从“科技档案”到“企业档案”看企业档案工作的发展

2023-02-08

企业档案是企业在其生产运营过程中所产生的所有类型档案材料的总和, 其已经在企业发展中开始发挥重要的作用。科技档案则是以科学研究, 科研项目为主要内容的档案材料。它和企业档案有着密不可分的联系。分析两者之间的关系, 可以帮助我们更好地理解企业档案工作的发展。

1957年国务院颁发了《关于改进档案、资料工作的方案》, 为建立和加强科技档案管理提供了第一份标准和指导文件, 其中表述了科技档案是指在科学研究开发中产生的文件材料。1987年国家制发了《国营企业档案管理暂行规定》, 也第一次提出了企业档案的概念。规定指出:企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其中构成主体是科技档案。该规定为我国企业档案的发展提供了参考依据和理论支持。

时代的发展, 经济的转型, 国家的法律政策也在随时代的变化而调整。从科技档案概念的产生到企业档案概念的产生;从孤立的谈科技档案, 到科技档案成为了企业档案的主体, 国家的政策正清晰地告诉我们, 科技档案必将过渡到企业档案中来。

一、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理的范围正在逐步扩大

科技档案是科研生产 (发生-发展-终结) 过程中, 记录和反映具有保存价值的各种形式载体的文件材料。原来它是独立的档案类别, 直接受国家的统一掌控。随着社会经济的发展, 国家放宽对企业的管理权。企业可以自由处理内部事务, 包括企业自身的档案管理。科技档案自然也收归企业, 作为企业档案由企业自我管理。所以说, 在新时期企业档案的范围正在逐步扩大和复杂化。

二、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理基本原则得到落实

档案的来源原则和全宗原则是档案管理理论的两大基石。档案的来源原则决定了“企业档案”的产生, 因为档案材料来源于企业内部, 所以产生于企业内部的各种档案均归为“企业档案”;“科技档案”的定义则依据于档案材料的内部性质。在计划经济时代, 这种划分有助于国家根据不同的系统特点进行分别指导监督。在社会主义市场经济下, 国家放开了对企业的管理, 企业有了相对自由的决定权, 这就为以来源为原则的档案门类提供了极大的可能性, 同时也符合档案来源原则以及由此形成的档案全宗原则。

随着时代的发展, 对科技档案的研究逐渐深化为对企业档案的理解, 我们应该更加深入地开展理论和实践工作, 使企业档案能够具有更加丰富的涵义, 从而为企业提高管理水平, 实现经济效益产生积极作用。

首先, 企业档案应该为企业发展提供更加有力的信息和凭证支持。1986年全国科技档案工作会议提出了——企业为提高决策水平和经营管理能力, 可建立综合性的档案管理机构, 将科技档案、文书档案等各类型档案统一保管, 为企业生产服务。企业档案是企业在生产建设, 科研活动中形成的第一手材料, 具有真实性、准确性和可依据性, 应该是企业在生产活动中正确决策的主要依据。

其次, 企业档案应该成为企业资产的重要组成部分。企业档案是企业知识的积累。在企业自然科学研究、生产技术和基本建设中所产生的图纸、文件、照片等各类型材料, 都是企业的宝贵财富, 在企业运转中发挥着重要的作用。所以应该按照企业资产管理的要求, 建立完善的企业档案管理系统, 充分发挥企业档案的价值。

最后, 企业档案应进行集中统一管理。具体操作为:1.企业应设立专门档案工作机构和档案工作人员, 将企业内部所产生的各种类型的档案材料统一由档案机构整理保管和提供利用;2.企业档案机构要将各类型档案作为一个整体来管理, 建立统一的档案规章制度和工作规范;3.档案机构要积极开发企业档案的价值, 针对利用率高的档案要及时梳理编研, 全面地为企业各部门各活动所用;四、档案机构要定期举行档案交流活动, 通过知识竞赛, 媒体宣传等方式传播档案的价值, 增强企业员工档案意识, 从而提高档案管理和利用水平。

从“科技档案”到“企业档案”, 我们不仅仅看到名称定义的变化, 更应该看到名称背后社会的发展, 历史的变迁。不断发展的理论研究和实践总结必将不断完善这两个名称的定义。时代促进了两个名称的演变和发展, 也必将促进企业档案工作不断进步, 更好地为企业服务。

摘要：科技档案是在科研生产、基建和经济管理等社会实践中产生的各种材料的总体记录。企业档案是企业在各项活动中形成的有保存查考价值的档案记录。分析“科技档案”和“企业档案”两者关系的演变, 可以帮助我们更好地理解企业档案工作的发展。

关键词：科技档案,企业档案