浅谈电子档案管理

2023-01-31

1 引言

随着现代科技的高速发展以及计算机技术在各行各业的广泛应用。一种新型的档案载体——电子档案应运而生。它是现代科技发展与档案工作相结合的产物。它的出现打破了档案载体单一化的格局, 使传统的纸质档案越来越有被电子档案取而代之的趋势, 它的产生也是用来满足人们对档案利用的需求和实现档案工作现代化管理的需要, 是档案事业中的新生事物。但任何一个新生事物的出现, 我们都必须一分为二的对待, 发现其优点, 使之发扬光大, 找出其缺点, 寻求相应的对策去解决。这正是我们每一位档案工作者义不容辞的职责和使命。

2 电子档案的基本特征

相对于传统的纸质或多媒体而言, 电子档案具有鲜明的特征。只有抓住这些主要特征, 才能更好的对其进行有效的管理和利用。

(1) 实体的虚拟化。我们现有的档案都是固定在某一载体上的, 有的是纸张, 有的是光盘或磁带, 而电子档案是存储在计算机网络之中。对于单一文稿而言, 它的实体是无形的, 是看不到摸不着的。电子档案海量信息, 使得未来的数字档案存储只能是分布式的, 没有具体的特定场所, 用户调看或利用的资源可能存储在本地, 也可能存储在异地。

(2) 手段的数字化、网络化、多媒体化。过去档案全是手工操作, 数字档案则不然。它从资料的采集、整理、加工、归档都是依托数字和网络环境, 即通过网络收集地方信息或将收集到的其它载体信息进行数字化处理。利用计算机和网络, 就其内容和展示手段而言, 数字档案是多媒体的, 它的文体、图片、音频、视频, 融于一体, 甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容。用户通过网络在线阅读和利用, 并可以选择浏览的界面、版式, 也可以选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存需求的档案文献。

(3) 时效性强, 周期短。档案是一个浩大的工程, 需要耗费大量的人力物力。而数字档案采用新的手段和方式, 通过网络采集、数字化管理、计算写作、电子邮件联系。新的技术手段减轻了劳动强度, 减少了多种环节和时间、大大缩短了档案整理的周期。另外, 电子化的档案, 使得修正错误或更新资料都十分方便, 电子档案的内容可以是实时的, 可以反映最新的情况。

(4) 交互性和个性化档案。在电子档案的模式下, 文稿的提供与用户紧密地联系在一起, 用户之间可以十分便利地沟通, 甚至在一定的条件下角色可能会发生转化, 具有空前环境下的交互性。另一方面, 电子档案的形式是线的、实时的、网络化。有些档案利用过程也可以不经过现场来进行, 通过有关数字化的网络就可能完成。

(5) 加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整合有特定的统一标准, 如统一的压缩化、编码技术、视频格式、浏览平台等, 它依托互联网服务, 不同部门的档案是可以共享的, 并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式, 使得编撰常态化, 可以收集到大量的资料, 有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应, 在检索技术上, 电子档案是智能化的。检索系统能够自动分析检索条件与结果, 提供同义词、主题词或相似词的扩展检索, 能实现多语言混合检索及检查结果的自动排序等功能, 为用户提供最为满意的信息。

3 电子档案工作面临的问题

(1) 电子档案原件的真实性问题。电子文件很容易被删改, 且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中, 拟稿者无法留下自己的笔迹, 单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发, 因此, 难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改, 也难以发现和确定。

(2) 电子档案内客的保密性问题。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面, 一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用内容的安全保密问题, 带来了极大的威胁。

(3) 电子档案保存的长久性问题。随着办公自动化的不断深人, 许多单位将会实现无纸办公。所有的情况、决策、信息存储在网络中, 人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序, 也方便了利用, 但是一旦网络突然瘫痪或被毁, 如出现“黑客”问题, 遇到病毒问题或其它方面的故障, 电子文件可能会在一瞬间同时消失, 造成难以弥补的损失。

(4) 档案管理软件的统一性问题。计算机软件研制大大落后于硬件的发展, 远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件, 势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

4 加强电子档案管理的对策

(1) 建立科学的档案管理制度, 是搞好电子档案管理工作的前提。建立电子档案归档制度, 将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度.并列入信息管理工作程序, 同步布置、检查、总结、考核信息管理工作和电子文件的归档工作。电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者;档案管理部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。

(2) 实行“双轨制”归档, 是确保文件数据安全的前提。由于印章和签署是文件生效的主要标志。在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性。以及电子文件的易修改性, 也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸质文件与电子文件两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮工具。档案管理部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及路径, 同时, 在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号, 以便利用时参照互补。

(3) 做好归档电子文件的技术处理, 是防止信息丢失的关键。对已归档的电子文件.应通过采取加密、签署、消息认证、身份验证、防写措施等多种技术处理, 将其改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性。以化学磁性材料为载体的电子文件, 从理论上讲能够长期保存, 但由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 对于需长久保存的电子文件, 要定期进行复制, 防止信息损失。

(4) 加强档案管理人员业务培训, 是促进电子档案管理工作的根本。建立在高科技平台上的电子档案, 必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理。因此在加强档案管理人员队伍建设中, 除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外, 还应着重提高其档案管理计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天, 档案人员要想管好它, 必须了解形成电子文件的相应技术和设备, 以及相应的、电子计算机软硬件技术。提高档案干部队伍现代化素质的途径和形式, 目前主要是在职培调或自学成才, 或是将懂档案业务、具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍中来。可以肯定, 加快档案人员知识结构的变革, 多途径、多层次培养人才, 是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

(5) 加强电子档案的安全防护工作

做好电子档案的安全防护工作。首先要抓好信息存储载体制成材料的问题, 严把电子档案制成材料质量关, 提高电子档案载体的保存寿命, 为电子档案的长期保存打下基础;二是保证计算机网络系统的实体安全, 主要指环境和设备的安全, 要有专人负责管理应用, 良好的室内环境, 保证机器设备和磁介质不会因温度巨幅波动及火灾受到致命的伤害;三是要保证计算机网络系统的运行安全。可设定登录限制、使用权限和文件属性等, 这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护;四是做好数据库的备份与恢复工作, 保证档案信息与数据库的安全、完整;五是预防病毒, 防止网络系统遭受侵害, 要在计算机系统上安装防毒软件。此外不允许随便使用外来磁盘、光盘等。必须使用时应严格进行病毒检测, 确认无病毒后方可使用。

5 结语

具体而言, 无论是电子文件还是纸质文件统一在同一文件管理系统上登记、著录, 对于电子文件数据采取自动采集的方式, 对于纸质文件则进行人工录人。对于重要的并经常需要利用的纸质文件可以将其数字化处理, 从而可以方便快捷地进行信息资源开发并提供利用。在系统中对电子文件及传统的纸质文件统一进行“虚拟组卷”, 从而有效地维护文件之问的历史联系, 便于提供利用。对于双套制保管的电子文件和纸质文件, 要在纸质文件和电子文件之问建立一个“通道”, 解决电子文件与纸质文件“双套制”保存问题。建立“通道”, 即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上, 然后利用软件和数据库索引将二者结合, 实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件, 应形成一套纸质文件保存。

针对电子档案及纸质档案的特点, 设计一个综合档案管理系统, 对电子档案和纸质档案实行一体化管理是解决电子档案与纸质档案共存状况下档案管理的有效措施。一方面, 有利于发挥电子档案与纸质档案各自的优点, 实现二者优势互补;另一方面, 有利于综合开发电子档案和纸质档案信息资源, 避免了利用者在两个独立的系统里查阅资料, 使检索方便快捷, 从而能给利用者提供更便捷的信息服务。当然, 由于电子档案与纸质档案管理上存在着显著的差异, 要设计一套能同时管理这两种类型档案的管理系统并非易事, 需要我们档案工作者以及相关技术人员的共同努力。

摘要：档案信息是社会重要的信息资源, 管理好档案信息资源, 充分发挥其作用, 最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。在这种情况下, 如何收集、管理、利用好档案信息资源, 充分发挥其职能, 有效做好电子文件的归档和电子档案管理是档案部门的当务之急。为此, 本文首先讨论了电子档案的基本特征, 接着分析了电子档案工作面临的问题, 最后研究了加强电子档案管理的对策。因此本文具有深刻的理论意义和广泛的实际应用价值。

关键词：电子档案,电子档案管理,档案管理,档案信息资源,电子文件