档案工作规范化发展论文

2022-04-15

档案工作规范化发展论文篇1：

谈档案工作的科学规范化发展趋势

摘要：如今，面对新科技浪潮对档案工作带来的强大冲击和深远影响，如何加快档案管理现代化、科学化、规范化，合理利用好档案资源，促进经济社会更好更快发展，是档案管理人员面对的新课题。

关键词：档案管理;规范化;发展

档案作为一种基础性的信息资源，正在生产和生活的各个方面发挥着越来越重要的作用。面对新科技浪潮对档案工作带来的强大冲击和深远影响，如何加快档案管理现代化，科学地开发和利用好档案资源，促进经济社会更好更快发展，是档案管理人员面对的新课题。本文结合工作实践，针对档案工作出现的新特点，科学分析档案现代化管理工作的现状及发展趋势，认为应重点从以下三个方面加快推进档案管理现代化：

一、加快推进档案管理的科学化

凡事预则立，不预则废。建立完善的现代化档案管理制度是做好现代档案管理工作的重要前提和基础。

（一）建立现代化的档案管理制度

遵循《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，依据档案管理的客观规律，按照经济社会发展的阶段性要求，从各单位各部门的实际情况出发，修改完善各项规章制度，建立符合科学发展要求、适应档案工作规律的现代化档案管理制度，确保档案管理各个环节的职责、权利及义务明确，做到各负其责、协同配合，保证档案工作的渠道畅通、高效运转。

（二）促进组织管理的科学化

这是提高档案管理工作质量和效率的重要保障。要准确把握档案工作的客观规律，以现代管理科学为指导，本着“符合实际，方便简捷，科学严谨，易于操作”’的原则，按照“绩效挂钩，权责分明，职责量化”的要求，制定可操作性强的现代化档案工作组织管理方案，把重点工作分解到岗位、明确到个人，用科学的组织管理协调各方面关系，调动各层面积极因素，统筹安排、统.一指挥、有效协调整个档案工作的各个部门和环节，使各方面的工作运转协调、流畅高效，加速档案管理现代化步伐。

（三）推进档案管理标准化、规范化

档案管理标准化、规范化，就是对档案管理业务、技术活动中的重要事物和概念制定科学统一的规则和技术规范，作为档案管理共同遵守的准则和依据。具体工作中，要以案卷组织及其著录、标引规则为核心，重点加强和完善包括分类规则、著录和标引规则文献编纂规则、保密和降解密规则、缩微规则及其他技术设备方面的一系列标准，使各部门同类业务、技术在基础特征、功能甚至形式上具有统一性、规范性、互换性，提高档案管理水平，为档案信息资源的开发利用创造条件。

二、加快推进技术装备的现代化

信息化是新时期档案工作发展的重要趋势。现代化的技术和设备是实现档案管理信息化、现代化的必要条件。一是要加快档案信息处理的自动化进程，把电子计算机引入档案管理工作，实现档案的收集、保存、编目、检索、统计、借阅等工作的自动化，不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，而且可以提高档案的查全率和查準率，同时还能大幅节省存放空间，真正提高档案工作效率和服务质量。二是要加大档案缩微化力度。通过档案缩微技术，利用缩微复制品对档案进行存储、传递和使用，不仅能如实反映档案文献的原貌，而且具有保存寿命长、规格统一、通用性强、提供利用多样化等特点，既方便档案使用者，又有利于保护档案原件、延长档案寿命。三是要加快配备现代化的科技设备。高标准配备计算机、扫描仪、缩微仪、管理软件和程序等，加快建立计算机局域网，采用现代化通信技术将档案检索提升至联网检索，实现从文书处理、技术图样设计到档案管理的一体化，从而优化档案管理工作流程，提升档案工作层次和水平。

三、加快推进档案工作队伍的专业化

档案工作专业性强、涉及面广，对工作者的素质能力要求很高。要顺应档案管理现代化的形势和要求，切实加强档案工作队伍建设。

（一）强化档案管理意识

档案管理工作的特殊性，要求管理人员必须具有高度的工作责任感、良好的职业道德、严谨细致的工作态度、无私奉献的敬业精神。要引导他们牢固树立档案质量意识，认清档案管理工作的重要性，用高质量的工作成效来提高档案管理质量。要不断提高档案法律观念，真正做到依法治档。要切实提高档案的利用效率，本着便于服务和利用的原则，为经济社会发展提供及时、准确、周到的服务，实现档案管理的经济价值和社会价值。

（二）提高综合素质

档案工作的性质决定了档案工作者既要具有一定的政治理论知识，又要具有扎实的文史知识、科技知识和档案业务知识。要注重对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训、现代科学技术训练及档案专业培训，不断强化他们的创新意识，着力培养一支适应社会发展需要和转方式、调结构要求的现代化档案管理队伍。

（三）严格管理考核

通过完善相关规章制度，根据不同时期的工作重点，科学合理地设定考核指标，加大考核评估力度，建立起符合档案工作规律的激励约束机制，用鲜明的考核导向引导档案工作人员不断提高工作效能，加快推进档案管理工作现代化。

参考文献：

[1]刘宇华.档案信息化建设存在的问题与发展对策探析[J].信息技术：2017（04）.

[2]陈艳玲.现代信息技术对档案管理的影响和对策[J].科技经济导刊： 2018（10）.

[3]张建成.档案管理中存在的问题与对策[J].管理研究：2018（12）.

作者：刘学坤

档案工作规范化发展论文篇2：

浅谈我国档案工作规范化和标准化的实施

档案工作规范化和标准化是实现档案工作现代化的基础和前提条件,是档案工作科学管理,提高工作质量和效率的重要手段。档案工作规范化和标准化有利于推动档案学理论的发展。档案工作的规范化、标准化管理包括组织管理、档案设备管理、基础业务建设、档案的开发利用等四个方面。做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、档案工作规范化和标准化的方法

从1979年至今，我国档案工作规范化和标准化的基础理论研究已经取得了很多成果，有了很多发展与创新，但从学科发展与建设角度看也存在一定的问题。我国档案界对档案工作规范化、标准化原理和方法的研究主要是借鉴了标准化学中“统一、简化、协调、优选”四原则，并把其作为基本原理与方法，但在研究和分析过程中，如何从档案工作实际出发，充分揭示出档案工作标准化特有的原理和方法还显得不够，仅停留在较泛的层面上，由此也就难以有效地、深入地指导档案工作标准化的实际工作。笔者认为对档案工作标准化原理的认识应是系统的、多维的，并应从结构功能角度加以分析，充分揭示出档案工作标准化基本规律。档案工作标准化特有方法主要包括简化、统一化、通用化、典型化、系列化、组合化方法等，在具体应用的过程中各个方法应不是孤立的，而是互为作用，综合运用的。

（一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

（二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

（三）提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

二、档案工作规范化、标准化作用、意义

档案工作规范化和标准化作为档案工作的主要组成部分涉及到档案工作的各个方面，并在其中起着科学管理的作用，它与档案工作其它诸组成部分结合起来就会产生“乘数效应”，从而达到充分开发和利用档案信息资源的效用。档案工作如果不实行规范化和标准化，具有相同性质和目的的工作就会朝不同方向发展，最终只能是工作的无序和混乱。而档案工作标规范化和准化的作用和意义就在于对档案及其各项工作进行科学管理和有序控制，从而使其远离平衡态，从无序转为有序。因此，我们说没有档案工作的规范化和标准化，就没有档案工作的现代化。关于这一点，国际标准化组织（ISO）第37技术委员会（TC37）秘书J.C.库蒂埃先生，在一次应邀来华所作的学术报告中，作过很好概括。他说“标准化在无秩序的社会里是建立秩序的因素，在一个浪费的世界里是一个节约的因素，在一个分裂的世界里是一个统一的因素。”具体到我国档案界，目前大多数研究还仅是认为档案工作标准化是档案工作的“基础”、“前提”，这样的表述是正确的，但是更应从其机理上认识档案工作标准化的实质是一种有序化控制手段，它是档案工作必然的组成部分，其本质作用就在于对档案工作进行科学管理。

三、总结

我国档案工作规范化和标准化事业在很多方面仍存在着许多不足和缺陷，与发达国家的差距也还很大。这就需要档案工作人员必须不断研究探索，正确认识目前我国档案工作规范化和标准化发展过程中存在的问题并积极采取措施加以改进，这样才能使我国档案工作标准化事业走向二十一世纪，步入繁荣发展阶段。

作者：王俊玲

档案工作规范化发展论文篇3：

新时代机关档案工作规范化建设的思考

【摘要】机关档案是国家档案资源的重要组成部分，做好机关档案工作规范化建设，对本行政区域的档案事业发展至关重要。本文从八各方面对做好机关档案工作规范化建设进行了探讨。

【关键词】机关;档案工作;规范化;建设

思考机关档案是国家档案资源的重要组成部分，是一个机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。做好机关档案工作，对本行政区域的档案事业发展至关重要。

2021年是实施“十四五”规划、开启全面建设社会主义现代化国家新征程的第一年，也是我们党成立100周年，中国特色社会主义事业进入了历史发展的新时代，在这个特殊的历史时期，如何做好机关档案工作规范化建设，是值得认真思考的重大问题，结合多年从事机关档案工作经验，现从以下几个方面加以探析。

1坚持档案工作政治定位，充分发挥好党管档案工作的体制优势

2019年地方档案机构完成了改革，机构改革后的档案工作在新体制下开始运行，地方各级档案机构已调整成为地方党委工作机构，档案工作行政职能也划转到地方党委办公厅（室），党管档案工作的领导体制具体化了，强化了党管档案的体制优势，有力地推动了各部门各单位“一把手”对档案工作的重视，新修订的档案法旗帜鲜明把坚持中国共产党对档案工作的领导写入法律，把党的领导落实到档案工作全过程和各方面，明确了档案工作的政治属性，确保了档案事业沿着正确的方向前进，机关档案工作是本行政区域档案事业的重要组成部分，机关档案工作规范化建设正处在发展的最好时机，应充分发挥好党管档案工作的体制优势。

2坚持档案工作法治建设，积极开展档案法律、法规的宣传贯彻实施

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的档案法，国家主席习近平签署第47号主席令予以公布，于2021年1月1日起正式施行。这是我国档案法治建设进程中一个新的里程碑，是档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要标志，必将对新时代中国特色社会主义档案事业高质量发展产生重大而深远的影响，为档案事业的发展提供了强有力的法律保障。《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》等有关档案法规都为机关档案工作规范化建设提供了有力的法律支撑，为实现机关档案工作规范化建设，一定要积极开展档案法律、法规的宣传贯彻实施。

3加强档案干部人才队伍建设，进一步提高档案干部专业技术水平和领导能力

加强机关档案干部人才队伍的培养是实现机关档案工作规范化建设的重要保证，机关档案工作干部不仅仅要具有档案专业技术水平，还应具有理论素养、政治能力和法治意识。机关档案工作相关岗位在选人用人上都要从以上几个方面加以认真考虑，无论是机关档案工作具体工作人员还是部门负责人和单位分管领导，都应保证参加过档案专业培训学习，以提高机关档案干部人才队伍整体专业水平，提高领导干部的专业领导水平。应创造有力条件，鼓励档案干部积极参加各种形式的档案专业学习和培训，弘扬甘于平凡、创造非凡的工匠精神，凝聚起推动档案事业发展的磅礴力量。

4建立档案工作组织体系，有序推进机关档案工作科学化和规范化

机关档案工作应按照《档案法》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》等法律法规的要求，认真抓好档案工作组织体系建设，应建立由本机关分管档案工作的领导、档案工作责任部门负责人及相关部门负责人组成的档案工作组织体系和档案工作协调机制，协调本机关档案工作事务，机关文书和业务部门应建立以档案工作部门为中心，和其他相关部门组成的档案工作网络，文书和业务部门应指定人员承担文书和业务档案收集、整理和归档工作，确保机关各类档案有人抓、有人管、有人干，确保机关档案工作管理科学化、规范化。

5加强档案基础设施建设，保证档案保管、管理和利用

安全机关档案工作应当根据实际工作情况，设置档案工作办公用房、档案保管库房和其他档案工作技术用房，应根据工作需求配备必要的符合国家规定的标准档案装具，档案库房应当符合《档案馆建筑设计规范》有关规定，应配备必要的防火、防盗等安全设施，应当有计划地开展档案数字化工作，安装使用符合要求的档案管理系统，配备档案管理现代化、档案数字化和电子档案管理需求设施设备，保证档案保管、管理和利用的安全。

6坚持档案集中、统一管理原则，维护档案的真实、完整和安全

本机关的全部档案应当坚持集中、统一管理原则，机关档案一般包括文书、科技、人事、会计、业务、实物和其他档案，全部档案构成一个全宗，各类档案应当做到收集齐全完整、分类科学、整理规范，应当在第二年6月底前向本机关档案部门移交归档，存放在机关档案库房集中统一管理，任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档，档案部门应根据档案载体不同，选用相对应的装具和设备进行保管和儲存，确保档案实体和信息保管绝对安全。

7建立健全档案工作制度，明确档案工作职责和工作任务

建立健全档案工作制度，是实现机关档案工作规范化建设的必要保障。应建立档案工作岗位责任制，明确本机关各类档案收集归档、整理保管及保管利用的职责和任务分工，应建立各类档案的立卷归档制度，确保各类档案归档文件材料齐全完整，应建立档案查借阅制度、保管制度、保密制度、统计制度、利用制度等，确保档案从形成、收集、整理、归档、移交、保管、查阅、利用和数字化等各环节都有明确的规定。

8建立档案业务建设测评工作机制，促进机关档案工作规范化

保持长期稳定。应建立机关档案工作业务建设测评工作机制，定期开展档案业务建设考评，这是促进机关档案工作规范化保持长期稳定的有效手段，可参照档案馆业务建设测评办法，五年开展一次，应列入当地党委工作的重点工作之一。档案行政管理部门应组建由本行政区域内的档案业务优秀人员组成的专家库，开展档案业务测评时应抽取专家库若干人员，同时聘请上级档案业务主管部门有关专家组成考评专家组，客观并实事求是开展测评工作，并将测评结果和整改建议反馈给档案行政管理部门。伟大的事业要有伟大的工程来推进，机关档案工作业务建设是一项系统工程，业务建设考评可以全方位地对机关档案工作进行一次大检阅，能非常有效地促进本行政区域内档案事业整体水平的提高。

保持机关档案工作规范化建设长期稳定发展，需要多方面的努力和支持，更需要当地党委对此项工作的高度重视，同时应制定相关政策，鼓励社会资本积极参与，比如档案管理系统的研发及使用、档案数字化建设、档案的整理与保管、档案库房建设等，只有全社会档案意识整体提高了，机关档案工作规范化建设才能持续稳定地向前发展。档案工作是很重要的专业事业，是实现强国梦想，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。在新时代背景下，我国机关的档案工作仍处于落后状态，我们意识到，管理模式落后，对档案利用重视不够，没有适时、积极地宣传档案的重要性，得不到各级领导的重视。因此要尽快改进当前机关档案工作中存在的落后状况，充分发挥档案在全面建成小康社会进程中的作用。

参考文献：

[1]张蕾.对推进机关档案文化建设的思考[J].档案学研究，2015（06）.

[2]苏莉.改进机关档案利用服务工作的几点思考[J].城建档案，2017（08）

[3]郭萍.新时代加强机关档案工作的思考[J].陕西档案，2018（04）

（作者单位：国网黑龙江牡丹江垦区兴凯湖电业局有限公司）

作者：卢振娇王万臣

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