谈计算机技术在项目管理中的应用

2022-09-11

在计算机技术和项目管理理论不断迅速发展的今天, 社会发展的各种工程为计算机技术在优化项目管理中的应用提供了广阔的空间, 计算机技术已经成为优化项目管理的技术保障。然而, 计算机技术和项目管理的结合不是必然的, 而是需要在实施中产生经济效益。否则, 计算机技术、包括项目管理软件的使用就只能成为表面文章, 或者停留在文档处理的应用水平上面。所以, 研究讨论计算机技术在优化项目管理中的应用十分必要[1,2,3,4,5,6,7]。

1 计算机技术在项目管理中的问题分析

本文所提及的项目管理是一个广义的范畴, 它不仅包括基本建设投资的重大建设工程、电站、桥梁、铁路公路的建设, 也包括以一次性投入为特征的、非程序化建设的社会各类工程项目。是运用系统管理的思想对那些具有特定的建设目标、具有特定的约束条件、需要为达到项目优化管理目标进行计划、组织、协调、管理的全过程活动。这些活动也包括希望工程、福利救助工程和大型赛事工程等。根据不同的项目特点, 解决与之相应的进度、成本等问题。而项目管理的前提是工作目标分解。

1.1 工作目标分解问题

工作目标分解是面向可交付的成果, 对项目元素分组, 定义项目范围。其实质内容就是将一个大项目分解为几个相互关联的小项目, 小项目可以划分若干个任务, 每个任务又可划分子任务, 依此类推直至最后将任务划分为最小工作单元。工作划分的目的在于:制定工作分解结构是在对任务制定计划和分配资源。[1]

需要指出的是在实际工作中, 由于项目的特殊性, 没有哪个项目能够与其他项目在项目目标和约束条件上完全一致, 这无疑增加了项目管理应用计算机的难度。数据库和软件设计都不能一成不变。管理的程序、优化的手段都不能完全相同, 计算机的应用存在根据管理问题本身的再开发。项目的组织和项目工作包都需要与实际问题相一致。

1.2 项目目标管理问题

要顺利的完成一个复杂的工程项目, 项目管理人员需要在项目开工前, 对项目的实施内容要做出统筹安排, 精心制定工作计划, 并在计划的执行过程中适时反馈, 根据目标实施的实际情况对比进行动态调整, 以期达到预期的目标, 追求项目管理的最优化。相应随着计算机技术的普及, 工期、成本优化管理目标的实现, 可以采用Project软件予以实施。Project提供了多种进度计划管理的方法 (如甘特图、日历图、网络图) 。利用这些方法, 用户可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性, 自动生成关键路径, 方便用户对项目进行更有效的计划和成本管理。[2]

在实际工作中, 项目管理的环境变化要比工业生产管理具有更大的可变性。因此, 可能造成在管理的过程中, 计算机技术为项目管理展示的最优途径, 只是存在理论上的经济价值, 而在实际工作过程中, 管理工作的粗放性和工作过程的不确定性, 可能完全抵消了以精确计算为基础的优化结论。这是性能如此优越的管理软件依然可能没有给多数的项目管理单位带来显著效益的原因之一。

1.3 信息网络建设问题

从本世纪初, 很多的学者关注网络技术的发展, 研究通过计算机网络为项目管理信息化提供平台, 利用科学方法对经营管理信息进行收集、储存、加工、处理实现信息共享。通过网络把工程建设的投资方、开发方、设计方、施工方、供应方以及运营方联系起来, 对工程管理全而开发应用网络信息技术。[3]

在实际工作中, 项目各方可以从网络技术中间获得方便和便利, 但是未必有哪一方有充分的积极性去开发建设和管理特定的信息系统, 也未必有哪一方能够彻底信任在网络上传递信息。在可信程度可可靠性上, 能够达到银行系统那样得到储户的信任。网络的信任基础没有建立起来, 则网络的技术基础再强也难以推广。

2 计算机应用于项目管理的基础条件

2.1 先进的管理技术与先进组织管理共存

先进的项目管理软件应该能够为项目带来效益。但是, 软件不能解决一切问题。先进管理的技术手段必须有先进的管理组织作为基础。没有这个基础, 就难以推行先进的管理模式和管理手段, 就难以向管理要效益。只有项目的制度建设和组织管理都达到当的程度, 科学管理的效益才可能得到发挥。软件推广应用中的关键要素之一是员工的观念和素质, 它直接影响着项目管理模式, 影响着项目管理软件的使用效果。企业文化的差异也使得项目管理软件在国内不同企业成果不同, 软件推广应用需要一个乐于接受新事物的组织和员工的积极配合。所以, 很多项目同样都使用微机管理, 都采用项目管理系统软件, 效果却不一样。不是所有的项目都不能从计算机引用以及管理软件中获得效益, 而是只有那些具备极强的组织管理能力的企业和项目, 才可能取得项目科学管理的成功效益。

2.2 优化管理的效益与项目自身潜力共存

INTERNET技术的出现和发展, 彻底改变了传统管理封闭的局面, 为项目管理营造了开放的信息资源管理平台。普通公文、方案、报表的传递实现了通过电子信箱进行定向、快捷、高效的传递, 也使对方修改, 查阅十分方便。INTERNET技术方便了管理人员与外界的沟通, 可以通过网络下载广泛的资源, 建立文档交流的基础。

项目内部管理信息的查询实现高度共享, 任何信息的录入、文本的生成, 各个部门间可以共享, 不必重复多次输入或处理相同的信息。许多业务能在因特网上运行, 摆脱操作系统、操作地点的限制。还可以通过INTERNET进行视频会议、在线讨论等。如果, 仅仅是这些工作取得了方便, 还不能产生大的经济效益。这些描述还只是社会进步对各个行业、每个工作岗位提供的具有共性的方便。[4]

项目自身特点决定的优化项目管理的潜力。我们看到许多国家重点工程, 其不同的施工程序和过程的安排会有巨大的经济结果与之对应。像一些奥运的建设项目, 其项目建设的工期没有任何余地, 那么, 抢工期和科学安排工期, 其经济性的差异无疑是巨大的。其工地随时发生的各种变化, 需要利用项目管理软件重新排定施工计划, 随时调整关键工序, 反映出利用计算机软件参与工程项目管理的优势。对于这样一些项目, 存在巨大的优化潜力。所以, 我们说优化管理的效益与项目管理潜力共存。

3 结语

要加强项目管理基础工作, 夯实计算机技术在优化项目管理中的应用基础。计算机技术在优化项目管理中的应用可降低成本, 节约资源、减少人力、有效的提高项目质量。但是, 有了微机和项目管理系统软件, 不等于实现了项目的现代化管理。没有人的行为的积极参与、没有项目科学管理的组织基础, 微机就只能成为形式或摆设。

重点抓好大的项目, 是计算机技术在优化项目管理中的应用的关键。项目自身特点决定了优化项目管理的潜力。对于重大工程, 利用项目管理软件排定施工计划, 并做到随时调整关键工序, 利用计算机工程项目管理的优势。能够发挥计算机技术的更大效力。

项目相关方共享的网络平台, 是计算机技术在优化项目管理中的应用的方向。各项目相关单位要建立信息管理平台, 需要建立一个共享和认证的技术和互信的机制。加强计算机技术在项目管理中的应用, 开发基于INTERNET的各种应用系统, 实现网上查询、网上会议、网上材料采购等。实现信息资源的共享, 改进沟通与合作, 提高项目决策的科学性和时效性。

摘要：本文针对计算机技术在项目管理领域应用的现状, 总结了计算机技术在项目管理中的问题, 分析了计算机应用于项目管理的基础条件, 对如何进一步做好应用计算机做好项目管理的优化工作提出了加强基础工作、重点抓好大的项目以及项目建设相关方共享的网络平台的建议。

关键词：项目管理,信息管理,计算机技术