文书档案调研报告

一份优质的报告，需要以总结性的语录、合理的格式，进行工作与学习内容的记录。想必你也正在为如何写好报告而发愁吧？以下是小编精心整理的《文书档案调研报告》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

第一篇：文书档案调研报告

文书档案实训报告

《文书工作与档案管理》实训报告

根据《文书工作与档案管理》课程实践要求，本门课程需要完成14课时的实训环节。为了较好达到实训目的，使学生们能够将工作目标和学习系统相结合，围绕任务合理安排各类教学资源，我采用校外实训和校内实训结合的方法，带领学生从校园走出去，再回到校园，在文书与档案管理实际工作的各个环节中加深学生对该门课程从理性到感性的认识。

实训时间：2012年12月27日全天，2013年1月4日全天和1月5日上午，合计两天半，14个课时。

实训对象：商务文秘1101班全体学员27人

带队教师：教研组组长许丽娜老师和任课教师何斓

实训内容：

(一)、校外实训地点：福建省档案馆和福建省博物馆

1、坐落于闽侯上街的福建省档案馆享有“全国最美档案馆”之称，其建筑集古典美与现代气息于一体，外观上融合福建土楼和中国四合院的风格。

首先，我们在馆内工作人员的带领下了解了省档案馆的丰富馆藏。由于我省特殊的政治、经济和地理位置决定了其馆藏档案具有鲜明的地方特色。按照历史发展线索，省档案馆馆藏档案有四部分的内容：第一部分是明清档案;第二部分是民国档案，反映了1912-1949年北洋政府、中华共和国人民革命政府即福建人民革命政府、南京政府统治福建时期的情况;第三部分是革命历史档案;第四部分是1949年中华人民共和国成立后的档案。

其次，我们参观了作为档案管理中重要环节——档案的利用，即对省档案馆举办的四大档案展厅进行观摩，了解新形势下的档案利用与服务。

第一展厅：“潮涌海西”-----福建现代化历史进程展。

第二展厅：中国档案珍品展

第三展厅：“似水流年”-----外国摄影家眼中的闽江和福州

第四展厅：百年跨国两地书-----福建侨批档案展

通过对四大展厅的观摩与学习，同学们认识了形式丰富多样的文书与档案展品，如：照片、公文、圣旨、契约、图表、书刊等，通过各类文书档案来了解福

建历史的真实概貌乃至全中国历史，更加体会到现代文书档案管理的重要意义。

2、福建省博物馆是集文物保护、文物考古、历史、自然标本、艺术研究为一体的省级综合性博物馆，是我们校外实训的第二站。学生们对其馆藏文物和自然标本进行了参观，文物以更真实更直观的形象出现在我们的面前。共参观六处展厅：福建古代文明之光、福建古代外销瓷、工艺藏珍、恐龙世界、海洋动物、动物万象。该馆馆藏文物标本共5万多件，其中一级品360件，以传世艺术品、考古发掘品和革命文物资料为主。

(二)、校内实训内容：校内图书馆各部门。详细介绍我院图书馆的结构功能与划分，并带领学生观摩书籍的装订、上架、排架等，以及检索工作。之后，安排学生轮流进行书籍的装订工作。

三、实训体会：

(一)、此次通过实地观察文书档案管理的工作环境和生动形象的档案展品，可以激发学生对档案的好奇心，从而引发对学习该门课程的兴趣。

(二)此次接触大量丰富的档案展品，可以及时与课堂所学的档案知识相结合：如文书档案的起源、分类著录、档案利用与价值鉴定等。其中学生反映突出在于以下三点：第一，了解信息化社会的新形势下档案的开发利用的特征。档案一改原来枯燥无味的形象，从陈旧泛黄的档案室走出来，映入人们眼帘的是崭新活泼的档案形象，让人们主动利用档案，使档案更好地为人们所服务。第二，对文书档案的价值有了更深刻的体会，尤其是文书档案的历史价值远远大于现实价值。第三，更加理解公文处理工作的基本原则和要求，需要及时、准确和保密。

(三)通过校内实训，学生参与实践操作，增强实际动手能力，根据实际职业岗位设计档案管理实训任务场景，让学生通实践发展档案管理的技能，能够将原则性和灵活性更好地结合起来，努力去提高工作效率和服务水平，

第二篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

(一)文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全(公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿)、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者;在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线;修改用圆珠笔、铅笔;文件字迹褪色、模糊(有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容)、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

(二)档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的;另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

(三)管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

(四)档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

(五)人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业， 计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

(二)调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

(三)加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

(四)做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第三篇：文书档案作业

档案收集——文明的延续 壹

档案收集——文明的延续

——揿开历史繁复的衣角

学院班级：汉语0802

学号：1501080202

姓名：陈俏丽

翻开文书档案学的书，我们的眼前会有这样的话语——文书含义：人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书 面记录。文书包括公务文书和私人文书。公务文书是党政机关、企事业单位、群众团体和其他社会组织(通常统称机关)在公务活动中形成和使用的文字材料，它是管理政务的一种重要工具。私人文书是个人、家庭或家族根据需要在其活动中形成和使用的文书。对于档案，会出现这样的字句，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的形式是多种多样的：从载体上看，有龟甲兽骨、竹简木牍、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片等。从记录信息的方式上看，可归纳为文字、图像、声音、实物等。

在现实生活中我们是否意识到文书档案的作用呢?在这个印刷泛滥以及网络轰炸时代，作为普通人，大家都会觉得没有什么需要花心思保留的，需要什么，花钱到书店里随便挑上一本，到网上随便搜搜就可以百分之几百的满足所需。可是我的前提已经定位，那只是普通人而言，既没有深究学问的必要，也没有对于档案真实性考证的研究的和责任的人。但在使用这些资源的时候是否想过如果没有那样一批对这些档案资料收集整理保存的人，人们所需的东西从哪里来?你可以想象没有史书、典籍、诗歌、话本等等文本的记载，我们今天将活在一个怎样的时代?刀耕火种!这不是危言耸听，没有文字的载体，没有资料文书的保存，我们不知道自己的文明进展的怎样的地步，我们只会是单个的探索，没有交流和合作，更没有传承，变成了没有历史的，没有视野的孤立原始状态。档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文艺创作中的成果。因此，它对于人们查考以往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产，具有广泛的参考作用。

由此引出这篇论文的核心，即是档案收集对一个社会，国家乃至人类文明的作用。在《南方人物周刊》第38期有这样一个专节，关于崔永元和他的纪录片《我的抗战》。看了这篇报道后大为感动，这是一部崔永元和他的团队历时8年，采访3500人，搜集的口述历史影像超过200万分钟，历史照片300万张的纪录片，他的重点不是去重新书写抗战历史，而是去反映抗战背后每个生命个体的真实感受。这样一些数字说明的只有一点，档案的重要，客观的重要。档案管理中有对全宗的划分，不同历史时期(比如大汉王朝，夏金元少数民族掌权时期，明清王朝、北洋军阀、日伪，国共合作以及后来的共产党领导等)所存在的不同政权机关，虽社会职能相同或相近，但因所属政权性质，其档案都有各自的全宗构成。特别是跨政权存在的政治色彩较强、对政权依附性较大的立档单位，如警官学校、军事院校等，一般在政权更迭时要进行重大改造，其档案应分别构成不同的全宗。这样就会使历史变成社会上一句很流行的话：历史都是当权者的舞台，喜剧多悲剧少。然而不管怎样，除非销毁，否则档案终归是一个还原真实的有力途径。档案从载体上，龟甲兽骨、竹简木牍、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片等都可以是它的记录方式，因此文字、图像、声音、实物等都可以是档案的呈现方式。崔永元的这部记录片中用到“口述历史”，这可以说是超越了以上的用一种更逼真更生动有力的保留载体，那些受访者都是活生生的人，都是在走过那段历史的人，都有自己的思考和价值观，这对于反映某个时代，某个事件对人影响的客观性和全面性。 “口述历史”在美国早已是历史研究的重要方式，凤凰卫视多年前就有尝试，但内地官方

档案收集——文明的延续 贰

电台却很少采用。2001年前后，崔永元造访日本NHK电视台片库和早稻田大学，发现两座机构完整地保存着关于中国的文献和口述历史采访。他深受触动，认为这样的“影像史记”很有意义，首先选择抗战历史题材则是出于个人兴趣和急迫感——“不能再等了，那些人年纪太大了，正慢慢地失去记忆。”——岁月如刀，正在消失的不仅仅是记忆。在制作淞沪抗战“八百壮士”那一集时，尚有一直隐瞒真实身份的王文川等3人在世，完成之后，就只剩下一人。如果再迟一步，这段历史将会永远失去见证者和口述者。崔永元和导演曾海若强调此片子不承担表现大历史的功能，只管呈现细节、把判断的权利交给观众，但抗战涉及的敏感话题还是难免会受到限制。《抗战》所呈现的国民党老兵在整个抗战史上的作用，自然迥异于传统的历史教科书上的说法。由于众所周知的原因，这些口述史难以获得官方认定，但《抗战》做到了最起码的“原始展开”。像王文川则这样曾立下赫赫战功的抗日英雄，却被迫隐瞒自己的身份，日渐暴躁古怪。当他哭倒在四行仓库旧址团长谢晋元雕像前，我们看到的是真实的英雄，远比教科书上塑造的英烈更饱满，更富人性，也更悲戚。„„真正能通过文字和影像彪炳青史的抗战英雄少之又少，他们多数被塑造得难见血肉，在一般人的想象中，这些出生入死的英雄应该是高大威猛的，但因为种种原因，这些参加过惨烈战役的老人看起来都孱弱老迈。根据这些幸存者的讲述，无数尸骨无存的参战者往往被家属形容为“被野狗吃了”，真实得让人唏嘘„„把细节放大——细节就是原始最历史中最为“密密”的部分。①

同样，在《人物周刊》中有一个民间板块里有关于《寻找滇缅老兵》的专节，“在500张从美国国家档案馆里复制来的中国滇缅抗战照片里，章东磐挑选了一幅全身都用野草和藤蔓伪装的士兵肖像，作为他主编的《国家记忆》一书的封面。作为民间抗战史研究者，章东磐十几年间从未放下中国远征军抗战史研究。在滇西做田野调查时，他和同伴邓康延。牛子踏上了寻找美军少校梅姆瑞之旅。„„共同组成了一支特殊的民间抗战史打捞队，远赴美国，在美国国家档案馆，他们找到了1946年起就再没有被打开过的影像档案。„„令章东磐难忘的，是一些小兵的照片。他相信照片中的人，一定有活下来的。„„尽管照片背后的英文名字难以准确地译成中文，章东磐仍然觉得，一旦更多国人看见这些照片，很可能会有人认出他们来。„„一个小兵的命运走向有着无数可能。他们在哪里?现在过得怎样?如果把这些小兵的故事收集起来，一定会非常精彩!”②

可是终究只是如果，这些小兵的故事并没有收集起来。会觉得有缺憾，可是历史终归是过去了，没有做好档案的收集整理工作，过去的只能是过去，毫无疑问。作为一个国家一个民族，她的发展无疑是复杂的，或者小到政府机构。企业单位，也都会涉及到资料档案的整理分类问题。因为一些原因，会失实，那档案的回归便只能归结到历史大众的普通人中来，需要的是没有客观没有利益牵涉的唯美主义角度中来。七十年代，文革时代，烈火时代，文明逆流化时代，无论怎么去定义这个时期，都不会有任何一个人会出来指责对与错，因为这是一段时代对所有人的记忆，个体的感觉不代表整天，任何个体只是历史的微小组成。文革，大体上来看，它被那些会动纸笔，会用口舌的知识人传播出来，基本上是恐怖的代名词，当然，没有人会质疑魔鬼这个词用的过火。可是想想，那祖国大地上存在的另一些面朝黄土背朝天的农民，文盲者而言是什么呢，我想不该由我这个在那个年代都尚未出生的人来说，以下我将摘录一段“今天”文学网站中辛泊平对于《七十年代》的读后感，同时，对于这本书，我也是认真读过的，其中的对于历史的还原，真是值得借鉴，如辛在文中所说，真是拥有着博大的胸襟，包容各个阶层，各个地域，让你感到对于历史你不是看的，你是闻的，你是触的，你甚至是真正活在里面的，每一个主人公有每一个对于那段时期的真实想法，不做后天的修补。

①② 《南方人物周刊》第38期第99页

《南方人物周刊》第38期第82页

档案收集——文明的延续 叁

以下摘自“今天”文学网站③：

北岛和李陀主编的《70年代》就这样自然而然地进入了我的阅读视野。„„让我释然的是，主编之一的李陀对这本书的定位和认识一下子打破了我先前阅读的拘谨。他说“最后要说明的一点是，参与本书写作的作者，主要都来自知识界和文化界，这一方面是由于一本书需要一个立意，一个主题，但另一面，也可以说是有些不得已。这个不得已使本书有着难以避免的严重的缺陷。既然编辑此书的一个重要目的是想强调历史记忆的重要，那么，有能力也有权利参与这记忆的决不应该只限于那些拥有发言权的社会阶层，„昨天‟不能为哪一个群体独占。在„昨天‟成长和生活过的千千万万，里面既有文化人和知识分子，还有广大的工人、农民和其他劳动者，其中一定有很多人愿意拿起笔来写作，让昨天在记忆里复活，让今天和昨天对话。若果我们能这样多，相信在文字中呈现的思想和画面很可能和本书十分不同，也许那是一个很不同的„七十年代‟，也许他们的历史记忆使我们对昨天有完全不一样的认识。”

„„

让人欣慰的是，这种历史的态度，并非说说而已。在本书中，我读到了高默波从农民的立场反思的文字——“巴金的《随想录》中曾说，他一听到样板戏就心惊肉跳，成为一种典型的记忆创伤。可是我的记忆恰恰相反，它是我在农村中最好的记忆之一。”作者忠实于自己的记忆，没有因为这种经验的逆时而遮掩，客观上让我们了解了“占有中国绝大多数的农村人没有记忆，也没有历史”的“被遗忘的存在”。同样，在蔡翔和阎连科的笔下，同样也描写了那个时代农民的苦难，和后来文革控诉的主角们相比，那些农民的苦难是没有声音的，但它却是沉重的，真实的，乡村“只是革命兴起时的必然牺牲和最终成就革命的辽阔地缘”(阎连科)。在阿坚的笔下，我们还读到了那些所谓的“五四英雄”并非都是自觉的反抗者，而是“大部分人的表情是喜悦大于哀伤、活泼大于严肃——不怎么像悼念周总理更似过节”的记忆。在阅读了以揭露和控诉为主的文革回忆文章之后，这样的文字是触目惊心的。因为，它让我们在密密麻麻的文字中，不经意地掀开了帷幔的一角，裸露出历史另一个坚硬的维度。

无论是抗战历史，滇缅老兵还是七十年代，可以看到档案对于一个国家甚至是一个文明的重要性，从崔永元的“口述历史”章东磐的各种资料形式的收集，以及《七十年代》的尽力大面积覆盖历史边角的方式。每一刻都将成为历史，而历史是一段文明得以延续的基础，而由于各种各样的原因，常常只看到它的绝少部分，仅靠着想象去还原，自欺欺人的下判定，这些都将是对档案对历史的极大扭曲。

为此，要做的工作便是抓住此刻，抓住客观与真实，用勇气，用毅力去保留文明发展的每一个真实的过程，那将是我们的财富也将是下一代人的财富。

默默耕耘，不让楼兰再哭泣，不让我们的文明再哭泣。

③ “今天”网站(www.jintian.net)：暗流涌动、思想突围的70年代——阅读《七十年代》作者: 辛泊平

第四篇：文书档案实务操作

一、档案工作

基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。

1、档案的收集：是文件从分散到集中的过程。各个单位在各项活动中办理完毕的文件，往往是分散的，为了方便今后的利用，需要对文件进行一定的挑选和集中，从而形成了档案的收集工作。它是整个档案工作的起点。

2、档案的整理：是指档案从零乱到系统的过程，是档案工作中最重要而且基础的工作。收集起来的档案还是相对零乱的，对今后有效利用是需要相对系统化的，因而，必须对数量众多、成分复杂的档案材料分门别类，解决档案零乱状态与保管、利用档案要求系统的化的矛盾，从而形成了档案的整理工作。

3、档案的鉴定：是为了解决档案量大质杂、保管、利用档案要求优质化的矛盾。随着时间的推移，库存档案的数量会越来越多，其保存的价值也会发生变化，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对档案区分不同的保存价值，从而形成了档案的鉴定工作。

4、档案的保管：由于自然界的各种原因，档案总是处于渐进的自毁状态过程，甚至可能遭到突变性的破坏，因为有利用的需要，则档案要求长久地保证档案的完整与安全，为了解决档案的易损性与保管的长远和利用档案的矛盾，从而形成了档案的保管工作。

5、档案的统计：为了全面及时了解档案盒档案工作发展的情况及其规律，需要对档案及档案管理的状况进行数量的统计、整理和分析，从而形成了档案统计工作。

6、档案的检索：为了解决档案数量庞大、形式多样、内容复杂和利用者特定需

1 求之间的矛盾，档案部门按照档案的自然形成规律和存放规律，编制的一些查找工具，提供快速查找档案材料的手段，从而形成了档案的检索工作。

7、档案的利用：为了充分发挥档案信息资源的作用，满足利用者的需求，形成档案的利用工作。

8、档案的编研：档案是原始的记录，大多为孤本，价值珍贵，一般只允许在馆内查阅。为了更加广泛而主动地为更多的利用者提供最有价值的档案，通过对档案史料进行研究，汇编、公布并出版，在更大范围内发挥档案的作用，从而形成了档案的编研工作。

档案工作的各个环节不是孤立的，每个环节有自己特定的工作对象和专门的任务，各个环节之间既有区别又是相互联系的。比如：档案的价值鉴定是与档案的收集、整理工作结合进行的;对文件的分类又是结合档案价值的初步鉴定。档案得而检索工具必须是在整理工作结束后才能进行的。

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节都是为利用、编研创造条件的。

二、档案的收集

1、档案收集 档案收集工作为档案工作开展提供了实际的物质对象，档案工作的对象是档案，而档案是通过收集工作逐步积累起来的，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以，档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节。

做好收集工作：

把好四个关、应用好三种方法

四个关：收文关、发文关、会议材料关、内部文件材料关

三种方法：平时收集、主动收集、重点收集

2

① 对零散文件的收集是对收集工作的补充措施，是对单位内部散存文件的随时收集;

② 对“账外”文件的收集，未经文书部门收发登记入账的文件或资料。 如会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办公会议)等;

各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);

年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);

各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、 协议、合同。

③专门文件的收集，专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体得而文件材料。一般重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽略了音、影像资料等其他载体文件的收集，进而直接影响到档案收藏结构。

③及时了解，掌握本单位工作动向，及时收集重要活动文件。对本单位召开的大型会议，档案管理部门要主动联系承办部门，请他们协助做好会议资料的收集，特别是领导讲话材料，以及会议有关的各种材料;对外出开会的同志要及时提醒并督促他们将带回的资料及时交到档案管理部门保存。甚至单位可以规定：只有将带回的文件向档案部门移交后，才可到财务部门办理报销手续;离职人员只有将手中保管的文件材料办理完移交手续后方可办理离职手续。等等。

归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

2、归档制度

1)确定本单位的归档范围

各立档单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 》(2006年12月18日 国家档案局8号令)及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围、归档内容和保管期限

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第三条 机关文件材料归档范围是：

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

4 第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分;情节较重的，给予记过或者记大过处分;情节严重的，给予降级或者撤职处分。

2)编制本单位归档文件的保管期限

①条款设置与排列。在条款设置上，根据自己单位的工作和文件的实际情况出发，例如：一般单位不可能召开人民代表大会，政治协商会议，因而不可能有此类文件，在本单位的归档范围和保管期限表中不必设置这些条款。

在条款设置上，原则上应做到能涵盖本单位所有归档文件，使单位的归档文件的保管期限简洁明了，便于比照执行。条款的排列应体系完整，合乎逻辑，便于查找。

例如，第一层次中，可以上级文件、本单位制发文件、平行单位与下级单位来文排列;第二层次中，在本单位制发的文件之下，可按本单位的会议文件、外发文件(包括本单位制发的以及与其他有关单位联合制发的文件)、内部文件排列;在第三层次中，例如在外发文件之下又可按方针政策、法规性文件、重要业务问题的文件、一般业务问题的文件、事务性有参考价值的文件、本单位的请示(应与上级单位的批复文件一起保存)、与本单位的批复文件(应与下级单位的请示文件一起保存)，等等。

②保管期限的设定。保管期限的划定应本着文件本身的价值及其在本单位职能活动中的作用。考虑文件在本单位职能活动中的作用时，要注意文件的查证作用和史存作用。即根据文件的价值大小来确定，文件价值越大，保管期限越长;反之，则相应较短。

3、归档时间

⑴ 管理性文件一般应在办理完毕后的第二年上半年归档; ⑵ 外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档;

⑶ 磁带、照片及底片、胶片等介质形式的以及实物等文件材料应在工作结束后及时归档。

4、归档手续

移交清单，履行签字手续，各留一份以备查考。

三、档案的整理

1、整理：就是建立有保存价值的文件材料进行有序化、条理化、系统化的过程。 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目、以及纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;

2、整理原则

应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 应区分不同价值，便于保管和利用。

符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

3 组件 1)件的构成

文件是在实践工作中一份一份形成的，每份文件又是独立的，它有自己特定的使命和作用，在同一项工作、同一个问题的处理过程中，形成的许多文件，它们之间又有密切联系的。如：围绕一项建设工程，会形成许多文件;召开一次会议所形成的一系列文件等，都是各自紧密相连的。

归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改

6 稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2)件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;转发文在前，被转发文在后;原件在前，复制件在后;不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。

4、分类

1)单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2)文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

A)按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。

如2015年形成的《2014年单位工作总结》应归入2015年; 2013年形成的《2013-2015年工作规划》应归入2013年;

跨年度的文件放入办结的年度。如某单位2012年立案、2013年结案的某信访案件，其文件材料统一归档在结案的2013年。

几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。 7 具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

因文件没有标注日期，形成年度无法考证时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类，并在附注项加以说明。

B)按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

C)按保管期限分类

文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的确定：《8号令》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组(党委)、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料;本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料; 8 人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《8号令》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主(即以我为主)，在操作时，实现对每级文件(上级、本级、同级、下级)文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件;上级机关对本机关或人员的表彰文件;上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存;一般的保存30年或10年;

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

3)规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

年度----机构分类法的优点： 1) 符合档案形成的特点。立档单位在一个年度内形成的文件之间有着密切的联系，通过年度分类，将全宗内的档案按期形成的自然年度区分，使每一年都的档案相对集中，可以反映出一个单位每年的工作特点和逐年发展变化的情况; 2) 与现行单位文书处理制度相吻合。文书处理制度要求以年度为单位对文件进行整理，从而使文件一年一归档，一年一个类，类目设置标准清楚、明确; 3) 便于按时间查找利用档案。

9 4) 便于库房排架，每年形成的文件按机构排序依次上架，不必预留空位，也避免了倒架，库房管理非常方便。

5、排列

1)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 2)同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 3)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

在同一保管期限内，把同一机构(或问题、文号)有内在联系(如同一次活动、同一项工作，同一个会议)的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

6、编号

文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。

编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。

10 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章中：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。 年度：为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

机构(问题)代码：机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的，应省略机构(问题)代码。

保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

页数：用阿拉伯数字标识

7、编目

1)归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2)归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来 11 文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a)序号：填写归档文件顺序号。

b)档号：档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。 档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 c)文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 e)题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 h)页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 i)备注：注释文件需说明的情况。

3)归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

4)归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面(见附录B 图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

8、纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架 8.1修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。 (上海市档案局 沪档(2014)48号)

归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的，应予复制。

归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8.2 装订

归档文件以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，文件装订时应以左、上侧对齐，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订;

文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

8.3 编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。一份为一个编号;

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。单面 13 印刷的为一页，双面印刷的为2页;不重号、漏页编号。

文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8.4装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒 档案盒应采用无酸纸制作。

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D 图D1)。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

15 8.5备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

a)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c)整理日期：归档文件整理完成日期。

d)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e)检查日期：归档文件检查完毕的日期。

8.6 排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架，便于实体管理。

归档文件按年度—保管期限—机构(问题)分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

四、档案安全管理

档案安全是档案工作的第一要务。 要注重强化档案安全的监管。  档案实体安全管理;  档案信息安全管理;  档案库房安全管理;

 收集和归档  及时移交  规范制度  定期核查

16  档案修复完善  档案的存放  珍贵档案的保管

 建立档案信息系统安全保密防护体系 

完善技术、管理措施，堵塞安全漏洞; 

涉密的档案信息系统符合分级保护要求; 

健全档案信息审查制度;



档案外包服务中的安全防护：涉密不外包、外包不涉密，防止 涉密档案信息泄露。

 档案信息化建设

 推进各类电子文件归档;探索无纸化办公条件下的电子文件和档案管理新机制;

 推进数字档案室(馆)的建设;开展传统载体档案数字化工作，不断提高室(馆)档案数字化。

 档案库房安全管理

 要加强档案基础设施建设，有效改善档案安全和保护条件，杜绝安全隐患。

 要为档案工作提供必要的库房和设备设施;

 严格按照档案库房的安全防灾标准，改建、扩建(新建)档案库房;  进一步提高档案库房的安全防灾标准，改善档案的保管保密条件。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第十二条 有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分;情节严重的，给予开除处分: 17 (一)未配备安全保管档案的必要设施、设备的; (二)未建立档案安全管理规章制度的; (三)明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。

科学合理地保护档案安全，最大限度延长档案寿命是档案保护工作的重要任务。

科学配置档案安全管理及保护所需要的档案装具、安全防范系统、消防报警灭火系统、库房温湿度监测和恒温恒湿空调系统、空气净化系统等，建立集中控制的智能化管理中心，以满足档案部门“防火、防盗、防高温、防水、防潮、防光、防尘、防有害气体、防有害生物”的要求。

总结：

 要讲政治，进一步把牢档案工作正确的政治方向。  要强根基，进一步夯实档案工作发展的基础  要上等级，进一步推动档案工作创新发展

强化红线意识、树立底线思维，坚持“以防为主、防治结合”的基本原则。要从人防、物防、技防各个方面落实档案安全防范工作，对档案实体和信息安全给予高度重视，确保档案安全万无一失。

第五篇：文书档案管理

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式;上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册(本)⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构(问题)项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷(盒)卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式(电子)检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。