, 更突出其创造性或创新性。结合科研项目自身的特性, 我们有选择地引入与科研项目密切相关, 对科研活动具有指导意义的项目进度管理工具、方法:甘特图、里程碑图。

1 甘特图 (Gantt chart)

甘特图又称条状图, 由亨利·甘特于1910年开发的, 其内在思想简单, 是由多个条状图组成, 横轴表示时间, 纵轴表示活动项目。它以一段横向线条表示一项工作, 通过横向线条在带有时间坐标的表格中的位置来表示各项工作的起始、结束时间和各工作的先后顺序, 整个项目进度都有一系列的条状图组成。它直观地表明任务计划在什么时候进行, 及实际进展与计划要求的对比。项目管理者由此极为便利地弄清一项任务已完成多少还剩下哪些工作要做, 并可评估工作是提前还是滞后, 亦或正常进行, 是一种理想的管理、控制工具。

以科研项目“H5N1亚型禽流感毒的分离鉴定与基因组序列分析”的研究为例, 说明项目管理方法甘特图法在科研项目管理中的应用。

项目基本情况:课题起止时间为2008年1月至2008年12月。需要完成的任务:样本采集、试剂购置、试验条件准备、病毒分离、病毒鉴定、病毒纯化、电镜观察、病毒RNA提取、病毒序列测定、试验数据分析和项目验收的各项工作。

项目的计划进度: (1) 2008年1月1日至2008年2月29日完成样本采集、试剂购置、试验条件准备; (2) 2008年3月1日至2008年3月31日完成病毒分离; (3) 2008年4月1日至2008年5月31日完成病毒鉴定; (4) 2008年6月1日至2008年8月31日完成病毒纯化; (5) 2008年9月1日至2008年9月30日完成电镜观察; (6) 2008年6月1日至2008年7月31日完成病毒RNA提取; (7) 2008年8月1日至2008年10月31日完成病毒序列测定; (8) 2008年11月1日至2008年11月30日完成试验数据分析;⑼2008年12月1日至2008年12月31日项目验收。

项目的实际进度: (1) 2008年1月1日至2008年2月22日完成样本采集;2008年1月1日至2008年2月10日完成试剂购置, 2008年1月1日至2008年2月29日完成试验条件准备; (2) 2008年3月1日至2008年4月10日完成病毒分离; (3) 2008年4月11日至2008年5月31日完成病毒鉴定; (4) 2008年6月1日至2008年7月20日完成病毒纯化; (5) 2 00 8年7月21日至2008年9月10日完成电镜观察; (6) 2008年6月1日至2008年7月20日完成病毒RNA提取; (7) 2008年7月21日至2008年9月22日完成病毒序列测定; (8) 2008年9月23日至2008年11月10日完成试验数据分析; (9) 2008年11月11日至2008年12月5日项目验收。

如图1所示。

由图1可知, 把一项以文字表述的科研项目进度计划以直观的图形展现出来, 便于项目组和管理部门有效地组织实施;它可以同时展现项目的计划进度与实际进度, 通过计划进度和实际进度在甘特图上的对比, 可以直观地了解项目的进展情况, 及时发现偏差, 必要时采取相应措施, 确保项目的顺利实施。

2 里程碑图 (Milestone Chart)

里程碑是项目管理不可忽视的一部分, 里程碑是整个项目生命周期中的重大事件, 在项目过程中不占资源, 是一个时间点, 通常指一个可支付成果的完成, 程碑用于测量项目已获得的进展和与控制项目相关的绩效。设立里程碑, 关键是有效分解目标。这样, 由于里程碑的时间间隔相对较短, 项目成员始终能清楚地看到目标, 容易产生紧迫感和牵引力, 通过努力每到达一个里程碑, 团队成员都能切实感觉到项目的进展, 从而提升整个团队的成就感和工作热情, 最终顺利实现整体项目目标。

我们仍以科研项目“H5N1亚型禽流感毒的分离鉴定与基因组序列分析”的研究为例, 说明项目管理方法里程碑图在科研项目管理中的应用。

项目的计划里程碑: (1) 2008年2月29日前完成样本采集、试剂购置、试验条件准备; (2) 2008年3月31日前完成病毒分离; (3) 2008年5月31日前完成病毒鉴定; (4) 2008年8月31日前完成病毒纯化; (5) 2008年9月30日前完成电镜观察; (6) 2008年7月31日前完成病毒RNA提取; (7) 2008年10月31日前完成病毒序列测定; (8) 2008年11月30日前完成试验数据分析; (9) 2008年12月31日前项目验收。

项目的实际里程碑: (1) 2008年2月22日完成样本采集;2008年2月10日完成试剂购置, 2008年2月29日完成试验条件准备; (2) 2008年4月10日完成病毒分离; (3) 2008年8月31日完成病毒鉴定; (4) 2008年7月20日完成病毒纯化; (5) 2008年9月10日完成电镜观察; (6) 2008年7月20日完成病毒RNA提取; (7) 2008年9月22日完成病毒序列测定; (8) 2008年11月10日完成试验数据分析; (9) 2008年12月5日项目验收。

如图2所示。

由图2可以清楚的看到每项工作的进展情况, 超前、滞后、还是按计划执行, 这就有利于我们很好地把握整个项目的进展情况。一般认为, 里程碑用于进度管理是非常有帮助的, 实际工作中也要注意, 不能因为赶里程碑进度而忽视质量、成本, 经验丰富的项目管理者应时刻关注项目的最终目标, 在范围、进度、质量、成本之间取得合理的平衡, 以实现科研项目的总体目标。