学校档案信息化论文

摘要：档案信息化是以计算机网络、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和我国档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。如何最大限度地开发利用档案信息资源，满足多样化的需求，发挥最佳利用效益，就显得最为重要。今天小编为大家推荐《学校档案信息化论文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

学校档案信息化论文 篇1：

以创新服务推动中职学校档案信息化建设

摘 要：中职学校的档案信息化建设普遍存在问题，严重影响了档案信息的管理水平，甚至还会造成新的丢失。随着信息技术的发展，实现中职学校的档案信息化管理逐渐成为档案信息管理的趋势，但是由于学校的档案信息化管理不完善，信息化建设工作水平还需要进一步提高。本文主要是对中职学校档案信息化建设中存在的问题进行分析，以创新服务推动中职学校的档案信息化建设。

关键词：创新服务；中职学校；档案信息化；建设

随着信息技术的发展，中职学校的档案信息化建设是档案工作发展的必然趋势，但是由于中职学校的档案信息化管理工作并不十分完善，档案信息化建设水平还有待于进一步提高。随着中职学校的发展，档案信息量也逐渐增加，中职学校需要加强自身的档案信息化建设工作，通过创新服务理念和服务方式，更好地促进中职学校的档案信息化建设。

一、中职学校档案信息化建设中存在的问题

为了更好地提升中职学校的管理工作水平，适应信息技术发展的需要，中职学校的档案信息化建设工作逐渐开展，但是由于信息化建设工作时间较短，一些相关的工作并不十分完善，档案服务工作水平还有待于进一步提高。当前中职学校档案信息化建设存在的问题主要有以下几个方面：

（一）档案信息化建设的基础设施不完善

档案信息化建设需要大量的资金，计算机设备，数据库和局域网络等基础设施，档案信息化建设不仅仅需要大量的硬件设施作为支持，同时也需要大量的软件支撑。但是一些中职学校由于资金限制，档案信息化建设的基础设施并不十分完善，信息化建设水平还有待于进一步提高[1]。由于中职学校的档案信息种类比较多，管理任务十分复杂，由于缺少相对完善的规划，信息化管理方式还未能发挥出应有的作用，档案信息数据库利用效率不高，一定程度上也造成了信息化设备的闲置。

（二）档案信息化建设的服务理念不完善

中职学校的档案信息化建设主要是为了学生和教师提供更为方便的档案信息，档案信息化建设中需要建立以人为本的服务理念，但是当前中职学校的档案信息化建设中服务水平还需要进一步提高，虽然中职学校已经逐渐实现信息化档案管理，但是由于服务理念不完善，档案信息的利用率和利用水平不高，甚至一些信息难以及时找到，给学生和教师的应用带来不便[2]。

（三）档案信息化建设服务人员素质有待提高

大多数中职学校的档案信息管理人员素质参差不齐，一些学校的档案信息管理人员比较少，工作人员的工作压力比较大。但是由于档案信息工作人员对于计算机的掌握并不十分熟练，导致很多学校的档案信息管理人员难以进行信息化管理。由于档案信息化建设需要档案信息管理人员定期对数据进行更新，对系统进行维护，但是由于工作人员对这一工作不熟悉，难以实现档案信息的资源共享和资源的充分利用，档案信息建设的效率和水平难以得到有效地提高。

（四）档案信息化水平不高

虽然当前的信息技术已经十分发达，但是大多数学校的档案信息还是以纸质的形式收集和整理，然后再录入到数据库中。目前中职学校的档案信息数据库的开发和利用还是十分有限的，并没有实现全面的信息化，中职学校的档案信息化建设仅仅停留在人事管理部门、图书馆系统等等，像教学和教务管理工作中没有实现真正的档案信息化管理，由于缺少学校各部门的积极配合，导致整个学校的档案信息化建设水平比较低，严重影响了整个档案信息化建设水平。

二、中职学校档案信息化建设的必要性

中职学校实现档案信息化建设对于学校工作的开展有着十分重要的意义，中职学校在今后的管理中需要进一步重视和完善档案信息化建设这一工作，保障档案信息的充分利用。中职学校加强档案信息化建设的必要性主要体现在以下几个方面：

（一）信息技术发展的需要

信息技术的发展不仅仅提高了工作的效率，同时也节省了人力资源。随着信息技术的发展，实现学校的信息化管理逐渐成为一种趋势。当前社会领域信息化建设工作逐渐实施，大多数单位逐渐实现了信息化管理，档案信息作为重要的信息也需要实现信息化管理，较为复杂的档案信息经过信息化管理逐渐清晰，可以更好地为学校提供服务。

（二）提高中职学校管理水平的需要

随着中职学校数量的逐渐增加，国家对于中职学校的发展提出了一系列要求，中职学校需要不断提高其管理水平，提高自身的竞争力。档案信息作为中职学校管理工作的重要内容，在学校管理中占据着十分重要的位置，促进中职学校的档案信息化建设工作一定程度上可以更加规范地进行档案管理，提高档案信息管理水平和管理效率，进而提高整个中职学校的管理水平。档案信息日益增加，给工作人员带来了一定的工作压力，通过实现档案信息化建设可以有效地缓解工作压力，减少档案信息管理中存在的问题。

三、以创新服务推动中职学校档案信息化建设

中职学校的档案信息化建设作为整个学校发展的重要组成部分，对于提高学校的档案管理水平，保障档案信息的有效利用有着十分重要的作用。但是由于中职学校的档案信息化建设并不十分完善，档案信息还未能实现充分利用。今后中职学校需要充分重视档案信息建设工作，更好地促进中职学校的发展。

（一）完善中职学校档案信息管理的基础设施

中职学校的档案信息化建设需要一定的软件和硬件设施作为支持，加强中职学校的档案信息化建设，需要进一步增加相应的设施作为保障。一方面中职学校需要进一步增加投入，中职学校档案信息化建设需要大量的计算机设备和局域网络的链接，像图书馆还需要增加一定的电子准入设备，同时还需要增加一定的监控设备，保障信息安全。中职学校需要制定相关的预算，对档案信息化建设增加资金投入。学校需要不断增加融资渠道，积极吸取民间企业的资金支持，另外学校还需要提高资金的有效使用效率，保障用最少的钱办最大的事。学校还需要在其他工作中节省相应的开支，减少铺张浪费的现象，为信息化建设争取更多的资金。另一方面中职学校需要进一步完善档案信息化系统。档案信息化建设需要相对完善的数据信息库，由于档案信息不断增加或者是使用，再加上档案信息系统使用时间相对较短，一些系统还存在漏洞，因此需要定期对信息系统进行维护，避免系统损坏从而造成信息的丢失。

（二）创新服务理念

中职学校实现档案信息化建设主要是为了更好地为师生提供信息服务，满足师生的需要。但是当前中职学校的档案信息化建设开展时间相对较短，一些相关的服务理念并不十分健全，由于缺少相对完善的服务理念，导致很多信息服务难以进行，档案信息的使用效率不高。今后需要进一步完善档案信息建设的服务理念，树立“以人为本”的服务理念[4]，将这一理念贯穿于整个工作的全过程。一方面需要为学生和教师提供良好的环境。档案信息化建设中需要对档案信息进行有效地分类和整理，保障学生和教师能够及时查找到所需要的信息，提高信息检索效率。另一方面需要建立人性化的服务平台，完善系统的各项程序[5]。档案信息的编辑和目录的制定十分复杂，应该从用户的角度出发不断完善数据信息系统，制定相对完善的保密程序和安全程序，保障信息的完整性。管理者还需要定期对信息系统进行清理和优化，提高系统的应用效率。

（三）提高档案信息化建设工作人员素质

作为档案信息化建设人员应该不断完善自身的素质，更好地适应档案信息化建设工作的需要。一方面需要提高档案信息化建设人员的责任意识，档案信息化工作人员在整个系统建设中发挥着十分重要的作用，工作人员需要提高自身的工作积极性和责任感，对每一个程序设计做到尽职尽责，优化档案信息系统。另一方面需要提高档案信息化建设人员的专业素养。档案信息化建设对于人员的专业素质要求比较高，中职学校可以聘请一些专家进行系统建设，同时也需要加强对现有工作人员的培训工作，使其能够适应今后的系统维护工作。工作人员需要不断提高自身素质，做好档案信息系统的安全保密工作，网络安全工作以及数据库的维护和更新工作，提高档案信息建设水平。

四、结语

档案信息化建设作为中职学校提升管理水平的重要措施之一，有助于提高档案信息的管理水平和使用效率。中职学校需要进一步重视档案信息建设工作，更好地适应信息化管理工作发展的需要，促进中职学校的发展。中职学校需要不断创新服务理念，完善档案信息系统的建设，增加相应的资金投入，完善档案信息系统的软硬件设施，为档案信息管理和使用提供良好的保障。

参考文献：

[1]侯美英.试论中职学校档案信息化建设的制约因素和应对措施[J].成才之路，2011（26）.

[2]赵丹.试论中职学校人事档案信息化建设问题的探讨[J].华章，2012（16）.

[3]刘东连.加大中等职业学校档案管理信息化建设[J].现代经济信息，2013（4）.

[4]武慧琳.中等职业学校档案管理存在问题及对策思考[J].现代企业教育，2012（22）.

[5]江慧.当前形势下中职学校学籍档案管理的思考[J].科协论坛，2009（3）.

[6]王平.高职院校教学档案实现信息化管理的思考[J].山东商业职业技术学院学报，2012（5）.

作者：冯志文

学校档案信息化论文 篇2：

试论中职学校档案信息化建设的制约因素和应对措施

摘要：档案信息化是以计算机网络、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和我国档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。如何最大限度地开发利用档案信息资源，满足多样化的需求，发挥最佳利用效益，就显得最为重要。笔者从学校档案信息化应用现状、应对措施等方面就如何进一步加强学校档案信息化建设进行分析研究。

关键词：档案信息化；信息技术；档案管理；馆藏信息

一、中职学校档案信息化的应用现状

中职学校是国家在地方设立的培养中等专业人才的教育基地，根据社会和经济发展需要不断输送人才的地方，学校的各项管理理应与时俱进，跟上现代化建设的需要。近些年来，多级领导和专业部门十分重视中职学校的档案管理工作，制定各项档案管理规范，并加强档案的收集、整理、保管、利用等基础建设和业务建设，促进中职学校档案管理的快速发展。从总的情况来看是好的，但是从档案管理信息化建设的角度看，目前还存在着一些较为突出的问题，主要表现在以下几方面：

1. 对档案工作重要性认识不到位

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存被查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息，为社会实践服务的一项业务系统，它深深根植于人类社会的生产生活当中，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。但是，以上重要性在中职学校，特别是学校的领导和教职工中认识不足，不少领导存在着重教轻档的现象。在档案管理上存在“为保管而保管，重保管轻利用”和“等，靠，要”的思想以及“闭架借阅”“你查我调”等传统做法。另外，不少长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很顺手，对新事物认识不足，对档案信息化建设认识不到位；有的同志文化水平低，对现代化技术不熟悉，对计算机技术、现代化管理和信息化应用知识了解少，没能力掌握，安于现状，这些是制约学校档案信息建设的内在因素。

2. 对档案工作经费投入不足

单位领导对档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管材料负责给利用档案者提供材料即可。在经费投入方面，相对其他工作而言，投入的资金非常少，导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本条件，更谈不上购置现代化档案管理设备设施。好多单位至今还没计算机等必要的信息处理设备。

3. 馆藏档案载体形式单一，内容有待于丰富

积累档案信息，增加档案信息存储量，建立种类齐全、结构合理、质量优化的档案体系，是开发利用档案信息的重要条件。目前学校归档的档案载体多以纸质档案为主，一些新型的档案信息载体，如磁带、光盘、电子文件、微缩胶片等很少涉及，各学校的档案收集范围仍存在不同程度的局限性，突出表现为许多有价值的应归档的文件不愿意移交，从而造成档案的大量流失。另外反映本校特色和优势的科技档案、人物档案较少，这种状况直接影响档案的开发利用。

4. 档案的理论和管理方式有待于改变

过去的档案工作理论与工作模式都是基于纸质载体，认为电子文件不如纸质档案能永久保存，而且缺乏凭证作用，计算机网络不够安全，不能保密等；认为这些问题不解决，计算机网络与电子文件就很难与档案工作结伴而行。实际上计算机网络与电子文件存在是社会发展的需要，是人类历史进步的必然，这绝不会取决于档案工作者意愿。作为网络的使用者、电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采取诸如防火墙、密码技术、电子印章等先进信息技术解决上述问题。

5. 档案工作计算机辅助管理模式的效用有待于提高

目前，不少学校的计算机辅助管理仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助作用，不是针对具体的档案信息。这种形式编目须依靠手工进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入，编目的实际目的是为了排版和打印出“臻于完美”的案卷目录，以便展示或手工查阅。档案基础工作做不好，就无法做好档案信息化建设。目前，档案部门输入的多为案卷级标题，案卷题名只是表明承载档案信息载体所在物理位置的标志，无法反映出其所包含的全部信息内容，利用者还须工作人员调阅档案实体，才能得到信息，从而使计算机检索与手工检索无本质区别。目前多数学校此项工作多处于起步阶段。

二、学校档案信息化建设的应对措施

鉴于以上档案信息化建设存在的问题，我们必须正视这些问题，并采取积极改进的态度，将不利变有利，有针对性采取有效措施。

1. 档案工作者必须更新观念

档案信息化建设是转变观念为前提的创新性档案工作，如果档案工作人员只习惯于传统式手工管理模式，而不肯更新管理观念，即使单位建立了网络，购买了新的软件系统，也不能将系统应用起来，致使资源浪费。因此档案管理人员必须更新观念，改进管理模式，学习新的科技知识，提高业务素养和技术技能，尽快把计算机技术广泛应用于档案管理、数据库建立、档案检索与应用之中，现代化高效率的信息服务的运作方式与形态可以改变人们对档案工作的认识。

2. 优化馆藏，加强档案基础建设

档案的收集、整理、鉴定、编目等基础工作是做好档案信息开发和利用的基础。学校档案部门对档案的接受范围，档案的门类、标准作出具体的规定，使档案的收集、归档走向规范化，防止档案流失。不断充实和完善档案的收集渠道与馆藏结构，新型档案载体和纸质档案一起，实现各种档案载体的优势互补。只有这样，才能逐步建立门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，具有特色的档案信息库，为信息的开发利用提供物质基础。

3. 采取培训、提高和引进等多种手段解决档案信息技术人才问题

在档案信息化建设过程中，基础设施是条件，人力资源是关键，人才是档案信息化的建设者，更是档案信息的重要组成部分。当前，大多数档案专业人员，还不具备档案信息化管理素质。因此，领导应重视档案信息化人才队伍的建设，应配备档案信息化技术研发方面的专业人才，负责档案信息化管理系统的设计建设，给档案信息化建设提供有力智力支持。其次，立足于现有人员的培养提高，培养从业人员的现代化信息素质、现代化信息意识、信息管理能力。再次，应建立具有约束力的规定，要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。另外，还需上级档案部门的栽培，上级档案部门应定期举办档案信息知识培训班，并建立强化学习制度，规定各单位落实人员参加学习，为各单位档案信息化建设提供技术支持，保障档案现代信息化对人才的需求。

4. 推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案的开放利用创造条件

（1）将馆藏目录数字化，在做好新进电子文件的目录接受工作的前提下，做好馆藏档案的回溯建库工作，建成馆藏目录案卷级、文件级多层次的查询系统。（2）提供有针对性的需求服务，对利用率高的纸质档案，如学校历年来下方的红头文件、有关毕业证、学位证的信息可通过扫描、录入等形式转化成数字化信息，建立各类全文数据库，通过网络化服务，极大地提高服务效率，满足各职能部门的利用要求及社会需求。（3）做好电子文件的归档工作，对其中的档案信息加以整理，形成相应数据库。（4）建立高效的网上档案管理系统，提供在线网上查询，可增加对用户使用档案的权限设置功能，在保证档案安全的前提下，学校领导和相关职能部门足不出户，也能方便快捷地利用本部门或相关部门的馆藏信息，从而为领导决策提供完整、准确、方便的政策和数据参考，使档案馆真正成为学校教育改革和发展提供信息服务的中心。

5. 切实保障对档案现代信息化建设的投入

档案现代信息化建设需要必要的资金，网络化管理信息系统涉及服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容，及购买软件，也要购买其他必须的服务设备。中职学校要尽力满足档案信息化建设所需经费，给档案现代化建设提供充足的资金保障。

6. 发掘档案的文化功能，提高学校档案信息利用效率

利用丰富的具有高校特色的档案资料，通过提供原件或复印件向社会传播学校文化丰富有特色的馆藏，用现代化的手段加以开发，应配置计算机检索，给利用者提供网上检索机会。在编研上下工夫，在熟悉馆藏，研究需求的前提下，选取有价值和现实意义的选题，对档案信息进行深层次加工。如学校基本情况汇编、干部任免、机构变动等反映学校特色的专题档案汇编，形成数据库，并使其网上展示，拓展档案文化教育的时空界限，为利用者提供快捷服务，同时为学校发展规划和领导决策提供参考依据。

总之，档案信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用，档案必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨，同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案管理部门共同努力，只有大家齐心协力，档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。

（临沂卫生学校）

作者：侯美英

学校档案信息化论文 篇3：

中等专业学校档案信息化管理的问题及对策

［摘要］ 随着科技的发展，计算机技术的进步，档案信息化管理已成为一种不可阻挡的趋势。本文对当前我国中等专业学校档案信息化管理中存在的主要问题予以分析，并有针对性地提出了解决之道。

［关键词］ 专业学校；档案；信息化；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 069

［

当前，我国中等专业学校档案信息化管理仍然问题重重，无论是制度规范，还是管理平台，均存在着不容忽视的问题。

1当前我国中等专业学校档案信息化管理存在的问题

1.１ 对档案信息化管理工作缺乏足够重视

部分学生对于档案管理工作认识不足，以为档案管理工作就是整理整理材料，没有什么重要意义，在档案录入时，未提供完整材料或提供信息不实。部分档案信息化管理人员对此也存在误解，没有充分重视起来，表现在工作中便是缺乏责任感，服务态度恶劣，没有良好的职业素养，工作是马马虎虎，粗心大意，对于档案信息化平台管理松懈。导致这种认识不足的内在原因是这些工作人员缺乏对档案管理学理论知识的积累，缺乏必要的科学技能，从而认为自己天天“无事忙”，没有认识到档案管理背后的重大作用。

1.２ 档案信息化管理方法过于落后

当前我国大部分中等专业学校档案管理工作均只是利用一台电脑一套软件进行，档案管理的技术手段远远不能满足现在档案网络化发展的要求，使档案管理工作未能很好地服务人才市场。其直接影响就是对档案管理工作造成非常消极的影响，使得档案利用效率极其低下。导致档案管理工作出现这种问题的主要原因有以下两个方面：一方面，部分领导未能给予档案管理工作足够重视，缺乏必要的财力投入。另一方面，人事档案管理人员自身素质较低，即使学校已经配备了先进的管理设备，但因为工作人员不能熟练操作，不会正确使用，致使先进设备闲置，无法起到提高工作效率的作用。

1.３ 档案管理工作不规范，缺乏制度化

制度是保证技术得以实施的基础。在人事档案管理工作中，因为部分中等专业学校未能合理制定出行之有效的档案管理制度，致使在实际档案管理工作中管理人员难以规范科学操作。通常表现在以下4个方面：①在对人事档案进行收集时缺乏规范性，常常出现想交就交，不想交不交的现象，使得制度沦为一纸空文，形同虚设，对档案没有明确地予以考核。②在对人事档案进行整理时，没有规范统一的要求。通常在立卷阶段，未能严格依照卷内所标的文件目录顺序正确组卷排序，导致实际整理的文件与卷内目录不相匹配，卷内资料经常无故缺失。③对档案的查阅没有严格的权限审批制度。部分档案管理人员对于档案的查阅未能给予重视，常常出现外紧内松的现象，常常对内部人员开放管理权限，为档案的安全埋下隐患。④在档案录入时，部分管理人员不能严格做到事毕录入，而是通常积累一大堆文件后才一次进行，这既违反规定，又十分不利于查找利用档案。

2当前我国中等专业学校档案信息化管理的对策

2.１ 加大档案信息化管理工作的宣传力度

加大档案信息化管理的宣传力度，切实使人们转变档案管理理念，一方面引起学校领导对档案信息化管理的重视，加大档案信息化管理的资金投入力度；另一方面，使档案信息化管理人员明确档案信息化管理工作的意义，提高自身素质，熟练掌握档案信息化管理平台的操作技巧， 提高档案利用效率。此外，还可以促使更多的企业参与档案信息化管理技术的研发，使中等专业学校档案信息化真正跟得上时代的发展，满足社会的需求。

2.２ 提高管理技能

在信息化高度发达的新时代，人事档案作为一项重要的特殊信息，对其进行现代化管理已是大势所趋，也是档案管理发展的必然方向。现代科技是以计算机、网络通信等信息技术为核心的，借助计算机技术可以实现对流动人口信息的有效检索以及存储等功能，进行网络化管理在目前有着十分现实的意义。相关部门应该加大对新技术新软件的开发力度，并定期对管理人员的技能进行培训，提高中等专业学校档案信息化管理的科技含量，用技术去推动档案管理工作，使档案信息动态化管理不断完善。

2.３ 建立健全档案信息化管理规范体系

档案信息化管理是一项综合性非常强、涉及面非常广的工作，为使工作能够正常高效开展，需要有一套完善的规章制度进行规范约束，对档案查阅、档案更新、档案查阅权限、档案系统管理权限等各个操作环节的操作章程都应予以明确，建立统一的档案信息化平台。此外，当前我国毕业生进入社会后，在晋升、聘任、培训、学历、学位、考核时，都需要对档案进行查阅或者转档，而学生的就业方向并不明确，这直接给档案信息化管理的后期工作带来困难与挑战，因此，在相关体系的建立上，应该力求与时代同步，求实创新，与社会接轨，真正使其有使用价值。

3结语

总而言之，中等专业学校的档案信息化管理工作在我国依然有很长的路要走，在制度规范与管理技术等方面均有待完善，需要我们脚踏实地，逐步改进。

主要参考文献

［１］马晓玲． 中等职业学校档案信息化管理的问题和对策［C］//国家档案局．档案与文化建设：２０１２年全国档案工作者年会论文集（下），２０１２：４．

［２］李惠华． 论高职院校教学档案信息化管理的问题及对策［Ｊ］． 湖南大众传媒职业技术学院学报，２０１０（1）：９５－９７．

［３］王希元． 中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策［Ｊ］． 档案与建设，２０１１（7）：７２－７３．

［４］陶玉红． 浅析我国中等专业学校档案管理存在问题与发展措施［Ｊ］． 经营管理者，２０１３（27）：２９１．

作者：杜晓娟