办公室管理论文范文

下面是小编精心推荐的《办公室管理论文范文(精选3篇)》仅供参考，大家一起来看看吧。摘要：档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作。本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的7个保障措施：电子文档归档及管理制度；安全保密制度、数字档案查询利用制度；档案数据管理维护制度；数字档案鉴定销毁制度；档案数据网络和信息设备维护使用制度；档案库房管理制度。

第一篇：办公室管理论文范文

办公室信息管理研究

[摘要] 本文通过分析高校办公室信息管理工作的意义，总结办公室信息工作的特点，结合新形势，提出加强高校办公室信息管理工作的方法。

[关键词] 办公室; 信息管理; 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 23. 064

办公室作为一个单位的中心枢纽部门，在工作中处于重要而特殊的位置。高校办公室作为一个部门的纽带，是对各项工作实施管理的综合办事机构，承担着高校的教学、科研、对外联络等各项管理工作，是对外的窗口，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达、下情上报的桥梁作用。在新的形势下，如何创新管理模式，应用先进的信息技术来提升办公室工作效率和水平，是每一个办公室人员都需要研究的重要课题。

1研究办公室信息管理工作的意义

随着高等教育的深入改革和高校各项事业的发展，师生数量迅速增长，专业设置不断拓宽，高校办公室的工作范围更大、任务更重了。办公室作为高校的窗口和枢纽，是各种信息的聚集地和中转站，因此，对信息的收集、处理和加工就成为了办公室工作的一个重要内容。信息管理工作虽然是学院办公室的一项常规管理工作，但其作用不可低估。在高校贯彻落实上级的有关政策，促进学院实现决策民主化、科学化，深化教学改革的过程中，信息管理工作发挥着不可替代的积极作用。同时，它也是办公室管理工作改革的新思路、新方法、新举措，对充分发挥高等院校办公室管理与服务保障功能、增强办公室综合管理能力、提高工作质量与效益等具有重要意义。

2办公室信息管理工作的特点

高校作为人才培养和科技创新的重要基地，具有智力资源丰富、思想活跃、技术水平先进等特点，其办公室信息工作也有自身的特色，突出体现在以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，以便更好地为管理和决策服务，提高工作效率。具体表现在以下几个方面。

(1) 信息来源广、数量多、传播快。高校作为人才培养基地，思想活跃、兴趣广泛，对信息的灵敏度强、采集量大，人均信息量高于普通群体。广大青年学生和教师，具有探索未知世界和了解各领域信息动态的强烈欲望，因此他们具有寻求新信息并传播新信息的自觉行为。加之高校教师都承担着教学与科研双重任务，这很大程度上有赖于信息的采集与加工，只有掌握了各学科、各领域的前沿动态，才能提高教学与科研水平，才能在原有的基础上实施创新。

(2) 各领域前沿信息丰富，信息的知识型特点明显。教学与科研是高校工作的两条腿，就教学而言，掌握各学科、各专业前沿动态并传递给学生，有利于激发学生的创新精神，培养学生良好的专业素质，引导学生攀登科学高峰;就科研而言，掌握各研究领域的发展状况，是科研工作开展的必要条件。

(3) 信息反馈快，消化能力强，信息需求量大。高校办公室智力资源丰富，技术手段先进，具有信息反馈快和消化能力强的特点，广大师生在接受新信息后，能迅速加以思考，并适时运用到解决实际问题中去。无论是教师、科研人员出于对自己工作的考虑，还是学生出于对求知欲的满足，其结果都是信息需求量增大，并得到及时反馈和消化利用。

3如何加强办公室信息管理工作

(1) 更新观念，加强高校办公室行政管理人员对信息工作管理的再认识。在新时期，随着计算机、网络、通信等信息技术的飞速发展，社会信息化已是大势所趋。传统的信息传递的内容、数量、方式(来源)都发生了根本改变。过去的信息内容陈旧，数量稀少，传播方式(来源)单一;而新时期的信息内容更新快、数量多、来源广、方式新，已极大地冲击着人们传统的工作习惯和思维定势，渗透到学校管理领域的方方面面，产生难以预计的深刻影响。因此，高校办公室的管理工作者必须认清信息工作飞速发展的客观现实，采取科学的应对措施，才能实现对信息工作的有效管理，达到高校办公室新时期信息管理工作的目标，成为一名称职的高校办公室行政管理人员。

(2) 认真学习，努力培养高校办公室行政管理人员信息管理工作的基本素质。一是信息工作的管理要在相关政策的指导下，紧紧围绕高校的中心工作，着重反映学校建设和发展中的重点、难点、热点问题，反映在改革和发展进程中出现的新情况和新问题;二是信息管理人员需要熟悉高校工作，具有较强事业心和责任感，要有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等，能细致地做好信息的采集、筛选、加工、传送、反馈和存储等日常工作;三是要组织现有高校信息管理工作者进行信息管理工作的系统培训和学习，掌握现代化信息管理工作方法和技术，不断提升高校办公室信息管理人员的工作水平。

(3) 改进方法，建立信息反馈机制，提高信息管理工作效率。新时期高校办公室既是高校的行政管理部门，也是一个信息工作管理系统，要充分发挥这一系统的功能，应建立信息反馈机制。一方面，信息发布后，反响如何，执行情况如何，要有跟踪有反馈，要有专门的信息联络点并由专门的信息联络员限期报送，配合专门的快速报送信息传送系统(电话、网络等)来完成。凡在信息工作执行过程中产生的新情况、新问题均属信息联络员、信息聯络点必报的信息内容。另一方面，实行双向信息沟通，动态信息交互应成为新时期信息反馈的主流。利用网络技术，通过网上信息的交流和共享，在直接实现工作目标和完成工作任务的同时也使对方获得全部的信息资料，使信息管理工作由管理型向服务管理型转变。

加强办公室信息管理工作，是做好其他工作的前提，是高校领导科学决策的基础。因此，我们必须更新观念，建立先进的办公室信息管理机制，只有这样，办公室信息管理工作才能迈上新的台阶，高校工作才能走在全国的前列。

主要参考文献

[1] 孔德志. 浅谈高校学院办公室的信息管理[J]. 大众文艺，2009(2).

[2] 陈博. 新时期高校办公室信息工作管理初探[J]. 湖南师范大学教育科学学报，2005(5).

[3] 张爱国. 浅析如何提高校院(系)办公室工作效率[J]. 中国西部科技，2006(35).

[4] 王强. 关于加强高校信息工作的思考[J]. 中国林业教育，2007(1).

作者：朱娜

第二篇：高校办公室管理人员档案管理策略

摘 要：档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作。本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的 7 个保障措施：电子文档归档及管理制度；安全保密制度、数字档案查询利用制度；档案数据管理维护制度；数字档案鉴定销毁制度；档案数据网络和信息设备维护使用制度；档案库房管理制度。

关键词：档案信息化；电子文档；安全保密制度；网络安全

高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展过程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。进入 21 世纪，随着信息化时代的到来，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，档案信息的收集、管理、开发和利用的方式发生了根本性的变化。采取什么样的推进策略，进而有效地提高高校档案管理信息化水平，更好地为学校教学、管理等各项工作服务，是需要我们面对的重要课题。笔者认为，档案信息的数字化和档案工作的网络化是档案管理现代化的重要发展方向，而高素质的档案管理人员和完善的操作规范则是档案管理现代化健康发展的重要保证。

1 电子文件归档管理制度的安全策略

①电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘、硬盘等载体中的，可进行网络传输，并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件。

②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。

③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。

④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理 +电子档案存储数据资料 + 数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。

⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。

⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。

⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。

2 安全保密制度

①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字 + 字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。

②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。

③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。涉密档案禁止网络共享。

3 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询

①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。

②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。

③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。

4 档案数据管理维护制度

①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等進行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。

②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；

③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；

④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

5 数字档案鉴定销毁制

①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。

②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。

6 档案数据网络和信息设备维护使用制度

①数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作。假设调阅时计算机突发故障，须尽快通知技术部进行排障，切忌个人盲目处理。

②指派专人保管硬盘、光盘等存储载体，切忌将介质外接，也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体。档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐。

③做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。

总之，档案信息的有效开发和利用，对提升学校的教学、科研和管理水平具有不可估量的促进作用。而提高档案部门的服务能力，则有赖于加强对高校档案管理信息化重要性的认识，有赖于现代化技术装备的配置，掌握现代信息技术的人才队伍建设和科学规范的现代化管理，也只有扎扎实实地抓好这四方面的工作，循序渐进，才能建立以信息化为核心的现代化档案信息管理系统。

7、档案库房管理制度

①加強档案库房管理，具有必要的设施，切实做到“防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防高温、防光、防污染”，以确保档案资料的安全。

②提高警惕，加强防范，离开办公室和库房时应关闭所有设备开关，切断电源，门、窗、柜落锁，杜绝各种事故发生。

③库内须保持整洁，严禁存放与档案保管无关的其它一切物品档案库房严禁堆放杂物，严禁易燃易爆品进入室内，防止意外事故发生。

④及时修复和更换损坏的“八防”设施。

⑤档案室要适时通风，保持适宜温湿度，做到清洁卫生，科学分类，排列整齐，管理规范

⑥定期检查，核对档案的数量和现状，及时向领导汇报库房管理情况。

参考文献：

[1]章素文.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.

[2]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010（09）.

[3]马菲.网络环境下档案信息管理安全体系初探[J].湖北档案，2009（08）.

[4]范志伟.浅谈档案信息化管理过程中的安全保护问题[J].职业技术，2009（07）.

[5]李燚，赵彬.试论计算机档案管理中的安全性[J].信息与电脑（理论版），2012（04）.

作者：成珊珊

第三篇：企业办公室管理创新

办公室作为一个企业的中枢机构，创新的管理思路和方式，不仅可以提高工作质量和效率，而且对提升企业的整体管理水平有着举足轻重的作用。本文结合科研单位办公室管理的现状，着重论述企业办公室管理创新思路及实践策略。

一、企业办公室管理的内涵

(一)辅助领导决策

作为一个综合性的管理组织，国有企业办公室具有广泛的接触面和广泛的信息。通过收集资料，提出了多种储备方案和建设方案，为企业的经营决策提供了一个全面、详细的依据。为提高企业的整体效率做好企业管理者的科学决策工作，为员工和助手提供科学依据。

(二)协调职能

办公室是企业高效有序的协调人员，主要负责与企业外部单位和内部部门的沟通、协调工作，确保各级领导的指导精神得到及时传达，促进企业的正常运作和全面发展，实现企业发展的目标计划，各种关系可以为可持续发展创造良好的外部环境，同时协调企业内部各部门之间的关系。

(三)信息沟通

现社会是信息沟通的时代，大量的信息接收和传达是有效的控制和管理的目标基础，及时的沟通可以保证经济效益的增长从而提高工作效率。在内部控制活动中信息的透明性和反馈性是实现有效沟通和实现管理目标的关键，同时，企业办公室需要改善沟通渠道、加强信息网络管理，培养一批素质高、实力强的信息人才队伍，建立与业务目标相关的管理系统，分工明确，严格监督，保障信息及时传达，为企业提供更优更快的服务。

二、企业办公室管理存在不足

(一)管理观念缺乏创新

随着经济快速发展，以往旧的管理模式将被新的思想和工作方法取代，新的办公工作内容和形式也发生了变化，结合企业工作的实际情况，创新管理的概念应改善办公室管理工作的整体性质，进一步规划促进企业完善管理机制，适应激烈的市场竞争环境。

(二)管理水平有待提高

管理涉及到组织的一切资源和活动，包括一种深刻的辩证关系。正确处理事务，有利于提高管理效率。日常工作，如接收和接收正式文件，接收日常信息，收集和处理信息，促进标准化和制度化，是提高企业管理效率和整体工作效率的前提。根据实际情况对企业来说，充分发挥办公室员工的积极性，引导他们挖掘内在潜力，探索新的工作方法，高效地完成分配的各项任务，充分发挥办公室的效率。

(三)人员素质需要加强

办公室工作人员不同于其它部门专业技术人员，办公室人员需要综合知识强能适应更多场所应变能力强的人才，上要知国家政治政策，下要服务与群众，所以对人员素质要求越来越高，因此在进行人才选择时，要选取业务能力强、综合素质高，有好的协调能力和组织能力的人。

三、企业办公室管理创新思路及实践策略。

(一)更新管理理念

现代企业办公室管理的核心是服务于企业发展的全局，保证各部门的工作顺利进行。办公室管理必须打破旧观念创造新观念，改进管理方法，挖掘办公室人员潜力，调动员工的积极性和创造性，确保实施通过制度约束的力量进行管理创新。同时，根据办公室管理模式的创新，调整和优化企业文化和制度规范，为企业的经营、管理和发展带来活力和活力的源泉。

(二)打通信息报告渠道 及时掌握企业动态

首先，建立自己的网站既微信公众号，使企业网站既微信公众号成为对外宣传、形象展示、信息发布、便于联系的窗口和平台。及时更新内容，积极宣传企业发展成果，展示企业良好的精神风貌，充分发挥利用好网站平台既微信公众号。其次，归口管里，专人负责 ，确保网站既微信公众号正常运行。企业各部门通力配合，及时有效提供工作动态、企业大事件、成果专利、转型升级等信息稿件及图片，进一步的更快更及时的做好企业宣传工作。

(三)规范管理制度 建立健全办公室规章制度

有效实施办公室管理工作，进一步优化和完善管理工作，为了落实科技发展观，体现以人为本的理念，建立健全较为合理的，符合企业发展的管理制度，以进一步提高办公管理的效率，企业需要从长远的角度进行改进。在健全制度的基础上规范办公室管理，以进一步调动员工积极性，提高企业整体效率，使企业管理逐步走上规范化道路，是企业发展的核心因素。完善的规章制度它需要一定的权威，能够约束办公室中的每一位员工，使其履行自己的职责，合理行使个人权利和工作流程模式，完成良好的企业规章制度实现有章可循，去推动，落实责任，进一步提高工作效率，提高管理水平。

(四)优化人员配备 有效提高工作质量

在有些企业里，上班族不只是听从上级的安排去完成工作任务，同时也协调各部门之间的工作。一般情况下，其他部门行使职能，不能完全完成自己的任务。因此，办公室的工作人员应明确划分，责任到人，建立合理的办公室管理制度，让员工能够全身心投入到工作中去。之外，还需要对办公室员工的工作能力和工作成绩进行考核，坚持制度管人制度管事，公平公正、全面评价、注重实绩的原则，在履行岗位职责和绩效考核相结合起来，奖惩分明，更有效提高工作效率和工作质量。

(五)树立新观念 全面提高服务意识

首先，增强创新意识。办公室要充分发挥自身的创新能力和主观能力，改变传统工作的思维方式，打破传统工作的束缚，围绕企业中心工作，积极主动地为企业的正常运转搞好服务，努力提高政治理论水平、业务素质和工作能力，做好“上为企业领导排忧，下为企业部门服务”的排头兵。第二，增强整体意识。办公室要从大局出发，听取各方的意见，考虑并提出公平合理的方案，进一步调动力量，热情地组成和支持领导决策。

(六)注重学习培训 提升办公室人员的总体素质

首先，进一步加强办公室人员培训是很有必要的，我们要充分认识学习培训的重要性，办公是一个综合部门，是承上启下、沟通内外、协调左右的部门更要积极主动、全面系统努力弥补新的知识，才能更好的服务企业。其次，为进一步加强企业办公人员专业培养，促进人员队伍整体素质的提升，一方面，要更面全的掌握员工的基本信息，如教育、专业知识、爱好、工作经验、家庭背景、人际关系等。另一方面，应该对员工的价值观和世界观有所了解，要掌握办公人员学习能力、修养、积极性和时间等方面，根据每个人的分工不同结合办公室任务的要求培养办公室工作人员补充相关的知识，提供更多的机会和平臺以便大家学习。

(七)更新办公软、硬件设施 整体提高工作效率

随着现代化、信息化建设的加快，使传统的办公模式显得更加的迟缓和诸多的不便，以往的发文、通知、信息等都需要打印、复印、发放程序，使得过程长、效率低、浪费多、成本高，最终还不能及时的得到传达和沟通，造成或多或少的经济损失。当今，无纸化办公OA(办公自动系统)信息交流非常快速及时便捷，没有地域的限制，只需要一台电脑，鼠标点点，手指动动就可以得到及时的传达与沟通，相应的节约了成本，大量的减少了办公经费，整体的提高工作效率。

四、结语

效率和实用性，是实现现代企业办公科学化管理的重要环节，一个企业的成败取决于它对市场的适应能力。而环境方面，也对其内部管理制度进行了科学的完善。随着现代办公科学管理体制的发展，办公科学的规范化和有效性成为可能，企业办公室要努力使各项工作制度化、规范化，建立必要的考核、奖惩办法，鼓励先进，鼓励落后，确保办公室工作顺利进行。企业办公管理要适应科学技术发展带来的巨大变化，注重办公设备的更新和改进，创新管理模式，追求效益的最大提高。(作者单位为湖南有色冶金劳动保护研究院)

作者：宗琼