信息化时代机关事业单位档案管理的创新

2022-09-11

1 何为机关事业单位档案管理信息化

在信息化时代背景下, 档案管理的信息化建设主要就是指对档案进行统一的规划管理, 利用现行的信息化技术对档案进行归类整理等, 确保档案管理向现代化方向发展。总体来讲, 档案管理的信息化发展就是将传统类型的纸质档案转化为新型的电子档案等, 利用信息技术等对档案的相关信息进行记录与分析处理。需要注意的是, 该项工作并非一蹴而就, 需要机关事业单位长期进行。

2 信息化背景下机关事业档案管理创新策略

2.1 转变管理模式

传统类型的机关事业单位档案管理模式为单纯性质的管理工作, 对于服务意识等缺乏关注, 随着信息化时代的来临, 信息分享及传递等仅需几秒钟便可完成, 这样一来, 人们对于档案信息的便捷服务就提出了更高的要求。这就需要机关事业单位积极转变档案管理工作的模式, 转变固有的工作性质, 将档案管理中体现的服务职能体现出来, 并且运用相应的服务理念去指导工作。机关事业单位的档案管理人员可以利用信息技术的自身优势为相关对象提供较为翔实的资料, 并且对档案进行分门别类的管理, 这样可以便于相关人员对档案信息进行查询。这样一来, 就可以确保机关事业单位的档案管理成为一项服务工作, 满足人们对档案查询等的基本需求, 实现档案管理的职能模式转变。

2.2 建设信息数据库

机关事业单位若想真正做好档案管理的创新工作, 还需要在信息时代背景下建立完善的信息数据库, 这也是档案管理信息化创新的重要途径之一。在建设信息数据库的时候, 相关人员需要合理选择信息技术及软件等, 结合机关事业单位的实际情况, 在建设信息数据库的时候, 将所有纸质档案的相关信息转变为电子信息输入系统内部。相关人员在数据库内需要针对档案信息的不同类别建立相应的文件夹等, 做好档案信息的分类处理, 还要对保密信息等进行加密处理, 做好数据库权限的下发, 内部数据只能由获得权限的相关人员查阅。与此同时, 在数据库建设中, 相关人员还需要设计相应的服务窗口等, 确保相关人员可以快速对档案的基本信息等进行查阅, 确保档案信息查阅的高效性, 以免浪费太多时间。

2.3 提高管理人员素质

在传统的档案管理工作中, 很多机关事业单位未能安排专业素质较高的工作人员, 而是从单位内部选择了一些其他部门的工作人员进行兼职管理, 这不仅无法保证档案管理的质量, 甚至会给档案管理带来负面影响。在档案管理的信息化创新工作中, 机关事业单位一定要选择专业素质较高的管理人员, 并且让其从事专职管理工作, 不得兼职, 以免分散管理人员的工作精力。机关事业单位需要对管理人员进行培训, 让其从根本意识上提高对档案信息化管理的认识, 掌握数据信息库的操作技能, 这样可以确保管理人员在日后工作中快速查阅和录入相关的档案信息, 提高具体的工作效率。与此同时, 机关事业单位还需要针对管理人员的培训情况进行考核, 只有达到考核标准的管理人员才能从事具体工作, 不达标的管理人员则需要接受后续深度培训。

结束语

机关事业单位的档案管理工作是其它工作顺利开展的基础, 目前, 在信息化时代发展中, 机关事业单位的各项工作正面临积极调整, 但是档案管理工作仍存在明显的不足之处。信息化时代的到来, 使信息技术得到了广泛的应用, 数字化管理也得到了很多单位的推崇, 只有对机关事业单位的档案管理工作进行模式上的根本转变, 将其与信息技术等相结合, 才能有效确保该项工作的整体质量, 进而发挥档案管理的实际价值。

摘要：在机关事业单位的各项管理工作中, 档案管理具有重要的现实意义。档案管理不仅直接关系到机关事业单位各项工作的开展, 更与人事任免、人员管理等直接挂钩。在此背景下, 做好机关事业单位的档案管理工作不仅可以有效提高单位内部的工作效率, 也能保证历史档案得到充分、合理的利用, 确保档案信息管理的稳定性。在信息化时代发展背景下, 机关事业单位的档案管理存在一些问题, 影响了具体的管理质量, 因此, 单位相关人员需要选择多种措施来实现该项工作的合理创新, 进而确保机关事业单位的稳定运行。

关键词：机关事业单位,信息化,时代,档案管理,创新