制度是共同遵守的办事规程或行动准则。制度对实现工作程序的规范化、管理方法的科学化,起着重大作用。以下是小编为您整理的《办公室管理制度范文》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！
第一篇：办公室管理制度范文
办公室管理制度
办公室管理规定
为维护办公室日常办公管理，维护公司形象，创造良好的企业文化氛围，进一步规范化管理，特制定本规定。
第一章 总则
第一条 适用范围
本制度适用于公司全体员工并严格遵照执行。 第二条
标准
一切以公司利益为重，团结协作、努力工作、积极进取、钻研业务、不断提高服务意识，以赢得客户的满意并保守公司的商业秘密，为公司取得良好的经济效益和社会效益做出应有的贡献。
第二章 细则
第一条 服务规范
1、仪表：公司员工应仪表整洁、大方;
2、服务：在接待公司内外人员垂询、要求等场合，应注视对方，微笑应答;
3、用语：任何场合应规范用语，适用普通话，不大声喧哗;
4、电话接听：一般在3声内接起，如受话人不能接听，离最近的员工应主动代接听，重要事项做好记录。 第二条 办公秩序
为保证工作秩序，员工应遵守下列行为规范
(一) 员工按照公司规定的时间上下班并签到;
(二) 接听工作电话，语气要温柔，言语要有礼貌并简洁明了，严格执行岗位规范，对于本部门其他员工或其他部门的电话有义务转达和告知;
(三) 员工在岗期间，不准看非工作性的报纸和杂志;不得使用公司电脑做其他与工作无关的活动;
(四) 员工在岗期间，不准处理与工作无关的事情，不准串岗、脱岗;严禁长时间打私人电话，严禁因私打长途电话。
(五) 员工须按规定及时上交在公司内拾到的任何物品;爱护办公设备，节约办公耗材、下班之前应及时关闭电源(包括电脑、电灯等)，关好门窗，以免造成不必要的损失。
(六) 员工应绝对遵循公司的保密制度，未经经理批准，不得将公司的技术、资料、计划、决定等商业机密向其他非相关人员甚至公司以外的员工透漏、复制或者发送，一经发现，严肃处理，对于情节和后果严重者，公司将保留进一步追究其法律责任的权利。
(七) 员工如遇特殊情况不能到岗上班，须提前按公司规定的请假程序办理请假手续。
(九) 公司员工个人收入、各种报销、福利等不得向他人告知，否则公司予以除名处理。
(十)员工必须遵守公司和部门制定的各项管理制度和岗位职责。
(十一)严禁员工在外兼职，如有发现公司保留随时辞退的权利，且该员工不享有兼职期间的工资和奖金。
(十二)禁止在办公室吸烟。
第三章 办公设施使用
1、爱护公共财物，维护公司财产安全;
2、应做到随手关灯，人走灯灭;
3、节约用水，反对浪费;
4、会议结束后应及时关闭各类用电设备;
5、每天下班后及放假离开前关闭电源、关好门窗，做好防火防盗工作。
6、每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。
7、电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，请及时告知综合部并由综合部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。
8、严格按照操作规范正确使用复印机、打印机等公共办公设备;发现设备、设施有问题时，及时通知综合部，由综合部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。
9、为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向综合部报告的责任。
第四章：办公用品的购买及管理
(一)、统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公室用品的购买，都应由综合部统一购买。
(二)、定购数量：各部分负责部门办公用品管理的员工需根据部门办公用品库存量情况以及消耗水平，向综合部报告，确定定购数量;定购必须以书面形式提出正式申请，经部门主管经理审批确定后，报综合部，由综合部安排人员采购。
(三)、采购方法：在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下按照成本最小的原则，订购所需要的办公用品。
(四)、支付：采购结束后，采购人持申请单及发票，发票上须有收货部门负责人签字确认，到财务处报销。
(五)、发放：办公用品原则上由公司综合部统一采购，分发给各部门，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品申请书”的前提下就近采购，在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核。
(六)、办公用品发放规定
1)公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。
2)各部门于每月31日前将下月所需办公用品计划报给办公室，办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。 3)采购人员须根据计划需要采购，保证质量。 4)办公用品入库和发放应及时登记，做到账物相符。
5)任何人未经允许不得私自挪用办公用品及其他物资，物品要做到类别清楚、码放整齐。
第五章 办公礼仪规范
第一条 员工仪表
1、男员工头发不宜过长，并经常清洗;
2、男员工胡须不宜过长，应经常修剪;
3、女员工不宜留长指甲;
4、女员工不抹浓妆，不用香味浓烈的香水。
第二条 员工穿着
1、员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目
2、男职工不准穿短裤，拖鞋
3、女职工不准穿超短裙、低胸衣等过分暴露的服装;
第六章 卫生制度
一、每位员工有维护卫生的权利和义务;
二、中午在公司用餐者，餐后应第一时间处理好就餐后留下的饭盒及杂物;
三、员工应在上班前和下班后做好个人卫生区的卫生清洁，保持物品摆放整洁;
四、公共卫生区实现每日清洁，按值日表进行;
五、每月或放假前后进行一次大扫除。
第七章 员工考勤
一、总述
(一)、综合部负责公司考勤工作，包括制度解释及完善，组织检查和分析考勤的执行情况及管理工作，并于当月30或者31日统计上月的出勤情况。
(二)、考勤内容包括出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、婚假、丧假、法定假日等。
二、日常出勤规定考勤制度
(一)、每周工作时间为：星期一——星期六。
(二)、每日工作时间为：上午9：00——12：00;下午13：00——17：00。
(三)、员工应自觉遵守上下班时间，到上班时间本人还未到岗，即为迟到;凡未到下班时间，提前离岗，即为早退，早退当天按旷工处理。实际到岗和离岗时间均以考勤记录时间为准。
(四)、因公外出不能按时到岗者在征得直接主管领导批准的情况下，由直接主管领导向综合部说明，否则视为旷工。
(五)、员工请假须提前一天申请，请假五天(含)内由部门主管批准后报综合部备案，五天以上需由总经理或其授权人批准后报综合部备案。
(七)、迟到早退的处罚规定
1、迟到或早退3次，15分钟以内罚款20元，15分钟—30分钟以内罚款30元，30—60分钟罚款50元，一小时以上按旷工半天论处。
2、凡每月迟到或早退超过二次者，依情节轻重给予提醒、警告、张榜等处分，屡教不改者除名。
三、旷工的处罚规定
(一)、没有按规定程序办理请假手续或未经批准离岗1小时以上者及各种假期逾期而无续假者依旷工论处;
(二)、迟到或早退1小时以上且无正当理由办理补假手续者视为旷工。
(三)、不服从公司的岗位调配而拒绝不上班者按旷工处理。
(四)、员工无故旷工一次扣人民币100元，两次扣人民币300元，连续矿工两日，或一年旷工累计三日者，公司将予以开除。
(五)、凡请假须填写“请假申请单”并报办公室，特殊原因电话通知办公室，否则视为旷工。
(六)、如需外出提前向办公室说明外出原因，否则视为早退。 ※ 部门主管违反规定按上述标准加倍处罚。
四、请假规定
除非特殊情况，员工请假必须提前办理请假手续，到办公室领取《请假申请单》，并依公司相关规定给予审批后方为生效;否则按旷工处理。
(一)、员工因病或非因公受伤请假一天以内者，应补办请假手续;
(二)、员工因病或非因工伤请假超过一天者，须持医院开具的病假证明办理请假手续，连续病假1天以内直由主管领导批准，2天以上由总经理或其授权人批准。
(三)、员工到医院看病视为病假，以实际离岗时间填报病假申请单，办理请假手续。
六、事假规定
(一)、员工确因私事须亲自处理，可请事假。事假必须提前一天向所在部门提出书面申请，办理相应请假手续;
(二)、请假期满，如需延长，应提前办理续假手续，经批准方可延假。如遇急事无法在事前办理手续时，可采用通讯办法报告相应主管上级，事后补办手续;
(三)、员工因特殊原因迟到，经补办请假手续可作为事假处理;
(四)、员工连续请事假五天以内由主管领导批准，五天以上由总经理或其授权人批准。
(五)、病假、事假为无薪假。
处罚：
1、综合部负责本制度的检查、监督，对违反此规定的人员，将给予相应的批评警告，严重者处以10-50元罚款;
2、本规定由公司综合部负责解释、修订。
本制度自公布之日起执行
陕西乐美居信息科技有限公司
二O一五年二月二日
第二篇：办公室管理制度
第一章 办公室管理
办公秩序. 1 维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务，公共办公场所桌面、地面、烟灰缸应做到日日清洁，不得将自己的私人物品放在公共办公桌上。
2. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁 3. 打印机附近不要堆放太多文件
4. 发现办公设备(包括通讯、照明、电脑等)损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 服务规范
1. 仪表：机构职员应仪表整洁、大方。
2. 微笑服务：在接待机构内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3. 用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4. 现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。
5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用机构电话时间太长。
工作纪律：
1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。
2、工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，不要看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。
3、员工应注意环保和节约，尽量不使用一次性茶具。
4、电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开机构的员工应确保门、窗、灯均关闭。
5、危险品严禁带入办公区域。
6、各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理;办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。 钥匙领用规定
1.本公司所有的钥匙由行政部统筹管理。各部门相关工作人所需钥匙向行政部领取。; 2不得将本人保管使用的钥匙借给他人使用。造成经济损失的由借出人与借入人共同承担赔偿责任
3.仓库钥匙有行政部保管，临时因公使用钥匙，须向钥匙保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。 物资分类
1. 机构办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
2. 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等
3. 管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
4. 个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资;
5. 实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。 一.办公用品物资采购
1. 公司办公用品物资的采购，原则上由行政部统一购买，属特殊物资经行政部同意，可由申购部门自行购买。
2. 申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门负责人同意，行政部批准;300元以上(含300元)部门主管同意，行政部审核，中心主任审批。
3. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1)定点：公司定大型超市进行物品采购。
2)定时：每月月初进行物品采购。
3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
二.办公用品的购发：
1. 每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部;
2. 中心主任指定专人制定每月办公用品计划及预算;经中心主任审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部门。由各部主任签字领回; 3 .除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经行政部批准方可领用;
4 .机构新聘工作人员的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作;
5. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;
6. 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
物资领用管理
1 .公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
2 .低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用
3. 管制品：先想行政主管申请，再向办公室物品保管人员签字领用
4. 贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用
5. 实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
档案管理 1.归档范围：
公司的规划、计划、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 报刊管理
1.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 2.任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，
传真机的使用 1.传真机的使用方法
A发传真：把文件放到进纸处，打一个传真号码
对方接通，告诉对方给一个信号
对方给信号后按“确认”或“启动”
B。收传真：拿起话筒后按传真，复印、输入(一般是绿色)
放下电话 2.传真的收、发程序
收、发传真都要由经办人进行认真的登记
A、收传真登记格式如下：收到——分解——传递——备查 B、发传真登记格式如下：送审——登记——发出——备查
信息公开、
下列信息主动公开：
(一)涉及员工，单位切身利益的信息。
(二)需要机构员工广泛知晓或者参与的信息。
(三)反映本单位机构设置、职能、办事程序等情况的信息。
(四)依照法律，法规和国家有关规定应当主动公开的信息。
会议制度
(一)积极机构大会，提前5分钟进入会场
(二)重要文件或重要事情要进行集中学习、研究讨论，有事要向领导请假。
(三)每次开会要有记录员记录会议内容。
(四)会议由行政主管集召，中心主任负责开会。
(五)有话要在会上说，会后不准乱议论。
(六)单位开会每月不能少于1次。
(七)认真贯彻落实会议精神，达到会议目的。
(八)开会时，各参会人员须关闭手机或设置静音状态，不准随意接听电话，以免影响会议的进行
第三篇：办公室管理制度
一、考勤管理
1、上班时间由上午8：30至12：00，下午13：30至18：00。
2、上、下班时都必须打卡，如遇特殊情况，须由各自部门主管或人事主管签名确认才可。
3、 打卡时，不得代人打卡或伪造出勤记录，一经发现，双方各扣罚￥20元;不得争先恐后，须排队依次打卡，否则扣罚￥10元。
4、上班时，必须各就各位，不得聚集闲聊或做与工作无关的事情，否则扣罚￥10元，严重者开除处理;下班前，各小组搞好场地清洁后该返回工作岗位，不得提前到打卡处打卡下班，不准大声喧哗，否则扣罚￥10元，严重者开除处理。
5、在工作期间，不得因私事无故离开公司。确有事者，须请示主管批准，打卡后才可出去，否则视为旷工，扣罚￥50元，严重者开除处理。
6、加班时，不得无故缺席，确有特殊原因，须提前申请由主管签名批准交人事部确认方可，否则视为旷工，扣罚￥50元。个别人员加班，经该部门主管签名确认方可。
7、每月迟到打卡上班超过30分钟者，处罚￥30元。不到30分钟，但连续3个月都有迟到者，作开除处理。
8、提前下班或有事请假者，须提前书面申请，由主管签名批准交人事部确认方可，否则视为旷工扣罚￥50元。
9、请假超过5天者，须由公司领导批准方可，否则即时终止劳动关系。
10、缺勤时间，不计算工资。
11、员工辞职须以书面申请由主管签名批准离开时间，并有人事部确认才可，确认其离开时间和处理好其交接工作，否则其工资不予发放。
二、工作责任规定
1、各部门员工应相互配合，相互监督，不得借故推搪而影响正常运转，一经查实视情节之严重性作出相应处罚。
2、须严格要求每项工作细节，如因个人之疏忽而造成问题者，则重重处罚。
3、对待产品或客户的任何物品，应轻拿轻放，若造成损害者或破坏者，处罚当事人并作出赔偿。
4、在正常工作中，遇有问题是解决不了的，该请示主管，不得擅自处理，如造成严重后果的，将会追究当事者之责任。
5、如工作须当天完成，下班时还未完成者，该请示主管作出妥善安排，否则追究当事者之责任。
6、公司或仓库的任何物品，未经批准，不准私自拿公司或库房，一经发现，开除处理。
三、假期薪金规定
1、每年之1月1日、5月1日、10月1日无论是日薪或月薪之员工都是有薪假期。
2、春节假期为7天(年初一至年初七)。
3、月薪之员工在春节假期间有薪日为7天(年初一至年初七)。提前放假或提前回家的天数，则不计算工资。
4、如公司有特殊情况需放假，员工都必须服从安排时间补回，不算加班。
以上之管理规定，于即日起实施，监督者为办公室。
如有未尽之事宜或有特殊情况，公司以书面形式事先通知员工。
第四篇：办公室管理制度
第一章 总则
一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
第二章 职责范围
一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
1
六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章 工作规范
一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章 办公室事务管理
一、 文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一) 文件管理制度 第一条 管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、
2
外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、
3
批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二) 文书管理制度 第一条 管理要点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4
4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。 第二条 制度规范
1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。
4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。
6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。 第三条 流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三) 档案管理制度 第一条 管理要点
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更
5
专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条 制度规范
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
6
二、 办公用品管理制度 第一条 管理要点
1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条 制度规范
1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
7
5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
编制《需求计划表→审批→采购→入库登记→发放 编制需求计划→统计申购情况→月末清算汇总→出库登记
三、 图书管理制度 第一条 管理要点
1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条 制度规范
1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
8
3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、 按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。 第三条 管理流程设计
1、 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、 会议管理制度 第一条 管理要点
1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限;提
9
高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条 制度规范
1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条 管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
五、 清洁卫生管理制度 第一条 管理要点
1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫
10
生管理工作顺利进行。
2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。 第二条 制度规范
1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、 按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
6、 未按要求清洁者，按照规定予以处罚。 第三条 流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
11
六、 日常事务管理
(一) 接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。 第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。 第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
(二) 报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。 第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。 第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
(三) 后勤管理
12
第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
(四) 文化宣传管理
第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习
13
→存档
(五) 其他事务
第一条 名片制作、收发传真等其他事务。 第二条 负责公司文书的打印复印工作。 第三条 负责树木花卉的养护工作。
第四条
协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。14
第五篇：办公室管理制度
1、采购价值2000元以内的办公用品时，其申请、审批和购置程序一般为：由各部门向办公室提交书面采购申请，采购计划经办公室主任核实，总经理审批后，交财务部指定专人按要求统一购置。
2、采购物品验收、发放程序为：财务部将购置的办公用品交办公室验收，由办公室指定专人将办公用品发放给相关部门，并办理领用登记手续。
3、所有办公用品的领用、调配、转移均应通过办公室，并办理相关的领用、移交、注销等手续。
4、低值易耗办公物品由办公室按照各部(办)申购清单发放，办理领用登记并要求领用人签字。
5、价值在100元以上的办公用品，由办公室登记造册，确定设备使用部门和保管责任人。
6、所有办公物品的调配必须由原物品保管责任部门责任人和接手部门接手人办理交接手续，办公室主任监交。交接手续一式三份移交人、接手人、监交人各执一份。
7、所有办公用品的领用、调配、转移均应通过集团办公室，并办理相关的领用、移交、注销等手续。
8、领导批准配备给工作人员使用的便携式物品和器材(如照相机、摄像机、投影仪、手提电脑、优盘、移动硬盘、录音笔等)，由办公室建立台帐，由使用人在办公室办理借用登记手续。
9、配备便携式物品和器材的工作人员，在工作岗位发生变动或者离职时，应及时到集团办公室办理物品移交手续。凡是未办理移交的，人力资源部不得为其办理岗位调动或辞职手续。
10、日常办公用品的使用与管理由各部门或各单位负责，凡有损坏和丢失者，由使用部门或保管责任人照价赔偿。
11、档案管理必须坚持集中统一管理的原则。档案由档案室集中统一管理，专职档案管理员负责日常档案管理工作。办公室为档案管理主管部门。
12、档案收集范围：凡是企业在生产经营等两个文明建设的各项活动中形成的重要文字、图样、表格、声像等资料。
13、档案由档案室统一分类、编目，档案管理员根据规定，结合实际，编制文件归档范围、案卷类目和保管期限分类方案。
14、档案的分类、编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
15、为便于检索，档案室负责编制总目录、分类目录、底图目录和案卷文件目录，并进行档案著录工作，实现微机检索，方便查阅库房档案资料。
16、违反档案管理制度相关条款的，除对责任人给予50元/次的经济处罚外，另根据国家法律法规，追究相应的责任。
17、集团各项接待管理工作的基本原则是“统一管理、务实节约”
18、大型会议是指集团(或公司)党委、党支部、行政组织召开的全集团(或全公司)会议;专项会议是指集团(或公司)为了当前工作任务(或工作计划)而召开的专题办公会议;常规会议是指集团党委成员生活会、党支部生活会、集团常务董事生活会、集团(或各公司)经理层生活会、职工代表恳谈会等。
19、会议召开前应作会议签到，参加会议人员在签到簿上签名，不得代签。查处一例代签的，对代签人和委托人各处罚20元。
20、会议主持人发现争议不能得出结论时，应及时作出"会后再议"的决定，以免浪费时间。
21、与会人员不得打断他人发言，不得对发言者吹毛求疵。会议主持人应及时制止不礼貌言行或与会议无关的言行。
22、会议过程中如需要临时增加议程，主持人应组织完成各项既定议程之后，再议临时增加事项。
23、会议由办公室指定专人负责记录。根据需要，会议记录人应在三日内将会议内容整理成会议纪要并下发给相关领导和部门、单位。会议纪要必须报办公室主任审核、相关领导审批。若无特殊原因，未在规定的时间内整理、下发会议纪要的，对记录人给予50元/次的经济处罚。
24、与会人员应严格遵守会议时间，不准缺席、迟到、早退。若因特殊情况不能参加会议的，须在会前向会议主持人书面请假。未经会议主持人批准，缺席会议的，每次处罚100元并通报批评;会议迟到、早退的，10分钟以内按每分钟2元进行处罚，超过10分钟的，按每分钟5元进行处罚。
25、与会人员在会议开始前应将手机铃声设置为静音，不得因电话铃声扰乱会议秩序，或在会场接听电话。违者，每次罚款20元。
26、会议期间，不准高声喧哗，不准交头接耳(会议要求与会人员展开讨论的除外)，不准看与会议无关的资料，会场内不得随意走动。违者，每次罚款20元。
27、会议期间，未经主持人同意，因个人情绪擅自离开会场的，每次处罚100元，并予以通报批评。
28、每台计算机均有专人负责管理，其他人员未征得管理人员同意，不得上机使用。违反规定查处一次扣工资20元。
29、计算机应放置于通风、避光的位置，远离磁性物品;做到防尘、防磁、防湿、防阳光直射。
30、不要频繁开关计算机，下班或中途离岗超过60分钟的，应关闭计算机。
31、计算机的开机必须按照“先外设后主机”的原则进行;关机则按照“先主机后外设”的原则进行。
32、不得随意改变计算机原始配置，不得私自加装其它设备(如光驱、音箱等)。违反规定查处一次扣工资50元。
33、配有后备电源的设备，设备使用完毕的同时应关闭后备电源，禁止在后备电源上使用其它非计算机类的设备。
34、定期对电脑和打印机做好除尘、去垢工作，禁止将茶水、饮料等液态物质放置在计算机和打印机上，以防止液体溅入机器内部，损坏机器。
35、计算机出现故障后，应立即通知信息中心管理人员修理，不得自行拆开机器，更换零件。自行拆开机器更换零件的，查处一次扣工资50元。
36、未经信息中心管理员允许，不得擅自安装未经审查的软件。对于安装好的操作系统，不得随意重装。违反规定查处一次扣工资50元。
37、不得在计算机中安装或使用游戏，违反规定查处一次扣工资50元。
38、每台计算机的IP地址一经确定，不得随意更改。不得恶意攻击、破坏网络的正常运行。否则，一经查处处罚当事人50元。
39、各类操作人员必须对自己口令严格保密，并应经常调换，以保安全。
40、操作人员只能在自己的权限范围内使用、修改或删除电脑数据;如超范围操作和使用，查处一次扣工资50元;造成损失的，当事人承担全部责任。
41、为保证电脑机器正常运转，个人资料不得存储在装有操作系统的分区硬盘中，禁止私自安装软件，禁止卸载、删除C盘(系统盘)中的软件及程序等。
42、涉及商业秘密、重要技术文件及其它需要保密的文件，应做好备份，妥善保管，并不得在网络中共享。
43、对属保密性质的部门，严禁对外拷贝数据，确需拷贝的，必须经部门负责人签字认可，否则，查处一次扣工资50元。
44、若计算机使用人员岗位变更、工作调动、辞职或被辞退，集团人力资源部(或各公司人事劳资部门)应及时通知信息中心负责人(或计算机管理部门)和办公室主任为其办理计算机交接手续。否则，对违规人员处50元/次的罚款。
45、人为损坏计算机硬件及软件的，由当事人按照实际维修、维护费用全额予以赔偿，并对每人次处100元的罚款。
46、触犯国家法律、法规，利用计算机网络犯罪的，将依法交由司法机关追究其相关责任。
47、因操作人员疏忽或操作失误，给工作带来一定影响，但经努力可挽回的，对其进行批评教育，一次扣工资50元。
48、使用印章时要慎重审核，要求每次用印要履行审批手续，详细填写《湖北稻花香集团用印审批单》。
49、文书处理内容主要包括：上级来文、来电、来函，同级来文、来电、来函，本集团上报、下发的各种文件和材料。
50、凡属不按本制度相关程序操作而贻误工作或出现错误的，视情节轻重，每次对责任人给予20元-500元的经济处罚，给工作造成的一切不良影响和损失均由违规责任人承担。并根据具体情况，对责任人给予通报批评、降级、免职或解除劳动合同处分。
51、因来电内容记录不完整、来文和来函收集不齐全、文书传递错误或传递不及时、文件登记和编号错误、文件发放错误或发放不及时、各类文件和材料存档不齐全等原因而贻误工作的，视情节轻重，每次对责任人给予20元-500元的经济处罚，给工作造成的一切不良影响和损失均由违规责任人承担。并根据具体情况，对责任人给予通报批评、降级、免职或解除劳动合同处分。
52、根据各级党政机关、各职能部门和集团领导及各部(办)要求，凡是未按时上报各类文件、典型材料、讲话稿、请示、工作总结、工作计划、工作方案、情况汇报、函等，每次处罚责任人50元，给工作造成的一切不良影响和损失均由责任人承担，并根据具体情况，对责任人给予通报批评、降级、免职或解除劳动合同处分。
53、各公司上报集团的文件、汇报材料、工作计划、工作方案、情况汇报、讲话稿、请示等，必须经公司总经理签字确认并加盖公司行政印章。凡是上报材料手续不全的，对上报材料的责任人给予20—100元/次罚款，并给予通报批评。
54、各类文件、典型材料、申报材料、讲话稿、请示、工作总结、工作计划、工作方案、情况汇报、函等，因数据、时间、文字出现错误或语句表达不通顺等原因而影响文书质量的，视情节轻重，每次对责任人给予20元-500元的经济处罚，给工作造成的一切不良影响和损失均由责任人承担。并根据具体情况，对责任人给予通报批评、降级、免职或解除劳动合同处分。
55、未经授权，不准携带任何档案资料离开本单位。一经发现处罚当事人100元/次;处罚管理责任人50元/次。
56、严禁司机无证、酒后驾驶等违法行为;不准私自出车、不准开带病车、不准开英雄车。
57、出车期间发生任何事故，司机应及时上报车队主管。车队主管应建立驾驶员档案，如实记载安全行驶受表彰、奖惩、违章、肇事等情况。
58、司机出车务必每日认真填写《车辆运行日记》。
59、迟到、早退，每次扣工资20元，一月内迟到、早退三次(含三次)以上每次按旷工一天处理。 60、旷工一律扣除双倍工资(计件工资员工按上月平均工资计算)。迟到2小时以上，视为旷工半天;超过4小时视为旷工一天。一月内连续旷工三天则降档一级，旷工一周解除劳动合同。
61、每周一组织升国旗的单位，员工迟到者，按照“第五条第一款”的规定执行。
62、行管人员请假1天由部门负责人批准;连续请假2天由分管副总经理审批;连续请假3天以上由总经理审批。
63、工人请假1天由班(组)长批准;连续请假2天由车间主任批准;连续请假3天-7天，由公司生产部长或分管副总经理批准;连续请假一周以上由公司总经理批准。
64、员工一个月内无特殊原因，请假不得超过2次;有特殊原因的，必须由审批权限的上一级领导审批。
65、假期超过一个月(法定假期除外)，按单方解除劳动合同处理(经夷陵区人民医院或市中心医院开具的病休证明除外)。任何领导签批的假期超过本条款规定的，一律按本条款执行。
66、凡请事假的，一律不得发放工资。 6
7、工作期间一律不得代班，有代班现象的一律辞退。员工请假申请由其亲友代班的，主管领导不得批准或接收代班人员，否则，对主管领导实行降职、降级处理，并通报批评
68、凡规定必须打卡的工作人员每日考勤应亲自登记或打卡，不得委托他人代打，一经发现，委托人和被委托人每次均扣工资50元。
69、工作人员上下班如有未打卡者，除有正当理由经主管证明，并经主管领导核准，否则视同旷工处理。 。
70、档案收集、整理人员：各岗位人员均有对本岗位工作过程中所形成档案进行收集、整理的义务，并按公司要求交档案室存档。档案整理需达到以下要求：
(一)档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案便于保管利用。
(二)档案员在接收档案过程中，对整理不善的档案和不符合要求的档案，可要求有关人员重新加工整理。
(三)档案员对接收和收集的零散档案，要进行全过程的档案整理工作。
71、文件材料归档的基本要求
(一)归档的文件材料必须齐全、完整、成套。归档文件材料一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当地增加归档份数。
(二)归档的文件材料必须准确地反映公司在各项活动中的真实内容的历史过程，并符合其形成规律。
(三)凡是需要归档的文件材料，在书写时都必须字迹规范工整、图样清晰，便于使用与保存，不得使用三色笔。
(四)档案员在接收档案时，要认真履行交接手续，双方清点检查，然后签字。
(五)文件材料的归档范围，按照《湖北稻花香集团文件材料归档范围细目》的规定内容执行。
72、归档时间
(一)各项管理工作中形成的文件材料，必须在次年三月，将应归档的文件材料，由各职能部门负责人审定后，交档案室归档。
(二)基建工程、技术革新或其它技术项目在任务完成后告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后向档案室归档。
(三)所购财产、设备进厂验收时有关责任人须通知档案人员参加，并在验收完毕后将有关资料交档案员及时归档。
(四)工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议结束后应将所集获得文件材料及时向档案室归档。
73、档案保管期限分类的基本原则
(一)对有长期利用价值的档案应划永久保存。
(二)对在一定时期内有利用价值的档案分别划长期、短期保存。
(三)档案应进行鉴定。档案通过鉴定，如有不准确、不完整的应及时修改补充。
74、档案的管理
(一)保管档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防火、防盗、防光、防潮、防鼠、防有害气体和防污染等安全措施。
(二)存放档案必须使用专用柜、架，排架方法要科学并便于查找。
(三)胶片、照片、磁带、软盘等档案要用专用盒保存，按照声像档案管理方法，按编号顺序排列。
(四)档案室对档案的收进、移出、保管、利用、移交要进行登记和统计，做到数据准确、详实。
(五)档案的销毁、保密、解密，应登记造册，并经过批准。
(六)档案管理员定期进行档案清理、核对工作，做到帐、物相符，对破损和载体变形的档案要进行及时修补和复制。
75、档案的修补和复制
(一)档案管理人员，或是其它工作人员，都必须树立高度的责任感，以确保图样修改、补充工作的顺利进行及完备归档。
(二)修改和补充归档的技术图纸时，须征得主管领导的批准，填写修改补充的通知单，方可进行。
(三)修改内容较小的，一般可直接在原版上“杠改”，但必须在修改过的地方注明“修改标记”。
(四)需要补充图纸和技术数据的，应说明补充的原因及对象，补充后与原图纸一并组卷，同时编入档案卷内目录。
(五)修改内容较多，范围较大时，应另出新图代替，原图作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。
(六)档案的复制。档案的复制要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。复制档案中的内容，须经公司领导同意，由档案管理员进行复制。对利用较多的档案，可复制数份，以利使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
76、档案的利用
(一)公司职工因工作需要利用档案，经有关领导同意并办理档案借阅登记手续后方可借阅档案。
(二)非本单位人员需利用档案，需持合法证明或经本公司领导批准，否则不可借阅档案。
(三)需利用的档案一律由档案管理员提供。利用档案一般应在档案室进行，利用完毕应填写《档案利用效果登记表》，做好信息反馈。
(四)利用档案时，不准吸烟、拆卷、转借和在档案原件上画杠、打圈、涂改以及污损档案。
(五)档案管理员要熟悉所藏档案情况，主动了解本公司各项工作，满足利用的需要，对已开放档案应提供方便。 7
7、档案保密
(一)档案库房要安全可靠，门窗牢固，配有安全保险装置。
(二)保守企业秘密。凡涉及保密档案，应按规定范围使用。
(三)任何部门和个人，不准出卖企业所有的档案和内部资料、文件，不得丢失文件和档案，不属归档文件材料，集中交综合档案室统一处理。
(四)不得擅自提供、抄录、公布属于企业的所有档案。
(五)对造成失密、泄密和损失档案者，应查明原因，追究责任，情节严重者移送司法机关处理。
78、档案信息开发利用
(一)公司档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容，档案信息的开发利用重点是为公司经营管理、增加经济效益等服务。
(二)公司档案信息开发利用的方式。
1、在公司内部实行借阅制，并积极主动地做好服务工作。
2、编制交流档案目录。
3、对档案进行加工整理，汇编专题材料和编制全宗介绍、工程简介、文摘、数据手册、图表手册、市场信息、用户反映及国内外同行业情况介绍等。
4、公司对于积极主动开发和提供利用档案，为提高企业信誉和经济效益等作出贡献的人员，应给予表彰和奖励。
79、会前准备。会议召集人应明确会议主题、会议时间、会议地点、与会人员、会议议程、会议主持人、会议记录人及其他特殊要求，并与办公室共同负责落实会议前准备工作，将会议所需资料于会前一天发放给参会人员(临时性、紧急性会议除外)。召开会议没有提前通知参会人员或者没有给与会人员足够会前准备时间而耽误会议顺利召开的，对会议召集人给予100元/次的经济处罚(临时、紧急会议除外)。
80、刻制正式印章、专用印章和钢印等由集团办公室书面申请，报集团总经理审核、董事长批准后，凭集团介绍信到公安部门办理登记手续方能刻制。
81、颁发印章之前，须提前向有关部门发出正式启用印章的通知(发放范围根据该印章的使用范围确定)，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级部门备查。使用单位必须将启用日期的材料和印模卷归档，永久保存。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用。建立印章保管登记册，载明印章、印文、印模和保管人姓名等项，印章管理人员应明确责任。
82、保管要求
1、集团各类印章实行“谁管章，谁负责”的原则，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
2、按保密要求，印章管理人员不得委托他人代取代用，保管柜要牢固加锁，防止被盗，用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公桌上，或敞开保管柜。
3、对印章被盗用而产生的后果，管理人员应负法律责任。发现保管印章有异常情况或丢失，应该保护现场并报告领导，查明情况及时处理，必要时应该报告公安机关协助调查。
4、印章管理人员因事外出需临时委托他人管理时，应严格办理印章交接手续。
5、印章管理人员如工作变动，应由重新确定的印章管理人员办理交接手续，不得私自转交他人。
6、印章管理人员要注意保养印章，及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰。
7、印章如不慎损坏，应及时报请相关部门更换并声明作废。
83、用印要求
1、用印时，首先检查是否有相关负责人批准用印的签字。
2、印章管理人员应审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖章。领导签批的草稿、协议书、合同书应保留一份文本。不能留存材料的，要详细记载用印情况，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处。为证明某人某单位身份加盖公章也要登记。
3、用印要严格实行登记制度，做到《用印审批单》与《用印登记簿》相符,每周由印章管理人员的直接上级对《用印登记簿》审查并签字确认;印章管理人员要定期对《用印审批单》进行整理、汇总，年末交档案室存档备查。
4、盖章要合乎规范，保证印章端正、美观、清晰、便于识别。
5、留存材料进行编号整理，归档保存。
6、任何人不得携印章外出，特殊情况须报集团总经理批准，由印章管理人员一同前往，并详细做好用印登记。
7、印章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据及其他空白格式文件。特殊情况按以下要求进行办理：
(1)必须经集团董事长或总经理批准; (2)要指明空白凭证或空白纸的用途; (3)要办理领取登记手续。
空白介绍信、空白纸张等如因特殊情况未使用，应及时交回办公室登记。
8、严禁利用公章谋取私利，违者从严处罚，情节严重的移交司法机关处理。
84、责任与处罚
(一)如违反规定，对加盖印章审核不严、不按规定程序和规定范围使用印章，擅自将印章带出使用，以及未经批准在空白格式文件上加盖印章的，视情节轻重及其所造成后果，对责任人给予50-500元/次罚款，并根据具体情况，对责任人给予通报批评、降级、免职或解除劳动合同处分。
(二)如违反规定，造成直接经济损失的，对相关责任人除执行第
(一)条规定的处罚外，并要求赔偿其直接经济损失。
(三)违反规定使用印章，造成印章丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任人给予500-2000元的经济处罚并追究法律责任。
(四)如违反规定，相关责任人的行为构成犯罪须追究刑事责任的，交由司法机关处理。
85、集团各成员企业必须依照本规定制定公司印章管理规定，并报集团办公室审核、备案，规范保管、使用公司印章。
86、收文处理按照签收、登记、分送、阅文、拟办、批办、承办、催办、办复、注办、暂存的程序依次进行。具体为：
1、办公室文书管理人员在来文方的传递文书或送文簿上签字，表示文书收到;
2、办公室文书管理人员在《集团收文登记簿》上登记，贴文件处理签;
3、办公室文书管理人员将贴文件处理签的文书报办公室主任提出拟办意见;
4、办公室文书管理人员根据办公室主任签批的拟办意见，将文书送有关领导阅批;
5、办公室文书管理人员根据领导阅批的意见，交承办部门或相关人员办理;
6、办公室文书管理人员对办理情况进行督促，对来文机关要求回复的文件要答复办理情况;
7、办公室文书管理人员对文件承办情况和处理结果简要注明后将文件保存。
87、公文发文处理按照拟稿、核稿、送审、签发、登记、编号、校对、打样、复审、印制、分装、发送、存档的程序依次进行。具体为：
1、办公室工作人员或各部(办)工作人员根据领导发文意图拟成文件;
2、办公室主任核稿;
3、办公室工作人员按照办公室主任签批的意见，将文件呈送相关领导会签、签发;
4、办公室工作人员根据领导签发后的文稿进行登记、编号、校对、打样(若领导签发文件时，对文件内容有修改，办公室工作人员应按照领导意图进行修改后打样);
5、办公室工作人员将打样文稿呈办公室主任复审，由办公室主任在文稿上亲笔签字同意印发(或上报);
8、办公室工作人员根据发文范围印制、分装、发放文件，并将领导签批的原稿和正式文件存档。
88、典型材料、讲话稿和申报材料
典型材料、讲话稿和申报材料按照拟稿、修改、核稿、送审、校对、打样、复审、登记、印制、分装、发送(或上报)、存档的程序依次进行。具体为：
1、办公室工作人员或各部(办)工作人员根据领导意图拟稿;
2、办公室主任指定办公室副主任或办公室相关人员对草拟的文稿进行修改;
3、办公室主任核稿;
4、若需相关领导审阅，办公室工作人员要严格按照办公室主任的意见，将文稿呈送相关领导审阅;
5、办公室工作人员根据领导审阅改动的内容，对文稿进行修改后校对、打样;
6、将打样文稿呈办公室主任复审，由办公室主任在文稿上亲笔签字同意印发(或上报);
7、办公室工作人员根据文稿用途进行印制、分装、发放(或上报)，并将领导审阅的原稿和正式文稿进行登记、存档。
89、传递程序
1、文书传递按照文书性质和办理要求，分送有关领导或部门传阅或处理。属传阅的文书，严格按文件内容界定传阅范围，贴上《传阅处理签》，按照阅文人次序送有关领导传阅，领导阅后在处理签上签字。
2、办公室文书管理人员要坚持传递跟踪，随时跟踪、掌握文书去向，及时将阅毕、审毕或办毕的文书收回保存，并按文件类别归档。
90、文书归档程序
1、文书归档严格按照《湖北稻花香集团档案管理制度》执行，按文字、电子两种文本进行归类、登记，并填写移交清单(须按类别登记，以简洁的主题词概括文件内容)。
2、各部(办)将文书材料交档案室后，必须与档案室工作人员办理移交手续，移交手续一式三份(移交人、接收人和办公室文书管理人员各执一份)。
91、司机行车中应做到一安、二严、三勤、四慢、五掌握，杜绝大事故，减少或避免交通事故。
一安：树立“安全第一，预防为主”的安全思想。 二严：严格遵守道路交通安全法，严格遵守操作规程。 三勤：勤检查、勤保养、勤调整。 四慢：情况不明慢，视线不好慢，起步、会车、停车慢，通过交叉路口、狭窄路段、冰雪路面、桥梁、弯道、陡坡、车站码头、城镇繁华街道及乡村集镇慢。
五掌握：掌握车辆技术状况，掌握道路情况，掌握气候变化，掌握路段特点，掌握车辆行人状态。
92、司机工作纪律
(一)司机必须严格服从车主的统一调度和管理。未经车主同意，不准私自出车，不准将车辆交他人驾驶。
(二)病假、事假必须经车主批准。因旷工、迟到、早退、离岗等原因而影响工作的，除按制度处罚外，扣罚当天补贴及工资。
(二)司机应遵守道路交通安全法，讲究职业道德，确保车辆和人员安全，杜绝行车事故。
(三)爱惜车辆，加强车辆的维护保养，配备的车辆必须每天检查，保持车辆内外清洁，并保持车况良好。
(四)司机要按时参加本单位和相关职能部门举办的安全学习，年终进行一次考核，考核同工资挂钩。