科研设计单位档案信息化论文

摘要：对于科研单位来说，传统的档案管理模式已经无法满足现有的发展需求，需要利用知识管理展开创新实践。基于此，本文分析了知识管理的原则，说明了科研单位档案管理的重要性，重点阐述了促进档案知识资源的开发与共享、档案管理的信息化建设等基于知识管理的档案管理策略。以下是小编精心整理的《科研设计单位档案信息化论文(精选3篇)》仅供参考，希望能够帮助到大家。

科研设计单位档案信息化论文 篇1：

关于做好科研档案收集工作的几点思考

摘 要

科研档案的收集工作是科研工作的重要环节，不少单位在实际科研工作中存在忽视科研档案收集工作的现象。要做好科研档案收集的制度建设，认真贯彻档案工作“三纳入”、“三同步”制度的要求，在日常的科研管理工作中要切实抓好科研档案的收集工作，采取多种措施提高职工的档案意识，提高单位的科研档案管理水平，使档案收集工作真正融入每一项科研管理工作中去。

关键词

科研档案 收集 制度建设 日常管理

一、引言

科研档案作为科研活动成果的结晶在科研活动中的地位十分重要，对科研活动起着重要的支撑和借鉴作用。科研档案的收集是否完整，是科研活动是否完整的一个重要标志。如果科研活动成功了，但科研档案收集不全，那科研活动的成果就没有很好地保存下来，这样的科研活动就不能传承。

通过对近年来国内部分科研单位科研档案收集状况的调查和分析，发现普遍存在科研档案收集不完整的问题，特别是试验过程的相关记载，关键的试验数据缺失。这对于我们的科研活动来讲是一个不小的损失。由于档案收集的不完整，在许多年之后失去任何借鉴意义，而又不得不重复做同样的研究，将是科研资源的巨大浪费。

以XX市食品研究所科研档案收集情况为例，我们对该单位2014—2016年科研档案收集数量进行了统计分析。该单位科研档案收集完整的只占25%，而收集基本完整的档案占比是40%，收集不完整的35%。科研档案收集完整的占比小，而收集基本完整和不完整的占比比较大。

通过对其他一些科研单位科研档案收集情况的调查，发现科研档案收集不全的现象很普遍。因此，加强科研活动档案收集是一件非常重要的工作。

二、加强科研档案收集制度建设

保证科研档案收集的完整性，需从制度管理上进行约束，使科研档案的收集工作始终贯穿在整个科研活动之中。

科研活动中大多数人都容易犯的一个错误就是只重视结果，忽视过程。在科研档案的收集方面就会存在只有一些项目立项报告和结论性技术总结、报告的资料，试验参数、试验数据往往收集得比较少，甚至没有。我们经过对一些科研单位科研档案的调研、分析，认为科研档案的收集应当包括三方面内容。

1.科研活动准备阶段文件。包括开题报告、立项报告、调研报告、科研工作计划、科研工作方案、项目论证报告、经费预算报告等。

2.科研活动中形成的原始记录和数据。包括试验条件记录、试验数据记录、设备使用情况记錄、会议记录、讨论记录、技术修改记录、方案修改记录、工作日志等。

3.科研活动结束后形成的各项总结性文件材料。包括成果鉴定、结题报告、技术总结、现场鉴定意见书、专家论证报告、专题报告、结论意见、经费结算报告以及形成的专利文件、论文论著等。

怎样才能使科研档案收集做到更加完整，首先要从制度上入手。要采用各种方式使科研人员树立档案意识，从思想上真正认识到档案工作对科研工作的重要作用。档案管理工作从科研活动开始前的准备阶段就应该引起重视，课题组应配备专人负责科研活动的档案工作，负责收集与科研活动有关的档案材料。单位档案人员应发挥监督、管理职能，定期或不定期对课题组的档案收集情况进行指导或检查。

三、认真贯彻档案管理工作的“三纳入”、“三同步”管理要求

《全国科学技术档案工作条例》第六条明确规定：“各单位应该把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”

《条例》规定各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科研档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

科技档案管理工作“三纳入”指的是：将科技文件的形成、积累纳入各个业务技术部门的科技工作管理制度中，明确规定为设计工作和科研工作的一个组成部分；将科技文件的形成、积累作为一项正式任务，纳入设计部门、科研部门的工作计划中，以便按计划下达的指令进行监督检查；将科技文件的形成、积累纳入科技人员的职责里，明确作为本职工作的组成部分，并且作为业务考核的主要依据之一。

科技档案管理工作“三同步”指的是：布置设计、科研、生产任务时，同步布置科技文件的形成、积累任务；检查设计、科研、生产计划落实情况时，同步检查科技文件的形成、积累情况；总结、鉴定、验收各项科技成果时，同步总结科技文件的形成、积累工作，鉴定、验收科技文件的质量。

“三纳入”和“三同步”原则是保证我们收集科研档案完整性的唯一有效的途径。在实际工作中应认真遵守这一工作准则。

经过调研，发现许多科研单位在制定科研工作制度时，在实际科研工作中都没有很好地执行“三纳入”、“三同步”所要求的相关准则，以致档案收集和验收跟科研工作不同步，或是事后收集，或是象征性形式上做一些收集工作。不能准确、真实地反映科研工作过程，一些关键试验数据的缺失更是使科研档案收集工作失去了意义，使今后的档案利用工作无从开展。

国内曾经有一个大型科研单位，在20世纪50年代后期花费上亿巨资成功试制出一套大型设备。后因种种原因该设备没有及时投产。经过近十年的搁置，上级决定研制该设备的第二代产品。但第二代产品是在第一代产品的基础上进行研发。因为对科技档案工作不够重视，导致第一代产品研发时许多关键数据关键参数没能及时有效地很好保存，许多科研人员也都已退休。在研制第二代产品时该单位又重新组织相关技术人员进行产品的试验。这样导致产品研发周期耽误了近一年时间，花费数千万人民币。要是当时重视了档案收集工作，在工作中坚决贯彻了“三纳入”、“三同步”原则，这样的时间和资金上的巨大损失就可以避免。

国内的一些科研单位承担着许多重大科研课题和项目的研究工作，每年都有大量的科研档案材料产生。怎样做好科研生产档案材料的收集工作，使这些档案材料能真实客观完整地反映科研活动的整个过程，是必须认真面对的问题。

我们应该认真贯彻科研档案工作“三纳入”、“三同步”原则，制定一套科学合理的档案管理制度，使档案收集工作从科研立项到研究过程一直到检查验收都贯穿到整个过程中，并将档案管理工作作为科研课题验收的合格标准之一来对待。

在科研活动中贯彻“三纳入”、“三同步”原则，有利于培养科研人员的档案意识，使他们将收集科研档案自觉地当成一项科研任务来完成。而完整的科研档案材料反过来又会对科研工作产生很大的促进作用。

四、在实际工作中做好科研档案的收集工作

1.发挥班组在科研档案收集工作中的作用。班组是科研单位里最基层的单位，是所有组织的细胞。在科研档案收集工作中注重发挥班组集体组织的作用，会起到事半功倍的效果。

首先要抓好班组长的模范带头作用。在班组长的引领下，整个班组的职工在科研工作中自觉培养收集科研档案的习惯，形成良好的档案意识。在制定班组工作计划时，必须将科研档案的收集工作作为一项重要任务纳入进去，在日常的班组工作检查评比中，科研档案收集工作应作为评比的重要依据之一。在年终总结考核中，档案收集工作要作为班组绩效考核的重要依据。

单位的档案部门要负责对班组长进行档案知识的教育培训，提高他们在档案方面的知识水平和能力。班组长也要加强对本班组职工档案业务能力的培训工作，提高他们的档案意识。

2.发挥课题组在科研档案收集工作中的作用。課题组是直接从事科研工作的横向组织，掌握着科研工作的所有资源，因此发挥课题组的作用在科研档案收集中是十分重要的。从课题组的组长到课题组成员，每个人在课题研究中都会形成大量的研究资料，怎样收集这些科研资料，使之形成科研档案，是课题组进行科研工作的重要组成部分。课题组应该有一名成员负责档案收集工作。课题组负责档案收集工作的成员直接对单位的档案管理部门负责。

课题组应加强档案知识的学习和培训，强化档案意识。在课题研究过程中，课题组成员之间在档案收集工作中应相互帮助，相互借鉴，相互监督。在课题组的科研计划、日常工作考核、科研工作总结中档案收集工作都要列入其中并占据重要成分。档案收集工作要作为对课题组科研成果考核的重要依据之一。

3.做好科研档案收集的考核工作。科研档案的收集按收集水平可分为“完整”、“基本完整”和“不完整”几个层次。在日常的工作业绩考评和年终工作考核中，应将科研档案收集工作作为一项重要的考评依据之一。应当加强科研档案收集的考核工作，在考核工作中明确提出科研档案收集工作应作为量化考核依据之一。凡科研档案收集不完整的科研人员，在科研工作考核中不能评为优秀。在个人工作业绩考核中也要突出科研档案收集的重要地位，应明确凡科研档案收集不完整的科研人员年度考核不能评为优秀。科研档案收集完整的科研人员和课题组应当给予精神和物质上的奖励。对科研档案收集完整的科研人员，在年度绩效考核中应当给予加分。单位的档案部门应当组织档案收集先进个人和先进课题组的评选和表彰活动。

4.做好科研档案的移交工作。科研档案的移交工作是科研档案管理工作的重要一环。科研人员移交的科研档案应内容完整、清晰。科研档案的移交必须重视科研工作原始数据、试验记录、科研过程记载文件的移交工作。科研档案的移交必须由移交双方当事人当面清点移交文件份数，双方签字认可。对移交方移交档案内容不完整，接收方有权拒绝在移交清单上签字，并限期要求移交方提供完整的科研档案资料。对经警示仍无法提供完整科研档案的移交者，档案管理部门有权拒绝接收其移交的档案资料并通知其所在部门。

5.将科研档案收集管理工作的重心“下移”，做好科研档案收集的信息化管理工作。我们一定要采取各种措施使科研档案收集工作的“工作重心”向一线延伸，向基层延伸，把“触角”伸入到科研生产工作中去，而不是光管理部门唱独角戏。要发动动员基层广大员工人人学档案，个个懂档案，人人会用档案，使档案工作做到“遍地开花”而不是“一枝独秀”。

要注意信息的收集与反馈，对基层一线的情况了如指掌。要善于总结，善于调动职工从事档案工作的积极性，将档案意识通过细化的工作任务渗透到职工工作的每一个细节中去。让他们深切体会到档案工作的重要性，科研工作离不开档案工作。要注意档案利用案例的收集与宣传，通过典型的树立，让大家有学习的榜样，知道档案收集工作其实就是为今后的利用打基础。

要注意信息技术的掌握和运用，通过信息手段管理、支撑“前端”的收集工作。要通过信息化手段使档案的收集工作更加科学化、规范化。比如通过一些软件平台的开发，利用软件平台管理基层单位的档案收集工作。这样可以减轻基层人员的负担，提高档案收集的效率，起到事半功倍的效果。基层档案收集的信息也可以通过软件平台及时反馈给管理部门，对档案管理部门的管理工作也提供了方便。总之，要善于利用现代信息技术，提高档案收集管理工作的效率和水平。

五、结束语

科研档案的收集工作是一项基础性的工作，它是科研档案整理和利用的基础，因此做好科研档案的收集工作是十分重要的。应培养职工的档案意识，做好科研档案收集制度建设，认真贯彻科研档案管理工作的“三纳入”和“三同步”管理要求，以及在日常的档案管理工作中千方百计保证各项科研档案材料收集的及时性完整性，为今后科研工作的可持续性开展，为更好地完成各项科研任务做出自己的努力。

参考文献

[1]霍振礼，王恩汉.现代科技档案管理[M].北京：国防工业出版社，1996.

[2]张宗旭.科技档案管理[M].北京：档案出版社，1992.

★作者简介：刘宏，中国工程物理研究院计量测试中心副研究馆员，研究方向为档案管理。

作者：刘宏

科研设计单位档案信息化论文 篇2：

利用知识管理提高科研单位档案管理水平的实践研究

摘 要：对于科研单位来说，传统的档案管理模式已经无法满足现有的发展需求，需要利用知识管理展开创新实践。基于此，本文分析了知识管理的原则，说明了科研单位档案管理的重要性，重点阐述了促进档案知识资源的开发与共享、档案管理的信息化建设等基于知识管理的档案管理策略。

关键词：知识管理;科研单位;档案管理

现阶段，应对知识经济时代的挑战成为了全球的发展战略，在科研单位中，知识这种新的资源受到了更多的关注。在这样的背景下，合理利用知识资源成为了科研单位需要重点解决的问题。特别是对于档案管理工作来说，知识资源利用率的提升成为了其工作的重点内容。作为一种规划与管理知识、知识创造与知识应用的活动，知识管理对科研单位档案管理工作提供了更好的指导，促进了管理水平的提升。

一、知识管理的原则分析

知识管理融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，是知识经济时代涌现出来的一种新型管理思想与方法。知识管理能够在组织中构建起一个量化与质化的知识系统，让存在于组织中的知识与信息通过透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内。此时，就形成了积累个人和组织知识成为组织智慧的循环。

在知识管理中，主要遵循了一下三项原则：

第一，积累原则。知识的积累是实现知识的管理基础条件。对于科研单位来说，知识管理的使用就是要将知识经验、信息、程序、技巧等进行积累，避免其随着时间的推移逐渐消失。可以说，知识管理能够让科研单位对知识展开更好的积累。

第二，共享原则。在知识的共享中，实现了组织内部所有的信息和知识公开，确保组织中每一名成员都能接触和使用组织的知识和信息。对于科研单位来说，知识的共享能够让所有人员接触知识，并利用其创造更多的价值。必须要建立起知识共享网络，让知识管理在科研单位中发挥出其真正的作用，提升科研单位的竞争力。

第三，交流原則。对于知识管理来说，其核心就是要在组织内部建立起一个有利于交流的组织结构和文化气氛，使各个成员之间的交流毫无障碍。知识交流体现出了知识的价值，在知识管理中，交流原则处于所有原则的最高层次。知识的积累更多的是为了实际的应用，所以，必须要让其能够在组织内部循环。对于科研单位来说，要在吸收新知识的同时，不断剔除老旧的知识。

二、科研单位档案管理的重要性分析

科研档案为科学研究提供了基础条件，在科研活动中占据着重要地位。所以，档案管理对于科研单位极为重要，其推动了单位科研实力的不断提升。科研单位档案管理的作用可以概括为以下几点：

第一，参考作用。在科研档案资料中，包含着大量的前期研究过程以及科研成果，为其他科研人员继续学习与深入研究提供了重要的基础资料。从这一角度来看，科研档案有着极高的参考价值，能够使后续参与科研工作的人员站在更高的起始点展开研究，真正的做到“站在巨人的肩膀上”。结合科研档案，科研人员不必重复展开实验，节省了大量的时间、人力以及物资。同时，科研档案能够为其他科研人员的工作提供参考，避免其在研究中重复劳动或是“走弯路”。

第二，凭证作用。对于科研工作来说，科研档案是最真实、最初的原始凭证，是在科研过程中自然形成的。这种自然性决定了科研档案必须对实际的科研过程进行客观记录。基于此，科研档案作为科研证据的说服力更高，显示了科研档案的珍贵性与权威性。对于科研单位来说，档案中真实的记录了科研活动，推动了科研项目深入展开。

第三，为考核评估提供依据。在档案中，展示了科研单位真正的科研实力，记录了大量的优秀研究理念及科研成果。从这一角度来看，科研档案为相应科研单位的考核评估提供了重要的判断依据。利用档案资料，能够准确的衡量科研单位的实力以及管理水平。

结合上述分析能够看出，档案管理对科研单位来说十分重要，提升了科研单位的运行效率，为不同科研项目的展开提供了珍贵的数据资料以及经验参考。

三、基于知识管理的科研单位档案管理策略探究

1.档案管理程序的优化。在传统的科研单位档案管理中，普遍使用了纸张作为资料保存的载体。这就导致了在实际的管理过程中，包含着大量繁琐且重复性较高的劳动，浪费的大量的时间、人力与物资。现阶段，信息技术不断发展，电子文件以及无纸化办公迅速发挥，逐渐取代了传统的办公模式。相比于纸质文件来说，电子文件的载体形式、归档办法等都有明显的差异。在这样的情况下，科研单位档案管理人员必须要结合电子文件的特点，对档案管理的程度展开优化。

相比较来说，电子文档的储存容量更大，但是空间更小，且有着更为简单的整理程序。所以，在管理电子文件时，要结合文件生命周期理论来完成。简单来说，就是要将文件视为不可分割的连续体。要实现文件档案一体化，将文件工作与档案工作进行统一的工作程序设计，确保设计程序涵盖文件生产、转运、归档、永久保存、销毁的全过程。这样的方式不仅能够强化档案的知识管理，对于科研单位的其他业务管理工作也提供了更好的服务，整体上提升了文档工作的效率。

2.促进档案知识资源的开发与共享。对于科研单位来说，利用知识管理展开档案管理并不仅仅局限于档案编研，而是要让使用者能够在大量的档案信息中快速、准确、全面的找出相应的科研档案，为使用者提供需要的信息。利用科研档案资源的采集、存储、揭示、分析、归纳以及综合加工，能够最大程度的发挥出科研档案的价值。基于此，管理人员要形成主动服务意识，关注科研单位内外各方面的信息需求，结合现有的档案资源，对档案中包含着的隐藏知识展开深度挖掘。要在保证科研档案的保密性与安全性的基础上，编制科研档案的目录、索引以及摘要等信息，构建起具体专题特色的档案信息数据库，满足使用者的需求。同时，也可以建立起档案信息咨询的线上服务平台，为科研单位中的工作人员提供定向与定期的交互信息咨询以及知识共享的服务，最大程度的发挥出科研档案信息共享的使用价值。

3.科研单位人员综合素养的提升

（1）档案管理人员素质的提升。对于科研单位来说，可以积极引进专业性技术人才，或者也可以对现有的档案管理人员展开培训。在培训中，要确保管理人员学习并掌握档案法规。同时，也要定期的组织档案管理业务知识与计算机技能的培训，提升其对新设备、新技术以及新方法的接受程度，实现熟悉档案管理制度与办法的复合型人才的培养。

同时，要对科研档案的形成与积累展开制约，形成“三纳入”制度，即将科研档案管理纳入科研工作流程、纳入科研人员的工作計划、纳入科研人员承担的岗位职责中，确保科研档案的安全与完整。

（2）科研人员档案意识的提升。科研人员是科研档案形成的主体，其在科研档案管理工作中也发挥着重要的作用。所以，除了要对管理人员的专业素养进行提升外，还要加强科研人员的档案意识。科研单位或是管理人员要定期向科研人员宣传的档案的价值以及重要作用，使其形成管理以及利用科研档案的意识，调动科研人员收集、转移科研档案的积极性与主动性。同时，管理人员要对使用者的档案利用需求进行分析，满足不同科研人员的资料需要，发挥出科研档案的多种效益。

（3）管理职能分配的优化。在传统的科研档案管理中，主要使用了重保存、轻利用的模式。而在知识管理的指导下，在档案管理工作中要将科研档案视为动态的知识，实现将传统的档案实体管理转变为内在知识的管理。

在科研档案管理中融入知识管理，需要管理职能的分配进行优化与协调。对于科研单位来说，可以从以下五个方面完成职能分配：第一，从科研单位的层面上来说，要明确业务主管部门与档案管理部门对科研档案管理的总体责任，制定出相应的管理要求。第二，从部门的层面上来说，要确定科研档案管理的监督与检查责任。第三，业务部门的档案管理负责人要对科研档案的管理提供指导与服务。第四，科研项目组要承担档案整理与保管责任。第五，所以科研人员都具有文件材料的形成与积累责任。

4.档案管理的信息化建设。现阶段，信息技术迅速发展，科研单位档案管理工作要充分利用信息技术的优势，推动档案管理信息化建设。要设计、开发与利用先进的档案管理系统，加快科研档案数据库建设的速度。其中，要重点展开电子文件全文数据库的建设，对多种索引工具进行逐步完善，实现科研档案信息的最大程度揭示。要将科研档案中包含的重要科研资料与成果全部完成数字化转化，利用档案网站的作用，结合不同的权限完成相关科研资料的调阅。

综上所述，知识管理对科研单位档案管理工作的升级提供了更好的指导，转变了其工作模式。通过档案管理程序的优化、促进档案知识资源的开发与共享、科研单位人员综合素养的提升、档案管理的信息化建设，实现了将传统的档案实体管理转变为内在知识的管理，提升了科研档案资源的利用率，提高了科研单位的科研能力以及竞争力。

参考文献：

[1]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学，2015.

[2]陈伟斌.高校科研课题档案的知识管理策略研究[J].城建档案，2015（01）：44-47.

[3]姜会.利用知识管理提高科研单位档案管理水平[J].黑龙江史志，2014（16）：98-99.

[4]张丽娟.面向知识管理的科研文档管理体系构建研究[J].中共银川市委党校学报，2014，16（02）：78-80.

作者：张云倩

科研设计单位档案信息化论文 篇3：

高校科研档案管理的现实思考

如何保管好科研成果，更好地发挥科研成果的功效，是目前摆在高校科研档案管理人员面前值得思考的问题，以往“粗放”式的科研档案管理模式已不再适用于新形势下的高校科研档案管理，针对现实中存在的一些具体问题，本文做出一些有益的探索研究。

1 高校科研档案的作用及意义

开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。

首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。

其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。

最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。

2 高校科研档案管理中存在的问题

2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。

2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？

2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。

正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。

2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。

3 解决对策

3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。

第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。

3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。

为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。

做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。

3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。

科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。

3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。

因科研档案的自身特殊性，科研档案的查借阅上要求较为严格，可根据实际情况，对科研档案查询利用审批的权限上进行详细划分，分等级进行。如本校教职工查询翻阅已开放科研档案，档案馆人员即有权限办理；如需查阅复印没有密级的一般未公开档案材料，可与课题负责人联系，征得同意后办理。作为科研档案一般是不应外借的，如特别需要，则需经科技部门领导审批。同时，为方便利用者查询，在服务方式上，可采用较为先进的电子信息审批方式，通过网络、电话或短信等形式，实现审批权，免去查询利用者的来回奔波。

（作者单位：河南工业大学档案馆 来稿日期：2011-11-22）

作者：王晓玲