探讨档案工作的规范化和标准化

一、明确档案管理职责分工是档案工作规范化、标准化的前提

(一) 档案工作的分类

档案工作一般可以划分为基础工作和利用工作两大部分, 也可以细分为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案研究、档案利用8项工作。

(二) 档案工作分工的基本原则

笔者认为, 档案工作应实行统一领导、分级管理, 按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的基本原则来开展档案管理工作。以笔者所在公司为例, 公司总部, 主要履行以下职责: (1) 办公厅是总部档案工作归口管理部门, 负责贯彻国家档案工作法律规, 研究制定公司档案工作制度;负责总部各部门、各分部档案归档工作;负责指导、考评各分部档案工作开展情况。 (2) 总部各部门在总部办公厅指导下, 负责本部门归档文件材料的收集、整理、核实工作。

各分部在总部办公厅指导下, 主要履行以下职责: (1) 各分部办公室为本单位档案工作归口管理部门, 负责贯彻公司总部档案工作部署, 制定分部档案管理工作细则;负责本单位各部门档案的归档工作;负责指导、考评下级单位档案工作开展情况。 (2) 分部各部门在本单位办公室指导下, 负责本部门归档文件材料的收集、整理、核实工作。

以上, 笔者所在单位基本形成了以总部办公厅为统一领导, 各分部办公室分级管理的档案管理体系, 基本形成了办公厅 (办公室) 负责归档保存, 各业务部门负责收集、整理、利用的职责界线, 为档案工作的规范化和标准化提供了有利的前提条件。

二、强化档案管理的组织建设是档案工作规范化和标准化的基本保障

(一) 组织保障

组织保障可以分为两个层面来阐述。一是纵向要有管理深度, 既是要在企业总部及各分部形成自顶向下统一的档案管理模式;二是横向要有管理广度, 既是要在本单位内部形成以档案工作为核心, 单位内全部门协作的档案工作体系。上文, 笔者所在单位基本形成了以总部办公厅、各分部办公室自顶向下的管理模式, 具备一定的管理纵深。在各单位内部, 也基本形成了办公室负责归档保存, 各部门负责收集、整理的档案工作体系, 横向协同性较强。笔者认为, 有条件的大型企业, 还应设立专门档案馆作为档案工作的支撑单位, 专业协助归口部门管理, 这样才能把档案工作的规范化和标准化推向新高度。

(二) 人力资源保障

档案工作在遵循“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的基本原则的同时, 还要重视档案工作人员的专业性。档案工作人员的专业性同样可以从两个方面阐述。一是作为档案工作归口管理部门的专职档案工作人员, 应在档案的立卷归档、信息检索等方面具备一定的专业程度, 最好持有国家认可的档案管理从业资格;二是作为各专业部门的专 (兼) 职档案工作人员, 最重要的还是其本专业的业务素质, 同时宜具备一定的档案管理常识。

三、提升档案管理的业务建设是档案工作规范化和标准化的重要内容

(一) 公文质量提升

公文是档案的重要来源, 公文的质量提升, 对档案工作的规范化和标准化起着重要作用。公文一般指公司各级组织机构实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。提升公文质量首先要分清公文形式和适用范围: (1) 文件式公文:适用于重要公文以及普发性公文。 (2) 信函式公文:适用于一般性且非普发性公文, 一般用于上级单位对下级单位, 或者两个不相隶属的单位之间适用。 (3) 便函式公文:适用于临时性事务行文, 一般用印但不编文号。 (4) 内部通报:一般适用于印发领导讲话。 (5) 签报:一般适用于公司内部向领导请示和报告工作、反映情况、答复询问和对重要事项提出建议等。

规范公文的行文规则和格式也是提升公文质量的重要内容, 一般成熟的企业都应有符合企业工作实际的各类公文模板, 笔者不作赘述, 但以下几个问题对档案工作有特别影响, 宜重视: (1) 向上级单位行文, 一般不得抄送下级单位, 不得以本单位部门名义向上级单位行文。 (2) 不相隶属的单位之间的重要行文, 应抄送共同的上级单位。 (3) 同一单位的不同部门之间, 原则上不相互行文。 (4) 向下级单位行文, 不得直接对下级单位部门行文, 重要行文应抄送发文单位上级单位。

(二) 立卷归档规范化

立卷是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。立卷归档是实现档案工作规范化、标准化, 实现档案保管完整化、档案利用价值最大化、档案检索便捷化的关键性工作。在立卷归档工程中, 要着力做好以下两方面工作: (1) 要确保卷宗的完整性。立卷原则上要能够反映同一问题的全部处理过程, 要把具有内在联系的文件材料组织在一个卷内。 (2) 要准确把握文件立卷归档的时效性。原则上要在某个项目办理完毕后才进行立卷归档;对周期较长项目, 可以分阶段、分单项归档, 但要确保该项目完成阶段性任务、达成阶段性目标才能予以立卷。

四、信息化是档案工作规范化、标准化的方向

从规范管理的角度来讲, 档案管理系统是按照固化的逻辑执行档案工作各项流程, 这就有效降低了人为因素扰乱管理的可能性, 信息化管理可以看作固化流程、规范管理的重要落地措施。从提升档案工作质效的角度来讲, 现代企业的档案数据类型复杂, 多以文档、图片、音视频信息等非结构化数据为主, 非结构化数据相较于结构化数据管理难度大、检索效率低。笔者认为, 当今热门的大数据技术应用, 为非结构化数据的处理提供了新思路, 也为档案工作的进一步发展指明了新方向。

摘要：档案是公司在生产、建设、研发和经营管理活动中具有利用和保存价值的各种形式的记录, 是公司知识资产和信息资源的重要组成部分, 档案工作的规范化和标准化是提高公司核心竞争力关键一环, 是建设社会主义现代化企业的重要保障。本文, 笔者从档案工作的职责分工、档案管理的组织建设与业务建设等几个方面结合企业信息化建设要求进行阐述, 简要分析档案工作规范化和标准化建设的关键环节。

关键词：档案,档案工作,标准化,组织建设,业务建设,信息化建设