高校档案管理体制论文

摘要：随着我国现代化信息技术的飞速发展，使得传统的高校档案管理模式已经不能满足社会发展的需要，一直以来，各个高校的档案管理工作都存在着管理模式落后、重视程度不够、信息化建设不足等问题。因此，高校应该积极创新档案管理工作模式，及时建立档案信息资源共享模式，从而为师生和社会提供更好的服务，满足高校自身的发展需要。下面是小编精心推荐的《高校档案管理体制论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

高校档案管理体制论文 篇1：

高校档案管理体制的变革与创新研究

[摘 要] 档案的收集、排序、维护、评估、统计和提供利用的活动就是档案的管理系统。档案管理系统的建立是为了更快、更好地查找利用所需档案。档案管理体制有利于学校总体发展和科研水平的提高。但是，传统的高校档案管理体制存在某些缺点制约着高校的进一步发展。所以，高校迫切地需要对传统高校管理体制进行创新与改革。文章着重研究了高校档案管理体制的当前现状、背景以及改革创新的必要性，最后提出了为高校档案管理体制的改革和创新提出了几点建议。

[关键词] 高校档案管理体制；变革；创新体制；现状

近几年，我国高校迅速崛起、飞速发展，传统的高校档案管理体制已经无法适应高校如此快速的发展。先进、合适的高校档案管理体制可以在很大程度上促进高校的健康、稳定发展。高校的档案管理体制在本科课程评价中更是起了无法替代的作用。高校的档案管理体制应该与时俱进，不断适应新时期、新体制、新政策下的高校发展。在高校的教学管理中档案管理体制的改革已经成为迫切需要解决的问题。

一、高校档案管理体制的变革与创新研究的背景

对高校档案管理体制是在大背景支持下进行变革与创新研究的，也就是高校档案管理体制变革创新的可行性。第一个就是本科教学评价要求档案管理体制必须进行改革。经教育部要求，每五年对各个大学进行一次教学评价。这一措施可以促进各个大学发展自己的独有特色，为培养一些高精尖人才提供客观条件和物质基础。如果要满足教育部的评估要求，各个高校必须根据评估工作的需要对传统高校档案管理体制进行改革和创新，建立较为科学的档案管理体制，以此来适应新时代高校的发展。第二个是各个高校现在处于高速发展的稳定时期，大学长期发展的需要为系统改革提供了档案管理体制改革和创新的环境条件。我国高校在近几年不受原有传统的学校运营理念，建设更为专业的环境，无论是校园建设还是人才培养，都在传统的基础上不断进行开发。为了高等教育的健康发展，需要一个与时俱进的档案管理系统。特别是电脑和网络技术方面管理技术正在逐步加强。大多管理人员通过大学全国计算机二级考试，这将为系统改革提供人力资源。除了人才的增多，技术的提升和普及化也促进了高校管理体制的变革。计算机的大众化和网络技术的使用为系统改革提供了技术支持。利用原有的技术基础和数据，在进一步进行系统整理，明确分类科目，使编目清楚、排列系统，更加快速便利地整理，同时也更方便寻找。高校档案管理体制的变革与创新研究是必要的，是有人才和技术的支持，更是与时俱进，提高高校发展水平，响应国家号召的正确选择[1]。

二、高校档案管理目前存在的问题

从理念的角度来看，高校没有充分重视档案管理的工作，在理解上存在误区。大学注重教学和科研，档案工作效率较低。一些部门和领导不太注重档案管理工作，导致人员配置不足，基础设施支持不够充分，储存环境落后，管理系统不到位等问题。

从管理模式角度看，高校档案管理大都进行封闭式的管理，由于系统不健全，封闭式的文件管理系统的操作程序并不是特别的完善，并且仍然有兼职管理现象的存在，所以高校的档案管理进行封闭管理模式不能较好地提供查阅服务，也不能提供学校教育评估和人事系统改革的详细资料。

在服务技术方面，由于高校档案管理在资讯的存入、储备、开发与使用的过程当中仍然处于人工手动操作阶段，其结果就是人力资源与技术的使用效率大大下降，最终导致高校档案信息使用效率低下。由于先进科技在管理高校档案的过程中利用率较低，所以，这就降低了给高校档案管理信息化程度。降低建档、查询和搜索的效率，所以这就对高校的质量及人才的培养构成严重限制。

传统的高校档案管理在内容的收集上较為片面。比如，目前高校人事档案的重点是收集政治思想成果和工作成果的资料，反映教师和教职员工的道德特点、才能、心理和性格特点的资料相对较少，政治思想的表现和工作能力的表现不能完全反映个人的整体素质。目前的人事档案管理重点是教师的学历而不是能力，反映出记录的时候历史比现实更为重要。除了教师的档案信息收集不全面之外，更新也不是非常及时，不能反映个人的目前现实的状况，并且组织评价较为官方，在一定程度上无视员工的实际情况。

档案管理人力不足是导致高校档案管理水平与高校发展现状不匹配的原因之一，高校由于缺乏档案管理人员，未能建成一支由完整知识体系的档案管理团队。档案管理的效率和服务质量影响着高校的生存和发展。所以要不断吸取人才，科学地加强档案管理队伍的建设[2]。

三、对高校档案管理进行改革和创新的意义

以人事档案为例，人事档案是高校档案的重要组成部分，高校的人事档案是选拔和任命干部的重要基础。大学实现飞跃性的发展，核心要素是组建领导能力和有德才兼备、既年轻又专业的干部队伍。各个高校的人事档案部门对各人员的综合情况了如指掌，可以为学校的上级管理人员提供准确的信息和数据，为人才的选拔和提升打下框架，让人才自身价值得到充分的实现。人事档案工作是提高学校质量的首要条件。人事档案在大学管理中起指导和连接作用。做好人事档案工作对高校培养人才，预测人才，制定人才政策，具有十分重要的作用。对人事档案工作进行加强，科学设置和管理人事档案，为发现、认识和培育人才提供实际、无误的信息。人事档案管理的工作是人事管理工作的重要环节。随着高校人事分配体系的改革逐渐深入，人事档案成为教师专业职责考核和绩效考核的重要基础。做好档案管理工作可以选用和培养优秀的师资力量，为提高学校的质量奠定基础。除此之外，在人才选拔的过程当中，人事档案可以提供可靠有效的鉴定材料，保证职称评定更加规范化，提高公平性。另一方面，人事档案是教师在教学科研方面的真正凭证。教师是大学课程的不可或缺的，师资的质量和水平直接影响到教学质量和人才质量。人事档案可以系统反映各教师的专业能力，学业水平及工作成果的历史性事实证据。随着高等学校对科研的建设越来越重视，学校领导可以通过科技人才的人事档案决定研究方向，选择研究主题，成立科研机构，组建科研小组，以合理的知识结构组成研究小组。由此可见，档案在科学研究中起着选择才能的作用[3]。

四、对高校档案管理进行改革和创新的措施

（一）加强高校档案管理规范意识的建立

许多学校中的机构都在学校发展的过程中得到改革和创新。唯独轻视档案管理的作用，没有认识到档案管理的功能，这样就导致高校档案的建立无法对学校的工作人员起到监督的作用。高校要实现长足、科学的发展，高校的管理者需要端正对档案管理的态度，正确认识档案管理的地位，正确使用档案管理，使其发挥自己的最大作用。除此之外，档案部门也要多与其他部门协同合作，加强合理、正确的宣传使得高校的师生以及管理者认识到档案管理的重要性，建立高校档案意识，让档案可以为广大师生们服务，促进全体教职员工的发展，进而提高学校整体质量。

（二）加强人事档案管理人员的培养

档案管理人员是档案管理工作的重要实施者，只有提高档案管理工作人员的专业性和整体素质才能使档案得到有效利用。所以，建立一支科学的档案管理队伍是非常有必要的事。第一，保证档案管理人员的人数和工作数量是对档案管理人员的结构进行合理化调整的必要前提。除此之外，学校需要在新的时代背景下，要求档案管理人员适应新形势的需要，提高创新能力，建立创新意识，紧跟时代潮流。最后，要对档案管理人员进行定期的考核和培训，并且配备现代化装备设施。以此来提高档案管理人员的专业素养和积极性。与此同时，也可以提高档案管理人员的现代化设备操作能力和档案管理人员的工作效率，推动档案管理的现代化[4]。

五、结语

可以见得，高校的档案管理对高校的发展和人才的培养都至关重要。所以，高校的档案管理必须要取其精华，去其糟粕，与时俱进，在发展的过程中不断完善和创新科学的管理模式，在思想上重视高校的档案管理，不断吸取和培养人才，提高管理人员的素质，逐渐形成一支系统、完整的档案管理队伍。

参考文献：

[1]王根健.高校档案管理体制的变革与创新研究[J].蘭台世界，2020（04）：83-86.

[2]徐小莉.体制改革背景下高校档案管理措施探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版），2020，36（01）：94-95.

[3]江佩琼.高校档案管理体制与发展研究[J].黑河学刊，2020（01）：11-13.

[4]李雪茹.高校档案管理体制与发展研究[J].兰台内外，2019（08）：21-22.

作者：王娟玲

高校档案管理体制论文 篇2：

高校档案管理中信息资源共享意义与构建方法研究

摘 要：随着我国现代化信息技术的飞速发展，使得传统的高校档案管理模式已经不能满足社会发展的需要，一直以来，各个高校的档案管理工作都存在着管理模式落后、重视程度不够、信息化建设不足等问题。因此，高校应该积极创新档案管理工作模式，及时建立档案信息资源共享模式，从而为师生和社会提供更好的服务，满足高校自身的发展需要。本文主要对高校档案管理存在的主要问题进行分析，然后说明了高校档案管理中信息资源共享模式构建的意义，提出了高校档案管理中信息资源共享模式构建的途径，从而保证高校档案管理工作的高效、有序的开展。

关键词：高校;档案管理;信息资源;共享意义;构建方法

作为高校的宝贵资源，档案信息资源是学校发展的重要记录，记录并保存着学生从入学以来的活动成果、思想面貌、学习成绩、教师的教学成果和科研业绩等等，对高校及师生都有着重要的价值和意义。高校档案管理工作就是对这些重要的信息资源进行整理和保存，具有独立性、封闭性、依赖性等特点。因此，在信息化时代背景下，高校档案管理工作必须实现现代化、共享性及信息化。科学的利用信息化技术促进高校档案管理工作的开展，加速构建信息资源共享模式，从而将高校档案信息资源的价值充分发挥出来。

一、高校档案管理工作概述

高校档案就是指高校在招生、教学以及科研等活动当中记录下来的对学校、师生或者社会有价值的一种内容，其形式主要有文字、报表、视频等等。一般而言，高校档案管理工作主要包括信息资源的输入、输出、处理、存储等过程，属于信息控制的范畴当中。然而高校档案又和其他类型的档案具有一定的差异性。首先，信息资源积累速度较慢;其次，管理过程具有阶段性的特点，档案管理工作主要依赖于档案的形成者;最后，对于社会领域而言具有封闭性的特点。

我国的高校档案管理模式来自于国家最初实施的计划经济模式，具有高度统一的管理模式特点，其档案管理和相关的工作人员都是各级政府进行任命。所以，各个高校间的档案管理工作是封闭不连通的情况。而档案信息也保存在高校的档案室当中，不会对外开放，不支持资源的共享。在这一前提下，高校档案管理工作在一定条件下发挥了突出的作用，建立了科学的管理制度和管理体制，但是仍然存在着各种各样的问题。

二、高校档案管理存在的主要问题

1.高校对档案管理工作的重视程度不够

档案管理工作需要高校各个部门以及全体师生的共同努力及配合，但是大部分高校都没有对档案管理工作给予充分的重视，忽视了档案管理工作对高校自身发展的重要性，从而给档案管理工作带来了信息资源不完整、更新不及时等一系列的问题。此外，由于高校领导的重视程度不够，使得档案管理工作缺少必要的资金支持和技術支撑，造成档案管理工作停滞不前。再加上档案管理设备的陈旧、老化，使得一些高校的档案室过于陈旧、简单，大部分纸质档案出现破损、照片损坏等问题，这都给档案管理工作带来了不利的影响。

2.高校档案管理工作的信息化水平有待提高

目前，虽然大部分高校都已经使用了较为先进的办公设备，但是信息化档案管理机制尚不成熟，还存在着很多问题。比如，缺少整体规划、信息资料处理能力不足、信息化技术的应用范围较小等等。对于核心化的数据分析、信息优化与共享等方面而言，虽然一些高校的档案管理工作有所涉猎，但是整体的信息化程度不高，信息化建设水平有待加强，所以给高校档案管理工作的顺利开展带来了阻碍。

3.高校档案管理工作人员的专业素养有待提高

档案管理工作人员直接决定了档案管理工作的质量及效率。但是大部分高校的档案管理工作人员缺少专业的素养，并且工作态度散漫，没有认真、严谨的对待档案管理工作。其主要原因有两个方面，首先，高校对档案管理工作人员的选聘较为随意，任务分配也存在着一定的问题，使得专业水平存在较大的差异性，档案管理工作人员不能履行相应的职责;其次，高校对档案管理工作的重视程度不够，没有定期对工作人员进行培训，使得档案管理工作人员容易产生松懈、懒散的态度，严重阻碍了高校档案管理工作的创新发展。

4.档案信息服务过于单一化

高校档案管理是由多个类型的档案组成的一个整体，不同类型的档案应该有相应的功能作用，要充分的发挥出其作用。高校档案的服务对象不仅包括师生和科研工作者，还应该包括部分社会公众，但是就目前来看，高校档案服务社会这一功能并不突出，信息服务过于单一化。这主要表现在两个方面，一方面传统档案管理模式的束缚;另一方面档案管理结构有待完善。

5.高校之间不能做到信息的互联互通

一些高校的档案管理思想较为传统，认为信息资源不能对外公开，要做好档案信息的保护工作。但是这一思想具有封闭性，不能使得各个高校之间实现信息资源的共享，从而使得信息利用率得不到有效的提高。此外，还要一些虽然意识到高校之间信息互通的重要性，但是缺少必要的信息协调互通制度，使得实际的工作流于形式。

三、高校档案管理中信息资源共享模式构建的意义

1.信息化建设的需要

在信息化时代背景下，现代化的发展模式已经成为主流趋势，各行各业也都积极的追随社会发展的步伐，不断的加强信息化建设进程，进行信息资源的整合与优化。信息资源有着重要的价值，其中包括了大量的研究成果及内容，信息化建设的重要作用就是将一些研究成果应用到其他资源当中，实现两者的整合与优化。因此，实现信息资源的共享是促进社会发展的重要动力源泉。

对于高校档案管理工作而言，其信息资源主要为科研工作者的研究成果和贡献，包括相关的科研信息、数据结构及结果等等，不仅有着重要的学术价值，而且可开发利用的空间较大，而通过构建高校档案信息资源共享体系，可以保证资源的高效利用。所以，高校要积极的开展信息化建设，促进档案资源共享模式的建设进程，从而发挥出积极的作用。

2.公众对信息知情权的需要

传统的档案管理工作主要由相应的管理机构负责，档案管理机构也是保存信息资源的重要机构，然而传统的档案管理机构仅仅负责档案资源的管理工作，没有把档案的作用充分的体现出来。现阶段，由于档案机构以人民的受托机关的形式出现，因此人民拥有对档案信息的知情权，可以对其进行公开，提升了档案资源的利用效率。随着信息化进程的不断发展，使得传统的档案管理工作模式已经不能满足社会发展的需求，高校档案管理工作必须紧跟时代发展的步伐，保证档案资源更好的服务于社会及人民，所以构建高校档案信息资源共享模式具有重要的意义。

3.高校实现改革发展的需要

为了强化教育教学的发展，在最大程度上满足高校改革的需求，高校必须要建立档案信息资源共享模式。

（1）可以促进教学质量、教学水平及效率的提升。高校档案中包括很多教师以及科研人员的教学成果和研究内容，而且不同高校之间的学科优势及科研成果存在差异性，研究的重点也不一样，而实现高校档案信息资源的共享可以保证研究成果的开放性，避免出现学科的交叉，不仅节约教学资源，而且能够实现高校之间的优势互补。

（2）对高校教育改革和发展起到了重要的促进作用。通过构建高校档案信息资源共享模式，可以提升高校的信息化水平，而且能够充分的发挥出信息资源在教育教学当中的有利作用。由此可见，高校档案管理工作的优化是完善公共服务体系的重要内容，能够满足高校师生的各项需求。

4.提高高校档案管理工作的效率

高校档案管理中实现信息资源的共享不但可以使得高校学生的纸质档案资料得到有效的管理及存储，还可以在最大程度上满足读者的需要。此外，在对档案资料信息进行查询的过程中，只需要输入相关的信息或者序号，就能够马上获得需要的档案资源，极大的提高了高校档案管理工作的质量和效率。

四、高校档案管理中信息资源共享模式构建的途径

1.建立完善的高校档案管理信息资源共享系统

在高校档案管理信息资源共享模式的构建过程中，需要建立完善的共享机制共享方案，保证高校档案信息资源得到充分的开发及利用。首先，要完善故障处理制度以及运行准则，强化制度保证，建立健全工作流程，形成科学、合理的高校档案管理信息资源共享系统。其次，对于档案的收集、整理、记录等工作，要有相应的运行机制，从而保证各个环节的有效进行，避免出现重大的错误。最后，要不断的完善优化高校档案管理信息资源共享系统，给师生提供一个良好的平台，提升信息资源的开放程度，加强档案资源的利用效率。还可以对部分社会公众开放，保证信息资源能够更好的服务于社会群众，从而提升信息资源共享体系的服务水平和意识。

2.高校应提高对档案管理信息共享模式构建的重视程度

高校档案管理工作中信息资源共享模式的构建离不开院校领导以及全体师生的重视及支持，如果档案管理工作得不到有效的重视，那么虽然档案信息资源共享模式的建立条件较为成熟，还是不能得到有效的开展。因此，高校必须要在思想和行动上给与充分的重视，不仅要进行整体规划与协调，还要在各个方面支持信息资源共享模式的构建，保证设备的采购及维护工作的顺利进行。在档案信息资源共享模式构建的后期工作中，也要重视维护工作，保证资源配置的合理性，从而促进信息化管理及资源共享工作的有效进行。

3.加大对高校档案管理工作的支持力度

由于高校对档案管理工作的不重视，使得信息资源共享模式构建的过程中出现资金不足等严重的问题，所以各个高校必须要加强对档案管理工作的资金支持力度。在构建档案信息资源共享模式的过程中，需要投入一定的人力、物力和财力，从而推动管理工作的顺利进行。此外，为了推动高校档案管理工作的信息化和现代化进程，还要具备优秀的数字档案管理条件，以便给智慧校园和数字化档案管理工作奠定坚实的基础。还要完善人才培养制度，加大资金的支持力度，及时优化各项基础设施，保证软硬件设施的完善性，从而保证高校档案管理工作的高效开展。

4.实现对信息共享模式的顶层设计

在信息化时代背景下，高校档案管理工作也不断的引进先进的管理设备。作为信息资源共享模式构建的重要工程，高校不仅要具备信息化意识，还要具有成熟的思想意识以及完善的技术支撑，从而防止建设过程中受到技术开发方面的影响。现阶段，各个高校之间实现信息资源的共享、保证工作的协调性是需要解决的重要问题。因此，必须要做好顶层设计，由上而下的促进高校档案管理工作的改革与创新，充分的调动各个方面的积极性，从而保证高校档案管理中信息资源共享模式的顺利构建。

5.提高高校档案管理工作人员的综合素质

高校档案管理工作人员的综合素质直接影响到了档案信息资源共享模式建立的成效以及档案信息的开发深度。现阶段，大部分的档案管理工作者缺少专业的管理技术以及信息管理能力，因此高校要充分重视人才的培养，招聘专业的档案管理工作人员，定期的对管理人员进行培训，从而提升他们的职业素养和道德水平。除此之外，高校要提高档案管理工作人员的人才选拔标准和培养制度，不断引入专业的外来档案管理人才，从而整体上提升高校档案管理工作的水平和效率，满足信息化时代下高校档案管理工作的需要。

6.建立高校档案信息资源合成体制

高校档案信息资源实现共享不仅要服务于师生，还要面向社会。现阶段，虽然大部分高校已经实现了档案的信息化共享建设，但是由于受到诸多因素的影响，使得各种各样的问题也随之出现。此外，高校为了满足自身发展的需求，其档案信息资源共享管理体系也存在差异性，主要体现在技术、硬件以及软件平台等方面，由此出现了信息资源共享的壁垒，其档案信息资源只能用于校内的共享，不能保证信息资源的有效互通。因此，为了解决这一问题，各个高校之间的建立档案信息集成系统，建设丰富的档案资源管理库，实现信息资源的开放。

五、总结

本文通过对高校档案管理中信息资源共享意义与构建方法的研究，使我们了解到，现阶段高校档案管理工作还存在着对档案管理工作的重视程度不够、信息化水平及档案管理工作人员的专业素养有待提高、档案信息服务过于单一化以及档案信息的公开程度不够等一系列的问题，需要进一步的提高管理水平和效率，而实现档案信息资源的共享，不仅满足了信息化建设的需要和公众对信息知情权的需要，也是高校实现改革发展的需要，極大提升了高校档案管理工作的质量和效率。因此，要不断建立完善的高校档案管理信息资源共享系统，提高对档案管理信息共享模式构建的重视程度，加大对高校档案管理工作的支持力度，提高高校档案管理工作人员的综合素质，建立高校档案信息资源合成体制等，通过这些方法，构建高校档案管理信息资源共享模式，从而推动高校档案管理工作的顺利进行。

参考文献：

[1]李云义.高校档案管理中的信息资源共享探微[J].卷宗，2020

[2]王 丽.信息资源共享在高校档案管理工作中的应用探究[J].吕梁教育学院学报，2019

[3]王 丽.信息资源共享在高校档案管理工作中的应用探究[J].吕梁教育学院学报，2019

[4]尹丽萍.信息资源共享模式在高校档案管理中的运用[J].城建档案，2019

[5]韩云松.高校人力资源档案管理及信息化建设分析[J].科学咨询，2020

[6]韩丽华.信息资源共享下高校档案管理[J].传媒论坛，2020

[7]冯 爽.信息资源共享下的高校档案管理工作[J].福建质量管理，2020

[8]刘 鑫.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].商情，2020

（作者单位：山西大同大学）

作者：李建春

高校档案管理体制论文 篇3：

信息资源共享的高校档案管理模式探究

摘要：高校档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分，在社会信息化日趋完善的大环境下，信息资源共享业已成为充分发挥高校档案信息资源效用的理想形式。我们要立足信息资源共享这一高校档案管理新趋势，深刻领会社会对高校档案信息资源的共享需求，认识目前高校档案信息共享的制约因素，研究信息资源共享环境下高校档案管理模式改革创新的有效策略。以期强化高校档案管理工作，为高校的教学、科研、管理和社会用户提供更丰富、翔实、便捷的档案信息服务。

关键词：档案管理模式;信息资源共享;问题;策略

人类社会已经进入了信息化时代，信息资源共享是信息社会的最明显特征。高校是先进文化、先进技术的聚集地，高校档案作为高校在教学、科研和行政管理中直接形成的、具有保存价值的原始记录，蕴含有丰富而珍贵的资源和信息，并以其真实性、知识性和多元性得到高校内外不同群体的广泛关注和应用。高校档案管理工作者要以教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》为指南，以实现档案信息资源共享为目标，对高校档案信息资源的社会共享需求、目前高校档案信息共享的制约因素以及信息资源共享环境下高校档案管理模式改革创新的有效策略展开积极的研究。推动高校档案信息资源由潜在价值向现实价值的转化，激发高校档案事业发展的活力。

一、社会对高校档案信息资源的共享需求

档案信息资源共享是高校档案馆（室）适应社会需求、提高档案信息服务水平、构建开放式高校档案馆（室）的必然选择。从目前的情况看，社会对高校档案信息资源的共享需求主要体现在以下几个方面。

1.对高校校史、校情了解和研究的需求。高校档案是历史的真实记录，收藏着高校不同历史时期发生的重大事件、重要活动、重大工程、重要组织等文献资料，以文字、图片、影像、实物等形式展现着学校的成长、发展历史，富含着一所高校的记忆元素，构成了高校在特定历史条件下的真实场景。无论是专业人士对校史的研究，还是社会各界对校史、校情的了解，都离不开对高校档案的查阅，自然离不开对高校档案信息资源的共享。

2.高校相关资料甄别鉴定、查证咨询的需求。对高校相关资料进行甄别鉴定、回复查证咨询是档案管理部门的重要工作内容。有了档案信息资源共享，社会用人单位可以通过网络平台核实毕业学生的学籍、学历、学位、在校成绩与获奖等资料的真伪，了解欲聘用人员的真实学业水平，办理证实材料。在校生、毕业生因考研、出国、找工作需学校提供学习成绩、学历学位等证明材料，也可以在档案信息资源共享的条件下，先自我查询，从而顺利办理。

3.高校科研成果转化和科研合作的需求。高校既是传播科学知识的殿堂，也是科学研究的基地，每年都会产生大量的科研成果，并以科技档案的形式记录备案。通过档案信息资源共享，社会生产企业能够及时发现所需要的科研成果，促进了高校科研成果有效转化为生产力。同时，企业为了开发新产品、提高劳动生产率，也需要通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。

4.高校宣传推介、扩大社会影响的需求。宣传推介、扩大社会影响是高校发展进程中不可或缺的经营举措。在信息时代，越来越多的人通过网络了解社会、认识社会。高校必须立足这一现实，通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，让社会全面地掌握学校的各方面信息，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。

二、目前高校档案信息共享的制约因素

高校档案信息资源共享是现代信息技术与现代管理体制的融合。目前，一些制约着高校档案信息共享的客观因素不能不引起我们的高度注意。

1.传统档案管理意识的束缚。长期以来，高校档案管理处于一个相对封闭的状态，传统的档案管理理念根深蒂固，具体表现在：①对档案资料重保管、轻利用，缺乏以用户为中心、以利用为灵魂的现代档案管理意识。②工作视野狭小，局限于档案馆（室）的小天地，对社会经济发展的巨大变化关注不够。③坐等用户上门咨询查阅档案，少有对外服务的主动性。落后的管理意识制约着高校档案服务功能的有效发挥，造成了档案信息资源的巨大浪费。

2.高校档案信息资源不完备。高校档案信息资源共享需要有完备的档案信息资源做支撑。由于历史的原因，高校档案管理体系呈现一种随意、松散的状态，管理部门职责分工不明，管理失范。比如：学生在校学习成绩或学历证明资料，有的学校是在档案馆（室）存档，有的学校是教务处存档。这就造成了档案信息资源的灵散化、条块化，用户难以在一个部门查询到所需的全部信息，影响了高校档案信息资源的社会共享。

3.档案的数字化水平不高。受客观条件的限制，高校档案信息载体比较单一，以不易保存、不易查询、不易传递的纸质文档为主，能够提供海量存储、便于网上传输和查询的数字光盘、微缩胶片、录音磁带、移动硬盘等先进信息载体档案所占比例较低，难以构建起档案信息资源共享需要的网络信息化平台。虽然一些高校档案馆（室）建立了自己的网站，但缺乏对现有档案资源的开发与整合，内容不够丰富，数据存量少，制作粗糙。

4.档案管理人员信息化知识欠缺。高校档案管理人员大都毕业于档案管理专业，对于档案的形成、收集、整理程序以及档案的归档范围、保存期限，档案分类编号、保密文件收发、存档、销毁等各个工作环节娴熟于心，但对于数字档案的开发、计算机程序的维护、数据库信息导航等信息化知识相对欠缺。直接导致了高校档案信息资源共享系统完善和运行中出现的问题不能得到及时、有效的处理，从而影响了高校档案信息资源共享的进程和质量。

三、基于信息资源共享的高校档案管理模式改革创新策略

高校档案信息资源共享是现代信息技术条件下的系统工程，是践行“档案信息服务于社会”理念的有效途径。我们要以改革和创新为主旨，潜心探索有效策略，构建起信息资源共享条件下高校档案管理新模式。

1.转变传统意识，树立信息资源共享服务理念。思想与观念引导着行动的方向，彻底转变传统意识，树立信息资源共享服务理念是构建与档案信息资源共享相适应的高校档案管理模式的决定性要素。首先，高校档案管理工作者要认真学习现代档案管理理论，明确新的历史条件下高校档案资源的含义和作用，将信息共享理论与档案信息特殊性有机结合起来。第二，要关注社会发展对档案信息的需求，改变档案馆（室）在公众中的封闭形象，主动为社会各领域和普通民众提供全方位的高校档案信息服务。第三，要健全规章制度，简化高校档案查阅、咨询程序，以热情的态度、灵活的方式、规范的操作营造高校档案信息资源共享服务软环境。

2.加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础。巧妇难为无米之炊，高校档案信息资源共享离不开丰富、真实、全面的档案数据资源。因此，加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础变显得尤为必要。①做好档案信息资源建设的总体规划，协调校内外档案信息的采集工作，保证信息资源配置的最优化和信息管理的最佳化。②把好档案采集关，既要扩大档案信息采集范围，实现档案信息的完整、全面，又要注意对档案信息的核实与甄别，保证其真实性和客观性。③定期通过不同渠道开展社会对高校档案资源服务需求的调研，根据调研结果有针对、有重点地征集、开发专题特色档案。如：以高校科研项目应用者为服务对象，建立高校科研成果专题档案信息卷宗，架设高校科研成果转化和科研项目合作的直通桥。

3.提高档案信息数字化水平，创设档案信息网络共享平台。实现高校档案资源共享最紧迫的任务是高校档案资源的数字化、网络化和智能化，其中档案资源的数字化是关键与核心。高校档案管理部门要依据《档案法》有关规定，在做好纸质档案资料征集、归类、建档、保护的同时，及时采用电子计算机、扫描仪等数码技术手段对正在采集、整理存档的档案资料进行数字化处理，有计划、有步骤地将以往存档的历史档案资料转化为数字文件，编制出电子版的全宗目录、分类目录和目录索引。在数字化档案资料管理中，要按着《高等学校档案管理办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》和《CAD电子文件管理》等国家标准规范，实现高校档案资源的自动编目、自动统计和自动检索。在此基础上，创设高校档案信息网络共享平台，以关联和链接的方式，构建不同高校间的档案资源共享系统，提高档案信息共享的自动化程度，推动高校档案资源的社会共享。

4.加强档案人才队伍建设，提升档案管理队伍整体素质。高校档案管理人员的信息技术水平，直接影响着档案信息资源的开发与共享。高校要加强档案人才队伍建设，使档案管理人员的知识结构、专业结构和年龄结构得到不断的优化。通过学习与培训，培养一大批既有档案专业知识、有掌握现代信息技术的复合型档案信息资源管理人才，有效克服高校档案资源共享的技术障碍。要把档案管理工作人员的信息技术学习和创新能力提高与奖惩机制有机融合，激励每个高校档案管理人员都能擅长档案（特别是数字档案）的编研、开发和推广工作，以档案管理队伍整体素质的提升促进高校档案资源的高度共享和增值服务。

在社会日益开放的今天，档案信息资源共享已成为高校档案信息资源建设的必然趋势。只有强化信息资源共享，才能使高校档案信息资源发挥出服务学校教学、科研与行政管理和向社会开展全方位档案信息服务的双重功效，让高校档案信息资源的潜在价值得到超值的体现。

参考文献：

[1]李运峰，李安英.高校档案信息资源共享的实现构想[J].兰台世界（下半月），2008，（11）.

[2]许萍.加强高校档案管理信息资源共享的必要性[J].南阳职业学院学报，2009，（01）.

[3]秦书凰，张京平.网络环境下高校档案信息资源共享探析[J].机电兵船档案，2010，（03）.

[4]王伟华.高校档案信息资源共享机制研究[J].南阳师范学院学报（社科版），2012，（02）.

[5]张学.从资源共享角度探讨高校档案信息资源管理模式[J].劳动保障世界，2013，（07）.

[6]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报，2013，（12）.

作者：王林娜