文书档案整理操作方法

2023-01-24

一、归档文件及整理的概念

(一) 归档文件

立档单位在职能活动中形成, 办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。包括:

1.上级文件:中央、省、州发下来需要贯彻执行的文件。

2.本级文件:本单位及其它平级单位制发的有处理结果、办理完毕的文件和往来信件、函、表册等材料。

3.下级文件:即下级机关报送总结、报告、请示、报表等。

(二) 归档文件的整理

归档文件必须以“件”为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章 (编号) 、编目 (录制归档文件目录) 、装盒, 使之有序化的过程, 也是文件向档案转化的过程, 是档案管理的起点。

二、归档整理的操作方法

(一) 做好收集工作

收集是归档整理的前提、根本, 没有收集齐全完整的文件材料, 归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此, 收集的“归档文件材料”必须保证齐全完整。

收集范围:是本单位的收文、发文及内部文件材料。

收集要求:首先要根据立档单位的收文登记簿、发文登记簿清点红头文件;其次要收集检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料。如:会议材料、工作总结、计划、汇报材料、会议记录、各类花名册、工资审批表、年报表、各种介绍信存根、协议、合同等材料。

在以往的归档过程中普遍存在的问题:科室办理完毕的文件材料, 办事人员认为归档以后利用不方便, 要自己装, 没有统一归档。凡属机关归档范围的文件材料, 必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交, 实行集中统一管理, 任何个人不得据为己有或拒绝归档。归档之前, 负责归档人员一定要将存放在本单位各科室、各站所已办理完毕的文件收齐。

(二) 确定文件归档与不归档

文件材料归档范围:1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

文件材料不归档范围:1.上级机关的文件材料中, 普发性不需本机关办理的文件材料, 任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料, 供工作参考的抄件等;2.本机关文件材料中的重份文件, 无查考利用价值的事务性、临时性文件, 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封, 不需办理的一般性人民来信、电话记录, 机关内部互相抄送的文件材料, 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料, 有关工作参考的文件材料;3.同级机关的文件材料中, 不需贯彻执行的文件材料, 不需办理的抄送文件材料;4.下级机关的文件材料中, 供参阅的简报、情况反映, 抄报或越级抄报的文件材料。

(三) 界定归档文件材料 (年度归档)

1.剔除不同年度的文件, 且将其归并相应年度。区分年度一律以落款时间为主, 几份文件订在一起似为一件的, 就以最上面的一件的落款时间为准, 比如批复与请示订为一件, 就以批复时间为准, 转发与被批发件订为一件, 以转发件时间为准。2.剔除重份文件, 同份文件归档归着一份就行, 其它重份文件要在文件上标注“重”, 避免误认为将应归档的文件丢掉。3.剔除普发性文件 (外机关形成的非本机关主管业务的文件材料, 外系统形成的非本专业文件材料, 与本机关主要职能无关, 无需办理、认知便可的文件材料) 。比如成立临时机构、人事任免、奖惩等文件, 若没有本单位人员名字, 这些材料就不需归档。

(四) 装订

将归档文件以“件”的形式固定在一起即单“件”装订, 便于保管利用。

1.整理单位:确定以件为归档文件的整理单位。整理单位一般以每份文件为一件, 但有些文件是必须几份似为一件管理。如:文件的正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印制件为一件;转发文与被转发文为一件;请示与批复为一件;正文与文件处理单为一件。这几种文件必须按规定以一“件”装订归档。

文件处理签的处理方法:一种是发文处理签, 它上面有领导同意签批的字迹, 本身就具有行政效应, 归档时不能将它撕掉, 而应把它订在稿件前, 印件后, 作为一件。另一种是收文处理签, 它上面有领导重要批文的就视同批复件与文件一并归档;如没有重要批示, 仅仅是传阅一下就不需归档将其撕掉。整理单位是报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等的按原来的装订方式, 以一个自然本 (册) 为一件。

2.文件装订要求:正本在前, 定稿在后;正文在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发文在后;批复在前, 请示在后;文件处理单在前, 正文在后。

(五) 区分保管期限

按照《国家档案局第8号令》文书档案保管期限表的规定:将每年的归档文件按永久、定期分开、定期一般分为30年、10年。

(六) 归档文件的排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分别排列一在。即立档单位每年就形成永久、30年、10年三条流水号, 不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.将同一年度、同一保管期限的文件, 按中央、省、州、县、乡等级别从上到下排列;同一级的文件应将党委系列部门的文件排在前, 政府部门的文件材料排在后;同一机构的文件按文件字号排列, 比如排同一保管期限政府文件, 就按文件字号类别, 云政发、云政复、云政通、云政专等字号的不同, 将它们各自理在一起, 再按文号顺序从小到大排列。要把同一机构、同一事由的相关文件排列在一起, 遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系。没有文号的文件, 如:花名册、合同书、报表之类的材料就按形成时间顺序把这些材料分别排在有文号的同一机构后面。

(七) 加盖归档章、编号

1.盖章:在排列好的永久、30年、10年三个保管期限的每份文件上加盖相应的归档章, 归档章盖在文件首页上端居中空白位置, 若有文件处理单随同归档的, 归档章就盖在文件处理单上, 以保护文件正本的原貌。如果归档材料是表册、花名册之类, 要将表头靠左侧, 盖章的位置就要随之变化。

2.编号:归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置以符合的形式加以确定, 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目, 归档章模式如下图:

一格填全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。第二格填年度:文件形成年度, 用4位阿拉伯数字填写。第三格填件号:归档文件的排列顺序号, 以年度为界, 每年、每一种保管期限的件号都要从1编起, 每年分期限共编三条流水号。第四格填机构或问题:一般情况下不用填, 适用于大机关一个全宗内档案的类别比较多或内设科室较多、有下属机构、临时机构, 需要三级类目归档的单位, 比如县政府的临时机构、乡镇下面的村公所归档, 就需要在此空格填临时机构简称, 村公所的村名简称, 所编制的件号要与其它办公室、村公所编制的件号区别开, 不然的话, 同一全宗同一保管期限就会出现无数个同一件号。

(八) 录制归档文件目录

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1.件号:填写室编件号。2.责任者:即文件的发文机关或署名者, 填写责任者一般用通用简称, 联合发文、责任者过多的, 填写以发文字号单位为主的二、三个即可, 其它的可省略。3.文号:文件的发文字号, 填写字号用三行式。如:云政发 (2012) 35号。4.题名:即文件标题, 一般按实抄录, 没有题名或题名不规范的, 应根据文件内容补充题名, 外加“[]”号。5日期:文件形成时间, 以8位阿拉伯数字填写, 单月单日前补零。6.页数:每一件归档文件的总页数, 文件中有图文的页面为一页。