重视档案数据库的开发与利用

2022-09-12

档案数据库是国家信息资源的重要组成部分, 进入信息化社会以来, 档案数据库的作用日益彰显, 大量的信息亟待保存, 珍贵的资源亟待永久记录, 在经济建设、社会发展、文化传承等方面发挥着不可替代的重要支撑作用。档案数据库是我们日常工作中需要查阅利用各种各样的数据资源信息、文档信息和各种资料的依据, 是最原始、最可靠的信息资源, 能及时准确的为领导决策服务、为广大人民群众服务。所以要高度重视档案数据库的开发与利用, 充分发挥档案资源的价值, 有效满足社会各界信息的需求。

一、建设档案数据库的重要意义

信息化社会存在着大量的信息和资源, 档案工作者要积极挖掘有保存价值的档案资源, 录入档案数据库, 形成内容丰富的档案数据库建设。档案数据库是指在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。有利于解决传统手工方式来收集档案、查阅、浏览、借阅实体档案所产生的损坏、丢失的问题;有利于提高工作效率。通过档案数据库建设, 既保存重要资源, 又为社会各界提供利用服务, 切实发挥档案“三个体系”建设 (档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系) 的重要作用。

二、档案数据库建设的主要内容

根据保存档案资源的规划, 确定档案系列主题, 建设档案专题数据库, 形成档案数据库中心。档案数据库的目录包括类别、编号、题名、责任者、形成时间、保存地点、级别和内容摘要等, 数据库能够保存全文、图片、声音、影像等多种形式, 并能够提供检索、查阅、打印或复制等服务, 形成内容详实、功能完善的数据库信息系统, 并定期向档案馆提供, 大力丰富档案馆藏信息资源。

主要应抓好以下几个方面档案类别的数据库建设:1.专业档案数据库 (民生档案、社会管理档案等) ;2.城乡记忆工程档案数据库;3.特色档案数据库 (口述档案、家谱族谱、票证、地契等) ;4.珍稀资源数据库 (文物、古树名木、文化遗产等) ;5.重点企业数据库 (产品、商标、荣誉等) ;6.照片档案数据库;7.实物档案数据库;8.专题数据库 (优秀人才、历史名人、大事记等) ;9.重大活动数据库 (重大项目、重大活动、重大会议等) ;10.知识信息数据库。

城阳区机关事务管理局主要负责行政中心 (区委、区政府驻地, 占地7.5万m2, 26个入驻单位) 机关事务管理及后勤保障工作。去年协助区档案局对全区机关专业档案的种类、数量、管理现状和利用情况进行了调研, 主要调研教育、民政、医疗卫生、劳动保障、国土、房产、林业、计生等单位, 摸清了分布在全区各单位的各门类专业档案的形成、归属和流向。掌握了全区机关50多种专业档案的基本情况, 建立了城阳区专业档案规范框架体系。全面、系统、科学地保存、开发、利用档案资源, 服务政府中心工作、关注民生和社会发展各项事业, 科学规划档案数据库中心的建设, 分步实施年度建设安排, 更新硬软件环境, 配置人才和设备到位, 切实抓好档案数据库建设。

三、勇于开拓, 探索如何开发利用档案数据库

为了充分发挥档案数据库的作用, 必须积极主动的探索开发利用的新途径, 抓住重点、热点、难点问题, 针对性的提供专题资料, 使当地党政和有关部门作为解决热点、难点问题的参考。通过数据库的开发与利用, 充分实现档案“五位一体”的功能价值, 有效满足社会信息需求。

(一) 走主动开发利用之路

1.开发利用优秀人才数据库, 行政机关可全面掌握优秀人才的分布、姓名、学历、成就, 优化人才资源配置;2.开发利用民生档案数据库, 群众可综合了解关乎人民群众切身利益的各类信息, 切实保障群众的权益和查阅利用需要;3.开发利用重点企业数据库, 国家可宏观掌握重点企业的分布、名称、产品、成果和效益, 宏观调控国家经济的发展;4.开发利用重大活动数据库, 行政机关记录重大活动的时间等六要素、过程、成就, 永久保存重要档案;5.开发利用大事记、照片、多媒体等专题数据库, 档案馆可开展各类爱国主义宣传、教育活动, 调动广大群众的爱国主义热情和普及知识教育。

(二) 走创新开发利用之路

随着信息技术的不断进步, 档案资源的开发利用面临着发展的机遇, 也迎接着新的挑战, 不进则退。必须要有一个创新的服务机制, 变被动服务为主动服务。首先要建章立制, 以主动服务为目标, 明确岗位责任制, 鼓励创新。其次要完善人才结构的调整, 通过引进和培养, 将高水平的人才充实到开发利用的岗位。最后要为开发利用工作创造便利条件, 如充足的资源、优良的设备, 利用需要和效果反馈渠道通畅等。根据城阳区的特点和工作的重点, 主动发掘、搜集相关档案资料, 提供一套完整的、详尽的、明确的、可操作的、独特价值的档案资料信息, 为领导决策服务、为广大人民群众服务。

根据近年来的工作实践和经验, 城阳区机关事务管理局的文书、照片、实物档案已遵照档案部门要求, 分别建立和使用了“易初”和“金宏”电子归档系统。充分利用档案数据库, 清楚的了解和查清种类树种的数量和科学的养护方法, 连年坚持做好绿化和美化工作。目前, 区行政中心绿地面积达到51192.82m2, 占行政中心总面积50%以上, 栽种各种花卉树木60多个品种, 共计4000多棵, 小型灌木植物面积就达1000多平方米。2008年, 针对行政中心喷灌管道老化无法增压的情况, 经查阅档案, 提出可行性报告, 将原来的镀锌管全部更换成PPR管, 避免了重开管路造成的人力财力的浪费, 节水喷灌率达到100%, 原施工图发挥了及其重要的作用。先后被授予全省后勤工作、机关事务工作、机关事务系统“先进集体”;市级“文明单位”、“公共机构节能工作先进集体”;“全国物业管理示范大厦”、山东省“优秀物业管理大厦”等荣誉称号。所有荣誉的取得与档案工作是密不可分的, 档案数据库资源起到了决定性的作用。

积极开发与利用档案资源, 为行政中心设备更新换代和维修、维护提供技术支持。通过档案记载, 区行政中心中央空调系统担负着6.5万平方米的总供给面积。2013年为提倡节能环保、降低消耗, 拆除了锅炉房部分供暖设备, 建立换热站, 并与金田热电公司签署了供暖协议。其中行政中心改造了地下管道, 原管道经过近几十年的使用, 大部分已锈蚀, 严重影响了供冷、暖效果, 需要重新安装管道、循环泵、制冷机组等, 在新的管道中加入化学清洗剂、分散剂, 将管道系统内的浮锈、垢、油污等清洗分散, 投入预膜药剂, 在金属表面形成致密的聚合高分子保护膜, 使管道内循环水PH值达到5.5—7;两座公寓楼拆除中央空调全部改换为暖气片, 采用集中供暖;同年五座办公楼的线路因老化经常断电, 需要重新更换配电箱及各办公大楼的走线, 为了保证不影响机关干部的正常工作, 查阅图纸500余份, 查清线路2000余平方米;在办公楼的房间的改造、扩建停车场、拆除、安装地下管道设施等60余项监理建设工程中 (铺设了各种管线, 包括水、电、空调、通讯等基础设施298管公里) , 共计节省资金300余万元。工程图纸、地下施工图、配电箱线路图等发挥了不可估量的作用, 不但节约了资金、维护了建筑的完整性, 还保障了机关干部职工的正常工作, 为机关干部提供了“优质、文明、高效”的后勤服务。

机关后勤管理工作充分利用发挥档案数据库资源优势, 节省了大量人力、物力、财力, 在确保机关干部、职工正常工作的情况下, 工程改造、园林维护等得到有效实施;最大限度地满足了后勤管理工作需要, 拓展了服务空间, 提升了服务质量和服务水平, 并通过完整的档案材料, 有力地指导了我局各项工作的开展, 扩大事务局对外影响, 树立了良好的形象, 打造了优质机关后勤服务品牌, 取得了显著的经济效益和社会效益。

四、档案数据库信息的建设与安全保护

建设专题档案数据库, 必须选择一个合适的管理系统作为建设平台, 平台要解决技术环境的匹配、功能模块的实现、技术标准的规范等问题。在选取或构建数据库系统时必须进行技术分析和功能调查, 要选择符合国家标准的数据库技术, 并能兼容和获取不同数据格式的基础数据库的建设内容, 同时能随着信息技术的发展, 不断实现升级和过渡。积极采用先进技术手段, 定期备份档案数据库的信息, 定期将信息刻录光盘保存, 或者通过其他存储载体进行备份, 并确保档案信息的安全保存。存储载体必须存放在专门档案库房中, 对温湿度严格控制, 配置防尘、除尘、防磁场和电场的设施。随着现代社会和信息时代的高度发展, 还要及时更新技术手段, 保障档案数据库的硬件和软件科学先进, 满足现代社会各界对档案数据资源的需求。

摘要：档案数据库是国家信息资源的重要组成部分, 在经济建设、社会发展、文化传承等方面发挥着不可替代的重要支撑作用。要高度重视档案数据库的开发与利用, 充分发挥档案资源的价值, 满足现代社会各界对档案数据资源信息的需求。

关键词：重视,档案数据库,开发,利用