劳动保障电子档案构建的必要性探究

2023-02-09

近几年来, 随着计算机和网络的发展我国已经逐步进入信息化时代, 电子信息化在各行各业充当着重要的角色, 尤其是在档案管理方面, 电子信息管理充分发挥了重要的作用, 电子档案的构建也在改变着人们的学习方式和工作以及管理方式, 同时节省了各行各业在档案管理方面投入的人力、物力和财力, 更好地促进了企业的发展和进步。

一、劳动保障电子档案节时省力

传统的档案管理方式主要是人工进行整理, 或者人工进行查阅的时候也是要由人工完成的, 可想而知传统的管理方式是比较浪费时间和精力的, 而电子管理档案的优势就比较多了, 既节省时间, 又节省空间, 劳动保障涉及到的档案资料种类是比较多的, 所以采用电子管理档案, 可以很好地将种类区分开来, 并且在存档时调出的时候, 根据具体的种类名称直接存入或调出, 重要的是电子档案管理是保存在电脑里的, 这样的管理方式, 从外在的表现形式上看是省时省力, 又节省空间, 但是从根本上说, 电子档案管理的最大优势就是便于管理的同时, 档案的安全度也是比较高的, 所以说根据时代的发展和进步, 采取电子档案管理的方式是必要的。

二、电子档案构建便于掌控和管理

传统的档案管理方式不利于整理和统一管理, 企业不能及时发现问题和解决问题, 所以传统的档案管理方式具有滞后性, 不利于提高档案管理工作的质量和效率, 当今社会计算机的发展, 促进了档案管理电子信息化, 劳动保障电子档案管理主要就是通过计算机这个载体进行操作和管理的, 简单的说就是换一种管理的方式, 从根本上说是将传统的管理方式进行电子信息化。电子档案管理可以将图纸、资料等有效地进行统一管理, 利用电子设备建立统一的电子管理和检测系统, 设立统一的处理系统, 对所有的档案进行审核, 按照一定的要求统一收集, 这一系列的管理工作都是通过计算机电子信息进行操作的, 这样每个部门的档案既具有独立性又具有统一的性质, 整个劳动企业的档案转变为电子信息化, 电子信息化档案管理是时代发展的大势所趋, 是提高档案管理工作效率的必要性。

三、电子档案便于拷贝, 有利于扩大社会影响

网络信息的发展, 为人们进行传播信息提供了更多的便捷, 方便人们发布消息和获得信息, 从而能够更好地丰富企业和人们的信息资源, 而档案又是企业信息资源重要的组成部分, 在当今对外开放的社会, 档案信息是对外交流的重要工具之一, 传统档案管理方式不利于信息的传播和利用, 想要更好地发挥档案信息资源的社会共享作用, 就要构建电子档案管理体系, 电子档案管理的主要渠道和载体就是计算机, 那么通过计算机的操作就可以直接复制或拷贝, 然后进行编辑和创新, 将有关的档案类信息在计算机网络进行发布和宣传, 这样不仅有利于丰富网络资源, 还可以扩大劳动保障电子信息的社会影响, 也可以通过电子档案信息加强劳动保障企业与外界的沟通与交流, 互通有无, 吸取外部经验和资源, 不断地促进企业的发展和进步。

四、电子档案管理促进档案信息与最新技术接轨

电子档案管理采取的管理技术是计算机技术, 目前我国已经逐渐进入信息化时代, 劳动保障档案管理实施电子管理正是时代发展的产物, 改变了传统的管理方式, 改变了人们的工作形式, 同时对人们档案管理工作的能力提出了更高的要求, 通常具有的管理能力是不够的, 要理解和掌握电子信息化管理的专业知识和操作技能, 这就说明当今社会对人才的要求已经不局限于本专业了, 要求当代大学生人才要综合发展, 提高自身的综合能力, 尤其是时代发展的新技术的操作能力, 这样才能更好的促进电子档案管理信息与社会发展最新技术接轨, 进一步提高企业的工作质量和效率, 不断地促进企业的发展和前进。

五、小结

综上所述, 劳动保障电子档案构建工作是一项长期复杂的工作, 是随着时代的变化而发展的, 电子档案构建涉及到很多环节, 包括传统的工作流程以及员工的素质和能力, 所以说构建电子档案不是一朝一夕就能完成的, 需要在实践的过程中踏踏实实的做好每一步, 这样才能更好的促进劳动保障电子档案构建顺利的进行。但是从本文可以看出劳动保障电子档案构建的过程中仍有很多不足之处, 需要我们继续努力, 不断地与电子信息技术接轨, 更好地促进劳动保障电子档案构建的顺利进行。

摘要：传统的档案管理方式和手段已经不适应当今社会的发展和进步, 也不利于企业的发展, 如今, 电子信息化档案管理已经普及到各行各业, 电子档案管理充分体现了信息化时代的发展特征, 同时也为企业带来了便捷和动力, 劳动保障方面的档案资料是比较复杂的, 数量也较多。本文着重分析了劳动保障电子档案构建的必要性。

关键词：劳动保障,电子档案,信息化