浅论档案在高校本科教学工作评估中的作用

教育部决定, 建立每5年为一周期的全国高等学校本科教学工作水平评估制度, 这是我国高等教育的一项重大改革, 是强化高等学历质量控制的重要措施。随着这个改革工程的深入, 大多学校已经经过第一轮的教学评估, 面对新一轮教学评估的到来, 在严峻的形势下, 教学评估成了我国各高校、教育行政部门十分关注的热点问题之一。在这种背景下, 思考教学管理与档案管理之间的内在关系, 总结分析档案在教学评估中的作用, 对于今后教学评估的顺利开展和档案管理工作的优化都有着积极的意义。

1 档案作为考查凭证和参考依据直接为教学评估服务

高校教学评估是全面推进和深化高等学校教学改革的有力举措, 是对高校“三个符合度”——高校确定的目标与社会要求、人才的全面发展和学校实际情况的符合程度, 高校的实际工作状态与确定的目标的符合程度, 高校所培养的人才质量与自定目标的符合程度——的一种检验和诊断。它是根据一定的教育目标的指标体系, 通过系统地收集学校教育的主要信息和材料, 在进行科学分析的基础上对学校办学条件和教育质量等方面进行客观评价, 为教育行政部门改善宏观管理和高校改进教学工作, 培养高素质的创新人才提供决策依据。教学评估是通过系统的收集信息, 对客体价值作出判断的一种活动。教学评估的核心是建立科学的评估指标体系。建立指标体系的过程, 既是深入、全面地分析和认识评估对象的过程, 也是对评估活动进行某种整体设计的过程。评估过程中, 评估专家对指标的考核, 是对学校的重要检验。在这个环节中, 丰富的档案资源是高校教学评估中的基础和依据。

档案的价值在于它的利用价值, 在于它具有其他资料不可替代的功能和作用。档案全面反映了学校最基本的职能活动, 是从事学校教学活动、教学管理和科研工作必不可少的资料。档案部门保存着各类档案、资料, 是学校的文献中心, 是直接为学校各部门及教学科研提供信息服务的机构, 在教学评估中提供大量档案信息。档案的系统性、完整性和可靠性直接影响着教学评估的结果, 评估结果的准确性、公正性依赖于高校所有档案的完整性和可靠性。教学评估过程, 特别是在专家进校阶段, 在评估指标体系中, 对其内容的评价单凭直观的现场考察、座谈、走访是无法全面了解学校貌的, 最终都要以学校各级档案部门提供的原始材料为依据, 所有指标的背景支撑材料都来源于学校档案资料, 所有档案都是从学院档案室或管理部门和系 (院) 档案中取得。为了在有限的时间内把学校教学工作的亮点和特色向专家组展示出来, 就要向专家组提供最能够反映学校情况的各类档案, 只有通过档案才能形成一套描述准确、过程鲜明、层次清晰的评估材料来供专家组作评价的依据。这些档案材料, 发挥了在高校教学评估中的基础作用, 在教学工作评估中能起到考查凭证和参考依据的作用, 直接为教学评估服务。

2 档案是检验高校教学管理水平和教学质量的标尺

教学评估的重点在于考察学校硬件建设的同时, 更注重考察学校的办学指导思想, 师资队伍, 专业与课程, 实践教学, 学风, 教学效果和教育管理等软件建设。所以说高校教学评估建设过程是一个二次创业的过程。教学评估的目的是推动高校加强各项基本建设, 当然也包括高校档案建设。

档案资料是学校的家底, 档案工作是学校管理工作的重要组成部分和基础, 是加强学校管理, 提高教学质量必不可少的环节, 直接或间接地影响和反映高校的管理、教学水平。早在1989年, 国家教委在第六号令中就强调高校档案工作“应是学校评估的重要内容之一”。可见, 国家早就预见了档案在教学评估中的重要性。高等教育教学工作评估是高校的一项综合性、复杂性的重要系统工程, 没有系统的支撑材料和背景资料的支持, 没有档案工作的支持, 是很难取得成效的。档案的收集、整理、归档、统计、分析工作, 是一种连续性的动态管理行为。通过这种动态的管理行为, 高校档案随着学校的建立而产生, 随着学校的发展而逐步增加积累, 详细真实地反映了学校的历史全貌, 是高校活动的真实记录, 是高校发展的历史凭证, 起着其他资料不可替代的功能和作用。

档案全面反映了高校最基本的职能活动, 是在高校教学管理活动中直接产生的, 是反映教学活动从制定计划、组织实施、结果控制到信息反馈、修正整改的全过程。档案不仅记录了高校历史活动的事实经过, 而且记录了人们在活动中的思想发展、经验教训以及创造性成果。档案是这个过程的物质存在。这种物质是高校教学管理工作的缩影, 直接或间接地展现了教学工作的全貌。

3 教学评估同时促进档案建设与高校建设协调发展

进行教学评估, 是国家对高等学校进行宏观管理的一种手段, 是对其实行监督和考核的重要形式。评估不是最终目的, 而是要通过评估达到“以评促改, 以评促建, 以评促管, 评建结合, 重在建设”的目的。档案管理工作的优劣程度在某种意义上决定着学校的合格评估, 档案的系统、完整、齐全对教学评估起了重要作用;教学评估使高校档案管理工作得到进一步推动, 促进了学校的档案管理工作。教学评估使两者通过相互作用, 使学校档案工作与学校建设协调发展。

经过几年来对教学评估工作的不断重视, 不少学校抓住了迎评促建的契机, 坚持以教学为中心, 以发展为主题, 以改革为动力, 软件硬件两手抓, 优化教学资源的配置, 使学校的整体实力不断增强。学校以全面推进素质教育为主导, 以提高教学质量为根本任务, 深化教学改革, 改革人才培养模式, 以学科建设为龙头, 带动专业建设、课程建设和实践教育基地建设等各项教学基本建设。在高校管理群体和教学科研群体的档案意识层面上, 无论从强度上还是从广度上来说, 教学评估产生的教育作用和激励作用都是积极、广泛而强有力的。因为高校教学评估的结果直接关系到学校的前途和命运, 关系到学校的社会声誉和社会地位, 关系到学校未来的发展, 关系到广大师生的切身利益, 而影响高校教学评估结果的直接因素之一是档案。

教学评估工作给档案工的发展带来了契机。长期以来, 由于各种原因, 人们对档案在高校管理中的价值和作用认识并不是很清楚。不少人认为高校是培养高素质创新人才的基地, 只要将教学科研和学生管理工作搞上去即可, 档案管理工作无足轻重, 到需要用时突击一下即可。也有的认为高校档案除党政、人事、财务类档案比较重要以外, 其余主要涉及的是各级学生, 一旦学生离开学校走上工作岗位后, 与学校的联系不十分密切, 因而高校档案管理工作得不到应有重视。教学评估增强了档案意识。评估工作的正常化使这些不正确的认识正在逐步被改变, 高校教学评估对高校档案介入的深度与广度使人们没有理由不相信高校档案在高校各项管理活动中的价值和作用是实实在在的, 因此, 档案的价值通过教学评估得到了进一步的提升。

摘要：档案在高校教学评估中作为考查凭证和参考依据直接为教学评估服务, 是检验高校教学管理水平和教学质量的标尺, 教学评估同时促进档案建设与高校建设协调发展。

关键词：档案,教学评估,作用