建设项目档案管理与项目管理的同步实施

2022-09-11

随着企业的发展, 很多的企业为了更好的发展和扩张, 进行了很多项目的投资。几乎所有的企业都对建设项目的管理投入了很大的人力物力, 从这些项目的调研、立项、日常工作的检查和最后的验收, 都有一套非常规范的流程。但是也应该注意到, 国内非常多的企业都忽视了相关档案管理的工作, 常常造成建设项目的档案管理工作和项目管理难以保持同步, 这一类情况很有可能给企业带来不必要的麻烦和潜在的损失。近年来, 随着国家相关监管部门的重视程度越来越高, 相关企业的管理者越来越重视档案工作, 这一方面的工作已经有了很大的进步, 但是不可否认的是很多的方面亟待提高。

一、建设项目档案的重要性

相比于过去, 国家对建设项目档案更加的重视。根据国家档案局制定的《重大建设项目档案验收办法》的相关规定, 任何企业都不能忽视建设项目的档案管理, 档案管理应该和项目的检查和验收投入相同的人力和物力, 任何建设项目的档案验收工作没有通过的一律否决。从这个规定我们可以看出来, 项目档案在相关建设项目竣工验收中有着不可替代的地位。不仅如此, 项目档案对于企业也有着非常大的价值, 对于企业项目的日后维护、改造、扩建等等都有有着巨大的价值。

二、建设项目管理与项目档案管理同步的重要性

工程建设是百年大计, 一个工程在完工之后, 可以投入使用很多年, 如果项目档案丢失很有可能给为日后的工作开展造成影响。建设项目并不是一旦建设完成就完成了任务, 使用中的维护以及日后的扩建都是建设项目的重要组成部分, 任何的项目在建设之前的立项, 建设过程中的施工方法, 投入使用之后的日常管理, 都会产生非常多的资料和文件。这些文件记载着这个工作的具体情况。在工程的日后使用当中, 一旦出现了问题, 可以结合这些数据进行有效的解决。基于此, 可以认为项目管理与项目档案不应该是孤立的, 而应该是一体的。因此, 做好项目档案管理工作, 是开展好建设项目的重要组成部分。

三、建设项目档案管理与项目管理的同步实施的具体措施

(一) 项目管理人员重视项目档案的必要性

建设项目档案全面的记载了项目从无到有的全过程, 对于项目以后的开发和维护有着巨大的价值。项目档案的相关工作是需要建设项目的很多部门参与的工作。它需要建设项目的每个参加者都要足够的重视, 并且提供的项目文件资料要确保完整、准确, 不出现任何的遗漏。建设项目档案如果不能和项目的管理保持同步, 在建设项目完成之后, 在补齐所有的资料, 很有可能出现错误以及缺失的情况。因此, 每个档案的建立和管理的参与部门都要在思想上足够重视这项工作, 只有思想上足够的重视, 才能更好的开展工作。

(二) 项目档案管理工作必须提前介入

建设项目的建设周期普遍比较的长, 整个建设过程的跨度都是以年为单位进行计算的。建设项目一般都会被分解到各个部门进行建设。因此, 档案的管理就涉及到了各个部门, 但是应该注意到很多的部门都没有专业的档案管理人员, 经常是临时分配一部分人进行相关档案的管理工作, 这些人不熟悉档案业务, 业务能力不是很强, 对于归档范围、整理规则等等工作都不是非常的清楚, 有些时候甚至会出现工程完工需要验收的时候, 才来进行档案的建立和完善, 忽视了档案资料的过程管理。这就需要建设单位档案部门提前介入项目档案的收集, 帮助相关部门进行档案的管理工作, 教会相关的人员进行档案的建设的详细做法, 并且进行全程的跟踪和指导。

(三) 对建设项目档案管理与项目管理的同步性进行监督

为了保证项目归档工作正常开展, 应该对建设项目档案管理与项目管理的同步性进行实时的监督。施工阶段是整个项目的重要环节, 并且也会产生非常多的文件材料。项目建设参建单位众多, 一些资料专业性也很强, 怎样收集齐全, 有效归档。不同部门应该和档案的主管部门进行有效的合作, 并且档案的管理部门应该对其他部门的档案管理工作进行必要的监督, 坚决的避免项目完成之后, 在进行档案建立情况的出现。

摘要：随着国内经济的快速发展, 越来越多的企业上马了建设项目, 投资项目的建设直接关系到企业发展和成败, 加强建设项目的档案管理也变得更加的重要。通过对建设项目档案实际情况的具体分析, 对项目档案管理与项目管理同步实施的重要性进行了论述。并且对建设项目档案管理与项目管理的同步实施的具体方法进行研究。

关键词：建设项目,同步实施,项目管理