浅谈电子文件中心在高校档案系统中的构建

2022-09-11

电子文件中心虽然在西方已被普遍应用, 但在我国高等教育中尚处于探索试行阶段。电子文件中心除了具有档案室联合档案室安全保密的优点外, 同时产权明确, 职责分明, 效率更高。现阶段, 随着我国高等教育事业的发展, 高校档案数量急剧增加, 社会对高校档案的利用要求多元化, 构建电子文件中心以便于改革现行高校档案管理模式就显得势在必行。

一、电子文件中心与高校档案系统管理

电子文件中心是在我国电子政务迅速推进过程中为满足电子文件管理和利用需要而产生的具有中国特色的电子文件管理项目 (1) 。对于高校档案管理系统而言, 其基本职责是管理高校从事招生教学科研管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。各高校经过多年的数字化校园建设, 已普遍使用信息管理系统以辅助日常工作, 在数字化信息管理过程中, 高校档案管理产生了一种新的形式——原生性的电子文件。原生性的电子文件是指由信息管理系统直接产生的电子文件, 区别于通过数码相机扫描仪等设备对档案进行数字化之后产生的电子文件。 (2) 这些原生性的电子文件为高校档案系统管理带来了不少难题。因此, 电子文件中心的构建, 根本目的是为了解决高校的原生性电子文件的保管问题, 目标是使得有保存价值的电子文件能够像传统的纸质档案一样得到长久保管以及方便利用。

二、构建电子文件中心的影响因素

电子文件中心是一种全新的档案管理形式, 是产权明晰, 具有独立法人实体的档案管理服务机构。当前, 电子文件中心在我国的构建存在的主要影响因素有:

1. 文件中心与档案室性质混淆。

有学者对两者进行过比较, 认为“档案室和文件中心都是一种暂时保存档案或半现行文件的中间性、过渡性专门机构” (3) 。有的则明确指出:“两者性质基本相同——都是中间性或过渡性机构, 都具有‘中转站’性质。 (4) 文件中心具有中间性, 不具有过渡性, 是保管过渡性文件的中间性机构。而档案室具有双重性质, 与文件中心相同的, 只是保管对象都具有流动性, 不同的其实就是隶属关系的不同。仅仅保管一个机关档案的内部档案机构与保管若干个机关档案的独立的档案机构, 它们的性质不可能是基本相同的。

2. 电子信息系统共享程度低。

目前, 各高校虽然已经建立了相对完善的电子信息系统, 但是各个部门信息数据却大量分散, 导致重复建设, 一定程度上阻碍电子信息系统之间的相互联系, 使电子信息很难实现有效共享, 从而使电子文件的无序管理和电子文件的高度需求之间出现了巨大的矛盾。

3. 电子文件中心信息的收集标准不统一。

目前, 我国电子文件的标准化和规范化还很不完善, 标准性、规范性文件少之又少, 难以起到根本的约束力, 导致高校门户网站都缺乏标准和规范, 从而在管理上出现种种弊端。

三、高校档案系统中构建电子文件中心的必要性

高校档案系统中构建电子文件中心的基本思路是对文件中心与档案室联合档案室的关系进行理顺, 要充分分析高校文件中心构建的必要性和可行性, 并提出具体推行的模式和措施我国高等教育事业的快速发展。改革开放以来, 高校文件的数量激增, 尤其是近年来电子文件大量产生, 使得高校档案室面临严重困难, 高校电子文件中心也是我国高校精减机构厉行节约的需要。构建高校电子文件中心的必要性主要是基于两个方面:一是我国高等教育管理高效化的要求;二是我国高等教育管理多元化的需求。

根据文件生命周期理论, 文件要经历从形成-处理-交换-归档到利用或销毁一系列过程, 在这个过程中, 文件的形成是前端, 处理交换等活动是中端, 归档或销毁等是末端。因此, 档案馆有待建设的电子文件中心实际上是一个处于末端的电子文件管理系统它们共同构成了一个完整的电子文件管理系统。对于电子文件的管理而言, 都是不可缺少的处于后端的电子文件中心, 其功能包含两大块:其一是, 电子文件的提前接收在校务系统中运转的电子文件一旦办毕, 即连同其已形成的元数据打包后, 实时在线地进入电子文件中心;电子文件中心负责对打包后的电子文件进行维护, 直到归档。其二是, 原生性电子档案的长久保存与方便利用这一部分实现电子文件的后端管理, 目标是实现电子文件的长久保存与利用。

四、推进电子文件中心在我国高校档案系统中的构建

高校文件中心的构建, 不能照搬西方的模式, 必须按照国情和高校档案管理的实际情况, 分三个阶段进行。第一阶段, 档案室与电子文件中心并存, 即以高校档案室为主, 高校文件中心广为试点并混有高校联合档案室;第二阶段, 电子文件中心逐步取代高校档案室或高校联合档案室;第三阶段, 高校电子文件中心普遍推行。

在我国推行高校电子文件中心, 可采取以下措施:

首先, 做好宣传工作, 逐步推行。要使高校文件中心建设纳入国家和高等教育事业发展的计划和规划试点高校文件中心, 可以先从发达城市发达地区高校开始, 再向内地高校扩展, 由点到面。

其次, 建立健全相关法律法规, 让电子文件中心有标准可依, 使高校文件中心建设纳入法制化轨道。

再次, 提高高校文件中心的管理和服务水平。由于高校文件数量庞大, 因此要对庞杂的高校档案信息进行系统化、有序化, 以解决利用者需求的特定性与信息量大质杂的矛盾。

最后, 加大对高校档案系统管理事业的资金支持力度。高校档案管理要从传统的手工操作转向办公自动化, 特别要重视利用计算机和网络实现信息的快速传递, 达到资源共享。

高校文件中心是从高校机关登记室和高校档案室产生出来的, 它既吸收了母体的合理成份, 又扬弃了母体不合时宜的落伍成份。其自身具有独立性、主动性、来源多向性和经济高效性等适应社会发展需要的特性, 合理解除了高校文件形成机关的窘境和档案馆馆藏压力, 显示出时代的先进性和旺盛的生命力。

同时高校文件中心的构建符合高效精简节约的原则, 将松散的小而全的高校机关档案管理模式迅速向具有集约化社会化、规模化的管理模式转化, 大大提高了对高校人力财力物力的有效使用。同时, 由于高校电子文件中心工作人员具有稳定的业务素质, 对高校机关档案实施规范化、科学化和标准化管理, 大大提高了案卷的质量, 为档案馆工作和更广泛的社会服务准备了良好条件, 又可大幅减轻形成单位对自身文件管理的各种耗费, 同时也为进入后保管时代的档案学理论体系提供良好的研究视角。

摘要：电子文件中心在西方已被普遍应用, 它不仅安全保密, 而且产权明确, 职责分明, 效率更高, 因此, 十分有利于档案管理科学化、规范化、标准化。本文以高校为视角, 探索电子文件中心在高校档案系统中的构建。

关键词：高校档案系统,文件中心,功能