新形势下加强高校档案管理工作的几点思考

2023-02-26

随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业档案管理工作的推进, 高校档案管理工作作为实施人才培养, 社会服务的全面记录已经进入了一个新的历史阶段, 因而加强新形势下档案管理工作, 进一步提高档案管理质量, 充分发挥档案管理在高校事业发展中的作用, 将对社会的发展起到积极的作用。

一、目前高校档案管理工作的现状及问题

在档案管理工作发展的过程中, 高校的基础性工作和档案队伍建设方面取得了一定的成绩, 《中国人民共和国档案法》的颁布和实施, 为高校档案工作的有序开展提供了法律依据, 奠定了坚实的基础, 同时也创造了档案管理归档工作健康发展的良好氛围, 但总体而言, 档案管理仍然存在与高校发展不相适应的地方, 集中表现在:

(一) 档案意识薄弱, 档案工作不能发挥应有的作用

由于档案工作成绩的结果不是特别明显, 所以人们往往需要高效益而忽视了档案管理工作。尽管一些高校按照档案法的规定, 加强档案的领导和管理, 但仍有部分高校由于各种原因, 文件管理还没有完全规范, 档案大多散布在学校的每个部门管理, 管理制度不健全, 采集渠道不畅通。

(二) 基础设施建设相对滞后

新时期高校档案工作的目标, 提出了对基础设施建设新的更高的要求, 与发展的要求相比, 一些高校档案馆基础设施建设支出不足, 档案馆花费更少, 需要的保障条件更急切, 档案基础设施很不完善, 以满足它的档案管理技术和设备配置现代化建设的需要, 没有达到指定要求, 也在一定程度上阻碍了档案管理工作的发展。

(三) 缺乏档案专业人才, 队伍不稳定

很多部门虽然配备了兼职档案员, 但由于大量本职工作分散了档案人员的精力, 高校档案工作经常有交接不规范, 管理不及时, 遗失、错漏文件, 管理档案责任意识不明确, 专业化程度低、业务水平不高, 技术不到位等诸多问题, 导致归档, 整理文件不符合要求, 严重者甚至造成重要资料的缺失。

二、加强高校档案管理的建议及对策

随着科学技术的发展, 对高校档案工作提出了更高的要求, 高校档案工作, 如何加强文件管理和信息化建设, 不断创新工作思路, 以更高的效率和社会发展服务, 实现其利用价值的最大化, 为教师和学生提供及时有效的服务, 是摆在前面的新课题。

(一) 加强档案干部队伍建设

档案管理专业, 技术水平要求高, 迫切需要大批优秀人才的加入, 所以要提高档案人才队伍建设, 并把这些人才所掌握的档案管理工作现代化的管理知识, 发挥重要的作用。但要留住人才, 除了加强档案工作人员待遇的同时, 实行奖惩措施, 鼓励档案工作人员的工作积极性也是有效的方法, 加强员工业务培训, 拓宽档案工作人员视角, 综合提高档案人员的知识和业务服务水平, 将为推动档案事业更快发展打下了坚实的人才基础。

(二) 进一步规范管理体制和工作机制

做好高校档案工作必须科学规范, 首先部门形成文件学校管理, 以避免分散管理的弊端发生。然后是完善的管理体系, 必须通过借调咨询和责任追究完善规章制度, 如果可以按照单位或者部门需要对档案进行整理和标注, 在很短的时间内实现最方便快捷的检索, 将能够推动建立和完善学校、机关档案管理体系, 从档案文件识别, 收集整理, 分类问题制度化和档案管理的标准化, 尤其是档案管理必须是动态的, 及时的, 互补的, 在学校事业发展的重要时期, 档案管理要为学校收集一些重要事件的宝贵资料, 更要确保文件的完整性。

(三) 注重发挥档案的利用价值

档案是最直接, 最有效的工具, 通过记录访问信息, 将它涉及的内容进行分类, 保密性更强, 要将文件排列有序, 标注和检索, 使其能最大限度地被利用并在有限的时间使用, 让大量的信息资源能够进行全面综合的分析、归类, 更便于使用者查阅和利用, 是实现档案的历史价值、经济价值的重要途径。档案发挥其最大价值, 将能更好地发挥档案的重要作用。高校档案部门要主动服务, 跟踪, 收集, 将反映大学的历史荣誉, 主要功能与教学, 科研成果等档案归纳和分析, 为学校的教学和科研的管理, 提供更好的服务。

在高等教育快速发展的时机下, 高校面临着发展过程中很多困难, 对档案管理工作提出了许多要求, 档案建设要跟得上学校的发展, 顺应教育形势的不断提高, 重新适应在高校事业发展中的重要角色, 档案工作作为学校的信息资源具有特殊的价值, 必将为高校的稳定和发展作出巨大贡献。

摘要：对当前高校档案管理工作中存在的问题进行了分析, 提出了加强高校档案管理的对策与建议, 对促进当前高校档案管理工作具有积极的意义。

关键词：档案,管理,思考