高职院校财务部门报账工作中的问题及对策

2022-09-12

自2014年国家出台《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》以来, 政府对高职院校的财政教育经费支持呈上升趋势, 各地高职院校也在迅速发展。然而在发展的同时, 高职院校财务部门也面临着报账工作难题:越来越多的报销单据、越来越复杂的项目经费、越来越严格的资金管理规章制度都加大了报账工作的难度系数。报账工作作为高职院校执行财务管理的重要工作之一, 其工作效率的高低不仅影响财务部门日常会计核算的进度, 还会影响学校财务预算的管理, 尤其是对预算执行情况的考核与控制。为了进一步促进高职院校的发展, 如何有效地解决财务部门报账工作这一系列难题是各高职院校亟需解决的问题。

一、报账工作中存在的问题及原因

(一) 报账过程耗时较长

目前高职院校报账的基本流程是:报销人员填好报销单并附好佐证材料后, 按学校规章制度提交给领导审批, 审批通过后提交给财务人员进行再次审核, 最后财务人员进行记账并将报销款以现金或汇款形式给予报销人员。

在整个报账流程中, 一个很重要的环节就是审核签字。为了保证资金支出的真实性、合法性及合理性, 高职院校实行多层审核制度, 即由报销人员分管院部领导审签, 报销金额较大时还需分管校领导审签, 涉及专项经费时还需项目负责部门领导审签, 再交由财务部门分管领导及校领导审签, 缺少任何一个签章都不能完成报销。然而学校领导工作繁忙, 经常不能及时的给予审签;另外, 当报销材料在某一环节审核不通过时, 需重新提交报销材料并重新进行审批流程, 这就造成报账耗时较长的问题。造成报账耗时较长的另一个原因是高校对预算管理的不重视。很多高校没有充分发挥预算管理对提高报账工作效率的积极作用, 大多数高校还停留在传统的预算管理工作模式中, 而没有实现预算指标信息化管理。传统的预算管理工作模式很难有效的满足多学院、部门及多类预算项目管理的要求, 比如各学院、部门不能动态地了掌握本学院、部门经费支出项目范围及限额, 这会对首层审批环节审批造成误导, 从而导致报账工作效率的降低。

(二) 报账规章制度宣传不到位

报账是一项必须严格遵守规章制度的工作, 高职院校在发展的过程中也会不断地完善有关制度, 但很多高校财务部门没有意识到及时并有效地宣传报账有关制度的重要性。报销人员大多数非财会专业出身, 其不熟悉也不重视报账的流程及报销材料注意事项, 甚至不知报销单如何规范填写与粘贴;其次, 由于报销制度的不断更新和临时性的预算调整等突发情况, 就导致报销人员可能需要经过多次办理才能准确提供符合报账流程的所有材料, 从而影响了报账工作的顺利进行, 同时也增加了报销人员的负面情绪。

(三) 报账时间分布不均衡

由于高校自身假期的特性, 高校报账时间较为集中, 其高峰期主要在开学期初和年末。其主要体现在以下两个方面:一, 为保障高职院校的可持续发展, 目前各大院校鼓励教师及行政人员利用寒暑假期外出培训学习及下企业锻炼提升工作能力, 这就导致每学期开学初期形成扎堆报账的局面;二, 年末财政部门要进行封账处理, 相应地各高校财务部门也会设定截止报账期限, 因此期限前期也就成为教职工集中报账的时间段。然而高校每学期开学初期也正是收取及审核学杂费情况的集中期, 年末也是财务部门账务核算的加班期, 那么在财务人员数量有限的情况下, 高峰期的出现会给财务工作带来很大的困扰。

二、解决报账一系列问题的对策与建议

(一) 完善财务预算制度

财务预算管理可以为高校的资金支出提供依据, 同时也能一定程度上为高校实施教育教学、科研、项目建设等各工作有效进行提供有力保障。然而部分高校没有意识到财务预算对高校发展的重要性, 从而导致报账过程中出现报销项目及金额审核不通过等突发事件, 以至影响工作效率。因此财务部门应建立健全预算体系制度, 结合资金到位情况及发展需求, 每学年甚至每学期明确各学院、部支出各类项目的报账限额, 并以文件传达形式告知各学院及部门, 这有利于各学院、部门在实际工作中规划资金使用的方向与金额, 减少后期报账项目、金额超标的情况。

(二) 利用信息化健全财务报账模式

财政部和教育部一直鼓励高等学校转变传统的财务管理工作模式, 充分利用现代信息技术手段, 以实现财务部门工作的信息化管理。首先, 高校可建立并完善校内网络报账平台, 在校内网络报账平台建立下, 学校的信息可处于实时共享状态, 各学院、部门的信息能实时对接, 还可开发预约报账、提示进度等多功能模块;其次, 高校还可与银行合作开发银校互联平台, 以便真正实现无现金报账模式。无现金报账模式是一种通过网络报账平台完成报账资料审批, 并能实时查询审批进度。若资料审批不通过, 可通过网络平台传递信息;若网络平台资料审批成功, 报销人员便可前往财务部门提交纸质报销资料, 当财务人员确认纸质资料和网络平台资料一致, 报销人员便可离开, 财务人员将凭证上传至银校互联平台, 银行据此进行转账处理。在这种模式下, 报销人员无需多次前往各领导办公室进行审签, 也无需现场等候报销资金, 极大地提高了报账效率。

(三) 加强财务人员队伍建设

财务人员配备的优劣直接影响财务部门工作的成效, 高校应因地制宜, 合理地为财务部门提供人力保障, 加强财务人员队伍建设。具体可从以下两方面考虑:一, 财务人员数量。在同等工作效率的提前下, 财务部门业务人员配备不足, 必然会给报账工作的时效带来负面影响。在不招聘全职工作人员的前提下, 财务部门可临聘本校财会专业学生进行简单业务的兼职, 如兼职审核报销单规范填写与粘贴、开具发票、整理业务凭证等;或者与本校财会专业进行协商实现校内“校企合作”, 财务部门接纳优秀实习生, 这既缓解了人员少与业务多之间的矛盾, 也提高了学生的专业实践能力。二, 财务人员业务素质。业务熟练程度及信息化技术应用能力的高低也是影响报账工作效率的重要因素。财务部门应定期对本部门人员进行业务知识的考核与培训, 加强业务人员的信息化技术应用水平, 提高现有财务人员队伍的业务素质, 尤其是加大配备人员数量不允许的情况下, 必须加快财务人员的办事时效。

(四) 提升服务意识, 全面宣传报账制度

在国家提倡放管服思想的时代下, 高职院校财务部门也应强化服务意识, 争做服务型财务部门。结合高校教职工队伍庞大、数量多的现状, 财务部门在全校范围内采取一对一宣传报账规章制度和报账业务指导服务是很难实现的, 但在进行有关服务时可以从以下三个方面进行:一, 新的报账规章制度出台后应立即上传电子版至校办公系统, 以便所有教职工第一时间接收信息并进行学习;二, 以各学院、部门为单位收集报账业务问题, 举办财务报账讲座进行现场解答, 或财务人员定期走访各院部为教职工答疑解惑;三、财务部门可制作各类报销单据模版下发至各院部以便教职工学习。同时, 各院部应固定一名教职工与财务部门进行报账业务沟通, 这可避免出现教职工扎堆于财务部门进行业务咨询。

摘要：在国家大力支持高职院校的发展时代背景下, 高职院校的资金流正逐步增大、资金使用项目越来越广, 从国家财政部门下至高职院校都将资金管理作为一项重要工作。而这多而杂的资金流, 无疑给资金管理中的一项重要工作——报账工作带来了巨大的工作量。本文先从高职院校报账工作的重要性、工作中出现的主要问题及原因进行剖析, 进而从财务预算制度、财务报账模式、财务人员队伍建设及报账制度的宣传四个方面提出相应的对策和建议。

关键词：高职院校,报账工作,对策