事业单位档案规范化管理论文

摘要：为提升事业单位档案管理水平，促进我国新时代档案管理事业的进步，必须基于实际情况引入先进技术，建立严格、完善的档案管理规章制度，合理利用数据库中存储的档案信息，制作便于利用的电子化档案，搭建远程档案共享平台，为民众提供高质量的档案查询服务。下面小编整理了一些《事业单位档案规范化管理论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

事业单位档案规范化管理论文 篇1：

机关事业单位档案规范化管理工作强化策略分析

摘 要：随着信息化时代的来临，机关事业单位档案管理工作面临着新的挑战和机遇。目前很多机关事业单位的档案管理模式粗放，档案管理规范化程度不够，管理水平难以适应时代的发展。本文从档案规范化管理的重要性出发，阐述了档案管理的主要工作内容，分析了我国机关事业单位档案管理工作的现状和档案规范化管理的强化策略。

关键词：机关事业单位;档案管理;规范化;强化策略

档案管理工作是机关事业单位基本日常管理工作之一，主要包括档案收集分类、归纳整理、价值鉴定、保管归档、索引编制、统计分析等工作内容。档案管理由两个基本组成要素组成，分别是管理对象和服务对象。管理对象包括档案实体与档案信息，服务对象包括企事业单位、人民大众、社会组织等档案利用者。档案利用者往往希望在较短时间内得到集中、清晰、完整、规范、有序的档案资料，而这与档案资料杂乱、分散、量大、繁冗、无序的特点相矛盾。当前，很多单位还没有意识到档案管理和档案服务之间存在的深刻矛盾，阻碍了档案的高效管理和有效利用，导致机关事业单位的档案管理水平难以提升到较高的水平。在这一背景下，强化机关事业单位档案规范化管理工作是非常重要和紧迫的任务。

一、档案管理基本工作内容

1.档案完整情况检查。在接收一份档案时首先检查档案封条、档案专用章是否完整，开启后逐项检查干部任免审批表、四项审查记录单、学历、考核、工资、合同等材料是否齐全，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料。凡涉及干部政治历史问题或其他重要问题上，需查清而未清的材料，交组织审查处理，在未做出结论之前不归档。使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备，并及时进行扫描、录入形成完整的电子档案。

2.档案整理与归档。将档案按类别、分系统化分区域，尽量做到纸制档案与电子档案相一致，分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。使每卷档案达到完整、真实、实用的要求，并做到逐步完善各种登记薄和台账。

3.档案利用与转递。在利用档案资料时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》及本人有效身份证，加盖单位公章，分管领导签字，按照查阅规定办理查阅手续。如档案需要借出使用，必须由分管领导批准，严格履行登记手续，详细登记，严密封包，加盖档案专用章。收件单位核对无误后在回执上签字、盖章，并立即寄回档案转出单位。

4.档案保管与维护。充分发挥计算机技术在档案保管、保护及利用上的作用，提高现代化管理水平。购置新式档案盒，更换密集架，配备消火栓、灭火器、火险自动报警器等消防器材，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等防护措施。定期整理、打扫档案室，每日巡查并做好记录。

二、机关事业单位档案管理存在的问题

1.档案管理制度不健全。对于档案管理工作，目前很多机关事业单位的管理模式比较粗放，导致档案管理过程中会出现一些问题和漏洞。部分机关事业虽然初步建立了档案管理制度，但没有意识到档案规范化管理的重要程度，缺乏完善的、科学的、规范的管理体系和制度流程，具体主要表现在以下两个方面：一是未建立健全标准化档案管理制度和工作流程。二是未建立健全档案管理人员岗位责任制度和监督审查制度。部分机关事业单位对档案管理的实施情况缺乏有效的外部监督措施，对档案管理人员缺乏必要的制度约束和考核監督，对档案管理工作的监督很多情况下只能依靠档案管理工作人员自律来进行，这无疑会增加档案管理出现漏洞的风险。此外，有的事业单位虽然建立了比较健全的档案管理制度，但没有严格按照管理制度规范开展档案管理工作，而是停留在口头上或理论上，形式主义比较明显，导致标准化管理的执行力度大打折扣，达不到预期的执行效果。

2.档案管理人员配置不合理。传统的档案管理工作往往只局限于档案材料的统计、整理和收发、保存，以往并不要求档案管理人员具有较高的学历和知识水平。但如今随着信息化技术的快速发展，档案管理的业务范围开始涉及到档案资料的研究利用和二次开发，呈现多学科交叉的发展趋势。这就要求档案管理工作人员具备一定的计算机技术和统计学分析等方面的知识储备和操作能力，档案管理的规范化和现代化建设需要有高水平、复合型技术人才的支撑。而目前很多机关事业单位负责档案管理的工作人员习惯沿用传统的管理方法和思维模式，导致工作人员创新能力薄弱、专业能力欠缺、职业素养不足，使得档案管理工作规范化、信息化进展缓慢，难以适应社会快速发展的需要。

3.档案管理软硬件设备落后。随着计算机技术、大数据技术、通信技术的快速发展，现代信息技术已经深入到人们工作和生活的方方面面，电子信息化管理方式已经在很多企业得到应用，有助于企业经营管理效率的提升。有部分机关事业单位已经开始尝试在档案管理工作中引入电子信息化管理方法，购置了计算机、储存器、扫描仪、打印机等硬件设施，推行了电子政务办公系统以及电子档案管理系统。但有很多机关事业单位囿于传统思维方式和软硬件设备的限制，仍然使用传统人工方式对纸质版档案资料进行管理，不仅管理的工作量很大，档案也不方便查阅，而且还容易因为工作人员的疏忽大意造成档案的丢失、错乱和残缺。

三、机关事业单位实施档案规范化管理的意义

档案是机关事业单位在日常运行中积累的具有保存价值的过程性资料，记载了单位的发展历程和事务的方方面面，是机关事业单位的核心资产。因为受到多方面因素的限制，部分单位尚未建立健全的档案管理制度，缺乏必要的档案管理基础设施，缺乏先进的、科学的管理思想，导致档案管理水平不高。档案管理的规范化程度是评价一个机关事业单位管理能力的重要评价指标，档案规范化管理实质上是精细化管理理念在档案管理领域的应用。通过档案规范化管理构建一套以人为本、行之有效的多层级系统化档案管理体系，以规范化的管理制度和工作流程增强档案管理能力，满足社会快速发展的需要。

四、机关事业单位实施档案规范化管理的强化策略

1.提升员工对档案规范化管理的重视程度。单位领导和员工对这项工作的重视和支持是推动档案规范化管理的重要保障。为了提升管理水平，需要员工更新对档案管理工作的理解和认识。第一，直接参与档案管理工作的相关人员从自身做起，摒弃以往对档案管理的轻视与偏见，努力提升自己的业务水平，向其他工作人员和部门领导宣传、汇报档案规范化管理的工作进展及其重要性。第二，单位领导要统一认识，提升对档案规范化管理的重视程度，制定分管领导岗位责任制度和绩效考核制度，做好档案规范化管理工作的计划铺排、节点跟踪和监督审查。

2.提升档案管理制度和流程的规范性。制度是管理的基石，档案规范化管理的基础就是要制定一套规范化的档案管理制度和流程，将管理工作关进制度的笼子中。机关事业在制定管理制度时可以参考其他单位先进的档案管理方法，对档案收集、分类、整理、编目、鉴定、归档、销毁、借阅、复制、回收、移交、保密等一系列工作制定规范化的管理制度和工作流程。此外，还可以考虑将档案管理制度的执行情况和执行效果作为档案管理工作人员和分管领导绩效考核、评优争先、职称评定的参考项，激发相关工作人员的积极性，使得档案规范化管理工作能够落到实处。

3.提升档案管理工作的现代化程度。档案规范化管理的重要支撑是管理方式的技术创新。机关事业单位应着力提升档案管理的现代化程度，加大技术创新力度和基础设施投入，提升档案管理的软硬件条件。将信息技术、互联网技术、大数据技术、数字加密技术、数码扫描识别技术等新兴技术引入档案规范化管理工作之中，构建电子信息管理系统、档案数据保护系统、信息采集系统。通过档案管理的数字化和信息化建设，在保证数据安全的前提下，提升档案管理的工作效率和檔案资料的资源利用率，同时也方便档案的查阅、分析和整理。

五、结语

随着机关事业单位改革的不断深化，一部分单位开始实施规范化档案管理，并取得了一定的效果和成绩，档案管理水平有了一定程度的提升。但很多机关事业单位还是存在档案管理工作重视度不高、管理制度不健全、管理流程不规范、管理理念陈旧、创新能力薄弱、软硬件设施落后等问题。为了适应时代的发展，机关事业单位需要结合自身实际情况，针对档案管理过程中出现的问题，采取有建设性的强化措施推动档案管理工作的规范化进程。

参考文献：

[1]马春荣.档案管理工作实践与体会[J].办公室业务，2018

[2]赵子叶.高校人事档案管理面临的问题与改革[J].人力资源管理，2017

[3]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015

（作者单位：内蒙古赤峰市红山区人力资源公共服务中心）

作者简介：贾洪慧（1980-），女，内蒙古自治区赤峰市红山区人，工作于内蒙古赤峰市红山区人力资源公共服务中心，从事档案管理工作十多年。研究方向：机关事业单位人事档案、文书档案、业务档案等纸制、电子档案的管理。

作者：贾洪慧

事业单位档案规范化管理论文 篇2：

事业单位档案规范化管理模式分析

摘要：为提升事业单位档案管理水平，促进我国新时代档案管理事业的进步，必须基于实际情况引入先进技术，建立严格、完善的档案管理规章制度，合理利用数据库中存储的档案信息，制作便于利用的电子化档案，搭建远程档案共享平台，为民众提供高质量的档案查询服务。本文主要分析了推出全新档案管理模式、调整工作思路的现实意义，并指出了事业单位档案管理模式的内在缺陷，总结了构建规范化档案管理模式的正确路径。

关键词：事业单位;档案管理;档案共享;信息安全

信息时代事业单位档案信息数量快速增加，数据处理难度提升，为保证档案管理工作顺利开展，必须重点强化档案管理人员的服务能力与奉献意识，规范事业单位档案文件的录入、借阅、编辑程序，促进各部门工作人员按照管理规则与信息安全标准进行有序的档案借阅，促进档案管理制度的规范化发展，发现更多可用的档案信息。

一、革新档案管理模式、调整工作思路的必要性

我国事业单位承担着为国民提供优质公共服务的职责，其档案管理工作具备复杂度高、涉及领域多、信息种类多样化等基本属性，档案信息的抄录、编写、修改、保管工作必须消耗大量组织资源与技术资源。进入新时代以来，事业单位档案管理工作的复杂度不断提升，管理人员的工作量显著增加，需要及时处理的行业信息、个人数据暴增。为提升档案信息安全性，控制信息管理成本，必须主动革新档案信息管理模式，保证档案信息能够在长时期保存后仍然具备较强的参考与利用价值。事业单位档案管理部门必须着手建立完善的规范化管理模式，基于现行法律法规、单位内部控制规则制定档案管理标准，规范具体的档案信息搜集、加工工作的基本流程，明确要求档案管理人员按照既定标准销毁、编辑、重制废旧的档案，限定机密档案的存取与查询权限，保障事业单位重要信息的安全[1]。为降低档案管理工作的成本，减少管理人员的工作量，应当深入推进管理制度改革进程，引入先进的信息化设备与专业工具，推进档案管理模式的革新，利用自动化扫描技术与数据分析系统，整合不同类型的文字档案，发挥不同岗位上档案管理人员的工作价值，消除常见的重复劳动、数据标准混乱等不良现象。

二、目前事业单位档案管理制度的内在缺陷研究

（一）可用人才较少

档案管理工作的实际效能由管理人员的平均素质高低决定，进入新时代以来，部分事业单位开始重组档案管理队伍，吸纳新力量，面向社会招募了一批具备较高专业素养的档案管理人才，充实了档案管理队伍，然而事业单位现有的职业培训方式较为落后，无法脱离理论进行实践教学，经过职业培训的档案管理人员未能掌握高层次的数据分析技能与服务技巧，不了解重要的档案信息保密机制与数据处理流程，无法独立整理档案中包含的各类信息。

（二）档案管理制度缺乏健全性

事业单位档案管理部门并未顺应时代发展潮流对管理模式做出调整，档案管理模式较为落后，依然沿用传统的一元化、单向度处理模式，档案信息传递速度较慢，信息利用效率较低，档案管理水平不高[2]。档案管理人员不重视整理、搜集与事业单位具体业务与核心事务有关的信息，对档案工作的重要性与基本目标产生了认知偏差，未对档案管理程序等进行具体明确的要求，某些归档材料不够准确，导致管理工作缺乏信息依据。

三、构建规范化档案管理模式的措施研究

（一）组织职业教育活动，提升管理人员素质

为强化事业单位档案管理水平，必须整合人力资源，强化职业培训工作的力度与实际效能，在入职培训活动中传授给档案管理人员以最新的工作技能与服务技巧，使之认识到档案管理工作的重要性，促使管理人员树立终身学习、为人民服务的理念，使之学习较为重要的档案信息数字化加工、激光扫描设备操作方法等常用技能，优化工作人員的知识结构[3]。管理人员必须顺应时代发展潮流，主动调整档案管理模式，推出不同类型的高质量档案信息查询服务，满足机关单位中各类用户的信息查询需求，促进事业单位档案管理活动的规范化发展。

（二）建立健全管理制度

为高效实施档案管理工作，必须进一步完善现有的档案管理机制，提升单位负责人对档案管理工作的重视程度，按照相关规定开展有关工作，建立数字化档案信息存取系统，引进先进的设备仪器，完善配套的软硬件配置，让管理人员履行自身职责，进行规范化的数据归档与资料扫描处理等各项工作，促进档案管理模式的规范化发展。事业单位负责人必须从改革档案信息处理模式入手，引入先进的信息化设备，批量制作电子化档案，自动扫描与校验档案中包含的各类信息，推动管理架构的全面调整，建立网络化档案信息管理平台，在互联网上完成档案的收集、整理、归档工作。同时，事业单位管理人员应当针对信息化技术的特点，采取措施不断完善档案管理机制，从而在完善的工作模式下，提升档案管理工作的深度与广度。

结束语

为保证民众与机关人员能够快速找到档案中的核心信息，管理人员必须着手重构档案分类管理标准，调整档案管理工作的基本目标与信息安全防护规则，树立奉献意识，开发多种服务渠道和服务方式，基于实际情况推出电子化档案管理机制，将档案管理部门的工作与事业单位其他部门联系起来，搜集来自不同领域的信息并将其录入档案之中，降低发生人为误差或错误的几率。

参考文献

[1]冯晓玲.新时期事业单位文书档案的规范化管理分析[J].现代企业，2021（11）：23-24.

[2]付佳.事业单位档案的规范化与标准化建设路径[J].黑龙江档案，2021（04）：72-73.

[3]杜林芳.促进事业单位档案管理工作规范化、科学化发展的措施[J].城建档案，2021（01）：99-100.

作者：周晓龙

事业单位档案规范化管理论文 篇3：

浅析事业单位档案规范化管理及优化策略

摘 要：事业单位的档案管理工作发挥着日益关键的作用，而档案管理本身存在的问题又制约着事业单位的进一步发展。因此应结合当前档案信息管理的实际发展情况，采取创新发展的模式和科学的策略，提高管理工作的规范化发展水平，进一步明确档案信息的管理流程和具体工作程序，并根据工作需要不断进行优化和改进，做到与时俱进，摆脱落后管理思想和理念的束缚和局限，提高档案管理工作的科学性和规范性。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

引言

本文注重分析现阶段事业单位所开展的档案信息管理工作中出现的具体问题及其成因，并提出科学的解决方案和优化策略。希望能够让管理人员进一步明确提升档案管理类工作规范化发展水平的重要意义。

1推进事业单位档案规范化管理的意义

促进和推动事业单位的档案管理体制创新和优化的过程中，管理工作的规范化是其中极为关键的工作方向，也是目前档案管理类工作的主要发展趋势。规范化意味着各项管理工作的环节和程序要符合科学的规章制度中的规范要求，并且要切實贯彻落实到具体的业务工作当中。这样有利于尽快完善和健全现代档案信息管理的机制体系，促进档案管理工作效率的提高，有效应对以往经常出现的档案信息资料管理保存不善引发遗失或者遗漏等问题，并提高管理水平，充分挖掘档案信息的内在应用价值，使其发挥出应有的功效和作用。

2事业单位开展档案管理工作中的问题分析

2.1不重视档案的规范化管理

当前很多事业单位的领导和档案管理部门的负责人还没有充分认识到规范化的管理模式和理念的先进性和科学性，因此对在规范化发展进程中没有对相关工作引起应有的重视和关注，对待档案信息管理还是秉持着以往的工作理念和态度，这就制约了规范化的管理体系的发展和建设。

2.2缺乏完善的档案管理制度

造成档案管理工作出现各类问题和隐患的根本原因，就在于现行的档案信息管理体系和制度不够完善和健全，存在很明显的制度性缺陷和漏洞，很多工作程序和环节没有建立在规范的规章制度要求之下，出现了很多不符合科学与合理操作程序的问题。

2.3档案管理方式落后

现阶段由于管理体制的落后和缺陷，导致管理模式的发展滞后于其他工作。管理人员接受新技术和新型管理方法的能力较差，思想意识还没有转变过来，将工作重点仍然放在传统的纸质档案资料管理工作当中，并没有适时的创新以及优化管理模式，这就导致了目前的管理工作已经无法满足事业单位进一步的发展需求。

2.4档案管理人员专业能力不足

档案管理人员专业素质和业务能力不足，缺乏主动服务意识，没有与时俱进的对自身档案管理能力进行培训，造成所开展的档案管理工作与时代发展需求契合度偏低，对档案资源的利用产生消极影响。

3机关事业单位档案管理规范化的措施

3.1加强档案管理规范化的认识

基于档案管理工作的重要性，事业单位要在内部进行强化认识，尤其针对领导层人员，要不断使其明确进行规范化档案管理的重要性，这样一来才会从根本上更多的投放人力、财力以及物力资源，加快规范化档案管理工作的建设进程。

3.2明确工作职责，构建完善的档案管理机制

档案管理机制的建设和管理制度的完善能够为档案管理工作的全面优化提供相应的保障。所以事业单位在加强档案管理工作的过程中，应该对档案管理人员的工作职责进行明确，借助合理分工促进整体工作效率的提高，进而在档案管理机制和制度的作用下，形成系统化的档案管理模式，真正突出档案管理人员的优势，强化档案管理效果。这样就能够构建完善档案管理机制和系统化较强的档案管理实际效果，促进档案管理工作中各项任务的完成，为档案管理的规范化标准化建设创造良好的条件。

3.3运用科学管理理念

提高我国各个事业单位档案管理部门对档案管理的水平和效率，需要充分提高管理人员的素质，转变他们管理档案的观念。具体来讲，第一，需要全面树立起正确的档案管理工作意识，具有积极的工作态度、充分发挥出他们的能力，更好地为档案事业进步而服务。第二，需要应用有效方式对这些人员进行思想意识培训，提高他们的精神状态，可以掌握和应用好档案管理的有效方式，提升管理质量和水平。比如：培训人员需要依据档案管理人员不同的思想动向和思维方式，尊重他们各自的喜怒哀乐情绪，切合他们不同的学习心理动机和需求，分别进行指导和分析，更好地帮助他们成长，即“因地制宜、因势利导”，使得他们在今后的工作中具有良好的档案管理意识，解决工作中存在的问题，进行专业化、科学化、精细化的档案工作方式，更好地为单位人员提供档案信息服务。

3.4优化人资管理，提高档案管理人员综合素质

在事业单位档案管理工作中，管理人员的素质会对管理工作的开展产生重要的影响。所以基于档案管理规范化标准化的现实需求，十分有必要对人力资源管理工作进行优化，一方面引入先进的管理人才，促进档案管理工作的改进和创新；另一方面对在职人员实施有效教育和培训，提高在职人员的档案管理业务能力和服务意识，保障档案管理工作的创新开展，为档案管理规范化标准化建设创造良好的条件。

3.5充分利用现代化的设备

随着经济和科技的发展，计算机技术逐渐普及，我国机关事业单位的办公设备越来越先进，更新越来越快，办公越来越便利，工作的效率显著提高，所以为了促进机关事业单位的档案管理效率，使用新进的设备是极为重要的措施，也是提高工作效率的重要举措。机关事业单位可以使用计算机进行档案管理，对档案资料进行分类，建立单独的数据库，对资料进行整理，不但能够提高档案整理的效率，还方便后期档案资料的查阅。除此之外，还可以通过计算机加强对档案信息的查询力度，用图像、文字、影音等形式加强档案信息的全面性，并加强对档案信息管理人员的专业素质的培养，强化他们的专业技能和素质，训练他们使用现代化的设备进行档案管理，这样能够最大限度地提高档案管理工作的效率。

4 结语

综上所述，事业单位档案管理工作对于其自身的可持续发展尤为关键，所以，在现代化发展需求不断加快的形势下，必须开展档案管理规范化建设，并采取有效措施加快推进其发展进程。

参考文献：

[1]刘扬.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].企业导报，2016，18：31.

[2]袁燕瑜.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].卷宗，2017，（15）：22-25.

作者：杜玲