办公室档案管理论文

摘要：医院是服务社会大众的医疗服务机构，其规模相对较大、工作量也比较多，因此医院管理工作是其稳定有序发展的根本。在医院管理中办公室档案管理又是其重要组成部分，如医院历史档案资料、会议记录资料、各科室档案材料等都需要经由办公室档案管理人员进行有序管理。办公室档案管理的质量对医院的整体管理质量具有直接的影响。下面是小编整理的《办公室档案管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

办公室档案管理论文 篇1：

浅析办公室档案管理工作效率提升途径

摘要：当前各企业在运行时，会利用档案这种形式来将各种资料与文件以安全的方式存储起来。在进行办公室档案管理工作中，管理人员要认识到档案所包含的内容比较广泛，包括企业内部的各种数据信息与各部门的资料等，通过对办公室档案的管理，企业可以构建自身的信息化资料系统。但是在具体的办公室档案管理工作过程中，管理人员并没有认识到工作中存在的问题，这样导致部分单位的档案管理工作效率较低，不利于发挥办公室档案的价值。

关键词：办公室;档案管理;工作效率

引言：在提高辦公室档案管理工作效率的过程中，相应的企业需要针对其中的问题来进行改进，本文主要从办公室档案管理工作的必要性，影响因素，其中存在的问题以及具体的工作效率提升措施来进行探究和思考。整个办公室档案管理工作流程虽然看似十分简单，但是在具体的操作过程中有着很多繁琐的细节，各企业单位需要投入大量的资金与人力来进行整理，提高档案管理工作效率，并以此来带动企业的发展。

一、办公室档案管理工作

首先来说各企业的办公室档案管理工作是一项服务性，政治性与管理性的工作，并不能够促进企业和单位直接产生经济效益，更无法造成实际的物质财富，而且对于整个企业的经营状况与生产等也没有直接关系，这一工作主要是对办公室内的各种档案进行整理处理好相应的资料，为企业的发展建立一个系统的数据库，促进整个企事业单位在未来的发展中可以拥有基础数据保障。在整个办公室档案管理工作形成了一个系统以后，整个系统内部的各个环节与各个因素是互相联系的，一旦某一个环节和因素出现了被孤立的现象，那么整个工作将会面临停滞或崩坏的状况，同样办公室档案管理工作与企事业单位内部的其他管理工作也有着十分密切的联系，很多管理工作都需要以档案信息库中的数据为主要依据，为各项工作展开奠定良好基础。通过实践探究发现高效运行的办公室档案管理工作可以节省企事业单位内部的工作时间，可以有效地提高工作质量，为其他管理工作的进一步发展提供动力，同时办公室档案管理工作还为企业和单位的发展探究出了一条新的道路，能够立足于社会的需求，促进企业转型与升级，并为企业单位的人才需求设立了标准，不仅可以满足新时代社会的需要，还能够促进整个企业单位内部的高速运转，确保其在转型与升级的过程中能以更高效率完成。

二、提升办公室档案管理工作效率的必要性

1、促进档案决策优化

从企业的发展现状来看，办公室的档案对于整个决策过程有着很重要的影响，其中办公室内部的公文书等档案具有重要的凭证作用，可以为单位的具体工作状况提供证明，有效地帮助领导层对某一事件提出相应问题，并设计出解决方案。但是在发展过程中，很多企事业单位对于档案管理工作的重视程度不高，更多的是在关心内部核心业务部门的发展。在提升办公室档案管理工作效率的同时，可以帮助单位内部的决策领导人员对必要文件进行分析与探究，而且在拟定企事业单位未来的发展规划时，可以通过对档案的分析，使其更具科学性与合理性。从根本上来说，办公室档案管理工作对于整个企业单位的决策效率与质量有着很重要的影响，企业单位要想提高自身的发展质量，让决策更具科学性，就必须转变对办公室档案管理工作的态度，引导负责人员进行创新与改进，打破传统的档案管理工作模式，禁止该部门的工作走向边缘化。作为整个企业发展的重要影响因素，优化办公室档案管理工作已然成为了企业内部决策的必然要求。

2、促进工作效能提高

通过对办公室档案管理工作的内涵，我们可以了解到整个档案管理工作，就是对文书材料进行处理与收录，随着近些年来企业发展速度的加快以及各项数据的增多，办公室档案管理工作人员的工作压力也不断变大。通过调查研究显示在传统的办公室档案管理工作模式下，企业内部的文书管理效率不高，而且整体质量缺乏保障，同时在提取档案时很难满足各个管理工作的需求，不利于企业的全面转型，适应现代社会的发展。从根本上来说，在提高整体办公室档案管理工作效率时，可以让该部分的工作流程得到规范，可以让各种文件在使用期间进行快速地流转，让各个部门在需要查阅资料时可以快速获取。在这一过程中办公室档案管理工作能够更好地发挥自身的作用，同时还可以促进其他部门效率的提升。

三、影响办公室档案工作效率提高的因素

1、办公室档案管理工作环境

自我国步入新时代以来，档案管理工作的任务量越来越多，如果依然按照传统的管理方式，那么将会给工作人员施加更大的压力，因此办公室档案管理工作环境的改进是十分必要的。所谓的办公室档案管理工作环境是指工作人员在处理档案时所使用的硬件设备和自身所处的工作环境。通过调查研究发现很多企业单位在进行办公室档案管理工作时忽略了硬件设施的投入，让管理人员的工作任务变得更加繁重，而且在当前时代的信息化趋势下，传统的办公室档案管理工作，不利于企业进行转型升级，降低了整体的发展速度和质量。在电子档案领域，企业内部需要通过各种高科技硬件设备来促进其正常运行，而在纸质档案领域，企业内部的管理人员同样也要购置相应的仪器，包括扫描仪和复印装订一体机等。虽然不可能快速将纸质档案转变为电子档案，但是可以从根本上提高纸质档案管理的效率，能够改变原本的手工处理状态。在这一过程中企业单位的管理人员需要加大重视，投入相应的资金，以工作环境的优化来带动整体办公室档案工作效率的提升。

2、档案管理机制

在新时代的发展背景下，企业不仅要处理相应的纸质类档案，还要针对电子档案的特点来优化自身的管理工作。与纸质档案不同，电子类的档案需要通过相应的技术设备和软件来处理，各单位在进行电子档案处理时，并不能掌握其中的要点，导致办公室档案管理机制出现了漏洞。当前在处理电子类的办公室档案时，主要会出现流程混乱，职责分配不清等问题，这些问题不仅会降低整个办公室档案管理工作的效率，同时还会影响档案的精准性，甚至会造成档案资料的丢失。另外很多企业单位在处理电子档案时，所采用的标准不够规范，很多电子档案的格式缺乏统一性，这给办公室档案管理工作人员造成了很大的麻烦。包括当前很多企业在内在处理企业文档时会采用不同的格式，而面对这些不同格式的文件是档案管理人员需要进行后期处理，这无疑加大了档案管理工作人员的工作压力。

3、档案管理队伍

除了上述的管理机制与管理环境以外，企业在发展过程中还要认识到整个档案管理工作需要以管理人员为主体，也就是说档案管理工作人员的整体素养对于该工作的效率与质量有着实质性的影响，通过调查显示当前很多单位在进行办公室档案管理工作人员队伍建设时，缺乏正确的理念引导，无法适应新时代办公室档案管理工作的转型与升级。由于所引入的管理人员综合素养较低，并且在后续工作过程中没有进行适当的培养，导致整个档案管理工作缺乏持续发展的动力。虽然部分单位进行了档案管理培训，但是这种培训比较封闭，缺乏与外界的交流和学习，导致工作人员在培训完成以后无法形成发散性的思维，更不具备创新理念，同时在培训过程中，单位的负责人员忽略了规范意识与法律意识的培养，导致档案管理工作人员对该工作的认识程度不够，在具体操作时无法适应岗位需求，不利于档案管理工作的规范发展。

四、办公室档案管理工作效率提升的具体策略

1、健全档案管理机制

在提升办公室档案管理工作效率时，单位需要针对新时代的需要来做出相应的改进，对自身的管理机制进行创新。在具体的创新过程中，单位负责人员需要增强档案管理工作意识，并强调办公室档案管理工作效率的重要性。首先来说单位的负责人员需要从意识层面来引导办公室档案管理工作人员创建相应的档案系统，其中作为领导人员，必须要认识到传统档案管理机制中的漏洞与缺失，并对这些问题进行改进，打造全新的档案管理机制，而且领导人员要为单位内部的其他工作人员树立榜样，重视办公室档案管理工作。在加大重视的过程中，领导人员需要向上级申请对办公室档案管理工作进行建设投入相应的资金与人才，引进先进的互联网信息技术和高科技设备，让整个档案管理工作具有最基础的保障。同时办公室档案管理工作人员还要对档案信息管理体系进行优化。其中档案信息管理体系，包括档案采集体系以及档案查阅体系等，这一体系的建设对于整个管理机制有着很大的影响。在优化这一体系时，需要档案管理工作人员对各工作流程进行优化与创新，比如在进行档案采集工作时，档案管理人员需要针对信息的种类来进行区分，将其划分成不同的板块，并采取网上查阅的手段来为各部门提供查阅的途径。在健全档案管理机制的过程中，需要各部门的配合与领导层的重视，只有投入了相应的资金和人才，才能够确保其健康发展。

2、提高工作人员的专业素养

从主体来说，各单位要想提高办公室档案管理工作的效率，就必须要围绕档案管理工作人员来采取相应的措施。为了更好地提升档案管理工作人员的专业素养，在进行人员招聘与任用时，需要对该工作的各项因素进行全方位的考核，包括信息技术和档案管理技术等，以各项考察方式来评价该人员是否符合档案管理工作的具体要求。如果在具体工作中部分档案管理工作人员的效率不高，且在工作时使整体流程出现了问题，那么，各单位的管理人员可以组织开展相应的培训活动和讲座，并定期开展专业能力考核，确保工作人员的综合素养处于一个不断上升的状态。比如在具体的培训过程中，办公室内部的行政部门可以将一些精通互联网技术的专家引入进来并开展互联网思维的讲座，让单位内部的档案管理工作人员认识到互联网技术的重要作用，并引导各工作人员将互联网思维与档案管理思维相结合，促进整个档案管理工作的创新。另外单位行政部门还要派遣相应的工作人员来监管档案管理工作，因为很多档案管理工作人员在具体的档案处理过程中会存在错误的工作态度，甚至会出现消极怠工等现象，为了更好地提高档案管理效率，引导档案管理工作人员正确认识该工作的重要性，各监督人员需要加大监管力度，对于错误的行为要给予处罚。

3、有效利用现代化技术

在上述措施，我们提到要想更好的健全档案管理机制，就要加大各项设备与技术的投入，让整个档案管理工作更受重视。为了更好地促进档案管理工作的转型与升级，管理人员需要将各种高科技设备与信息技术与档案管理工作结合起来，打造现代化的办公室档案管理工作。首先来说，为了方便各个部门的管理人员对档案进行查阅与处理档案管理工作人员可以通过互联网来联系办公室，内部各部门的终端，并以此来建立相应的共享体系。在上传档案和查阅档案时，各部门都可以通过手机与电脑等终端来进行操作，而档案管理工作人员可以通过信息系统来将各种档案上传到档案资源库中，利用现代化技術将其分类和整理。另外在处理企业发展过程中出现的各种信息与数据时，管理人员可以迅速地通过相应的技术来找寻这些数据中的关键内容，并筛选出无用内容。在进行档案数据传输与查阅时，单位内部需要采取区块链技术，利用这一技术来简化信息传输与查阅中间环节，优化整体安全系统，防止外部的病毒和其他程序侵入到系统中来。

4、创建档案管理反馈体系

办公室档案管理部门在处理各种档案时，需要认识到自身的工作并不是完美的，其中存在很多问题，对于这些问题，办公室档案管理工作人员可以通过反馈系统来让其他部门的工作人员进行监督与管理，并针对其中的各种问题提出相应意见。在这一过程中办公室档案管理人员的工作流程和方式需要进行公开，确保其他部门的工作人员可以进行实时的监管。在具体的管理过程中，单位内部人员可以针对档案管理人员的行为来提出相应的反馈意见，同时也可以对整个档案管理系统提出发馈意见。这种反馈系统不仅要将各种意见收集起来，同时还要确保档案管理人员可以进行正确的改进，将各种反馈意见仔细阅读。这种体系的建设不仅可以促进办公室档案管理工作效率的提升，还能够进一步促进企业单位的发展。

结束语

总体来说，当前各单位在进行办公室档案管理的过程中，需要抓住影响其效率提升的主要因素，并根据其特点来进行改进与创新，有效地利用各种途径来提升档案工作效率，促进办公室档案管理工作的转型升级。

参考文献：

[1]王万美.新时代提升办公室档案管理工作效率的方法路径探究[J].办公室业务，2021（13）：127-128.

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[3]裴双武.提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].办公室业务，2020（11）：182-183.

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[5]宋婕，杨玉清.探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径[J].传媒论坛，2019，2（16）：142-143.

[6]姚伟燕.办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述[J].办公室业务，2017（09）：100.

作者：王月明

办公室档案管理论文 篇2：

医院办公室档案管理规范化建议

摘 要：医院是服务社会大众的医疗服务机构，其规模相对较大、工作量也比较多，因此医院管理工作是其稳定有序发展的根本。在医院管理中办公室档案管理又是其重要组成部分，如医院历史档案资料、会议记录资料、各科室档案材料等都需要经由办公室档案管理人员进行有序管理。办公室档案管理的质量对医院的整体管理质量具有直接的影响。在新时代背景下，医院对办公室档案管理工作提出了更高的要求，以往的管理办法无法满足当下的档案管理需要，因此需结合医院管理实际，对办公室档案管理工作加以完善和改进，提升其管理的规范性和优质性，才能够为档案的使用人员提供便利。本文对医院办公室管理工作的实际情况进行分析，探究其规范化管理的有效途径，为相关工作人员提供建议参考。

关键词：医院办公室;档案管理;规范化;建议

医院办公室档案管理工作面向医院的整体管理需求，对历史档案、会议记录、科室档案等多项信息资料进行整合与管理，将其按照不同的性质和用途分类归档，不仅方便医院管理者和相关信息使用者的使用需要，并且合理的档案管理工作对于医院的有序运转和规范发展也起到积极作用。现阶段，医院对办公室档案管理工作的重视度还不够，因此在实际工作中还缺少一定的规范性，对档案信息资料的应用产生影响。改进办公室档案管理的工作形式和工作措施，规范和完善办公室档案管理，适应新时代对医院发展提出的要求，提升医院办公室的档案管理服务质量和效率。

一、医院办公室档案管理规范化的必要性

1.满足医院医疗服务的改革需求

现阶段，在社会和经济全面发展的背景下，各行各业都面临改革需求，其中医院同样也需要顺势进行改革，以便于更好地适应社会的发展，满足人们的现代医疗需要。推进医疗服务改革中医院管理工作是改革的重点，其中档案管理是不可忽视的一部分内容。通过开展落实医院办公室档案管理工作，满足医院医疗服务的改革需求，以办公室模式综合管理医院运行过程中产生的档案资料，使其医疗服务工作得以有序进行，并有据可依。同时，有序推进医院办公室档案管理工作，不仅能够满足医疗改革内在要求，而且可以提升档案管理水平，还能够提高医院的整体管理水平，为就医患者提供更好的医疗服务。对此，医院管理层在改革发展需求下要提高对办公室档案管理工作的重视，不断优化其管理工作模式和方法，充分运用各种措施，打造高质高效的办公室管理模式，为医务人员和患者提供质量、效率更高的医疗服务。

2.提升医院医疗服务水平

提升医院医疗服务的水平是医院推进改革的主要目的，并且对于医院整体管理成效具有促进作用。当医院的医疗服务水平提升后，其社会效益，即对人们的健康保障效能也会随之提高，为社会公众提供更好的医疗服务和治疗。医院办公室档案管理是提升医院医疗服务水平的途径之一，通过对各科室档案资料的整理汇总，以及对各项会议记录的存档，可以为医疗工作积累更多的实践经验，为医疗科研工作提供真实有力的数据支撑，进一步推动医院医疗事业的研究发展，为医疗服务质量的优化奠定基础。另外，办公室档案管理也负责对医院文件流传情况的存档以及对医院历史档案资料的收集存档，合理有序的管理工作同样能够助力医院医疗服务的质量提升。比如，资料使用者需要使用某项档案时，如果已被其他人员所使用，这时办公室管理人员就可以直接查询其流传情况，方便其对文件资料的获取。

3.医院缺乏对办公室档案管理的重视

从医院目前的运行管理现状分析来看，在所有档案管理工作中，医院管理者更加侧重于对病例档案和人事档案的管理，将档案管理与具体的业务和人员职级相联系，而忽视了对医院历史档案资料、会议记录资料、科室档案资料等信息管理的重视，导致医院办公室档案管理工作的质量和效率较低，不够规范。并且，由于办公室档案管理工作的不规范，容易将其所管理的各种信息资料混杂在一起，既没有做好档案的明细归类，也没有做好档案的完整归档，当使用者调用档案遇到难题时，就会制约档案资料应用价值的发挥，也会对医院的运行发展产生不利影响。因此，探讨办公室档案管理的规范化建议是非常必要的，明确规范办公室档案的方法措施，为档案管理员提供详细的工作指导，发挥办公室档案管理工作的现实价值，提高其管理质量。

二、医院办公室档案管理中存在的问题

1.档案管理方法应用不当

医院在办公室档案管理中依然存在运用传统方式的情况，其耗时耗力，且工作效率无法满足真正的管理需要，限制了办公室档案管理工作的开展。并且，在传统管理模式下，对档案的处理方式比较松散，不够集中，在档案资料的归类、归档、立卷等环节中都存在问题，难以发挥档案应用的实际价值。虽然有的医院也引入了现代化档案管理方式，如计算机系统的运用，但工作人员对其操作性不强，缺乏智能化档案管理的专业操作技术，在实际管理工作中时常出现技术问题，影响到档案管理的有效性，不利于办公室档案管理工作的现代化发展。

2.档案资料收集缺少筛选环节

办公室档案管理工作人员负责对医院的档案资料进行收集整合，由于医院是持续运转的，因而其档案资料也是不断增多的，如会议记录方面的资料信息是随着会议开展次数而愈来愈多，但并不是所有的资料都是有价值的。如果在资料信息中存在一些以往的数据资料以及不具备使用价值的信息，这些资料就无保存意义，不需要进行归档。但实际上，在办公室档案管理工作中，由于工作人员的资料筛选意识不强，将收集的所有资料都作为处理对象，导致档案内容过于繁杂，既影响使用者的档案调取使用，也在一定程度上增加了档案管理人员的工作量，制约办公室档案管理工作效率的提升。

3.档案通讯员工作积极性较低

在醫院档案管理工作中部分档案通讯员的工作积极性较低，作为档案管理的主要负责人员，其工作态度直接影响到办公室档案管理的质量。相比于医院的其他业务工作而言，办公室档案管理工作具有一定的枯燥性和重复性，长期在办公室中处理档案资料容易造成工作人员兴趣降低，因而在工作中出现懈怠，并且随之会引发工作失误，如在档案分类和归档等工作环节中出现问题，影响办公室档案管理质量。此外，档案通讯员的专业性不足也会影响其工作积极性，如当工作人员没有掌握相应的档案管理知识和技巧时，其在工作实践中的就会遇到各种各样的问题，不断地向其他人寻求帮助，久而久之失去工作信心，致使办公室档案管理质量下降。

三、医院办公室档案管理规范化建议

1.合理选择档案归档和立卷方法

医院办公室档案管理工作中应选择合理的档案收集和归档方法，做好对档案的分类，以提升办公室档案管理的规范性。

一是应确定各项档案资料的收集时间，注重资料的日常积累。例如，以月为单位对文件资料进行定期整合收集，避免时间过长造成资料容积，确保资料收集的延续性。对日常性的资料文件，如各个科室的档案资料应随时处理收集，防止档案文件的遗漏。

二是应严格做好档案资料的登记工作，对于会议记录、各科室资料等都一一登记，包括文件名称、存档时间以及所涉及的人员等信息，方便档案的查阅。

三是对所收集的档案文件进行仔细检查，包括对文件完整性、有效性的检查，保证原文件资料全部收集完毕，并确定同一事项的文件集中在一起。

四是对所收集档案进行分类，先按照档案文件的性质进行分类，如按照医院历史、科室文件等标准划分为专门存档医院发展历史的卷宗以及专门存档科室文件的卷宗，其中科室文件再继续按照不同科室进行细分，如呼吸科、门诊科、外科等。之后，按照时间顺序将所分类的档案进行时序整理，更易于档案查阅使用。

五是完成立卷，妥善保管。将档案资料分类整理后，对完整档案进行装订和装盒处理，放入档案柜;而尚未收集完整的档案也放入文件盒中进行储存，随着文件的逐渐完整补充到文件盒中，待收集完整再进行装订处理。

信息化管理设备和软件如今已被应用于办公室档案管理中，在对纸质档案的收集和归档管理工作中，同时将所涉及的信息转化为数字形式储存在计算机系统中，按照信息技术的管理操作对各项档案资料进行记录、分类和归档。

2.有序筛选有价值的档案材料

办公室档案管理虽然是针对相关资料文件的收集归档工作，涉及的信息量较多，但并不是所有的档案文件都需要归档立卷，其中包括有保存价值和无价值的，管理人员在工作实践中应有序筛选其中有价值的档案资料，并对其进行处理。那么应该如何判断档案信息是否具有存档价值呢？通常从以下几个方面进行判断分析：首先，从档案文件的来源、内容和形式等方面评估其保存价值。例如，以医院历史档案资料为例，它是随着医院的发展建设而逐步积累形成的，其中记录了医院从最初建成直到现在规模的全过程，而历史档案资料中不仅包括文字性叙述，还包括图片和视频等形式的记录，是医院发展的历史见证。历史档案资料的归档管理可以丰富院内文化内涵，利于拓展医院对外宣传的交流渠道。其次，从不同主体对档案的使用需求评估其保存价值。比如，想了解医院呼吸科的季度工作情况和业务情况，需要浏览和查阅外科科室的档案资料，从中获取信息;又如，研究医院党委会关于医院党建工作所商讨的情况，需考查党委会的会议记录以获得信息。

3.充分调动档案通讯员工作积极性

办公室档案管理也是医院整体管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作要从工作人员出发，提高其工作能力和专业性，更好实践于档案管理工作之中。医院领导层需积极组织档案管理人员参与专业培训，为其提供学习专业档案管理技能的机会，掌握扎实的档案管理知识，用规范化、专业化的手段执行档案管理工作，有效提升办公室档案管理质量水平。强化档案管理人员的专业性还要构建一支足够专业的档案管理队伍，由外部管理机构对其开展专业指导，整体提高管理人员的专业能力，从而保证档案管理工作的顺利推进。同时，要充分调动档案通讯员的工作积极性，最有效的方法就是创新传统管理方式，积极引用信息化档案管理系统，转变工作模式，让档案管理人员借助于智能化方式完成对档案资料的录入、整理分类以及保存工作，并与其他部门做好信息对接沟通，如在各科室中同步设置信息管理系统，实现对科室档案资料的实时记录与对接，再传输至办公室档案管理系统中，达到更精准的管理自动化，简化档案通讯员的工作量，进而调动其工作积极性。

4.科学明确各类卷宗的保存年限

对于所归档整理的各项卷宗还需加强规范管理，不同档案的保存价值不同，由此也决定了不同档案的保存年限不同。在医院办公室档案管理工作中，工作人员需科学明确各类卷宗的保存年限，及时处理失效文件，不仅可以提升其管理规范性，还能够减少档案处理工作量，让办公室档案管理更加有序。不同类别的档案卷宗保存年限有所不同，如医院党组织工作计划和工作总结的年度文件通常为永久性保存;党小组工作计划和工作总结至少保存10年;医院专项工作会议记录至少保存30年;医院重要行政会议记录和会议纪要为永久性保存;而医院历史资料则需延续性的永久保存。此外，其他类别的档案卷宗也需按照相关标准进行保存和处理。

5.发挥办公室档案管理的指导作用

为进一步提升办公室档案管理的规范性，需做到“物尽其用”，将所归档的档案文件应用在必要的方面，充分发挥办公室档案对实际工作的指导和借鉴作用。而发挥办公室档案的应用价值，要求档案管理人员必须掌握规范的档案查询和调取方法，以党委会或者办公会的会议记录为例，其一般具有机密性，特别是关于医院发展和建设方面，这些内容仅为部分人员所使用，而其他基层人员不具备获取该项档案的权利，对此应确保在有效保密的情况下查阅档案。档案管理人员认真核对查阅档案的人员信息，了解其档案应用目的，在完整登记以及信息符合的基础上再为其提供档案文件。若使用信息化档案文件，应在档案管理系统中设置加密机制，按照档案的机密等级赋予不同工作人员不同的档案查询、调用权限。此外，为更快速调取出所需档案文件，应将各个类别的档案做好标记，纸质档案柜上标明文件事由和保存时间，方便使用者直接用事件或者年份时间进行索引;电子类档案文件则可以直接通过键入搜索方式按照文件事由和年份进行索引，并且也可以将纸质档案信息与电子档案信息相结合，在电子档案之后标明纸质档案的保存位置，方便快速索引查阅。

四、结束语

综上所述，社会和经济的发展推动了医疗事业的发展，医疗服务改革是当前医院发展的重要任务之一，在医院改革进程中档案管理是不容忽视的改进要点，完善并规范医院办公室的档案管理工作，既满足医院改革的需求，也有益于提升医院服务的质量水平。从医院办公室档案管理工作的实际实行情况来看，一些突出的问题影响了其规范性，并间接影响着医院的服务水平。对此，需要从现实角度考虑积极完善办公室档案管理工作，达到规划管理的目的。合理选择档案归档和立卷方法、有序筛选有价值的档案材料、充分调动档案通讯员工作积极性、科学明确各类卷宗的保存年限、发挥办公室档案管理的指导作用，真正规范医院办公室档案管理工作，提升医疗服务质量，推动医院现代化发展。

参考文献：

[1]李立立.新时期辦公室档案管理的有效性研究[J].办公室业务，2020

[2]吴妙霞.探析医院办公室档案管理的特点与提升策略[J].才智，2020

[3]胡金星.浅谈医院办公室档案管理的特点及其应用[J].知识文库，2019

[4]赵雅博.医院办公室档案管理规范化的对策分析[J].办公室业务，2018

[5]赖家伟.医院办公室档案管理工作的优化策略[J].报刊荟萃，2018

[6]伦 红.医院办公室档案管理工作的优化建设分析[J].长江丛刊，2017

（作者单位：潍坊市人民医院）

作者简介：梁婷（1984-）女，汉族，山东潍坊人，研究生，档案馆员，研究方向：医院档案资料管理。

作者：梁婷

办公室档案管理论文 篇3：

信息时代下办公室档案管理工作的途径

摘   要：目前办公室档案管理工作已经成为企业管理中的重要内容，随着信息技术的不断发展办公室档案管理也进入了一个崭新的阶段。本文针对信息时代下办公室档案管理工作中存在的问题进行了分析，从而探讨了相关的管理途径。

关键词：信息时代  办公室档案管理  途径

随着信息技术的不断发展和普及，给办公室档案管理工作创造了全新的工作理念，同时也给办公室档案管理工作带来了更高的挑战。虽然目前在信息时代下办公室档案管理已经越来越趋近信息化，但是在实际管理中仍然存在着一些问题需要完善。

1 信息时代下办公室档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏信息安全意识

在广泛应用计算机技术进行档案管理的同时各企业单位并没有提高对信息安全的意识，导致经常会出现一些档案管理主机被各种黑客病毒侵袭导致信息丢失破坏等问题。办公室档案管理中涉及到的文件信息多种多样，其中不乏企业或者单位的一些重要的工作内容以及关键的信息，一旦档案管理人员缺乏信息安全意识，或者在收到需要保管的档案信息时没有做好相应的安全保障，就会导致各类信息存在较大的安全隐患，严重会造成巨大的经济损失甚至要承担法律责任。

1.2 档案管理人员素质不高

在信息时代下对办公室档案管理人员的素质以及工作水平都有了更高的要求，在信息时代下办公室档案管理人员不仅要有足够的档案管理知识，同时还要能够熟练的掌握计算机技术的使用以及网络档案管理的相关方法。因为在办公室档案管理过程中不仅仅是对简单的档案和各类信息进行一个电子存档保存，更需要办公室档案管理人员能够针对企业或者单位的各类信息进行信息库以及数据库的建立和管理，从而促进办公室档案管理的智能化以及档案信息管理的科学化和自动化。但是面对信息时代下办公室档案管理的诸多要求，实际中办公室档案管理人员的素质以及工作能力并没有达到相关要求的标准。再加上相关企业以及单位对于办公室档案管理的重视度不够，导致缺乏对办公室档案管理人员的专业培训以及先进技术的学习。

1.3 信息档案管理机制不完善

多数企业和单位在办公室档案管理中缺乏相关的管理部门，多数都是由企业或者单位的行政部门来负责相关的档案管理工作，在信息时代下办公室档案管理中这种安排存在着非常大的不合理性，也严重的影响了办公室档案管理的信息化发展。即便有一部分企业或者单位在内部设有专门的办公室档案管理部门，但是也由于没有健全的管理制度以及相关的岗位责任制的制约，导致这个管理部门也只是存于表面形式，起不到应有的效果。由于没有健全的档案管理机制导致在实际的档案管理中常常出现信息的丢失以及篡改和泄露等问题的发生，其最主要的原因是在档案管理过程中没有严格的标准和制度来约束档案的收集、借阅和保管等环节的工作。

2  信息时代下办公室档案管理工作的途径

2.1 建立信息化办公室档案管理平台

2.1.1 档案资料信息化

在办公室档案管理工作中各类档案信息主要是包括企业或者单位的各个部门的工作进度、项目资料、会议记录以及员工档案等等，这些档案和资料都是企业或者单位日常运转的关键信息甚至包括企业资产等秘密资料，因此这些档案资料都是具有非常大的保存价值，而且要绝对确保档案资料的真实性。在信息时代下将各类的档案资料进行信息化处理，应用先进的计算机技术将信息转化成电子形式进行保存，在企业或者单位的各项资料中通过分类建立相应的数据库和信息库，从而使企业或者单位的各项档案资料形成一个具有结构性和完整性的电子信息系统，将企业或者单位传统中以纸质档案以及音像形式存在的资料都进行數字化处理并保存，办公室档案信息库的建立是一个非常漫长的过程，这也是建立信息化办公室档案管理平台的重要环节。

2.1.2 定义通用接口

在目前部分企业或者单位的办公室档案管理中还没有实现完全的信息化自动化，而是仍然采用半手工化的方式在进行档案管理工作。多数企业或者单位的各个部门的办公室档案管理都是相对独立的，并没有实现各办公室软件接口的统一性，导致了各办公室档案信息冗余，给办公室档案管理人员的工作带来困扰，增加了不必要的工作量。所以在信息时代下企业或者单位的各个部门在办公室软件上定义通用接口平台，对整个企业或者单位的档案管理进行统一的规划，并能够有效的实现企业内部资源的统一和共享。企业或者单位各个部门都应该积极的参与到办公室档案管理体系的建设中，从而有效的推动办公室档案管理的水平。

2.2 建立档案信息资源管理系统

信息资源管理体统的构建是建设办公室档案管理信息平台的基础环节，采用数字化的电子文档形式进行企业或者单位各类档案信息的存储，可以有效的提高档案管理工作的效率。档案信息资源管理系统可以有效的进行资料的检索，能快速在众多档案中找到所需要的档案资料和信息，而且也能够打破时间和地点的限制，随时随地进行信息资料的传输，使各项工作的效率都有一定的提高。同时各个企业或者单位也应该加大对档案信息管理系统建立的重要性的认识，从而能够在人力以及财力上都给予一定的支持，使办公室档案管理平台能够顺利建成。

2.3 提升办公室档案管理水平

2.3.1 建立完善的办公室档案管理机制

在目前信息时代下办公室档案管理必须要重点关注档案资源以及使用和安全三方面的体系建设以及信息化建设，从而推动企业以及单位的办公室档案管理工作向信息化发展。首先要设立专门的办公室档案管理部门，并根据企业以及单位的规模和档案管理的实际情况来设立相应的人员组成机构;其次要针对管理部门的相关内容建立相应的管理机制、管理人员岗位责任制以及相应的考核制度和奖罚制度，必须具备全面完善的管理制度，才能有效约束人员的工作行为，促进其工作质量的提升;另外要以信息化建设为办公室档案管理工作机制的切入点，并且以资源体系、利用体系以及安全体系等三方面的建设为基础，来实现最终办公室档案管理数字化平台的建设;最后企业或者单位的办公室档案管理机制必须要与企业的文化以及企业其他方面的规章制度相结合，才能真正发挥办公室档案管理在企业或者单位的職能和作用。

2.3.2 加强办公室管理工作人才队伍的建设

在部分办公室档案管理工作中工作人员并不是档案专业也不是计算机专业，对于相关的基础知识只掌握皮毛，无法满足信息时代下对办公室档案管理的要求，而且非专业人士也无法充分意识到档案管理的重要性，因此在工作中常常因疏忽导致各种问题的发生。所以各企业单位必须加强对办公室档案管理工作人员的素质以及专业技能的培训，可以通过组织学术讨论以及各种交流会的形式来进行工作人员的工作交流，通过学习其他优秀企业的案例来不断提高自身的专业素质和能力，也可以聘请一些专业能力比较强的人才来担任此工作，从而给企业单位建立一支优秀的档案管理人才队伍。

3  结语

总而言之，在信息时代下办公室档案管理工作面临着诸多的挑战，要想在新的时代下能够迅速提升企业单位办公室档案管理的工作水平，就必须针对这些现实问题进行相应的优化和改进，从而让办公室档案管理工作能够充分发挥其职能和作用。

参考文献

[1] 郑国红.论信息时代档案管理工作的创新——以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济，2014（16）：35-36.

[2] 曹卫芳.信息时代高校档案工作的创新探讨[J]山西教育：教师教学，2009（2）：63-64.

[3] 虎建华.浅议信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J].城建档案，2012（12）：77-78.

作者：宋正宇