企业工作档案管理论文

【摘要】文秘工作是以为领导运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同事务性活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。下面是小编整理的《企业工作档案管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

企业工作档案管理论文 篇1：

浅析煤矿企业文秘工作与档案管理的有效结合

摘要：文秘工作是目前各个企业中必不可少的重要组成部分，档案管理更是企业管理的基础，对于企业的工作人员而言，职业由大到小、由轻到重都会建立个人具体的档案信息，对于其他的工作而言同样也会建立档案。对于煤矿企业文秘工作和档案管理工作相结合已经成为企业管理的新形势，如何将两者有效地结合起来，帮助企业更好地进行管理成为了企业管理的重要环节。文秘的工作多种多样，它保证领导工作能够高效地进行，处理办公文件、计划会议工作等等，文秘在这个过程中具有承上启下的枢纽作用，作为上司的门面和耳目，为上司工作提供直接、有用的信息。将文秘和档案管理相结合，朝着一体化的方向发展，给文秘工作的发展带来机遇和挑战。

关键词：煤矿企业 文秘工作 档案管理 相互结合

引言：

文秘工作按照工作职责的不同可以分为文书和秘书，文书负责文件收发、阅读管理、分文批注等工作，秘书则负责会议记录、文件起草，接待访客等工作。随着科学技术的发展，文秘工作和档案管理工作朝着一体化的形式不断地发展，将管理利用规范一体化实现信息和资源共享，对于文秘工作人员来说，这样的方式在一定程度上更好地提高了文秘人员的办公效率。而文秘工作人员直接服务到上层领导，这样更有利于领导者和文秘人员之间的信息交流更加直接、方便、便捷，提高了办事效率，为企业领导工作起着参谋和助手的作用。当管理形成科学合理的管理模式为今后文秘工作和档案管理带来便捷。但这种一体化的形式给文秘工作人员会有更高的要求，也会面临更大的挑战，因此本篇论文讨论如何做好文秘工作与档案管理有效结合开展论述。

一、文秘工作和档案管理介绍

（一）文秘工作

文秘工作可以根据职责、从属和服务对象、担负的工作性质不同分类。但不论什么种类的身份它的作用都是固定的，文秘工作具有承上启下的枢纽作用;文秘工作人员将底下的工作整合，文件记录，综合材料，方便领导对信息的获取，提高了工作的效率，从一定程度上成为了企业管理者的辅助作用。文秘工作具有上司的参谋作用;文秘工作者是一个辛苦的职业，秘书在工作过程中需要收集和整理大量的文件和信息，他们将有用的的信息吸收和学习，在领导者需要的时候给他们提供方法和谋划的效果。同时拥有一个强大的文秘工作者也是一个企业的门面，能力的强弱在一个方面体现出了一个企业的强弱。文秘工作对于企业管理具有十分重要的作用，作为企业管理者和部门之间的纽带，提高了企业的办事效率。

（二）档案管理

档案管理对于一个企业来说同样非常重要。档案管理的工作有很多种，其中包括收集、整理、保管、检索等等，但是这些工作做起来一点也不容易，社会对档案需求的满足程度随着档案管理水平的不断提高，同时档案管理不断随着社会需要发展，已经拥有独立系统、复杂、科学的管理，档案管理不仅仅对企业和单位的工作和生产具有深远的意义，对整个社会而言，也有长远的意义，同时企业档案也朝着规范化和科学化的方向发展。

二、煤矿企业文秘工作与档案管理的有效结合的意义

随着科技不断发展“文档一体化”管理模式逐渐成为企业重要的前进道路，煤矿企业文秘工作的内容非常庞大，文件收集是工作的基础，规范整理是强化的手段，将两者结合才会发挥更重要的意义。

首先，毋庸置疑的是这种工作模式能够提升文书人员的工作效率。档案管理不仅仅是文书档案，而且还有大量的资料需要进行准确的归纳，在领导人员需要的时候能够快速提供相关的信息和服务，这对文秘工作者的职业要求比较高，而且非常考察文秘人员的职业素质和办公效率。实际上，煤矿企业的文秘文员只需要做好档案的文书管理，进行准确的整理、收集、鉴定、核查等，将文秘工作和档案管理相结合的方式，加强了工作之间的联合性和有效性，为档案管理的高效性奠定了坚实的基础。

其次，能够提升档案管理的质量，改善公文的质量。把控公文的形成是档案管理工作的基础，现在的档案管理和文秘工作体现为自动化、机械化的管理模式，降低了劳动力和时间成本，信息化和数字化的档案管理提高了工作人员的工作效率加强了两者结合的质量水平，提高档案管理的准确度，提高了工作水平。

三、文秘工作与档案管理的有效结合的方式

（一）提高文秘的能力

为了更好地促进文秘工作和档案管理相结合，文秘工作者一定要不断提高自己的管理能力和职业水平，档案管理是一门学问，在煤矿企业中越来越多的企业运用网络技术，但是不少煤矿企业同时缺少完备的网络化管理，因此文秘工作者需要进行电脑技术的学习，提高档案数字化和信息化管理，保证信息的安全性，同时提高文秘工作者的办公效率，实现档案管理朝着准确化、严格化、信息化的方向发展，同时对文秘工作者的技术管理水平也是一个巨大的挑战。

（二）强化一体化建设

一体化建设是煤矿企业发现过程中最关键的一步。随着信息技术不断发展，文档一体化建设在企业中的使用越来越普遍，一体化引进电子化和自动化的办公设备，建立专业的信息管理系统，创造适合本企业发展的信息平台，文秘工作者将文件、信息等收集整合到平台上，为领导者提供更加优质的服务，能够帮助企业人员提供便捷且高效的服务，有效提升文档一体化为企业带来的优质服务。

（三）提高管理规范性

在档案管理和文秘工作过程中最主要的还是文书的管理。文书归档和公文格式的规范程度体现着企业管理的工作能力，文秘人员在编辑公文、文件和文档的过程中需要根据规定进行编写，要保证文书的规范性，不论是字体、布局、纸张大小等等都有相关的规定，需要进行严格的管理和要求，同时这也是文书工作中最基础的部分。规范的文书格式不仅有利于提高文书工作的准确度，提升档案管理的能力，还可以促进文秘工作和档案管理共同规范发展。做好文书部门立卷工作，公文立卷也是文书工作的重要组成部分，企业要建立规范的文书部门立卷制度，保证文书能够及时整理，做好文秘工作和档案管理的结合，保证档案材料的完整度。

（四）打造网络化管理

随着网络技术的普遍使用，在企业管理中的地位也越来越重要，网络化的办公模式提高了工作的效率，在文秘工作中网络技术也得到了很好的使用，如今不少煤矿企业的档案管理通过网络管理，这样不仅仅方便了文档的整理更保证了信息的安全性。以网络环境为基础，采取信息技术、网络技术等，提高档案管理和文秘工作的水平。同时在这个方面网络安全也是值得文秘工作者高度重视的，互联网虽然给我们带来了很多便利但也有存在危险的地方，文秘人员需要做好文件的备份和保护，为企业工作提供安全稳定的环境。

四、结语

在煤矿企业发展过程中，文秘工作者扮演者领导人员的助手和依靠者的角色，随着社会的发展，对文秘人员的要求也在不断提升，文秘工作不再是机械的整理文件，融入新的工作内容是提升文秘工作效率的重要途径。在如今信息化的社会，为了帮助企业做到快速发展，在这个日益发展的社会上不断发展自我，对文秘人员的要求会越来越高越来越严格，现代企业不仅仅要求他们掌握常规性的技能，还需要更多方面的技能和技巧，这也为文秘工作与档案管理的顺利结合做好了基础性的建设，同时对企业的管理、生产和发展都有积极的促进作用。

参考文献

[1]姚新颖.刍议文秘工作与档案管理的一体化[J].大众文艺.2014（20）

[2]马兰.浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合[J].甘肃科技纵横.2011年，原期刊网（02）

[3]惠芬王永軍.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报.2006（12）

[4]宁文月.信息化时代煤矿企业文秘工作的技能探析[J].办公室业务，2015（1）：39.

[5]刘春梅.改进煤矿人力资源管理信息化的措施[J].现代经济信息，2013（20）：94-95

作者：杨长敏

企业工作档案管理论文 篇2：

浅议如何让企业文秘工作促进档案管理的思考

【摘要】文秘工作是以为领导运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同事务性活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。

【关键词】文秘工作 档案管理

一、强化对文秘工作的认识

文秘工作是以企业领导工作有效运转和为领导者决策服务的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：

一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。

二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。

二、强化档案管理职能作用的发挥

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

三、认真履行文档职责，优质服务企业文明建设

文秘部门要加强档案管理，更好地为企业经营管理服务，应从以下几个方面入手：一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党群网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。五要严把工程档案归档质量关。这是做好档案管理的关键。高质量的档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加质量验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住档案的归档质量。

总之，作为一名文档工作人员必须严把设计档案的归档质量，归档的设计档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从策划项目的提出、立项审批、勘察设计、到精品验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映实际情况和建设过程，归档的资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错；系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作，就能更好地提升自己的综合素质和上传下达的能力，就能更好地为企业发展提供真实的依据，使企业就能更好地健康和谐稳定发展。

作者：高艳丽

企业工作档案管理论文 篇3：

企业档案管理工作中关键词法的应用

[摘 要] 档案管理是企业工作中最重要的一个环节，能够在一定程度上体现企业的管理水平。目前，档案管理工作是企业管理中较为薄弱的环节，普遍存在效率低下、管理思路混乱等特点。关键词法作为企业档案管理中应用最为广泛的方法之一，在提高档案管理效率中有巨大优势，文章对该方法进行论述，希望能够促进我国企业档案管理工作的发展。

[关键词]档案管理 关键词法 应用

档案是人类进步的产物，是记录人们各项管理活动的主要文件，经济的飞速发展使得档案管理工作备受人们关注。社会的进步使得企业逐渐走上正轨，档案管理越来越科学化、规范化、系统化。档案是记录记录企业成长历程、社会经历的主要文件，它通过文字、突片、声音等形式对每一个企业的经历做出详细的记录。其作为企业存在的主要根据，是我国档案管理不可或缺的一部分。档案管理在企业中是一项最基本的管理工作，在人力资部门对企业内部员工的工作调动、人才培养方面发挥着十分重要的作用[1]。诸如：党政机关、国有企业以及事业单位对档案管理工作非常重视。但是由于相关人才的缺乏，很多企事业单位在档案管理方面依然秉承着传统的管理思路，不愿意做出突破，导致档案管理出现了些许问题，从而使得档案未能在企业的发展中提供良好的指引作用。因此提高企业档案管理工作效率，促使档案管理科学化、规范化，优化公司成长模式迫在眉睫。

一、我国企业档案管理现状分析

虽然互联网的崛起加快了人们的生活节奏，但是企业的人才更新依然较为缓慢，平均年龄都在四十岁以上，只会最基本的计算机操作方法，所掌握的技术较为陈旧，加之他们在该岗位工作的时间非常长，使得他们几乎不会有在档案管理方面进行创新的想法，也导致了整个单位的档案管理方式与社会脱节[2]。另外，我国很多企业人力资源管理水平较差，主要体现在两个方面。硬件方面，很多企业对档案管理工不太重视，该方面投入的资金非常少，使得一些企业档案室的条件非常差，根本不具备档案室该有的良好的通风、干燥、防止霉菌、防止火灾发生等条件，从而导致存放时间较长的档案出现破损、丢失事件。软件方面，现代化管理技术推广力度不够，很多企业在信息化管理方面严重落后，导致档案管理效率低下，在档案整理过程中没有应用较为先进的手段和方法，导致该过程费时、费力的同时增加了企业管理档案的成本。据统计，大部分单位的档案管理人员不熟悉甚至不会使用档案信息化管理系统，企业也不愿意花费过多的时间和金钱对这些员工进行专业化培训和学习。档案管理的终极目标是帮助企业快速成长，很多企业都没有认识到这份工作的重要性，导致某些公司的档案管理人员并不专业，甚至还有兼职人员。

二、关键词法在企业档案管理工作中的应用

在企业档案管理工作效率的提升方式中关键词法和主题词法应用最为普遍。主题词法主要是指通过归纳概括档案的主要内容，用规范性、专业性的术语将其进行总结和归类，以便档案管理者快速寻找目标档案。这种方法对记忆比较模糊、范围较广的档案查询非常有效，但是由于它的所使用的主题词具有专业性、规范性等特点，对该方法使用者的专业要求较高。因此使用主题词法管路档案还需要进一步的完善和推广。

关键词在文献检索等领域应用非常广泛，它主要是通过总结概括全文中使用频率最高，与主题思想最为贴切的词语、文字等对文献、档案等进行归类，以此提高人们查找资料的效率和速度。将关键词法应用到企业的档案管理工作中有以下优势：第一，聚焦重点，关键词是从档案中提取出的核心词汇、短语，能够让工作人员专注档案管理的核心内容，明确工作的重点；第二，关键词法因其简练、普遍，对工作人员的记忆能力要求较低；第三，关键词法具有特殊性和概括性，具有很高的辨识度，无需档案管理工作者增加附加条件进行识别，减低管理人员工作压力。企业在档案管理中使用关键词法能够有效提高工作效率。作为一名档案人员，对企业档案的管理方式应该有所了解，但具体到档案应从哪些方面收集、如何整理、注意事项等，可能还很难达到企业的要求。企业围绕产品的生产，开展管理、经营 、科研 、基建、设备仪器的更新维修等一系列的生产活动及社会活动，并在此基础上形成了一套完整的，有别于其他企业而专一性极强的企业档案。关键词法应用于各行各业的检索工作中，它记录着企业的很多信息，包括发展道路、核心技术等，企业档案的管理模式和管理水平直接影响着企业的发展方向和未来目标。正是由于这种特殊性，企业档案中存在着大量的，与档案主题密切相关并能深刻揭示档案内容的非规范化自然语言。然而这些词语拥有较强的专业性，对于企业档案管理水平是一种较大的考验。关键词顾名思义是指能够描述某一事物的关键点，具有很高辨识度的词汇或者短语。

档案管理对于企业人才管理至关重要，受到领导部门的高度关注。开发关键词法在企业档案管理中的应用价值，对降低企业档案管理成本，提高人才利用率非常关键。关键词法具有显著的标识，是体现档案属性、类别以及功能的主要方式。这一类词汇与主题词法相比虽然专业性较低，但是使用方便、简单、容易推广，在很多企业得到了广泛应用，是包括档案管理部门在内的企业各企业部门最为熟知的。通常人、事、物、时间、地点，事情发生的原因、经过、结果、影响力等，都可能是关键词，这些重要信息几乎都是名词居多，在档案关键词挖掘中，最先掌握的关键词应该是名词，其次是动词代表方向性，可能和结果有关系。总之，档案管理中关键词的提取需要结合企业工作人员丰富的经验、使用习惯等，这样对于后期档案的管理和检索会有很大的帮助。每个档案对应的关键词可以是一个，也可以是多个，用多元关键词检索或综合检索来提高档案文献的查准率及查全率，提高档案管理质量是目前最有效的档案管理方式，需要档案管理工作人员在这方面加大学习力度，掌握基本技巧。

隨着社会及生产的不断发展，文献数量剧增，企业中档案的数量和类别呈现出指数增长的趋势，关键词法已经成为国内许多知名企业标识、分类、管理企业档案，对其有效管理和检索的主要方法。企业档案的特殊性使得其在管理中需要工作人员积极创新，改进并提升这种管理方式。关键词法管理企业档案具有灵活性、直观性、专职性，对工作人员的业务素质要求高，需要工作人员有丰富的工作经验，熟悉企业的业务范围、管理模式和发展道路，但是它具有使用方便、便于推广等特性，因此企业在档案管理中将关键词法与计算机技术等其他方法有效结合，可以有效提高企业档案管理效率，井在较短的时间内达到预期的目的。

三、结语

所有的事情都具有两面性，关键词法在企业档案管理工作中也存在着一些缺点，但是随着企业档案文化的建立和管理技术的不断提高，关键词法在企业档案管理工作中的应用将会越来越广泛。随着我国档案管理工作人员在档案管理工作中的不断创新，以及相关规定和引导文件的颁发，档案管理工作在企业中的受重视程度会越来越高，管理成本也是大幅度降低。因此，不断完善企业档案管理工作，推进关键词法在档案管理工作中的应用，重视档案的分类、保存，对于企业的发展尤为重要。

参考文献：

[1]邓松碘，王诚琥.档案计算机自动化检索的基础工作方法讨论[J].档案学通讯，1986（4）：46- 50.

[2]雷杰，李孟锁.成组技术在科技档案管理中的应用[J].郑州航空工业管理学院学报，1992（3）：19- 24.

作者：赖力强