职业学院人事档案管理存在的问题及对策探析

2022-09-11

职业学院人事档案是组织人事部门按照党的政策在培养和选拔干部的过程中记载个人经历、政治思想、业务能力、工作表现的文件材料。在档案管理过程中要按照科学的原则和方法进行管理、分类和保管, 为人事工作提供服务的一种工作, 所以职业学院人事档案对全面了解学院干部工作经历和教育背景, 对推进职业院校教育体制改革, 提高学院的管理水平有重要意义。

一、职业学院人事档案管理存在的问题

(一) 档案内容失真

真实性是人事档案的核心, 学生时期形成的档案材料是一个人最早形成的档案材料。反映的是一个人在学习阶段的思想、特长爱好、实践技能和专业特点及家庭成员、社会关系等真实情况。现在有的档案中材料内容和实际不相符, 在一些档案中学生考核的材料只有优点的记录, 却没有缺点的记录, 成绩不及格改成及格或高分数, 导致了档案不能反应学生的真实情况, 给档案管理工作带来了一定困难, 档案资料内容的真实性遭到质疑。

(二) 档案材料不齐全

主要原因有两个方面:一是学院教职工对人事档案管理工作认识不到位;二是分管人事的部门没有对档案材料进行及时收集、整理和分类归档管理。

(三) 档案多头管理

由于历史、体制等方面的原因, 现在很多部门都在公开或私自管理人事档案, 除人事部门所属人才交流机构外, 劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理, 甚至有的企业也在管。人事档案的多头管理主要表现在传统的“档随人走”的人事管理模式, 它对人才的流动产生了阻碍, 也是影响人事档案质量的重要原因。

(四) 档案的利用范围比较狭窄

由于人事档案需要严格保密, 人事档案的使用范围很小, 使用频率也比较低, 传统人事档案的管理模式已经不能适应现代社会的发展需要, 人事档案的利用, 要延伸到非公所有制经济和社会组织中去, 人事的使用频率要符合人才流动的频率。

(五) 档案意识淡薄

从目前来看, 很多院校的档案管理意识比较淡薄, 有的随意将档案丢在学校;有的干脆把档案揣在身上;有的把档案转到了学校所在地的人才市场;有的则完全将档案遗忘了, 不知档案在哪。良好的档案意识是加强档案管理的基础, 只有档案管理人员具有良好的档案管理意识, 在档案管理工作中有很强的责任心和敬业精神, 才能推动档案管理工作向前发展。

二、职业学院人事档案管理存在问题的主要原因

(一) 管理制度存在一定的漏洞

职业院校尤其是独立学院的人事管理体制要有自身的特点, 人事档案的传统功能弱化, 学院对人事档案管理工作的重视程度也比较低, 在档案管理中比较松散, 致使档案损坏、丢失等现象时有发生, 这些问题的产生主要是由于独立学院人事档案采集、整理、归档、借阅和统计等管理制度不完善造成的。

(二) 档案管理手段较落后

目前, 独立学院人事档案管理部门的主要工作是人事档案的收集、整理、存档和保管等, 和传统的档案管理模式并没有很大的区别, 档案管理的手段也比较落后, 在独立学院的档案管理工作中没有使用新的方法, 现代化管理手段没有在人事档案管理中得到普遍应用。

(三) 人力资源建设的短缺

缺少专业院校毕业的档案操作和管理人员, 在聘用制度下, 无论是档案管理工作人员的数量和人员的素质方面有待提高。人力资源管理技术水平不高、机制缺失, 使档案工作管理部门的人力资源对档案管理工作有一定的制约。

三、职业学院人事档案管理的改进措施

(一) 完善管理制度

建立健全管理制度, 这些制度包括档案管理工作责任制、文件材料收集归档制度、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案复制制度、档案库房管理制度和档案销毁制度等, 使档案管理工作有法可依, 人事档案管理工作者要依据制度来维护档案管理工作, 保证档案管理工作质量, 让人事档案管理工作逐步走向规范。

(二) 实现信息化管理

信息化是当今社会发展的趋势, 信息时代对人事档案管理工作提出了更高的要求, 要适应信息时代的要求, 就要用现代化手段进行人事档案管理。用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用, 有效提高人事档案管理工作的效率和水平, 实现人事档案管理信息化。

(三) 独立学院人事制度的聘用制

目前, 开办独立学院为了扩大招生的规模和解决教育经费不足, 独立学院一般是由高等院校进行申请, 并负责教学, 申请学校不需要国家的支持, 主要依靠社会投资进行建设, 按民办机制运行, 这种办学的方式是比较独立的有一定的自主权, 学校不负责日常的教学工作, 可以自行聘请教师。独立学院中的教师都是从各大高校中聘请来的, 这种聘用方式是以独立学院实行聘用, 其聘用制度也是独立学院人事制度的核心。

1. 聘用制下人事档案管理的人档分离。

应该让独立学院的人事管理工作和社会化档案管理的方式相结合, 人事档案管理体制要实行“人档分离”, 将独立学院的人事档案管理部门和其他职能部门分离, 建立一个独立学院人事档案管理部门。独立学院的档案管理部门不以盈利为目的, 档案管理所需要的经费, 由学校进行分担。

2. 聘用制下人事档案管理的开放式管理。

随着聘用制的不断发展, 学院和社会之间人才流动性将越来越频繁, 所以实行开方式档案管理是一种必然趋势, 开放式和传统式的档案管理有很大的差异, 传统的管理方法相对是比较封闭的, 而开放式的档案管理服务面更广, 便于行事单位、社会机构和企业对档案的利用, 档案工作管理者要将两种模式结合在一起, 有效地避免风险, 应建立完善人事档案管理模式。

四、结语

人事档案的管理是一项复杂的系统工程, 涉及到很多方面。职业院校档案记载的是院校、教职员工及学生的个人历史, 因此必须高度重视人事档案管理工作, 在信息时代, 人事档案管理工作应配备相应的专业人员, 专职管理, 提高管理人员的业务素质, 使他们成为既掌握档案管理专业知识, 又懂得信息技术的复合型档案管理人员, 并完善各项规章制度, 保证人事档案的完整性和真实性, 提高人事档案对社会经济服务的贡献力。

摘要：为进一步提升职业学院档案管理工作水平, 发挥人事档案在学校人事管理中的重要作用, 本文分析了档案管理工作中存在的问题与不足, 剖析了产生问题的原因, 提出了以提高管理人员素质、完善管理制度和实行信息化管理措施, 阐述了独立学院的聘用制, 以及人档分离和开放式管理等新举措, 使人事档案管理为社会经济建设提供人力资源保障。

关键词：职业学院,独立学院,人事档案,问题与成因,对策和措施