浅谈企业档案管理工作的创新

2022-09-11

企业档案管理的重要性对一个企业来说是不言而喻的, 它关系到了一个企业的正常发展, 一个企业没有好的档案管理没有好的档案管理必然不会有太好的发展。虽然现代企业对企业档案管理工作越来越重视, 但总体而言企业对档案管理的投入还不足够。本文分析了企业档案管理概述、我国企业档案管理当前所面临的问题以及我国企业档案管理的创新策略, 希望可以对我国的企业档案管理从业者一些启示。

一、档案管理概述

(一) 档案利用条件

档案利用条件是确保档案利用工作顺利开展的重要保障, 也是确保档案利用安全的基本保证。档案管理部门必须根据工作需要, 配备胜任工作的人员, 配置阅览场所及其设施设备, 建立相关管理制度及档案检索体系。档案利用工作人员必须熟悉馆、室藏档案资料情况, 不仅能对馆、室藏档案资料的内容、成份和特征如数家珍, 还要对它们的存放位置、检索途径等了如指掌, 同时能熟练操作各种档案利用设备。所谓档案检索, 就是利用档案检索工具, 对所需的档案进行查找的过程。

(二) 档案利用的相关规定

一是指档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动;二是指依法可以向社会公开提供利用的档案。

(三) 档案利用的注意事项

利用中为了满足利用工作的需要, 又能有效地保证档案的安全, 在档案馆、室设立阅览室是十分必要的。开展馆、室内阅览服务时应注意以下事项:1.对于特别珍贵的或具有特殊意义的档案, 以及已遭破坏、残缺不全、纸张脆化的档案, 应提供它们的复制件以保护原件。2.利用者要按规定进行借阅登记。3.不能让利用者将档案带出指定的阅览场所。4.要加强监管, 防止利用者损毁、涂改档案。

二、企业档案管理工作中存在的问题

(一) 企业对档案管理的重视程度不够

在目前情况下, 企业档案管理所面临的一个突出的问题是企业对档案管理的重视程度不够。由于企业面昨经营的压力, 势必会将主要的精力投入到企业的经营生产中, 包括人力和物力的投入。与企业对经营提入相比, 企业对档案管理的投入明显不足, 包括在人力和资金上的投入。造成以上情况的主要原因是企业档案管理不是企业营利的直接手段, 所以片面的看轻对企业档案管理的投入。

(二) 档案管理人员的素质仍需提高

当前, 企业档案管理所而临的又一个主要的问题是从事企业档案管理的工作人员的素质普遍不高, 造成这一情况的最主要的原因是企业对档案管理的重视程度不够高, 不愿意加大企业档案管理方面人材的投入。现在普遍认为企业档案管理是一个边缘性工作, 一般企业会安排一些工作能力较差的人员去从事, 被人们认为是闲差。一个优秀的企业档案管理人才需要具备多方面的能力, 包括要掌握档案学基础理论、具备档案管理的基本知识、捕捉档案管理信息的能力以及鉴定档案信息的能力。企业档案管理绝不是一个可有可无的工作, 绝不能将档案管理工作在无人指导的情况下交由新手来做, 应交由能力全面、经验丰富的员工来开展。

(三) 企业档案分类结构不合理

企业档案管理的一个重要的内容是企业档案的结构分类, 一个企业档案结构分类的合理性在很大程度上决定一个企业档案管理的好与坏。目前企业档案管理所面临的又一个问题是企业档案管理分类结构不够合理, 突出表现在企业档案管理中的档案门类不够丰富、档案编写的质量不够高以及档杆结构不够合理等。企业档案结构分类不合理的现象较严重的影响了企业档案管理工作的开展。造成这一现象的主要原因同样是企业档案管理也投入的经费不足, 且不足以支撑企业档案管理合理化结构分类工作的开展, 如:不能按时对档案编研成果进行出版、影响企业信息研究的时效性和推广性以及使档案编研成果利用的广泛性大打折扣。

(四) 企业档案的利用率偏低

企业档案利用率偏低是指企业档案管理所编制的编研成果没有得到很好的利用, 其中一个最主要的原因是企业的案档具有保密性, 企业档案记录的企业发展的过程信息, 是一个企业的机要信息, 这些信息一般只对特定的部门开放, 不能够大量出版, 从而导致了企业档案的利用率偏低。另一个原因是企业档案管理人员对公司不同载体的档案归档率不高, 保管的方法不合理, 从而导致企业档案损坏或者丢失现象的发生, 缩短了档案的寿命。

三、企业档案管理中的创新策略

(一) 推进企业档案数据库的建立

企业的档案信息是企业的重要的资源, 这些资源不仅在保障企业正常发展中起到关键性的作用, 同时又为企业的宣传提供支持。传统的企业档案的载体一般是纸张, 这种方式不利于企业档案的长久保存。推进传统企业档案管理创新一个主要的方式是建立企业档案数据库。数据库技术是目前应用最为成熟计算机技术之一, 被应用到各个行业。通过将纸质档案电子化, 并建立企业档案数据库, 不仅有利于企业档案的保存, 更加有利于档案的分类和查找。当下, 一个企业档案数据库建立的水平已经成为衡量一家企业档案管理水平的一个指标。通过档案数据库的建立, 可以提高企业档案管理的工作效率, 减少企业在档案管理工作方面的人力提入。综上所述, 企业应高度重视在企业档案数据库建设方面的投入, 以实现事半功倍的效果。

(二) 企业档案管理服务方式创新

企业档案管理创新应着力于信息化技术的同时, 也应注意企业档案管理服务方式方面的创新。在企业员工中加大对企业档案管理的宣传力度, 让企业自己的员工了解自己企业档案管理工作的细节, 提升企业档案管理在企业内部员工中的认识度。同时, 应积极的思考在服务方式创新上的新方法新思维, 最基本的要重视企业档案管理的服务方式上的创新, 再在企业发展的适当的时期推进企业档案管理服务上的创新, 将对企业的发展大有裨益。

(三) 企业档案管理人才队伍建设的创新

一个企业的档案管理对一个企业是十分重要的, 它关系到一个企业是否能够顺利的发展。而一个企业的档案管理最终要通过人来实现, 即一个公司的档案管理是一个员工的行为集合, 这个从事档案管理的人员即是档案管理人员。一个企业档案管理工作的好坏最终决定于档案管理人员, 这就注定了档案管理人员的重要性。企业档案管理的创新的一个十分重要的方面是企业档案管理人才队伍的创新。企业档案管理人才队伍的创新不只是提高人才队伍的档案管理能力, 更重要的是培养档案管理人员团队, 是相对于档案管理人员个人而言的。一个企业档案管理最终决定于一个团队, 一个优秀的档案管理人员固然重要, 但不足以影响到全局, 而团队的力量是可以表现到一个工作的全面, 注重在团队方面的投入是企业档案管理发展的一个十分重要的方面。