浅谈档案室服务能力建设与提高

2022-11-24

服务是档案室的主要职责, 作为档案管理人员首先必须具有较强的自身素质, 认真做好查阅档案及接待工作, 耐心解答用户的提问, 严格执行档案查 (借) 阅制度和档案的各项管理制度;认真负责地向档案用户说明查阅利用档案需办理的手续和注意事项, 介绍和提供所需档案的检索工具和途径;积极为档案用户提供方便。要想更好的完成档案工作, 需要从以下各方面进行提高。

一、档案管理人员自身素质的提高

(一) 政治素质

深入理解党和国家的路线、方针、政策, 积极提高自身的思想政治觉悟和明辨是非的能力, 使自己具备扎实的政治理论素质, 坚定自己的立场, 始终在思想上、行动上与党、国家保持高度一致, 对档案管理内容应具备守口如瓶, 严守国家秘密。

(二) 业务素质

懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学, 熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策, 熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定, 熟悉自己所从事的业务工作, 能把档案专业法规, 政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际, 熟练完成自己的业务工作。

(三) 基本技能

1.

有较强的操作能力, 能够熟练的给档案文书立卷、进行档案整理、编目、鉴定、档案著录、标引、档案保护及掌握现代管理和服务手段。

2.

管理技能方面, 努力创造条件, 运用现代化的管理手段, 及时准确高效的开发档案信息资源, 为本部门及为社会服务。

3.

信息开发技能方面, 应加大计算机知识的学习和操作, 重视网络知识教育, 重视相关软件的引进和应用, 以适应电子档案和对外开放档案工作的需要。

(四) 注重人才引进和培养, 促进人才从单一型向复合型转变

所谓单一型就是指熟悉档案业务的人才, 复合型就是既是档案管理的人才又精通电脑操作, 面临现在社会发展的趋势, 这个转变是必须的。因为在档案管理及应用的过程中不可避免的涉及到计算机及相关设备的使用维护, 软件的开发利用, 档案信息的采集、录入、加工、存储、传递等, 这样就需要既懂档案专业知识又懂计算机知识的复合型人才。

1. 人才引进上优先考虑计算机网络人才。

特别是对既有档案专业知识又兼通计算机知识的人才, 为档案馆资源数字化转换找到能手。

2. 加大档案工作人员计算机基础知识、应用软件和网络知识以及英语的培训。

要本着学以致用的宗旨, 结合最迫切需要解决的技术难题和档案馆内部最缺乏的某方面技术, 侧重于实际操作能力的提高。

3. 加大培养专门人才力度。

根据各科室实际, 有计划地, 每年从每个科室选派计算机基础较好的一到两名同志学习新技术, 参加网络知识和操作技能的培训, 作为档案信息化建设人才储备。

二、档案馆配套设施的引进与使用

按标准要求建设好规范化的综合档案室, 购置必备的档案装具, 搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 还要适当添置空调、电脑、扫描仪、监视器、计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案加丁设备、存储设备、数字化设备等, 提高管理信息化水平, 确保利用安全, 资料不丢失、不损失。

三、建立健全切实可行的档案管理制度

(一) 建立档案工作目标责任制

主管领导是档案工作一级责任人, 各职能部门负责人是二级责任人, 各单位兼职档案人员是具体执行人, 档案管理部门负责监督和检查, 使档案工作形成一种有人管, 有人做, 有人查的良好机制。

(二) 收集工作必须贯彻集中统一管理的原则

遵循档案的自然形成规律, 按归档范围分类收集, 必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性。

(三) 建立、健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度

为了避免档案丢失、改动、必须建立、健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度, 严格手续, 做到转出、转入、接收、查阅、借阅有登记, 对档案管理中出现问题的实行责任追究。对永久、长期保存的档案应定期向上级档案部门进行移交。

四、全力加快档案信息化建设, 全面提高现代化管理水平

电子档案管理与传统的档案管理不同, 涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序。建立电子档案目录和全文数据库, 实现档案的计算机管理和网上查阅以及非涉密可公开档案的网上公开。有条件的单位要充分运用网络办公系统及日常所形成的各类电子文件、图片等信息成果, 归集形成完整的电子档案, 建成电子档案室。要充分运用电脑及相关档案软件系统, 运用现代通信技术, 实现档案信息的应用和传递。充分利用现代通信技术将档案成批检索、联机检索, 实现档案由手工操作到电脑操作, 甚至发展为联网检索, 实施档案信息传递网络化, 实现档案资源共享和网络查询。

摘要：目前档案工作应将重点放在档案的电子化和公共服务能力建设上, 全面完善档案管理和操作体系、方便人民群众的档案利用体系, 提高档案工作人员管理、操作及服务能力, 加快纸质档案数字化步伐, 进一步做好档案阅览和公开信息查阅工作, 积极利用计算机网络, 实现档案信息资源的最大共享。

关键词：政治素质,业务素质,基本技能,复合型人才,档案信息化