论事业单位设备档案管理的信息化建设

事业单位的设备作为事业单位正常工作的工具和媒介, 也是固定资产的有机组成部分, 所以重视设备管理已经成为事业单位管理的重要内容之一。新形势下, 传统的档案管理思想和手段已经不能适应事业单位设备档案管理的需要, 为了提升事业单位设备档案管理的质量必须转变思想, 与时俱进, 加快设备档案管理的信息化建设。

一、转变思想, 树立设备档案管理的现代化思维

对于事业单位来说, 要在进行体制改革和管理创新的基础上, 树立现代化的管理理念和管理思维, 不断探索新的科学的管理模式。为了优化事业单位设备档案管理, 加快信息化建设的步伐, 首先必须转变思想, 树立现代化的管理思维。事业单位的设备档案管理首先要抓好从业人员的思想建设和素质发展, 让他们树立现代化的档案管理理念, 只有这样才能加快档案管理的建设与发展, 从业人员树立了现代化的管理思维才能在工作中兢兢业业, 敢于创新和尝试, 这样才能不断提升设备档案的管理质量。在实现事业单位设备档案管理的现代化建设中, 从业人员必须牢固树立科学技术是第一生产力的理念, 在管理中依靠科学技术和现代化的管理思维, 并且学会自主探究, 在工作中发展科学技术, 建立和时代合拍的档案意识。现代化的管理思维还需要从业人员转变工作态度, 实现主动管理和主动服务, 并且做到动态化管理, 做好相关的调查和督查工作, 也就是由原来的被动和封闭的管理转变为主动开放的管理, 只有这样才能适应新形势下设备档案管理的需要。

二、与时俱进, 实现档案管理硬件和技术的现代化

作为事业单位, 要想实现设备档案管理的信息化建设就必须做到与时俱进, 采购一些先进的档案管理设备, 使用一些高效的管理技术, 这样才能适应档案管理和发展的节奏。在现代社会, 事业单位的设备在管理和使用上, 频率越来越高, 问题也越来越多, 产生的档案资料也是直线攀升, 所以再依靠手工作业和有纸化管理是很难跟上档案现代化管理步伐的, 所以, 事业单位可以在条件允许的情况下采购一些档案管理的硬件设施, 如:电脑、复印机、打印机、照相机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用, 加速实用、通用软件的研制, 加快档案信息数字化处理步伐。虽然我国正在进行新一轮的体制改革, 但是针对事业单位设备的档案管理来说, 如果需要, 可以适当增加经费的投入, 确保设备档案资料管理的科学化和信息化。在档案的管理中, 档案的利用工作在我国发展一直非常滞后, 没有发挥档案管理应有的效能, 为此, 在档案信息化建设的今天, 事业单位一定要强化认知, 重视设备档案的利用工作, 将各类事业单位设备档案的潜在价值转化为工作效率和经济利益。

三、构建制度, 实现设备档案的规范化管理

在管理制度上, 按照法治建国的思路, 在档案管理中还需要实现规范化和创新化。在以往的档案管理中, 更多的时候都是人为命令管理, 制度成为了一种摆设和形式, 所以在制度的构建中首先要确立“制度至上”的原则, 用制度约束人为。在加快事业单位设备档案信息化建设的时候, 在制度的建设中要实现同步化和适应化, 构建彼此匹配的制度规范:一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范, 细化电子档案工作环节和步骤。二是制定必要的安全措施, 特别是对电子文件和电子档案, 确保电子档案的安全性与完整性。三是统一档案管理标准, 在档案的管理中, 最为繁琐的工作就是设备档案进行分类和归档, 所以建立统一的管理标准可以减少工作量, 提升工作效率。在设备档案标准化建设的过程中, 要规定档案收集的标准、档案整理的标准、档案统计的标准、档案利用的标准、档案封存的标准等。如果设备档案管理没有标准, 档案数据库中的信息资源就无法建立和实现资源共享, 所以实现档案的标准化管理已经成为档案发展的必经之路。

四、发展人才, 打造高素质的管理团队

加快事业单位设备档案管理的信息化建设, 关键依靠强有力的高素质人才, 所以在档案管理中重视专业人才的培养和发展, 打造高素质的档案管理团队已经成为实现设备档案管理现代化和信息化的重要保障。对于档案管理来说, 是一个系统化的繁琐的工程, 所以在档案管理中要树立全局意识。另外, 还要让档案管理人员树立信息化意识, 学会使用相关的档案管理机械, 掌握相关的技术。信息化时代, 设备档案的管理实现了无纸化作业和智能化管理, 这些都需要从业人员掌握相关的计算机技术和网络技术, 同时还要掌握计算机系统网络安全防护知识, 以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作, 强化自我学习意识, 积极参与信息化教育培训, 不断更新专业知识, 提高自身的业务素质和工作水平。