浅谈档案管理工作的规范化

2022-09-12

档案管理工作规范化的前提是坚持与时俱进, 也只有这样才能适应新时期下的需要。现在存在大部分人员对档案管理工作认识的误区, 他们认为档案管理工作可有可无, 这是对档案管理工作的重要性缺乏认识的表现。档案管理工作对我国现代企业制度健康发展具有非常重要的作用, 如何做好档案管理工作, 应该了解现代企业管理的现状, 借鉴国内外优秀的档案管理经验和成功, 制定符合企业本身特点优势, 不断创新, 这才能适应新时期下对档案管理工作的需求。所以实现档案管理的科学化、规范化、法制化、标准化, 需要不断的摸索和探讨的。

一、正确认识档案管理工作, 了解其意义

档案作为信息资源, 作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真是记录, 是一项基础性的工作, 如同企业无形资产, 它在企业内部管理等方面发挥着重要的作用。一个规范化、科学化、法制化的档案管理, 是现代化企业应该具备的, 也是必须做好的一项基础性工作。它对企业发展速度, 对企业业务、研究等工作创造条件, 并避免和低于各种风险的作用。传统的档案管理模式, 是以记录企业生产中的原始信息为主, 实现归档信息, 并在企业需要时进行历史查考与法律凭证的作用, 这种模式大部分以手工管理为主, 也是非常重要的。随着数字化、网络化的深入, 档案本身也发生了变化, 从传统手工的档案管理模式不断发展转变以以来几期识别的电子档案模式。因此, 档案从业人员应该深刻的认识到档案管理工作的重要性, 了解其意义, 这样才能使企业档案管理规范化提供先决条件。

二、推进现代化档案管理工作进程

随着现代社会科学技术的进步, 数字化、网络化的应用, 导致档案管理工作也发生了根本性的变化。现代化档案管理是实现计算机管理, 运用计算机技术使档案系的利用率最大化。信息时代的今天, 其最大的特点就是信息技术更新的速度更快, 这对档案工作带来了新的挑战, 因此, 档案人员应该全面掌握工作的特点, 采取措施, 增强服务意识, 探索新信息技术来应用到档案管理中。在实施之前, 我们需要对档案管理分清轻重, 各类卷宗的重要程度、价值大小及利用率高低进行分开, 对是否能公开开放的卷宗分盘存放, 只有分清轻重才能推进档案现代化管理的目标, 其次, 要对档案管理进行分层次著录, 对重要的文件或反映问题庞杂的文件进行文件级著录, 这样可以节约时间人力, 又提高了效率。最后, 对档案管理进行分门别类。建立较好并具备全引目录的档案卷宗并进行分类标引, 这样对哪些特殊形式的档案, 可以直接输入“档案名称”“人名”“地址”等关键词就可以直接阅览档案, 这样充分利用档案目录的原有基础, 减少著录环节, 并大大提高著录速度。

三、立足于法, 依法治档促进档案管理规范化

档案管理制度是决定档案管理工作是否能正常进行的关键, 在制定档案管理的章程应该严格执行国家相关法律法规。只有坚持档案工作的路线、方针、政策等重要原则问题上与党中央要求保持一致, 建立正确的法制化路线, 认真贯彻《档案法》相关规定, 才能为工作打坚实的基础, 这才能保障的档案管理工作走向规范化的前提。因此, 我们必须坚持依法治档, 实现档案管理的制度化, 在实际档案管理过程中, 国家制定了一些指导性的法规, 它是为实现档案管理的规范化提供了良好的指导, 但是, 我们要结合企业本身特点, 认识自身实际情况, 在国家相关法规的基础上进行针对性的修改, 这样才能使企业不仅具备规范化的档案管理, 而且档案管理制度量身定做的, 最终使企业能够适应经济社会的发展和需求。

综合上述, 档案管理工作规范化、科学化的前提是坚持与时俱进, 也只有这样才能适应新时期下的需要, 为企业档案管理工作开创新的局面。规范化的档案管理能有效提升企业的管理水平, 稳定的档案管理队伍, 能有效的对档案进行开发和利用, 实现档案管理工作的价值。因此, 面对机遇与挑战, 我们要充分发挥企业自身的特点, 利用优秀的档案管理模式, 坚持走具有中国特色的社会主义档案管理道理, 来实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

摘要：随着经济的发展, 档案管理工作越来越被企业所重视, 同时对于档案管理的要求也提出了更高的要求。但是也存在一些普遍的问题, 认为档案管理工作时举无轻重的, 不足以进行特别的要求, 他们没有看到档案管理工作的重要性。因此, 笔者针对档案管理工作的规范化和标准化问题进行综合阐述, 便于提高档案管理基础工作水平。

关键词：档案管理,规范化,标准化,法制化