医院档案工作规范化管理论文

摘要:医院档案管理规范化是医院档案事业发展的必然要求,也是卫生事业发展的要求。要实现医院档案规范化,必须有医院领导的重视、各方面的大力支持和配合;必須增强医院群体的档案法制观念和档案意识,提高档案管理人员的自身素质,严格按照档案管理工作的有关条例、办法和程序管理档案。今天小编为大家推荐《医院档案工作规范化管理论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

医院档案工作规范化管理论文 篇1：

PDCA理论在医院文书档案质量管理中的应用

摘 要：目的：探讨PDCA循环理论在医院文书档案质量管理中的应用。方法：以某医院文书为例，基于PDCA理论应用，分析文书档案质量管理中存在的问题，以及针对问题提出对策。结果：根据先进管理理念，强化文书档案质量管理，有助于增强文书档案管理质量。结论：通过实践运用分析，证明利用PDCA理论可有效提升医院文书档案管理质量。

关键词：PDCA理论;文书档案;质量管理

《文书档案案卷格式》中将“文书档案”定义为：反映党务、行政管理等活动的檔案。可见，医院文书档案是指在医院管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。医院文书档案记录和体现了医院日常管理状况，可作为医院日常管理的重要参考凭证，也是提升医院日常管理能力和水平的重要抓手。因此，医院文书档案管理质量是重点需要把握的领域，其直接影响到文书档案信息分析的准确性、效率性[1 ]。PDCA理论广泛应用于医疗、教育、行政管理的各个领域。其中，P表示计划（plan）、D表示执行（do）、C表示检查（check）、A表示处理（action）组成。PDCA理论是一个运动往复不断升级的“环”状分析法，由于是经戴明博士采纳、宣传，获得普及推广，因此，PDCA理论又被称之位“戴明环”。PDCA理论在医院文书档案质量管理中具有很好的应用效果，被广泛应用于各个医疗机构，对提升医院文书管理水平具有积极现实意义。

1 PDCA理论分析

1.1 PDCA理论内涵

PDCA理论由美国质量管理专家沃特·休哈特最先提出，后被美国著名管理学家戴明博士采纳和宣传，并得到了广泛的普及和应用。因此，PDCA理论又被成为“质量环”“戴明环”。PDCA理论最早诞生于质量管理领域，也最早应用于该领域，随着实践中的广泛应用，也被实践所证明，是能够有效提升管理质量、合乎逻辑的管理方法，逐渐成为管理学中通用的应用模型[2 ]。如今所提出的全面质量管理的方法依据、思想基础，实际就是PDCA理论的核心思想。

PDCA理论是按照管理流程“计划、执行、检查和处理”到“再计划、再执行、再检查和再处理”这样一个循环往复的质量管理运行的科学程序（见图1）。后期的往复应用又会随着时间的推移、被不断注入新的管理理念，又赋予了新的管理内容于其中，其核心思想或实施的主要原理，就是通过科学严密的过程质量控制达到预期目标。

通过PDCA理论的分析可知，每一个“PDCA”循环一次，其管理质量会提升一次，通过若干个小循环不断往复变化，推动相关领域管理问题解决、质量提升。可见，PDCA理论中显著特点是大循环带动若干小循环。以某医院文书档案管理为例，如果将医院文书档案质量管理作为一个大环，那么医院总务科、人事科、宣传科、基建科、财务科、审计科、社工部、保卫科等部门或科室的文书档案管理就是这个大循环下的小循环，通过若干小循环的质量循环、改进，阶梯式推动、提升大循环滚动、往上发展。然后，再通过阶梯式分析、总结、改进，处理好这些小循环过程中发现的短板、问题和不足，并将业已形成的好的经验继续保留，总结制定一套科学标准，然后继续进入下一个循环周期，如此反复循环，就会不断提升医院文书档案管理质量和水平（见图2）。

PDCA理论中的一个个循环，A是整个理论循环的核心和关键，无论是计划、执行还是检查，最终都是要本着问题处理而来。在每一个循环中，A始终是核心，通过每一次的问题“处理”，再将本次问题尚未处理完毕或出现新的问题纳入下一个循环中，不断总结成功经验、分析问题、部署新的工作计划。因此，在PDCA理论中，A发挥着承上启下、桥梁纽带的功能和作用。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）。

1.2 PDCA理论应用可行性分析

医院文书档案管理是医院管理的重要组成部分之一，也是一项十分重要的基础性工作。随着医院的发展，管理理论的创新，既要分析总结提炼之前的优秀管理方法，也要紧密结合医疗卫生事业发展的时代要求，与时俱进，契合新时代赋予医院文书档案管理的新要求新标准，不断提升医院文书档案管理质量[3 ]。医院文书档案管理应始终与医院的发展方向、发展目标保持一致，积极采用新的、更为科学的管理理念、管理方式，并发挥自身作用，在变中求不变，在不变中求变地不断完善，推动医院管理水平不断提升，助力医疗卫生事业科学发展。具体到医院文书档案质量管理领域，包括了医院文书档案管理工作计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Action）四个阶段。具体工作流程如图3。

本文以某医院文书档案管理为例，为达到《三级综合医院评审标准实施细则》中的相关规定和要求，选择2019年6月—2020年6月收集的1500份文书档案为本次研究对象，将PDCA理论运用于文书档案质量管理中，并不断地改进。现就主要做法和思路做一详细讨论。

2 资料与方法

2.1 资料

选取档案室收集的2019年6月—2020年6月1500份文书档案，根据随机数字表法分成两组，每一组750份。对照组中，人事档案300份;财务档案200份;医务文书档案150份;基建档案100份。观察组中，人事档案290份;财务档案220份;医务文书档案140份;基建档案100份。两组文书档案类型比较，差异无统计学意义（P>0.05）。

2.2 方法

对照组采用传统文书档案管理方法进行收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计;观察组则应用PDCA理论进行文书档案管理。

参与人员及分工：成立由人事科、财务科、基建科、医务科、办公室五个科室熟悉日常文书档案管理工作的人员组成医院文书管理小组成员，办公室档案管理负责人为医院文书质量控制质控工作领导小组组长，分管办公室及档案管理工作的负责人则负责对医院文书管理小组成员及全院从事日常管理人员进行文书及文书档案管理的日常培训和指导的组织、协调工作，定期听取质控小组关于医院文书档案管理情况分析，并组织医院文书管理小组负责对存在缺陷的文书及文书档案提出整改意见。

检查标准及医院：严格以《档案法》《会计档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《文书档案案卷格式》等相关法律法规和行业标准作为医院文书质控标准依据。

检查方法：观察组实施PDCA循环，按照“文书检查”“问题发现”“分析问题”“处置问题”等程序进行全面质量管理和控制，不断提升医院文书书写及文书档案管理的质量和水平。每半年开展一次文书档案质量检查，总结每一次循环发现并解决的文书档案质量管理中遇到的问题，未解决的问题则纳入到下一轮新的PDCA循环中继续解决[4 ]。

2.3 评价指标

比较对照组、观察组两组文书档案管理效果及合格率：（1）文书档案管理效果。医院档案部门负责人评价，采用百分制。高效：80—100分;一般：60—79分;不满意：0—59分。（2）档案管理总合格率。医院档案部门负责人评价，采用百分制。正确：80—100分，达标：60—79分，不合格：0—59分。

2.4 统计学方法

采用SPSS23.0处理数据，计数资料用百分比表示，采用x2检验，P<0.05表示差异具有统计学意义。

3 结果

从表1、表2可知，观察组的文书档案管理效果、文书档案管理总合格率均高于对照组文书档案管理效果和文书档案管理综合格率。

4 讨论

医院文书档案是由医院在其日常医务管理活动中产生的公文积累，属医院档案管理体系中重要组成部分，也记录了医院科室设立、人员变动、基础项目建设、医疗设备引进等重要活动、重大事件的原始信息，对规范医院管理具有重要的参考、凭证功能[5 ]。从医院发展的视角来看，医院文书档案构成其建立、发展、壮大的内在基础。文书档案管理质量也直接反映了医院整体管理水平。

本次借助PDCA循环观察组的文书档案管理质量明显高于对照组，观察组的文书档案管理满意效果的占98.4%，文书档案管理总合格率为97.07%;而对照组分别为91.6%和88.4%。因此，运用PDCA循环可有效提升医院文书档案管理质量。具体来说：

首先是查清了问题。2019年6月—2020年6月收集的1500份文书档案，通过PDCA循环理论分析来看，107份不合格文书档案的主要问题表现在：归档范围不明确，未按《文书档案保管期限表》的规定划分保管期限，上级医疗行政主管部门关于本院批复或意见资料未纳入整理范畴;跨年度文件归档不准确，因疏忽大意而将年初发文落款日期標注为上一年底;文件页面编写不准确，如，较大纸张折叠后重复编写页码，极易造成重号、漏号、跳号和错号;文书档案装订不规范，如，正本文件订书钉未取下便装订;备考表填写不完整，甚至备考表不填写，等等。

其次是查明了原因。导致医院文书档案管理质量存在问题的背后原因主要有：一是思想认识不到位。对文书档案管理质量重要性认识不足，工作上满足过得去，不求过得硬，工作的精细精神不够，等等。二是业务素能不过硬。档案工作者不注重档案理论知识的学习和应用，对于公文等相关规定和要求掌握不深、不透，发现公文内容、格式等存在问题的能力不足[6 ]。此外，部分业务部门从事文书档案收集人员为兼职，实践经验匮乏，加之档案专业知识、文字功底、信息技术等存在短板弱项，也是影响医院文书档案管理质量的重要因素。三是制度执行不到位。其他业务部门未按档案管理部门的规定和要求及时移交档案，移交档案程序不规范，关于医院本身制定的相关文书档案管理规定落实刚性不足，缺少相应的惩戒机制。未有效结合医院自身实际制定医院文书档案管理的相关制度，尤其是关于医院文书档案管理质量方面的规范性文件[7 ]。四是业务工作量上，由于编制等因素，导致从事医院文书档案工作人员较少，与日益增长的文书档案管理数量不相适应。专门从事文书档案管理的人员短缺，导致其缺少充分的时间去逐一检查文书档案质量，这也是影响文书质量的重要因素之一。

再次是掌握了方法。（1）掌握让医院文书质量管理更具计划性的方法。在计划环节便针对医院文书的规范化、标准化提出明确要求，并成立专门的文书质控管理领导小组，使文书质控具有严密的组织保障[8 ]。（2）掌握使文书质量管理更具持续性的方法。PDCA循环具有循环往复的特点，在一个循环周期未能解决的问题会被纳入到下一个循环中解决，使文书质量管理具有持续性，根据新的标准和要求，以及医院发展、文书工作的特点，不断地提升文书档案整体质量和水平。

参考文献：

[1]陈碧兰.医院文书档案整理问题及对策[J].兰台内外，2019（28）：65—66.

[2]李金英，李雪梅，张悦.浅谈医院文书档案管理的现状及改进措施[J].行政事业资产与财务，2019（22）：91—92.

[3]孙晓英.PDCA循环在医院文书档案管理中的运用和体会[J].兰台内外，2021（2）16—18.

[4]钟成.新时期提升医院文书档案管理质量的研究[J].办公室业务，2020（22）：121—122.

[5]冯峰.新时期提升医院文书档案管理质量研究[J].中国卫生标准管理，2020（2）：9—11.

[6]曾霞.基层医院文书档案收集与归档工作管理的探讨[J].管理观察，2019（36）：63—64.

[7]李晶.PDCA循环在医院文书档案管理中的运用[J].中国卫生产业，2018（32）：61—62.

[8]朱月恒.略论医院文书档案管理的创新[J].黑龙江史志，2015（7）：95—96.

作者简介：冯秀莲（1979— ），本科，馆员，主要从事档案管理研究。

作者：冯秀莲

医院档案工作规范化管理论文 篇2：

医院档案的规范化管理

摘 要:医院档案管理规范化是医院档案事业发展的必然要求,也是卫生事业发展的要求。要实现医院档案规范化,必须有医院领导的重视、各方面的大力支持和配合;必須增强医院群体的档案法制观念和档案意识,提高档案管理人员的自身素质,严格按照档案管理工作的有关条例、办法和程序管理档案。

关键词:医院 档案管理 规范化

医院档案管理的规范化是医院档案事业发展乃至卫生事业发展的迫切需要。医院档案作为重要的信息资源,真实、准确地反映着医院的发展轨迹[1]。医院档案内容广,种类多,集党群、行政、教学、科研、基建、财会、出版、外事、设备等众多门类为一体,在医院的医疗保健和医学研究等诸方面发挥着相当重要的作用。因此医院档案管理规范化是档案事业发展的基础。医院档案管理工作从内容上大致包括六个环节,即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。这些环节的规范与否,直接影响着档案质量的高低,而做好档案的规范收集和规范整理是档案工作的关键环节。

1.档案的规范收集是档案管理工作赖以存在的基础

档案收集是档案工作的主要手段和起点,收集工作质量的高低,即是否完整、齐全、丰富,直接影响其他各项工作的开展,成为衡量档案馆(室)成就的重要标尺。因此,要做到档案管理工作规范化,必须做好档案的规范收集工作。

1.1 明确收集与归档的关系

档案收集是档案室按照有关规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案,有组织、有计划地集中保存的工作。归档是各单位文书和业务部门将工作生产活动中形成并办理完毕的文件材料,按照有关规定收集齐全,整理立卷,向本单位档案机构或者档案管理人员移交、集中管理的过程。目前,归档已成为党和国家明文规定的一项制度,在正常情况下,各单位档案馆(室)档案的主要来源是归档文件材料。归档与收集是紧密联系,同时进行同时完成的,一方面是文书处理部门和业务部门的归档,另一方面是档案机构的收集。只有归档移交,没有档案室的收集,归档便无法进行;只有收集移交,没有归档,收集便没有了对象。归档是文书处理部门和业务部门人员的工作,收集则是档案人员的工作,二者缺一不可,只有紧密配合,规范收集才能顺利进行。

1.2 建立档案监督机制,制定严密的管理制度,为文件材料的规范收集提供保证

长期以来,一些医院没有一套严密的档案管理制度,或者制度的执行力度不够。部分有保存价值的、应该归档的文件材料散落在外,得不到及时归档或者归不了档;由于保管不善而损坏甚至丢失,造成了档案的不完整、不齐全。这些都大大地制约了医院档案事业的发展。为确保档案的齐全、完整,医院必须建立健全档案管理监督机制,对各部门的档案制度执行情况进行监督,并依据国家的法律和档案管理的有关规定和条例,制定出本院档案管理的规章制度,例如《医院档案管理实施办法》、《文件材料的收集与归档办法》、《档案保管制度》、《档案的开发利用制度》、《档案管理和监督检查制度》、《违反档案管理法规、条例、制度的处罚、处理办法》等规定和制度,以便各有关部门和个人,在收集档案或处理文件材料时有章可循,有法可依,最大程度地避免或减少文件材料的损坏和丢失,保证档案的完整、齐全,确保医院档案管理的规范化。

1.3 大力宣传档案常识,积极开展业务指导,做好档案收集工作

档案管理部门要加强宣传工作,提高人们的档案归档意识。一是要向各部门工作人员大力宣传《档案法》,增强他们的档案法制意识,使人们了解档案的重要性;二是要积极宣传档案的基本知识,使广大人员了解文件材料的归档时间和范围,懂得如何收集文件材料,如何归档;三是要文件材料的形成者或持有者正确处理国家、集体、个人三者的关系及当前利益与长远利益的关系;四是利用各种方法和手段,对兼职档案员(文件材料管理人员)进行现场业务指导,使他们在掌握档案理论知识的同时进一步掌握档案业务技能,做到档案的规范收集;五是档案馆(室)要搞好档案的科学管理和开发利用,使有关部门和人员愿意归档。

2.档案整理是档案管理规范化的关键环节

档案整理是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编且,形成有序体系的过程,是发挥档案作用的前提条件[2]。

在档案建设的诸多环节中,收集是起点,提供利用是目的,而整理则是承上启下的重要环节。随着现代科学技术的进步和卫生事业的日益发展,医院档案馆(室)收集和保存的档案数量不断增加,档案的内容和成份日益复杂,档案的形式和载体更加多种多样,档案的利用程度显著地扩大和深化。医院档案管理人员收集的档案,如果不能按照一定的联系分类组合,进行科学规范的整理,档案就无系统、无条理,查找档案时就会如同“大海捞针”,这样势必影响档案的利用,就不能充分体现档案的特点,从而影响甚至失去档案的利用价值。只有将档案形成条理化、规范化的体系,客观地反映出各种活动的本来面貌,才能便于系统地查考研究。医院档案工作人员在整理档案的过程中,要严格按照国家档案管理的有关规定,对档案进行科学规范的整理,为医院的发挥积极的作用。

3.依法治档和提高档案管理人员的素质是档案管理规范化的保障

实现档案管理规范化,除了在具体工作环节上要做到规范化外,医院档案管理部门必须加强以下工作。

3.1 要积极开展各种形式的宣传教育活动

医院档案室要大力宣传《档案法》,以及一些地方性档案管理条例和制度,让各级各类人员都熟悉和了解档案法律、法规和要求,认识档案工作的重要性,依法治档,不断提高群体的档案法制意识,促进医院档案工作沿着依法治档的轨道健康地发展。

3.2 建立一支高素质的档案干部队伍

档案干部队伍素质的高低,直接影响着医院档案管理的质量。要做好档案工作,必须提高档案干部队伍的素质,大致包括三方面内容:一是政治素质。档案工作是一项政策性、法规性很强的工作,这一性质决定了从事这项工作的人员必须具备良好的政治思想素质,要有牢固的法纪观念,以档案法规来规范自己的职业行为;二是道德素质。档案工作清苦而繁琐、枯燥,没有丰厚的收入,也没有显赫的地位和惊人的业绩,默默无闻地“为他人作嫁衣裳”。然而它是一项原则性和专业性很强的工作,这就要求从事档案工作的人员必须具有满腔的工作热情和高度的责任感;必须忠诚档案事业,立足平凡岗位,忠于职守,严谨精细;必须具有奉献精神,以崇高的职业道德规范自己的职业行为;三是业务素质。要做好档案工作,档案管理人员必须具有较好的文字综合处理能力和运用现代办公设备的能力。既要掌握档案专业理论知识,又要具备扎实的专业技能,做到精益求精。学校应适时地对从事档案工作的人员,通过各种形式、各种手段(组织培训、派出学习等)进行专业知识和业务技能的培训,不断提高管理人员的业务素质。总之,医院档案管理的规范化是档案事业发展的必然要求。做好这项工作,需要有法律、法规的制约,有完善的管理制度、规范的工作程序和较强的宣传力度,更重要的是要有一支高素质的档案管理队伍,以及各方面的大力支持和通力配合。这样,医院档案管理工作就一定能够向着科学化、规范化的方向快速发展。

参考文献:

[1]刘家真.试论档案干部队伍建设.医院档案,2004,2.

[2]石浒泷,王月娥.档案工作实用技术与方法.北京:兵器工业出版社,2001:186-219.□

作者：徐梅 尹希风

医院档案工作规范化管理论文 篇3：

医院办公室档案管理的特点及提升路径刍议

摘要：医院办公室文件管理是医院管理的重要組成部分，加强医院办公室文件管理，促进医院科学管理，提高医院服务水平，维护医患利益，要充分尊重文件对住院患者的便利作用，重视文件工作的基础性工作，提高医院办公室文件管理人员的素质，更好地为有需要的患者提供服务。

关键词：医院;办公室文件;管理

经过长时间的发展，医院办公室文件管理在不断实践的过程中得到了更全面的完善。医院办公室文件管理对医院发展具有重要贡献。医院办公室文件管理在一定程度上决定了医院的发展，为了促进医院的发展和进步，更好地服务于公众，有必要对医院办公室文件管理进行更细致的研究，本文阐述了医院办公室文件管理中存在的不足和问题，改进了不足之处，并提出了进一步的建议。

一、医院办公室文件收发工作的特点及规律

（一）专业性更强

医院任何活动都围绕着“医”字，医院文件也.不例外，作为指导各项医疗工作的载体，涉及的内容与医疗业务密切相关，医院文件会有大量专业名词和术语，对医院文件的撰写、阅读、处理都需要具备一定专业背景才能更好完成。

（二）时效性更强

医院文件是伴随医疗活动产生的，目的是满足医疗活动、规范医疗行为。医院医疗活动全天候全年无休，任何时间都为诊治病人服务，不受节假日影响，突发事件较多，意外因素较多，文件要求实时、动态，才能积极响应，满足不断变化的因素。

（三）综合多样性

医院的各项工作，既需要接收国家、省、市各级医疗卫生行政主管部门的下行文，也需要向主管部门报送总结、请示、报告等上行文，既有院内各科室、部门之间的内部行文，也有与院外其他单位、机构的文件交换。所以，医院使用到的文种非常繁杂，常见的有决定、通知、请示、批复、函、报告、会议纪要等，覆盖大多数文件文种。

二、医院办公室文件管理的意义

（一）延续的医院办公室文件有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院办公室文件管理质量，医院办公室文件的管理评价和控制每年或每隔几年进行一次。在检查和评审过程中，需要有各部门多年的规范性文件和指导方针。文件管理的连续性可以帮助医院从容应对各种检查，真正做好准备。

（二）完整的医院办公室文件管理促进医院建设

加强医院办公室文件管理的关键是维护文件的完整性，同时，要做好文件保密工作，保证文件的利用，定期监测和评估医院办公室文件管理，确保文件管理质量。对于一些临床纠纷文件，应注意其文件价值的开发。充分收集策略，仔细分析医院在纠纷中的优势和劣势，形成分析报告，供医院决策者参考，指导今后的工作^[2]。

三、医院办公室文件管理现存问题

（一）文件信息化管理意识不足

总体而言，部分文件管理部门对医院办公室文件管理仍缺乏正确认识。当前的医院办公室文件管理模式已不能适应信息时代的发展特点，员工缺乏对医院办公室文件建设的了解，没有运用信息技术对医院办公室文件资源进行科学的管理，导致文件管理效率低下。

（二）文件信息化建设亟待加强

医院办公室文件管理部门没有充分认识到医院办公室文件管理的重要性，没有投入足够的技术和资源来开展这项工作。经过调查，一些中小型医院由于资金和技术的限制，没有购买先进的计算机软硬件，旧的系统难以满足医院办公室文件管理的规范要求，不能充分满足医院办公室文件管理的价值。

（三）文件信息化管理工作缺乏专业人才

为了适应信息时代的发展需要，加快医院办公室文件工作的信息化和科学化进程，仅靠软硬件设施是难以实现的，需要大量的专业人员。但就目前情况来看，一些医院并没有特别重视这项工作，对人员配备没有进行全面的分析，员工的专业素质普遍较低。在医院办公室文件管理中，传统的纸质文件仍是最重要的，专业信息学习能力不高。没有充分发挥医院办公室文件管理软件的功能，仅满足于信息的简单采集和存储，难以有效提高工作质量。另外，医院办公室文件管理员对医院办公室文件管理缺乏全面的了解。在日常工作中，缺乏对文件信息的处理技巧和信息能力，不可避免地会导致医院办公室文件管理因处理不当而丢失。

（四）对文件档案管理重视程度不足

随着新的医疗改革的不断进行，我国大部分对于医疗水平的重视程度逐步提高，但是对于医院文件档案管理工作的重视程度仍然有待提高。虽然许多医院正常的组织结构中都有着文件档案管理室，工作人员中也有人负责管理文件档案，但是医院领导整体上对于这一部分的工作重视程度依然不够，导致医院文件档案上收集的资料不够，档案室中的文件档案资料也不够完整。

四、提升医院办公室文件管理的措施

（一）创建完善的制度

在医院的日常运营中，临床科室是最重要的科室，这就导致了医院对办公室文件管理的重视程度较低。因此，医院管理者必须重视医院办公室文件管理。第一，医院文件管理者投入更多的资金，完善医院办公室文件管理。要按照国家法律、法规和要求完善医院办公室文件管理制度，结合自身特点，加强医院办公室文件管理工作的规范化、制度化，将原有的分散管理模式集中起来，提高医院办公室文件管理的效率，充分实现资源的整合。

（二）强化信息化管理力度

在医院办公室文件管理中实施信息化管理是未来的发展趋势，因此，医院必须投入充足的资源，配备完善的软硬件设施，这也是医院做好办公室文件管理的重要前提。要实现这一目标，就必须利用网络信息技术，为医院办公室文件配备现代化的办公设备，建立完善的医院办公室文件系统。此外，办公室文件的安全性需要提高，以避免病毒攻击、信息丢失和盗窃。在信息交换管理过程中，为了提高办公室文件的安全性，有必要建立用户权限。在此期间，必须注意信息化只是管理文件的一种手段，信息化并不能解决文件管理的所有问题[3]。信息化只会提高医院办公室文件收集、处理和传递的便捷性，相关管理者不应过分依赖信息系统。

（三）提高文件管理工作人员的素质

在办公室文件管理中，工作人员的整体素质与工作效果和效率密切相关。定期培训文件管理人员，不断更新相关知识，提高工作组技术水平。鼓励办公室文件管理人员参与实践学习，与他人交流。医院办公室文件管理人员要注重等级制度，促进医院办公室文件管理的发展。文件人员除了具备必要的知识和技能外，还应增强医院办公室文件管理人员的专业素质和责任感。此外，医院办公室文件管理的作用是提供社会服务，没有直接的物质财富，很难激发文件管理人员的工作积极性。

（四）明确管理格局

要提高医院办公室文件管理水平，就必须理清文件管理的秩序，实行集中管理，提高工作效率。因此，有必要改变医院办公室文件多部门管理的现状，建立统一的专业的文件管理模式，明确行业管理职责和权限，对不同类型的文件和文件进行分类，建立全面、系统、专业的信息库，必要时可查阅。但是，办公室文件管理的工作内容将会增加，此时可以添加一个文件管理器，实现对办公室文件管理问题的沟通，确保高效、高质量的完成办公室文件管理工作。

（五）加强文件档案管理工作与文书工作之间的联系

若想促进医院文件档案管理工作质量不断提升，需要加强医院文件档案工作与文书工作之间的联系;加强他们之间工作的联系，加强协调性，互相配合工作，促进工作效率不断提高。同时，文件档案管理人员要加强对文书工作的监督，只有两项工作之间相互配合、相互促进，才能确保文件管理的规范性。

（六）注重将传统文件档案的方式与信息化文件档案建设方式进行整合创新，推动医院文件档案信息化多样化发展。

档案管理方式是档案信息化建设的重要推动力量，因此医院应该主动适应互联网+医院发展新常态，在注重推动文件档案的传统管理与建设方式不断创新的基础上，在文件档案数字化处理、归类入档与开发利用上，加大传统文件档案管理与信息化建设方式的整合创新，不断推进文件档案信息化建设形式的多样化发展，力求形成文件档案信息化建设的强大持久合力。

（七）加大投入，不断夯实注重医院文件档案信息化建设的人力、物力与财力基础。

档案工作推进所需要的各种条件是档案信息化建设需要的软件与硬件，因此，医院应该主动适应互联网+医院发展的新常态，积极推进文件档案信息化建设的各项条件的配置与供给，从档案工作人員数量与质量的提升到计算机的配置、文件档案管理软件的开发利用上加大投入，全面升档换级文件档案信息化建设的各项软件与硬件设施以及其他相关条件，以此为文件档案信息化建设提供充足有力的各项条件与资源供给。

结束语

因此，医院办公室文件的内容比较复杂，为了保证医疗企业的可持续发展，必须充分考虑医院办公室文件管理。因此，医院办公室文件管理必须充分认识文件管理的重要性，增加文件管理的技术设备，打好硬件基础。此外，医院办公室文件管理要加强信息化建设，促进资源的有效整合。医院文件管理作为一项重要的管理工作，必须规范化，不断优化工作方法，妥善保存与医院管理有关的数据、文件、内容和背景信息。同时，企业必须加大对信息化建设的投入，注重培养高素质的办公室文件管理人才，促进办公室文件管理事业的长远发展。

参考文献：

[1]林森.医院办公室档案管理规范化的对策[J].卷宗，2021，11（4）：54.

[2]张铭涛.医院办公室档案管理规范化的对策研究[J].兰台内外，2021（8）：31-33.

[3]张悦.医院办公室档案管理的特点及其应用分析[J].中国保健营养，2021，31（7）：364.

作者：吴美娜