农业科研单位如何发挥档案的作用

2022-09-11

农业科研单的档案管理工作存在的很大的不同, 原因就在于农业科研项目的周期相对较长, 常常是以一个科研对象的生育周期为归档的起点和终点, 所以归档时间比较长, 少则数月, 多则数年, 有些科研成果的系统形成可能需要5年以上的时间, 这就对农业科研单位的档案管理工作提出了非常高的要求。同时, 农业科研工作常常会涉及到多个学科, 需要多个科研单位之间的合作, 档案管理与开发工作还需要多个部门之间的沟通与协作, 所以如何规避农业科研单位在档案管理中经常存在的问题, 增强档案管理与开发工作的规范性, 并充分发挥出档案资料的科研服务作用就显得尤为重要。

1 农业科研单位档案管理中存在的主要问题

基于当前农业科研单位档案管理工作的实践, 发现很多农业科研单位对档案管理工作还存在很多方面的问题, 这会在很大程度上影响农业科研单位档案作用的发挥, 对农业科研工作的有效开展也是相对不利的。

1.1 农业科研单位领导对科研档案管理工作的忽视

有些农业科研单位的领导由于对档案管理工作不够重视, 没有充分认识到科研档案管理在服务农业科技成果开发及转化中的作用和功能, 所以对农业科研资料的整理、归档与开发工作过于随意, 在单位内部还没有建立健全完善的档案管理制度, 缺乏信息化建设等方面的长远规划, 导致农业科研档案的作用未能重发发挥出来, 这无疑是对农业科研资源的一种变相浪费。

1.2 农业科研单位工作人员的档案管理意识薄弱

根据我国档案法的相关规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交并集中管理, 任何个人不得据为己有。”但是, 由于很多农业科研单位工作人员的档案法制意识与管理薄弱比较薄弱, 很少会将自己的工作同科研档案的科学管理进行有效的结合, 多数农业科研人员知识收集和整理与自己科研工作相关的档案资料, 而缺乏与他人之间的协作意识, 以及主动递交档案资料的主动性和自觉性, 所以容易导致农业科研档案的收集不及时、不完整、不规范等方面, 这对后期农业科研工作以及档案开发工作的开展都是相对不利的。

1.3 科研档案管理不够规范

由于很多农业科研单位的档案管理制度不健全, 所以容易导致科研档案管理不规范, 如在归档范围上不够明确, 归档方法不够科学等问题, 都会影响农业科研档案管理的规范性。同时, 很多农业科研单位在平时不重视科研档案资源的开发再利用, 多是将科研档案“束之高阁”, 导致其科研功能无法得到有效的发挥, 其在农业科研上的服务功能没有充分发挥出来。此外, 有的农业科研单位的信息化建设相对滞后, 所以在电子档案管理上也存在很多的问题, 如对电子档案安全性的忽视就比较突出。

2 农业科研单位发挥档案作用的有效对策

2.1 加强宣传教育, 增强档案管理意识

为了充分调动农业科研单位内部每个职员参与档案管理工作的积极性、主动性, 农业科研单位的领导要多组织相关的档案宣传教育和培训工作, 结合农业科研单位的具体情况, 建立档案宣传教育和培训计划, 增强科技人员和档案管理人员的档案管理意识, 使他们认识到农业科技档案管理的重要性, 增强他们主动归档和参与档案开发的主体意识, 进而在单位内部形成良好的档案管理氛围, 使农业科研单位的档案管理工作变得更加规范。

2.2 建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度, 是建立健全档案管理制度搞好档案管理工作并有效发挥档案作用的保证, 是促使建立健全档案管理制度档案工作从无序到有序的重要前提条件。所以说, 农业科研单位要重视相关制度的建设, 使农业科研档案管理工作有章可循。而档案管理制度的建设, 是一项原则性、科学性、系统性、基础性很强的工作, 会涉及到归档制度、收集制度、借阅制度、保密制度等多方面的内容, 所以农业科研单位必须多学习、多借鉴, 确保档案管理制度建设的长期性、有效性和可执行性, 要明确划分档案管理人员的岗位职责, 调动相关人员的工作积极性。

2.3 提高案管理人员的专业素养

农业科研单位的档案管理工作是一个长期、系统、复杂的工作, 所以对档案管理人员的专业素质具有较高的要求。对此, 农业科研单位在平时要重视对档案管理人员的专业培训, 尤其是那些从其他岗位转岗而来, 或者兼职从事档案管理工作的人员, 农业科研单位必须建立系统的培训计划。同时, 单位内部要建立起有效的激励制度, 调动科研单位内部档案管理人员的工作积极性, 促使他们在平时执行严格、规范、科学的管理流程和管理方法, 实现农业科研档案的标准化、科学化管理, 更好的发挥档案作用和服务功能。再者, 农业科研单位要重视科研档案管理者与科研人员之间的相互合作, 促进科研档案的开发与利用效率, 大力促进农业科技成果的转化, 使农业科研档案更好地为农业科研服务。

2.4 加强科研档案管理的规范化、信息化

农业科研单位科研档案管理工作的不断优化, 需要走上规范化、信息化的现代化之路。一方面, 档案管理人员要重视对农业科研档案的归类、整理、鉴定等工作, 避免档案管理的杂乱无章和查询不便, 为日后科研档案的开发利用工作奠定一个良好的基础。另一方面, 要进一步提高科研档案单位的信息化水平, 便于及时、快捷、方便调取相关档案信息, 提高科研档案资源的检索与利用效率。此外, 在信息化建设过程中, 必须高度重视电子档案的信息安全和保密工作, 要做好信息化档案资源的备份与保护工作, 避免电子档案丢失、篡改等问题, 进而更好的发挥电子档案的作用。结束语

综上所述, 农业科研单位要想充分发挥档案的科研服务作用, 就必须重视平时的档案管理与开发工作, 明确档案管理的岗位职责, 建立完善档案管理制度, 认真做好科研资源的整理、归档和开发工作, 提高农业科研档案的管理水平和开发质量, 这对促进农业科研单位科研条件的改善, 保障农业科研平台的稳定运行, 以及对促进我国现代化农业的进程都意义非凡。

摘要：农业科研单位对档案资料的鉴定、整理与开发工作, 关系到档案作用的发挥, 对加快农业科研成果转化及推广工作都意义重大。因此, 农业科研单位要做到对科研档案的规范化、科学化管理, 为高质量的科研工作提供更多的借鉴, 充分发挥档案在农业科研单位科研工作中的作用。

关键词：科研档案,档案管理,科研评估