高校人事档案的归属问题探析

2022-09-11

人事档案工作是人事管理工作的一个重要组成部分。随着国家人事管理制度的不断深化, 对人事档案工作提出了更高的要求。笔者通过几年的工作实践发现, 由于各高校人事档案的管理权限归属部门不统一, 档案管理体制呈现多头管理模式, 这给高校人事档案管理的规范化和合理利用带来较大的不利影响。

一、高校人事档案的归属现状

高校人事档案主要包括三个部分:1.在编教职员工的档案。这是人事档案的主体部分。2.已退休人员的档案。这些人员工作经历在本校结束, 因此, 这些人员所有的人事档案均需保留在来校, 以供查阅和利用。3.离职人员未提走的档案。由于近年来高校人才流动频繁, 部分人员为了实现流动目的, 不惜放弃档案。但作为唯一性的原始资料, 高校并不能将这些人员的档案遗弃, 而要管理好, 以备有关部门或相关人员需要时查阅。

浙江省教育厅办公室、浙江省档案局办公室关于贯彻落实高等学校档案管理办法的通知《浙江省教育厅【2008】156号文件》中提到, 凡具备《高等学校档案管理办法》 (第27号令) 规定条件的高等学校, 应积极创建档案馆。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。《高等学校档案管理办法》中提到学校干部档案应按照中共中央组织部和国家档案局制发的《干部档案工作条例》规定管理。但该办法并没有规定必须将高校人事档案划归学校档案馆管理, 导致各高校人事档案管理部门出现多头管理, 归口不一等现象, 规范化的“统一领导、分级管理”的档案管理体制尚未建立起来。

为客观了解浙江省高校人事档案的归属现状, 笔者调研了浙江省内的30所本科院校, 了解人事档案归属管理情况。主要存在以下三种归属关系:一是人事部门, 12所学校, 占40%, 如中国计量学院、中国美术学院等;二是组织部门, 7所学校, 占23%, 如浙江理工大学、温州医科大学等;三是档案馆, 11所学校, 占37%, 如杭州电子科技大学、湖州师范学院等。这个现象表明, 浙江省高校人事档案的确存在多头管理的问题。

二、高校人事档案归人事、组织部门管理的利弊

(一) 有利的方面。

1.方便利用、办事效率高。人事档案处于动态之中, 对于在职的教职员工, 每年都有新材料产生, 需要归档, 如工资表、年度考核表、专业技术职务评审表等。人事档案管理的目标是服务, 在笔者工作这些年, 需要用到人事档案主要有下列情况: (1) 档案人要报考研究生、博士需要相关的成绩; (2) 档案人所在单位职能部门在对其进行考察; (3) 档案人评审职称需要相关的材料; (4) 档案人及其子女办理各类公证时, 需要提供的相关材料复印件; (5) 档案人出国办理签证; (6) 档案人工作调动; (7) 上级对档案人三龄两历一身份的认定; (8) 档案人退休前的审核; (9) 公证和司法机关调查取证等。人事档案的利用都要经过有关领导的审批, 如果人事档案归人事、组织部门统一管理, 审批和利用就在同部门进行, 提高了办事效率。2.有利于保密。由于人事档案具有私密性, 最好是接触的人少, 避免反复借阅调卷。人事部门、组织部门是形成人事档案材料的责任者, 又是人事档案的主要利用者。由人事、组织部门管理有利于档案资料的及时补充, 又有利于利用和保密, 能够有效避免更多的人接触到人事档案。3.有利于查阅和核对。一般高校人事部门多有人力资源管理系统, 系统里的信息是可以公开的, 人事档案若在人事部门, 公开的信息能做到及时、准确, 方便教职员工查阅和核对自己的信息。

(二) 不利的一面。

1.缺乏档案管理专业人员。人事部门的工作人员主要从事人力资源管理, 很少有档案专业毕业或接受过系统档案工作培训的人员, 难以对繁杂的人事档案进行有效管理。2.人事档案的重视程度不够。由于高等学校人事部门的工作重心是师资队伍建设和管理, 对档案工作重视程度明显不足。特别是近年来, 人才流动频繁, 人事部门更多地想留住人才, 难以顾及其档案材料的管理, 加之相关人员的档案经过多个高校的流转, 不可避免地出现不规范的现象。

三、高校人事档案归档案馆管理的利弊

(一) 有利的一面。

1.档案馆硬件设施完善。笔者在工作实践和与同行交流中了解到, 几乎所有的高校只有档案馆库房的设计开间设置合理, 库房有防虫去湿设备。一般高校人事档案数量多, 储存条件要求高, 只有档案馆专用库房才能满足要求, 库房内的设备能更有利档案的保管。2.档案馆专业人员齐备。档案工作是一项专业化程度很高的工作, 未经训练的人员很难有效地对海量的、多类型的资料进行管理和利用。由于人事、组织部门缺乏足够经过训练的档案工作人员, 极易出现失误、错误、混乱等现象, 给档案材料的权威性带来严重的不利影响。

(二) 不利的一面。

1.人事档案只是档案馆工作的一部分。高校档案管理工作的重点是管理学校档案, 主要任务是配合国家档案机构对学校教学、科研、建设、财务等多方面资料的管理, 人事档案只是其中的一部分工作。从档案学的角度来看, 一般认为人事档案是人事、组织部门的事, 而不是档案馆的事。调查结果也表明, 浙江省有60%左右的高校将人事档案归人事、组织部门管理。2.部门之间的协调衔接难。人事档案具有现实性、真实性、动态性、专门性、集合性、机密性、认可性等特点。高校中人事档案材料大部分来自人事部门, 由于与档案馆不属于同一个部门, 而人事部门分管档案事务的工作人员还有其他工作, 没有及时主动交接的积极性。人事部门工作人员在进行档案管理时, 检查不仔细、审核不严的情况非常严重, 更多地是把人事处当作人事材料的中转站, 接收到什么材料, 就原样移交给档案馆。由于档案馆工作人员不和档案人接触, 这样材料的正确性就难以保证。笔者在工作中经常发现人事档案材料所填内容混乱、错误、虚假等情况。档案工作者因为材料是人事部门移交来的, 人事部门有核实校对的权利和义务, 档案馆工作人员无权和档案人核实信息, 使一些虚假材料顺利地进入个人档案。3.档案利用的不方便。人事档案利用的时候, 需要人事主管部门 (人事或组织部门) 的审批。现在高校招生规模的日益扩大、新校区的建设、不同部门之间办公距离很远, 若在不同的校区, 档案人利用极不方便。