信息化背景下事业单位会计档案管理探究

2022-09-12

1 引言

事业单位的会计档案是单位会计事务发展的记录和载体, 也是事业单位经营决策的重要参考依据。在信息时代, 传统的会计档案管理手法已经无法满足事业单位会计档案管理工作的需要, 因此, 立足于单位信息化管理体系建设, 对会计档案进行科学、高效管理, 也成为事业单位会计档案管理工作努力的新方向。这也要求事业单位会计档案管理部门提高认识, 根据信息化背景下会计档案管理工作的特点及其存在的问题, 实施有效的会计档案信息化策略, 以促使单位会计档案管理工作持续向前发展。

2 事业单位会计档案管理工作的特点及其存在的问题

2.1 信息化背景下事业单位会计档案管理工作的特点

进入21世纪以来, 信息技术的不断发展和广泛应用, 使得信息化逐渐成为社会发展的主旋律。在信息化背景下, 借助信息技术提高工作效率和工作质量, 也成为事业单位会计档案管理工作努力的新方向。信息化背景下的事业单位会计档案管理工作具有智能化、特殊化等特点。所谓会计档案管理工作工作智能化, 指事业单位会计档案管理部门可以信息技术为基础, 根据档案管理工作需要自动生成精准的电子档案信息, 并对档案进行智能化管理。所谓会计档案管理工作特殊化, 指信息环境下的会计档案管理工作内容、工作方式、工作环境、面临的问题都具有一定的特殊性, 如会计档案管理对象是电子格式的档案信息, 这些信息在存储时对存储环境、载体都有一定的要求。

2.2 信息化背景下事业单位会计档案管理工作存在的问题

信息化时代的到来, 要求事业单位会计档案管理部门站在一定的高度, 积极审视和全面了解信息化时代会计档案管理工作的特点, 抓住会计档案管理工作重心, 积极通过信息化实现会计档案管理工作智能化。但是, 结合实际来看, 许多事业单位的会计档案管理共工作仍旧是模式老化, 水平较低, 究其原因。许多事业单位在会计档案管理方面缺少战略规划, 资金投入不够, 会计档案管理工作缺少制度保障。部分单位虽然会计档案管理硬件设施完善, 但是缺少专业的会计档案信息化管理人才。这些, 都影响了事业单位会计档案管理工作发展。

3 事业单位会计档案管理工作创新发展建议

3.1 提高认识, 完善顶层设计

事业单位会计档案管理工作创新发展, 离不开单位领导的关注和支持。在信息化背景下, 事业单位的领导班子要带头走在发展的前列, 通过调研和前瞻理论研究, 为事业单位会计档案管理工作创新发展指明方向, 同时加大会计档案管理工作投入, 引进、培养相关的工作人员, 为会计档案管理工作提供资金和人力支持。然后, 领导班子还要发挥主观能动性, 带领有关部门科学进行单位会计档案管理工作创新发展顶层设计, 创建事业单位会计档案网络平台, 优化会计档案管理资源配置, 要求各个部门之间加大配合, 确保会计档案管理工作有序展开。事业单位会计档案管理部门则要根据单位性质、行业技术发展标准, 明确会计档案标准、格式和要求, 建立虚拟的分布式档案馆, 制定科学的会计档案管理工作计划, 不断强化自身的档案资源共享服务能力, 为事业单位会计档案管理工作实现跨越式发展打好基础。

3.2 建立健全会计档案管理制度

完善的规章制度, 是确保事业单位的会计档案管理工作取得实效的关键。因此, 根据国家事业单位会计档案管理条例和相关制度, 事业单位要进一步明确会计档案管理类型, 完善会计档案管理制度, 包括会计档案管理控制制度、保障制度、岗位责任制、监管制度等, 将档案信息信息化管理工作的各个环节需要注意的要点以法律的形式固定下来, 如明确会计档案管理收集、整理、归档、保管、查阅流程和要求, 避免会计档案管理工作出现盲点、交叉或重复的地方。立足于完善的制度建设, 事业单位会计档案管理部门要严格会计档案管理制度执行和落实, 如一方面按照制度要求, 借助密钥技术、用户身份验证技术对用户进行控制, 根据档案保密制度对档案进行加密保管。一方面实现岗位责任制和监管制度, 给予档案管理人员、操作人员不同的管理权限, 要求他们承担不同的责任, 并确保各岗位间可以进行相互牵制和监督, 以确保单位会计档案管理工作的规范性、安全性。

3.3 建设一支专业的管理队伍

信息化背景下的事业单位会计档案管理工作, 给会计档案管理人员的职业素养、专业技能也提出了更高的要求。因此, 事业单位要重视和加强会计档案管理队伍建设, 从各大高校挑选、引进高素质的会计档案管理人才, 并对他们进行职前培训、考核和指导, 然后择优录取高素质人才, 从根本上提高会计档案管理队伍的综合素质。在此基础上, 立足于专业培训, 对会计档案管理人员进行培训、培养和市场化管理, 引导他们加强专业知识学习, 不断提高自身的职业道德素养和档案管理能力, 要求他们严格遵守单位管理条例, 踏实做好会计档案管理工作。

4 结语

由上述可知, 进入信息时代之后, 事业单位的会计档案管理工作也出现了新的变化。这也要求事业单位结合事业单位以及社会市场的发展形势, 给予会计档案管理工作以高度关注, 然后建立完善的管理体制和专业的管理队伍, 加大信息化管理技术和手法在单位会计档案管理工作中的运用, 以提高单位会计档案管理水平, 为单位发展做出积极贡献。

摘要：随着科学技术的不断发展进步, 信息技术也在社会各个行业、各个领域得到了广泛应用。在信息化背景下, 事业单位的会计档案管理工作也逐渐走上了信息化发展之路。文章以信息化为背景, 就新时期事业单位会计档案管理工作创新发展提出了几点建议, 希望能对事业单位的档案管理工作有所启示。

关键词：信息化背景,事业单位,会计档案管理