浅谈新时期高校人事档案管理的改革与探讨

2022-09-10

1 人事档案管理中存在的主要问题

从目前来看, 高校人事档案管理改革的步伐还跟不上人事制度的改革, 主要表现在以下几个方面:

1.1 人事档案材料内容陈旧, 档案材料不完整

有的档案材料没有随干部工作的变动而转递, 人为地造成档案材料残缺, 缺乏新的材料。人事档案原有的功能是在计划经济体制下设置的, 其信息按计划经济管理需要进行记载, 在市场经济条件下, 人事档案中记载的许多内容已经失去意义, 但同时许多符合时代需要的新内容未被记载, 传统的人事档案已不能真实、全面、客观地反映一个人的实际面貌, 不能满足现在社会对人事档案信息的新需求。

1.2 人事档案材料内容抽象, 全面评价少

现在的人事档案中有关履历表、工资变动等方面的材料较多而反映教职工业务能力和工作实绩的材料较少, 单凭这些材料不能全面地反应出教职工的德、能、绩等情况。在组织鉴定材料中, 基调大同小异, 在评价某个人时多是一些固定“模式”的定性评价:“坚持四项基本原则, 工作积极”等, 这种空洞抽象的评价在人事档案中比比皆是, 缺乏具体的数据及各种定量分析的综合材料, 对教职工的人才类型、个性特点等方面情况不能反映出来, 因而造成了人事档案内容的不全面、不连贯、起不到为人事工作服务的作用。

1.3 人事档案材料重复内容多

如出生年月、参工时间、学历、学位、经历等, 每表必填, 在填写的过程中还存在前后不一致的现象, 给出具各种人事证明、核实退休年龄等造成了不必要的麻烦。

1.4 人事档案材料管理不规范

有些材料组织审查手续不完备, 有漏签章的现象;有些材料编排无序, 未加整理, 缺少应有的美观。

1.5 人事档案管理手段落后, 信息化程度低

现在很多的高校, 人事档案管理方法, 还局限于“看堆式”的管理。计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用, 特别是在基层单位, 边远地区, 基本上还停留在经验管理和手工操作的阶段, 这一现状越来越满足不了新时期的人事制度改革。

1.6 人事档案工作的制度不够健全

目前干部都档案管理方面所依据的规章制度就是1 9 9 0年中组部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》和各省、市据此制定的一些实施办法和工作细则。这些制度中有些内容不能适应形势的要求, 有些档案管理中新出现的问题未能涉及到。

2 改进意见和建议

为使人事档案的管理跟上时代的步伐, 我认为作为人事档案管理者应主动研究改革与之衔接, 在调整和丰富人事档案内容基础上, 改进人事档案管理方法, 提高管理水平, 延伸人事档案的功能, 使人事档案更好地为学校的各项工作服务。

2.1 调整和丰富人事档案内容, 突出高校人事档案的特色

高等院校是人才密集之地, 集中了相当数量的各类高级专业技术人才, 从而构成了社会独特的高知识群体, 人事档案管理者必须顺应改革与发展的需要, 在归档材料的内容上突破旧的框框, 针对高校教师职业特点, 创新人事档案材料归档制度, 使归档的材料具有完整性、有价值性和明显的职业特点。

2.2 人事档案收集的内容要围绕社会对人才的需求进行

人事制度改革的核心, 就是推行聘用制, 实行按需设岗、公开招聘、平等竞争、择优录用、严格考核、科学管理, 达到优化人力资源配置的目的。人事档案要适应社会对人才的需求, 就必须真实地、全面地记录一个人的经历和社会实践, 为用人单位了解人、使用人提供准确的依据。虽然, 我们现在的人事档案分类, 按《干部管理条例》规定的十类内容来划分。但是, 我们目前各单位的人事档案中的内容已不能全面地反映一个人的德、能、勤、绩的情况, 笔者认为人事档案的收集还应增加以下2项内容: (1) 人员聘用合同档案。人事制度改革的核心, 是用人制度的改革, 而用人制度的改革, 主要是实施聘用合同制。聘用合同制的内容, 是用人单位和员工通过合同的形式, 确立聘用关系, 明确合同期限及履行的权利和义务。对员工在什么岗位, 从事什么工作, 享受什么待遇作了明确的约定。所以, 把合同档案归纳于人事档案之中, 既维护了用人单位和员工的权益, 也为用人单位更好地考核员工提出了签件。为员工的续聘、解聘提供了重要的依据。 (2) 业务档案。业务档案是反映员工的业务水平、工作实绩和文字能力的档案。一份完整的业务档案, 它全面地收集反映员工所从事的专业和专业方向, 学习进修等基本情况, 它无论是组织上的考评材料, 还是个人填报的材料, 以及原件或复印件等, 都能真实地记录和反映一个人的政治思想, 工作实绩等方面的内容, 这些内容可以说是人事档案的补充, 是衡量一个人是否具备某一任职水平的凭据。人事档案中增加业务档案的收集, 才能全面、真实地反映一个人的德, 能、绩的情况, 为人们竞争上岗、晋升、奖励提供有力的依据。档案人员要切实履行自己的职责, 经常通过有关部门收集新形成的业务材料, 使人事档案呈现出流动变化的状态, 减少时间差造成的信息老化和过时。

2.3 建立和健全人事档案工作制度

各级人事档案管理部门应根据上级有关文件规定, 结合本单位实际情况, 对于那些不适应新情况和新任务的规章制度, 进行一些必要的修订, 建立健全档案工作中必要的、新的规章制度, 同时, 要确保规章制度的贯彻执行, 真正做到有章可循, 有章必循, 严格按照制度办事。在档案的收集上要完善准确, 在档案的整理上要严谨科学, 在档案的更新上要及时入档, 在利用上要方便安全。使远期材料浓缩概括, 中期材料去粗取精, 近期材料详实全面, 从而扩大人事档案的信息贮存并提高价值。

2.4 努力实现人事档案管理的现代化, 提高人事档案管理的科学化水平

2002年, 国家档案局提出了机关档案信息化建设的任务, 要求充分利用计算机技术和网络技术, 进一步提高档案管理现代化水平。运用现代管理手段管理人事档案, 能加快人事信息的传递和处理, 拓宽其利用范围。利用计算速度快、数据准、存贮量大、便于检索等功能, 有利于完整、高效地提供各种人事数据;有利于解决人事档案保管与利用的矛盾;也有利于档案管理水平和服务质量的提高。

综上所述, 随着我国人事制度改革的深入发展, 我们的人事档案管理工作也要加快改革与发展的步伐。人事档案的管理工作只有不断地改革、摸索规律、完善体系、逐步建立一套适应现阶段人事制度的管理模式, 才能更好地提供具有服务价值的信息资源, 配合高校的人事制度改革, 适应高校的改革与发展。

摘要：随着人事制度改革的不断深化和人员流动政策的逐步放开, 人才竞争日益加剧。高等院校人才的优化组合和合理流动已成为人事管理工作的中心任务。本文就高校如何提高人事档案管理水平, 配合学校人事制度改革, 适应高校改革与发展, 满足新时期干部队伍建设的需要, 进行了一些有益的探索。

关键词：人事档案,管理,适应