浅谈加强档案信息化管理的思路

2022-09-12

我国正在步入或已经步入信息化时代。信息化时代给档案工作带来的变化可称之为“档案信息化”。所谓档案信息化, 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说, 档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点, 向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。社会呈现出信息化这一特征, 作为一种公共文化事业的档案事业, 面临着前所未有的新机遇和挑战, 为了更好地发挥档案信息作用, 档案管理必须从中得到一些启发, 尽力跟上这信息时代。

1 档案管理信息化的重要性

1.1 档案管理信息化是必然趋势

随着现代科学技术的开展, 特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用。但是从目前实际情况看, 作为档案主管部门的各级档案局 (馆) , 由于多种条件的制约, 利用的广度和深度远远没有系统外广泛和普遍。例如邮电、银行等部门档案管理现代化水平已经具备一定的规模。在这种情况下, 如果我们的各级领导不充分认识档案管理现代化的紧迫性, 不仅会使自身档案管理水平滞后, 而且也会在档案指导、监督等方面出现知识领域的“空白”。发展下去, 将使我们这支队伍由“内行”变成“外行”, 由常规型的指导专家变成“科盲”、“机盲”。认识到这一点, 我们各级领导必须自上而下地研究解决档案管理现代化、信息化所需要的经费、手段、技术应用等问题。

1.2 档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用, 开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言, 现代化管理手段储存的各种信息, 更便于利用和开发, 也就能产生更广泛的社会效益。例如银行部门的档案管理实现了系统内计算机联网, 各种信息资源在所有的科室都可以开发利用领导也可以通过微机调阅各种信息, 指挥生产, 开展工作, 所需材料很快就能打印出来, 体现了现代化管理的优势。有人曾以微软公司的总裁比尔·盖茨的SOHO办公模式为例, 对电子文件的易操作性作了特例描述:比尔·盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和一些高层次员工开会, 可以通过网络与客户在异地同起草一份合同文件。如果我们档案系统上下也能构成微机网络, 那么利用开发的档案资料就十分便捷, 服务领域也就能拓宽。

1.3 档案现代化管理可以增加信息存储量

现代科学技术的发展, 特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用, 可以大大增加档案信息的存储量, 存储密度比纸质档案高出许多倍。以软盘为例, 一张3.5英寸的盘子, 有1.44M字节, 理论上可以存储70万汉字, 超过厚厚的一本《红楼梦》, 一张光盘的容量可以达到600MB~4000MB, 可以存储35万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存30万卷档案的中等规模的省级档案馆, 其纸质档案的排列长度可达4~5公里, 如果将其文字信息录入计算机, 用CD-R刻录保存仅需400片, 用DVD的密度刻录保存, 仅需60片, 完全可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息, 但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息, 而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

2 信息化时代加强档案信息化管理的思路

2.1 转变传统观念, 积极为现代化社会服务

首先, 要破除“重管理设施购置、轻服务研究”等做法, 树立起开放意识和创新意识, 使得档案管理有利于档案信息的利用, 服务于经济建设, 服务于社会。其次, 要变被动服务为“面向社会, 多方联系”的主动服务, 拓宽服务渠道, 改善服务功能, 并用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求, 积极主动地为利用者提供方便、快捷的超时空限制的信息服务。同时, 还要加强馆际交流, 加强宣传和推销自己的馆藏。另外, 还需加强档案信息的开发利用, 档案是信息、是资源, 没有档案就没有信息, 没有信息就没有服务的资源。因此, 档案部门还应树立起深层次的加工开发档案信息资源, 为信息时代提供优质高效的服务思想。

2.2 塑造良好的鲜明的档案馆形象

档案馆形象是社会公众对档案馆的总体评价和认定, 是档案馆文化的综合体现和外在反映。一般来将, 档案馆应具有:一是能够为社会公众提供档案信息支持的良好和社会形象, 这是社会信息化过程中档案馆应具备的形象;二是敬业爱岗、热情待人, 满意服务, 美化阅档环境, 营造高效、舒适、健康、优美的阅档氛围, 接受监督、改进工作的良好的服务形象;三是以知识管理为手段, 合理地组织与开展经营活动的管理形象;四是塑造共同的档案价值观的良好群体形象。

2.3 开展有偿服务, 增强“造血”功能

20世纪70年代以来, 随着信息技术和信息产业的发展, 信息的价值得到了社会的肯定, 人们对信息服务提出了更高的要求。为了克服档案事业经费的不足, 提高档案利用水平, 使档案信息资源这种潜在的生产力转化为现实的生产力, 作为一个档案信息服务机构的档案馆, 可以适当开展有偿服务这一手段辅佐档案馆固有的主要的无偿服务, 从而有利于引进优秀人才, 改善职工的福利, 调动人员的积极性, 并加强了信息反馈, 另外还可使档案馆借有偿服务窗口了解社会需求, 以增强档案馆的“造血”功能。其中, 深圳市档案馆开展的“档案寄存中心”就是开展有偿服务的一个典范。

2.4 档案保密和档案安全解决方法的探讨

档案管理的服务性决定了档案馆要尽可能多地、尽快地开发档案信息, 以便提供利用, 以达到档案信息利用功能的最大化, 实现档案信息资源共享。然而, 共享和安全是一对难以调和的矛盾。为此, 档案管理人员必须注意保密意识, 认真地对档案信息作出鉴定, 确定档案的密级程度和开放范围, 严格审查, 严格管理。同时, 档案管理的政治性更加强调档案保密与安全, 因此, 在现代信息社会中我们应树立高度的安全意识, 注意防护黑客攻击, 注意防毒杀毒, 确保计算机安全, 以维护档案的安全。另外还要重视培养电脑技术开发人才, 解决技术的不足的问题。

总之, 在当前信息化时代的网络环境下, 我们要做好档案管理工作, 以便实现档案信息资源利用的最大化, 就要从档案馆的职能和档案管理的性质入手, 研究当前形势和信息技术的发展, 通过各种档案信息服务手段, 对档案进行加工和整理, 并提供利用, 满足社会公众的需求, 使档案信息真正地服务于公众, 服务于社会。

摘要：进入21世纪, 社会呈现出信息化这一特征, 作为一种公共文化事业的档案事业, 面临着前所未有的新机遇和挑战, 为了更好地发挥档案信息作用, 档案管理必须从中得到一些启发, 尽力跟上这信息时代。本文将就信息化时代档案管理进行研究。

关键词：信息化,档案管理,思路