第一篇:企业档案工作现状
企业人事档案管理现状及问题分析
在人们的工作生活中,档案扮演着重要的角色。人事档案是个人信息的重要载体,他历史、全面、真实地记载和反映着个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案的内容包括履历材料;自传材料;鉴定考核材料;评定岗位技能和学历材料;政审材料;参加党团材料;奖励材料;处分材料;招用、劳动合同、调动、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料及其他可供组织参考的材料事项内容。也是企业历史的、全面的考察职工的依据,是国家档案组成部分。从本质上看,人事档案属于社会信息的一部分。
一、人事档案的作用
在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括两个方面:对职工个人而言,人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险;为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料等等。
企业管理角度:人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要参考。我们可以通过分析人事档案信息,总结企业单位整体的人才储备状况,结合人事流动的档案信息,预测企业单位人才的需求状况,从而有效科学的制定人力资源计划,为企业单位领导的决策提供可靠的依据。特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。
就人力资源部门而言,人力资源部门是企业人事档案接收、产生、管理和利用的直接部门。认真审阅接收、收集整理员工人事档案,有效地对人事档案进行管理可以大大提高人事部门的工作效率,改进工作方法,提高人事管理水平,更可以节约大量的管理成本。
二、企业人事档案管理和利用现状
据了解,除大型国有企业外,绝大多数民营企业和外资企业对人事档案管理有以下几个特点:
人事档案保管方面:由于目前劳动力流动性较大,且档案传递实际操作中规范性不足,较多人忽视了人事档案这一重要凭证,在换单位、换工作的过程中,常有遗失档案和档案传递障碍的情况发生。目前一些人才服务中心对人事档案进行收费管理,对于那些没有独立人事档案保管条件的企业而言,人事档案管理成为一笔大额的管理费用,令人望而却步。
人事档案内容方面:一部分企业在办理员工入职时并不要求接收员工以往的档案,其保存的员工档案以、员工个人履历、入职手续、劳动合同、工作期间绩效考核情况、人员调动及任免情况及离职情况等员工在职期间的档案信息为主。大部分信息被企业视为内部档案信息,不记入员工的正是档案。
人事部门工作职能划分方面:目前,企业大多实现信息化,在人事部门实行信息化系统,其工作对新系统的依赖性逐渐增加,很多员工档案信息被记录于信息数据库中,因此对传统纸质人事档案的重视度和依赖性下降。很多企业不专门设立人事档案管理专门岗位及档案室。
三、存在的问题
(一)人事档案意识不足
目前,社会普遍对对人事档案的重视程度不足。思想认识陈旧片面。由于历史的原因,早期中国的档案管理工作政治色彩较为强,人事档案保留了较多个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料,并不适合当下市场经济对人才管理的需求,很多企业逐渐忽视了人事档案的作用。与政府机关和事业单位不同,许多新建私营企业、外资企业并不专门建立和保管人事档案,而他们恰恰是中国大部分劳动者的雇主,这就逐渐形成了人事档案可有可无的公众意识。此外,由于长期以来相当一部分企业管理者对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。因此忽视了人事档案价值的开发与利用
(二)人事档案集中化管理,严格界定单位建档和管理资格。
传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下,按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则,采取内外有别、档随人走、不对相对人公开,严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。传统的人事档案管理制度规定已经暴露出其机制方面的“僵硬性”,不能适应现代企业,特别是民办、独资、合资等新企业人力资源管理的客观需要。在现行的组织人事部门制定的制度规定中,县处级以下企事业单位不能自管人事档案。目前,具有国有性质的企业,人才市场,街道,高校等有自行保管的权利。就是造成了有关人员人事档案记录的缺失,使人事档案的动态性管理要求不能顺利实现。在一些情况下还会造成人事档案内容的“贫瘠”,如一些人员的人事档案中只有几张“登记表”和“履历表”等,根本无法满足现代人事管理、干部管理和员工管理的需要,也无法让用人单位和组织全面了解有关人员的历史表现、工作业绩、能力表现、业务专长及身体健康状况。
(三)流动人口档案管理存在较多问题
流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。传统体制下的人事档案对人才的流动有较大的制约作用,会产生“人走档不走”的情况,这给流动人员的工作、生活、待遇、户籍等方面带来麻烦,但是流动人员在身份认定、工龄计算、求职就业、出具证明、职称评审、计划生育、办理保险、退休审批等方面都需要人事档案。
(四)人事档案管理工作规范性不足
收集归档工作制度不健全,执行不严格;收集归档的材料不全面、不准确。一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案是记载一个人的经历和德才表现的材料,而现在人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉,内容形式相同,不能准确反映每个人的真实情况。
档案管理人员管理水平不高,管理手段落后。由于档案管理人员大多数是兼职,因此导致了管档人员工作变动频繁,新手占70%,加之各级管档部门没有组织专业知识培训,业务不熟。
(五)人事档案管理相关法律法规不适应当下人力资源市场特点。
目前,人事档案管理的相关法规主要有:
《企业职工档案管理工作规定》, 1992年由劳动部、国家档案局颁发。 《流动人员人事档案管理暂行规定》,1996年由中共中央组织部人事部文件公布。
《干部档案工作条例》,1991由国家档案局颁发。
以上规定及条例对人事档案的体制、机构和职责;人事档案的内容和分类;人事档案的管理范围;人事档案材料的收集、鉴别与归档;人事档案的保管与保护;人事档案的提供利用及档案的传递等方面作出了较为完整的规定。但以上人事法规制定时间较早,近三十年来中国人力资源市场业已发正巨大的变化,旧的人事档案管理制度和规范已不能适应现代市场的发展和劳动市场人才流动的需要。需要根据时代的特点进行一定的改革和调整。
四、解决方案
(一)转换对人事档案的观念意识,强化人事档案作为人力资源管理工具的社会服务功能。
加强宣传力度,提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识,要让企业决策者充分认识到,人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考,人事档案管理并不是可有可无的,它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统,这其中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。
(二)明确用人单位建档和管档机制,赋予用人单位以“建档权”和“管理权”。 让用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。
(三)建立体现社会公平原则的无偿管理、有偿服务机制
建立一种“无偿管理、有偿服务”的适用于所有人事档案相对人的新型管理制度和运行机制。将人事档案管理所需要的成本纳入统一的财政预算,使归国家所有的人事档案管理获得比较充分的资金保障。人事档案管理部门在向相对人提供人事档案信息服务时再收取符合统一规定的“工本费”,并且在收费前,向相对人履行告知义务。另外,在向用人单位和社会有关方面提供基于人事档案内容分析和研究的人事信息产品服务时,收取体现其创造性劳动价值的信息服务费。
(四)加强流动人员人事档案在各个环节的规范化管理
建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法;与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行,确保形成的材料及时归档;流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。对接收到的流动人员的人事档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷,使其记录内容全面、客观、动态 。
(五)推广信息化人事档案管理系统,丰富企业E-HR系统的内涵和外延
利用现代化工具使人事档案管理资源信息化;即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的经济发展提供必要的服务。信息化人事档案应增加记录个人学习能力和工作能力, 动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录,主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。
第二篇:企业境外机构档案管理现状分析及对策
郭润华
2012-11-21 15:23:53 来源:《北京档案》2011年7期
【英文标题】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions
【作者简介】郭润华,中国石化集团公司。北京 100728
【内容提要】 随着国际化战略的逐步实施,围绕海外资产和主营业务形成了大量境外档案资料,如何针对境外档案管理特殊性,解决境外机构档案管理存在的问题,本文将档案管理的普遍性原则与境外机构档案管理的特殊性相结合,提出了解决问题的措施。
【关 键 词】境外机构/档案管理/建议
为了解中国石化驻外机构档案管理基本情况,有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策,笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚-北非大区公司、国际事业(中东)有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、中国石化英国代表处、联合石化(英国)有限公司、国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTALLTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况,并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。
一、中国石化驻外机构档案管理现状
1.中国石化中东代表处。建立于2004年,主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处;协调、管理中石化在中东地区各机构;建立信息平台,为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议;接待总部和总部机关及所属企业代表团。代表处有专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作,配备有专门的档案柜,每年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档,建立有档案目录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制,加之所形成的档案材料较少,没有设立专门的档案库房。
2.国际石油勘探公司西亚-北非大区公司。2007年7月1日正式运营,为国际石油勘探公司地区性派出机构,主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理,组织完成本部下达的计划和预算,全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑,HSE项目运行管理等,对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作,大区公司总部建有专门的档案资料室,档案资料室只负责保管大区总部在新项目开发、生产运营、技术研究及综合管理等方面形成的档案资料。大区公司下属各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的中国石化地质资料中心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前,大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求,尚未形成一套系统的档案管理制度体系,部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档;形成的大量电子文件现暂时用移动硬盘进行存储。
3.国际事业(中东)有限公司。2008年1月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立,主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理,各类档案分别保管在办公室档案柜中。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。
4.中原石油勘探局中东石油工程公司。2001年10月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立,主要从事石油设备、机械、材料、建材等的贸易,为中原油田设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务,并执行中原油田海外项目资金管理的职责。中原油田档案工作实行统一归口管理,油田档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理直接分管档案工作,公司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类,各类档案均建有目录,由相关业务人员按照岗位职责分别保管,业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料,扫描后通过传真发回国内档案室统一存档管理。
5.中国石化英国代表处。2005年注册登记,主要职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处;协调、管理中石化在英各机构;建立信息平台,为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议;接待总部和总部机关及所属企业代表团。目前,代表处尚未建立专门的档案管理制度,除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外,其他文件材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。
6.联合石化(英国)有限公司。1995年12月12日在伦敦注册成立,公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油,套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案,集中保存在公司办公区的一个储藏室内,该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益,防止失泄密事件发生,公司规定所有业务文件在公司统一管理,个人离开时,不得带走任何公司文档。联合石化公司也通过内控管理细则要求该公司认真做好档案管理工作,要求将各种业务单据及时传递、及时存档并定期进行内控方面的检查。
7.国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司。2007年7月在伦敦注册成立,主要从事国际石油勘探公司海外权益油的销售工作。主要有文书档案和合同档案。文书档案主要内容为收发文件、审计及汇报材料。档案载体形式分为纸质和电子两种形式。合同档案主要有业务档案、办公室和宿舍租赁合同等。公司的档案管理由总经理主抓,业务主管整理,各类档案分类保管在办公室档案柜中。
二、中国石化驻外机构档案管理特性分析
综合上述7家驻外机构档案管理的基本情况,可以得出驻外机构档案管理具有特殊性。具体表现在以下六方面:
第一,驻外机构类型的多样性。在经营(工作)范围、业务性质、人员规模、机构设置、投资形式等方面具有较大的差异性,导致其形成档案材料的内容有较大的差异性,要求我们在制订文件材料归档制度时,必须区别对待,不能搞一刀切。
第二,机构和人员的特殊性。驻外机构设置大多从简,工作人员身兼数职,大多不可能设专职档案员;规模较大的驻外机构往往聘有外籍员工,特殊档案的保密问题较为突出;驻外机构人员流动性相对较大,如果档案资料交接不及时,容易造成档案资料的丢失。
第三,办公条件对档案的安全保管影响较大。特别是规模较小的驻外机构,一般不可能专门建设或租用标准的档案库房,档案装具往往配备不足,给档案的安全保管带来一定的隐患。
第四,受驻外机构所在国(或资源国)的法律限制。不同的国家对档案资料管理有不同的要求。如英国政府规定,与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上,以备政府税务部门检查。也门、沙特等国也不允许将地质档案材料带出国境。因此,驻外机构档案管理必须遵守所在国(或资源国)的法律规定,不能统一要求运回国内集中保管,以减少不必要的麻烦。
第五,档案内容的特殊性。驻外机构档案内容以行政管理、经营管理、会计档案和业务档案为主,党群类档案很少;驻外机构与国内主管部门联系密切,相当数量的档案材料形成于境内,甚至一份文件材料的形成既涉及境内,也涉及境外,需要在加强境外档案材料收集的同时,抓好境内相关档案材料的收集归档工作,保证驻外机构档案材料的齐全、完整和有机联系。
第六,档案语种、载体形式的多样性。驻外机构档案材料的语种复杂多样,不仅仅有中文,还有相当一部分涉及驻在国的语种,如英语、德语、法语、日语等。档案载体也呈多样性,如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘等。这就要求驻外机构档案管理人员必须懂外语、懂档案、懂计算机知识。
鉴于驻外机构档案工作的上述特点,驻外机构档案管理应充分尊重驻外机构档案工作的特点,不能照搬国内企业的档案管理模式,在档案管理机构设置、文件材料归档范围、档案保管方式等内容上只宜提出原则性要求,不宜规定过细。
三、中国石化驻外机构档案管理存在的主要问题及对策
驻外机构领导和工作人员对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构开始进行项目运作时,并没有考虑到档案工作,没有将档案工作列入到相关的工作计划和领导的议事日程。普遍缺乏一套真正符合驻外机构自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系,档案管理随意性较大。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专(兼)职档案员负责本单位的档案工作,档案材料分散存放在业务人员手中,极易造成档案材料的散失。利用因特网进行电子文件的传输,电子文件的保密管理存在安全隐患。受办公用房的限制,不具备档案保管专业库房。
针对上述问题,主要应采取以下五方面措施:
第一,应加大宣传力度,强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。
目前,中国石化海外事业发展迅速,境外资产已具相当规模。集团公司工作会议提出了“力争用10-15年的时间,把中国石化发展成具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司”的奋斗目标。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分,是集团公司持续有效和谐发展的特殊资源。境外机构档案更是维护国家和中石化合法权益的重要凭据,对中石化境外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此,驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识,增强做好档案工作的责任感和使命感,自觉做好驻外机构档案材料的形成、积累、归档工作,确保驻外机构档案材料的完整与安全。
第二,应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制,形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制。
集团公司办公厅和外事局负责集团公司境外档案工作的业务指导和监督管理,各驻外代表处对所在国家(地区)的所有中石化驻外机构的档案工作具有业务指导和监督管理责任。根据工作需要,经集团公司办公厅和外事局批准,集团公司驻外代表处可指定本域内的一家中石化驻外机构档案部门代行其档案业务指导和监督管理职责。驻外机构主管单位档案部门和外事部门负责本单位境外档案工作的业务指导和监督管理。各级驻外机构根据工作需要设立档案工作机构,或配备专(兼)职档案人员,负责本机构档案管理工作。
第三,应将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度,健全驻外机构档案管理制度体系,强化对驻外机构档案工作的监督管理。
将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度;将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一;将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一,档案交接不清,不得离开原工作岗位;员工(特别是外籍员工)上岗前必须与驻外机构签订保密协议。
第四,应在“确保档案完整安全、方便利用”的前提下,结合驻外机构实际,对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。
规模较大的驻外机构应建立档案室,设置专门库房,集中统一保管各类档案。为方便生产现场利用档案,可在现场设档案分室,档案人员应当定期对分室档案保管情况进行检查,确保档案的安全。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案应由专(兼)职档案人员集中保管,非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管,承办人定期向专(兼)职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。
涉及境外项目产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理,重要档案应及时向国内主管单位报送备份的电子文件。驻外机构保管期限满6年以上的非涉密档案在保证档案安全的情况下,可委托当地档案管理专业机构(或专业化公司)保管。所在国法律允许的,也可运回国内集中保管。
第五,应加强驻外机构档案信息化建设,提高档案服务的时效性。
驻外机构远离企业总部,分布在世界各地,直接导致了企业管理对象的分散化。在日常工作中,驻外机构需要来自企业总部的快捷、及时有效的档案信息支持,实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。但是传统手工管理的档案服务方式,纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取,无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外,驻外机构大量产生的电子文件也需要实施有效管理,纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此,应在保证企业档案信息安全的前提下,加强驻外机构档案信息化建设,实现企业各类信息的管理一体化,功能多元化,工作规范化,手段现代化,提高档案服务的时效性。
第三篇:乡镇档案工作现状与思考
一、乡镇档案管理存的主要问题
1、思想认识不到位导致乡镇档案工作的非良性循环。镇乡领导思想认识的浅与深,直接关系到乡镇档案工作是否到位。一些镇乡领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下,正因为如此,他们即使抓也只是应付一下,很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案现代化管理水平去考虑问题。调查表明,在乡镇档
案事业建设上缺人员、缺经费、缺库房、缺设备是普遍现象。从统计情况看,富阳市乡镇专职档案员仅8人,而且年龄偏大,文化程度偏低,有的乡镇甚至把档案工作岗位作为安排老弱病残人员的阵地。大多数镇乡档案人员都是兼职。由于档案工作量大、事细,大多数乡镇干部不愿意干。由于档案人员频繁变动,造成档案人员业务素质不高,严重制约了档案工作顺利开展。调查中还得知:富阳市大多数乡镇没有将档案事业经费列入乡镇财预算,档案管理无法正常开展,致使档案工作难以形成良性循环。
2、基础设施差,室藏档案贫乏,存在着严重的短期行为。由于认识不到位,导致档案工作标准不高。从目前现状看,乡镇档案很少有专用的档案库房,更不用说有“六防”设施,保管条件差,多数已成为仓库。而且室藏档案相当贫乏,一些乡镇收集的仅是些红头文件、上级文件,缺乏本乡镇工作活动形成的文件:如党委会议记录、党员干部名册、土地房产档案、山林档案、婚姻档案等等,造成室藏档案贫乏、材料不齐全。也有的乡镇片面地为追求档案管理升级达标,忽视了档案服务功能的开发,最终使档案室花了在钱却成了摆设。很少有乡镇从农业、农村工作的长远发展来高起点、高标准、高质量规划档案工作。
3、体制不顺、组织不全、制度不严、管理不善,档案工作缺乏有效机制。目前,富阳市部分乡镇档案管理工作较为紊乱,认为搞经济建设是硬任务、硬指标,而档案工作可有可无,部分乡镇分管领导没有落实,档案工作处于松驰状态。不少乡镇虽然建立了档案室,但档案工作流于形式,不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位,而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能。有的乡镇虽然制定了档案管理制度,但由于管理不严,档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。我们曾调查了10个乡镇的综合档案室,结果发现有4个档案库房能真正成为保管档案的基地,其余6个档案室虽然建立了制度,但流于形式,档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实,甚至有3个档案室成为堆放杂物的仓库,造成档案的保管不安全。大多数镇乡虽建立了档案管理领导小组,但执法力度不够,尚未开展有效的、正常的档案管理工作。
4、档案管理创建活动参与面不广,档案利用力度不足。开发档案信息资源,服务农村两个文明建设是一项社会化的系统工作,需要激发乡镇各部门和广大乡镇机关干部职工踊跃参与的积极性,并使其转化为自觉的行动。但是有的乡镇只将档案工作当作“临时工程”来对待,没有充分认识到乡镇档案是农村现代化建设的需要,是经济建设的需要。因此,一些乡镇领导疲于孤军作战,热衷于阶段性成果,一旦档案管理达到省级标准,就放松了对档案工作的重视。一些乡镇的档案工作只注意治表不治本,没有将档案工作列入议事日程,列入目标管理责任制考核范围之内,只搞突击性,虽然花了很大力气,但收获甚少。
二、加强我市乡镇档案事业建设的对策
(一)要着力构筑市场经济条件下乡镇档案管理工作的运行机制
1、健全机构、落实职责、明确目标。乡镇领导特别是分管领导争工要明确,对档案工作思想上要有位置,切实解决乡镇档案管理工作中存在的一些困难和问题。乡镇党政办应是乡镇档案管理的主要职责部门,各乡镇首先要加强综合档案的工作,并配备与档案工作任务相适应的人员;其次是建立档案管理网络小组,配备兼职档案员,并将档案管理与目标管理责任制相结合。同时各乡镇要根据《乡镇档案工作试行办法》,结合实际制定出切实可行的档案管理细则,使乡镇档案工作尽快走上制度化轨道。各乡镇可根据《浙江省乡镇机关档案工作目标管理办法》制订出不同层次的管理目标,分阶段加以实施。
2、加强档案设施投入,完善档案服务功能。资金短缺、投入不足是影响乡镇档案事业发展的重要原因,增加档案事业经费投入,完善档案服务功能,是搞好乡镇档案工作的基础条件。因此,档案经费开支要列入乡镇财政预算,确保资金足额到位;乡镇财政确实有困难的,可暂缓或想办法争取财政补助,以保障乡镇档案工作正常运转。同时,乡镇根据实际需要,对乡镇档案管理提出一个中长期规划,促使乡镇档案能真正服务于农村两个文明建设,力争在近期内使全市乡镇档案管理达到省市级标准。
3、加强档案干部队伍建设,健全档案事业组织网络。各乡镇要根据档案管理制度,力争做到档案室配备专职档案员、各职能科室配备兼职档案员。同时专(兼)职档案员要接受档案业务培训,而且各乡镇要按工作规范、岗位职责对专(兼)职档案人员加以督查和考核。乡镇档案事业应
打破政府包揽一切的格局,引入市场竞争机制。一方面要加大对特色档案的收集,以丰富乡镇档案的内涵;另一方面对名人(知名人士、企业家等)档案的建档工作要进一步完善,以争取企业和社会个人对档案事业的支持,逐步使档案事业走上一条全社会齐抓共管的良性循环之路。
4、开展多种载体的档案宣传工作,使档案意识深入人心。各镇乡要充分利用广播、有
线电视、街头宣传栏、公益广告等媒体,开展档案法律、法规宣传和教育,提高档案法制观念。也可编写和发放《档案知识入户手册》、《档案利用效益汇编》等,努力使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来,使群众形成良好的档案意识,为各项农村工作的贯彻执行打好扎实的社会基础。在此基础上,进一步利用各种载体,广泛开展档案为解决农村土地纠纷、维护农民合法权益、稳定农村经济秩序等活动,以促使乡镇档案的长效管理、增强群众对档案是重要历史凭证和法律依据的认识。
(二)要进一步提高乡镇领导干部的思想认识,把乡镇档案事业建设提高到更加突出的位置,真正摆上议事日程。要认真组织全体乡镇干部学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》,使他们充分认识到档案工作对于社会发展与经济建设的巨大促进作用。要适当加大对档案事业建设的经费投入,完善考核激励机制,把档案事业建设纳入乡镇社会发展目标来进行评价考核。
第四篇:档案部门林改工作现状调研报告
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档案部门林改工作现状调研报告2010-06-29 19:15:01免费文秘网免费公文网档案部门林改工作现状调研报告档案部门林改工作现状调研报告(2)
集体林权制度改革是党中央、国务院对农村改革的一项重大举措,林权制度改革涉及到农村家家户户,它涉及面广,事关广大农户切身利益,做好林改档案工作,对促进农村经济发展和社会稳定有积极的作用,为加强和规范我县集体林权制度改革档案管理工作,确保林改档案工作完整、准确、系统、安全。**县档案局为搞好林改档案工作,对全县52个村委会516个村民小组的林改过程中产生的文件材料归档工作进行了专题调
研。现将林改档案调研工作报告如下:
一、 林改档案工作基本现状
**县林改工作于二○○七年八月开始,涉及全县10个乡镇林改档案材料,初期对全县52个村委会516个村民小组完成了调查摸底工作,515个村民小组制定和通过了林改及农地补换,发证工作方案,全县野外确权林地共21036宗,已发证6389宗,发证率%。林地、农地纠纷共1704宗,已调处1597起,调处率%省、州林改部门要求档案立卷工作于2009年5月30日前完成,时间紧迫,工作量大,目前各类林改材料收集不齐,不能顺利开展立卷归档工作。
二、林改档案工作存在的主要问题
一是林改档案工作涉及面广,材料繁多,如部分山林权证有误,存在一证多山、一山多证、山林权证与实地不符、山地勘界没有重新勘测、林权证没有及时更换、山林权证内容不明、缺少标注宗地面积和四至界线、山林经营手续不完备,引起山林权属问题的纠纷等情况,
需要重新核对原档案材料;二是村级林改材料收集不完整,如各村委会对上级下发的文件材料没有妥善保存,导致文件材料收集不齐全;三是部分林地纠纷未调解清楚,材料不能归档;四是外业材料数据不准确,大量材料需要校对,没有完结,文件材料不够齐全完整,严重影响了林改档案工作的进展。
三、林改档案工作的建议
针对我县林改档案工作的现状和存在的问题,我们认为要搞好我县林改档案,必须抓好以下几个方面的工作:
(一)充分认识林改档案工作的重要性和紧迫性。林改工作关系农村生产资料再分配和利益调整的一场深刻变革,对解决“三农”问题、推进新农村建设、构建和谐社会、实现经济社会可持续发展具有重要意义。林改工作政策性强、工作量大、涉及面广、时间跨度长,林改档案收集是否完整、整理是否规范、保管是否安全、利用是否方便,直接关系到林改工作的质量。完整、准确、系
统的林改档案,是林改工作的客观反映和重要的历史见证,是巩固林改成果、维护林地权利人的合法权益、稳定和完善农村林业承包关系,确保农村社会稳定的重要保证。因此,要充分认识林改档案工作的重要性和紧迫性,切实抓好林改档案工作,增强工作责任感,认真分析并及时解决工作中存在的各种困难和问题,明确档案管理的任务和要求,加强领导,狠抓落实,规范管理,为林改工作顺利推进奠定坚实的基础。
(二)明确林改档案的收集和归档要求。林改档案是指在林改过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录,要做好林改档案工作,必须要明确林改档案的收集和归档要求。一是要明确归档范围。在林改过程中形成的应归档文件一般包括:各种会议材料、文件、工作计划、实施方案、工作宣传、检查、汇报、总结等材料,由主办单位按文书档案归档保存;森林资源调查图表、林权
界线图表、各种汇总清册、统计表、林权登记申请表、林木林地权属证明文件、公告材料、现场勘验认界材料、附图或者地块示意图、登记的核准文件、林权登记台帐等林木和林地权属登记发证原始材料,林权管理信息系统的备份等材料。二是要明确保管期限。保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。本机关、本单位的政策性文件,重要会议、重大活动、重要业务文件,重要问题的请示与批复、重要的报告、总结、统计、汇总材料,重要的合同协议、凭证性文件等,上、下、同级机关关于重要业务问题的往来文件等,应定为永久保管。上级机关颁发的需要本机关、本单位贯彻执行的文件和一般职能活动形成的一般性、过程性文件可定为定期保管。三是要明确分类方法。林改档案一般应作为文书档案进行管理。产生业务文件较多的机关或单位,可再按照合同类、林权登记类、调查类、综合类等进行类目设置,也可结合本地工作
实际采取期他适当的分类方法。
(三)规范管理林改档案工作。一是要确保档案的形成质量。依托林改档案培训平台,引入林改档案的内容,大力宣传林改档案工作,整体提升林改档案工作人员工作意识,使林改档案工作的开展有一个良好的思想基础。同时,采取有力措施,确保各类档案字迹工整、清晰、数据准确、图样清晰、签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备,使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保护的要求;照片和图片有文字说明;非纸质材料配以相应的目录和说明,并能确保载体有效性;重要的电子文件要使用不可擦写的光
第五篇:乡镇卫生院档案管理工作现状及强化措施
【摘要】档案管理作为乡镇卫生院最基础的管理工作,通过加强乡镇卫生院的档案管理,有利于乡镇卫生院日常工作的顺利开展,而且对卫生院院医疗水平提升也具有积极的意义。但当前大部分乡镇卫生院对档案工作缺乏重视,档案管理意识淡薄,而且管理技术和设备都较为落后,缺乏健全的档案管理制度,这在一定程度上制约了乡镇卫生院档案工作的顺利开展,因此需要进一步强化乡镇卫生院档案管理,加大对档案资源的开发利用,更好的提高乡镇卫生院档案管理水平。文中分析了乡镇卫生院档案管理工作的现状,并进一步对加强乡镇卫生院档案管理工作的措施进行了具体的阐述。
【关键词】乡镇卫生院;档案管理;工作现状;措施
档案对于乡镇卫生院的发展具有积极的促进作用,同时对医院医疗水平和医学研究也具有重要的参考意义,因此需要重视乡镇卫生院的档案管理工作,针对当前乡镇卫生院档案管理工作中存在的问题进行深入分析,从而积极寻求有效的解决措施,有效的提高乡镇卫生院的档案管理水平,为乡镇卫生院的健康发展奠定良好的基础。
一、乡镇卫生院档案管理工作现状
(一)对档案管理工作缺乏重视,档案利用水平不高。目前大部分乡镇卫生院将大部分精力都用于医疗及行政管理工作上,对于档案工作较为忽视,由于对档案重要性缺乏认识,档案管理和利用意识十分淡薄,这就导致档案无法在乡镇卫生院管理工作中发挥其重要作用。乡镇卫生院档案资源在存储和开发方面都处于停滞状态,档案利用水平较低,这也在一定程度制约了乡镇卫生院管理水平的提升。
(二)档案管理设备、技术和方法有待改善。目前乡镇卫生院对于对档案工作重视度不够,因此在档案存储和保管工作中硬件设施不足现象十分普遍,不仅档案管理设备十分落后,而且档案管理方法和技术较处。在信息技术在档案工作中广泛应用的新形势下,乡镇卫生院档案也加强了信息货柜建设,但无论是在硬件还是软件上都较为落后,信息化水平较低,严重滞后于时代发展的步伐。
(三)缺乏健全的管理制度,档案人员素质不高。目前大部分乡镇卫生院中都没有完善的档案管理制度,不仅档案资料缺乏完整性,而且档案分类较为混乱,档案利用率较低。由于缺乏完善档案管理制度的约束,乡镇卫生院档案管理工作十分混乱。再加之乡镇卫生院档案管理人员整体素质不高,部分人员没有经过系统的档案专业知识学习,业务水平不高。而且乡镇卫生院档案管理人员培训教育机会较少,这就导致在日常工作中往往是依赖于自身的经验,管理理念和管理方法上都较为陈旧,档案工作缺乏创新性。
二、加强乡镇卫生院档案管理工作的措施
(一)建立健全档案管理制度。乡镇卫生院应加强对档案管理制度的建立,形成较为完善的档案管理体系,推行卫生院档案工作的规范化管理。档案管理制度的制定与完善要依据我国档案法的有关规定,并结合相应卫生院档案管理办法的相关规定,建立起一套既具有科学性又具有可行性的较为系统全面的管理制度。在一整套严密而科学的档案管理制度下,乡镇卫生院还应该注重培养员工形成档案意识,普及档案知识,提高档案的利用效率。乡镇卫生院的档案管理工作,要严格遵循严密的档案管理制度,发动工作人员的档案管理意识与档案利用意识,正确处理档案管理与医疗管理、人事管理、行政管理的关系,切实发挥档案管理在卫生院管理工作中的作用。
(二)更新档案管理设备,提高档案人员整体素质。在当前信息化技术广泛在档案工作中进行应用的新形势下,乡镇卫生院也需要加快档案管理信息化建设进程。这就需要配套档案信息化管理的相关设备,对硬件设备和软件进行更新,加强对设备的科学管理,有效的推进乡镇卫生院档案管理资源数字化。特别是在乡镇卫生院档案管理软件更新方面,需要充分的利用计算机技术和网络,构建完善的档案管理数据库,丰富档案储存方式和方法,进一步节约档案提取和传递的时间,提高档案的利用效率。针对于乡镇卫生院档案管理人员整体素质低的问题,乡镇卫生院需要重视档案管理人员的培训教育工作,为档案工作者提供更多的培训和学习机会,定期对档案管理人员进行集中培训,加强与其他医院之间的学习和交流,使档案管理人员之间能够在学习和交流过程中相互借鉴,增强自身的专业知识的积累,进一步提高档案管理的技能,有效的提高乡镇卫生院档案管理人员的整体水平,促进乡镇卫生院档案管理水平的提高。
(三)构建卫生院网络管理体系,加大对档案资源的开发利用。乡镇卫生院可以构建一种网络化逐级管理的体系,比如,院长或副院长直接领导,以办公室主任作为负责人,档案管理人员为具体操作人员,形成一个档案管理三级网络体系,实行集中领导、分级负责与统一操作的档案管理体系。这样的网络管理体系的建立,既有利于各级部门进行统一领导、有效监督,又能提高档案工作人员的工作积极性,提高档案管理工作的效率。此外,卫生院应积极鼓励档案工作人员加大档案资源的开发力度,增加档案资源的开发方法,拓宽资源开发渠道,比如可以在不同卫生院或医院之间进行档案资源的网络联接,实现院与院之间部分档案资源的共享。档案资源的开发与管理最终是为了提供档案信息资源,实现档案资源利用的最大化,提高档案利用效益。
三、结束语
档案作为乡镇卫生院重要的信息资源和宝贵的财富,不仅能够为乡镇卫生院管理工作提供重要的参考,而且能够有效的服务于卫生院的临床医疗和医学研究。目前乡镇卫生院档案管理工作中还存在许多不足之处,乡镇卫生院档案管理工作还需要不断加强,这就需要乡镇卫生院要对档案管理工作给予充分的重视,进一步完善档案管理制度,加强先进技术和方法的应用,努力提高档案管理工作的水平,实现档案信息资源的有效开发利用,更好的促进乡镇卫生院各项工作的有序开展。
参考文献
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