企业声像档案的管理及开发利用

2022-09-12

声像档案是企业活动的真实记录, 具有重要的历史价值和现实价值, 已成为馆藏档案的重要组成部分。随着档案信息化和数字化的不断推进, 促进声像档案的规范采集、有效保存和合理利用显得尤为重要, 刻不容缓。

一、当前企业声像档案管理中存在的问题

随着企业档案管理的不断规范, 声像档案管理和利用取得了长足的发展, 但仍然存在着收集难、存档内容不完整、管理不到位、开发利用不足等诸多问题 , 影响了企业档案工作的质量。结合工作实际和经验, 笔者认为主要表现在如下几个方面:

(一) 收集难、归档率低。声像档案形成的点多面广, 档案部门无法对拍摄时间、内容及照片、录像数量进行有效掌握, 在收集上处于被动;拍摄人员技术素质低、责任心缺乏及客观“硬件”限制, 导致拍摄内容不完整, 如有些业务部门和个人缺乏全局观念, 档案意识不强, 仅考虑个人或本部门工作方便, 致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存, 不移交档案室统一保存。随着人员变动和机构调整, 造成声像档案的失控或流失。从某种程度上影响了声像档案的齐全、完整、系统。

(二) 保管技术和手段落后。很多单位由于条件有限, 基础设施不完善, 数码影像设备和专门声像档案防磁柜等配备不齐全, 造成声像档案被存放在文书柜内, 与其它档案混存 , 使许多声像档案在保存和利用过程中出现照片变黄、褪色、底片粘连变质、存储设备损坏等, 造成图像模糊不清、效果差、数据丢失 , 失去了永久保存的价值。

(三) 开发利用相对较少。声像档案管理的最终目的在于提高声像档案的利用率 , 发挥声像档案的经济价值。许多企业在声像档案开发利用方面还很欠缺, 如:没有充分利用OA办公自动化系统存储入库, 通过局域网和档案系统上网发布, 实现网上查询和浏览服务。此外, 对声像档案的编研工作还有待加强, 在企业宣传册、企业院史志、形象宣传片、网站等载体上, 要切实发挥声像档案的优势和作用。

二、做好声像档案管理和利用的措施与对策

(一) 加强宣传教育, 提高声像档案意识。声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。搞好声像档案收集不仅是档案部门的事, 因此加强对声像档案归档工作的广泛宣传, 使全体员工增强档案意识, 在信息化工作中得到他们的技术支持。增强责任感, 自觉监督归档。发挥业务部门的专业特长和优势, 依靠他们的技术力量来完成重大活动、重要会议录音、录像、光盘制作刻录工作, 依靠录、摄像人员完成声像档案收集整理编目归档工作。档案部门负责从会议开始到结束全程跟踪, 提出归档时间要求, 保证声像档案及时归档, 防止散失。

(二) 建立健全管理制度, 明确收集范围。应根据自身实际情况, 重新修订、完善声像档案标准、规范, 补充、完善《声像档案管理办法》等管理制度, 对声像档案收集内容、信息采集时间和方式、整理方法、存储格式、保管条件作出详细规定, 强调声像档案集中统一管理的原则。从源头控制声像档案接收工作, 明确规定声像档案由形成部门负责收集整理, 由摄像、录音人员负责完成声像档案的编辑、存储、刻录光盘等事项, 提出质量要求, 要求归档声像档案必须是原版、原盘、说明齐全, 内容真实, 格式符合归档要求。保证归档声像档案质量。

(三) 强化培训, 加强人才队伍建设。创造条件支持、鼓励员工学习网络技术、数字化技术及摄像技术、光盘检测技术、电子图书制作知识, 提高档案人员的技能水平;注重复合型人才的培养。根据信息化工作需要, 挑选高素质信息和计算机等方面的人才充实到档案队伍中来, 负责信息化工作以及系统管理、维护工作和数字化工作, 使其成为复合型人才, 保证数字化工作的顺利进行。

(四) 结合实际 , 创造条件 , 力求妥善保管。企业应配备防磁柜、数码照相机、数码摄像机、扫描设备、检测设备、光盘刻录机等设备, 并组织对馆藏声像档案进行定期检测, 购置特殊载体档案专柜, 改善声像档案保管环境, 严格控制温、湿度, 最大限度延长声像档案的寿命。

(五) 加强编研 , 重在利用。积极开展声像档案编研工作 , 通过多种方式和信息化手段 , 改变声像档案“养在深闺无人识”的现状, 得到有效利用 , 为企业发展助力。

一是编辑出版企业专题图片展和企业宣传册, 并公开展出。这不仅是企业宣传工作的需要 , 也是档案工作展示、宣传自我的良好机会。

二是开展声像档案信息化建设, 利用数字化的图片、多媒体资料建设声像档案网站。把照片、声像分门别类在企业局域网或广域网上传输展示, 扩大档案宣传范围 , 方便职工查阅和利用。

三是加强部门横向合作 , 开展专题编研 , 举行专题图片展览。如开展本单位党的建设、企业发展回顾、工会工作回顾等专题图片展 , 制作VCD光盘 , 用真实丰富的档案资料表现企业发展情况。

摘要：在信息化和数字化新环境下, 应不断拓宽声像档案的收集渠道, 创新管理方法, 突出利用服务, 为企业发展提供更加及时有效的服务。

关键词：企业声像档案,管理,开发利用